财务部规章制度Word格式.docx
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并提出下一个合同期的供货商变更建议。
4、根据酒店的销量情况,财务部提出建议,由采购部在签订协议时,对部分酒类、饮料类的返点比例和进场费进行调整。
四、合同、协议的签订程序
1、采购方案经审批后,由采购部门或供货单位拟定采购合同,报财务部审核,经分管副总经理、总经理审批;
2、采购部根据审批的意见和建议,积极落实;
并拟定修改后的合同或协议,报分管副总经理、总经理批准;
3、由采购部签订合同和协议,并将合同或协议报财务部、办公室备案。
五、入库的管理
1、办理入库的物品、物资和原料必须具有《申购单》或合同、协议。
特殊情况的,必须经财务部经理同意;
2、入库时,必须具有送货单或发票,并注明品名、规格、数量、单价和金额;
不完整的,必须由供货商或采购人员提供完整后,才可开具入库单。
3、入库单必须同时有采购人、验收人、仓库人员签字,部分原料必须有质检人员签字;
验收由使用部门或采购部验收、签字。
4、验收不合格、使用过程中发现原料、物品和物资有质量的问题,由采购人员负责
办理退货手续;
5、暂不使用的调料、物品和物资需要退货的,由采购人员同供货商进行协商解决;
特殊情况上报财务部经理逐级汇报处理。
6、所有物品、物资和原料必须办理入库手续。
六、付款的管理
1、预付款的管理。
根据合同或协议的规定,需要预付款的,填制“物资采购预付款支出单”或“工程预付款支出单”,经财务部经理审核,报分管副总经理、总经理审批。
(无合同或协议的,不予支付任何预付款。
)
2、结账方式。
供货商货款采用“月结”方式。
即财务部于每月的1、2日对供货商上月的供货情况进行统计,并同财务材料账进行核对,无误后填制“扎账单”,并由财务部经理审核。
3、原始资料备查。
材料会计将“扎账单”备查联附上“入库单”供货商联,进行整理、装订备查。
同时制订供货商付款计划报分管副总经理审核,报总经理审批;
4、付款。
供货商于指定的结账日办理结账,并根据协议的规定提供发票,由分管副总经理审批、付款。
事后将所有的原始凭证和供货商付款计划同时报总经理审批。
以上规定,自即日起执行。
仓库管理制度
为加强酒店资产、物资的管理,规范仓库的流程,特制定如下仓库管理制度。
一、仓库的分类及原料、物品和物资的分类。
(一)仓库主要包括综合仓库、食品仓库和部门管理的二级仓库。
(二)原料、物品及物资的分类。
1、调料类;
2、餐具类;
3、物料消耗品:
;
4、布草类;
5、办公用品;
6、维修用品类;
7、低值易耗品;
8、酒水、香烟类;
9、燃料。
二、物品验收:
仓管员验收数量,并根据原料、物品和物资的基本特征进行验收,使用部门主要验收质量。
(一)仓管员依据申购单、购货合同,对采购员购回的物品进行验收,无论多少、大小等都要进行验收,并做到:
1.无申购单、合同的,不验收;
2.发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收;
3.发票上的数量与实物数量不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收;
4.对购进的食品原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。
5.对购进物品已损坏的不验收。
(二)验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单,采购人员、验收人员、仓库管理人员等对验收结果签字。
入库单一式三份,其中一份留仓库记账,一份交采购员报销或供货商结账,一份交材料会计。
三、入库存放:
1.验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管;
2.进仓的物品一律按固定的位置堆放;
3.堆放要有条理、注意整齐美观,不能挤压的物品要平放在层架上。
4.凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时按数减出,结出余数;
卡片固定在物品正前方。
四、领发物资
(一)领用物品计划或报告:
1、凡领用物品,根据规定须提前做计划,报库存部门准备;
2、仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好,做好目录,准备好物品,以便取货人领取;
(二)发货与领货
1.各部门领货,要求专人负责;
2.领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等)并签名,经部门经理审核后,仓管员凭单发货;
特殊物品或物资,必须经财务经理或酒店高级管理人员签字。
3.领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;
仓管员一份,凭单登记材料明细账,材料会计一份,凭单核算成本和审核仓管员登记的材料明细账;
4.发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。
(三)货物计价:
1.货物一般按进价发出,若同一种商品有不同的进价,一般按平均价发出。
2.需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。
五、退货、退料的管理。
(一)退货。
指仓库对超过计划的使用量、接近过期的食品、使用过程中发现品质未达到标准等原因,将物品、物资退回供应商。
仓库办理退货手续时,用红色复写纸复写,
由供货商签字确认。
(二)物品物资退库的处理。
由领料单位办理,仓管员填写入库单,登记材料帐。
季节性使用的物品、物资,暂时存放在仓库的物品,部门应做好登记和贴上标签。
六、保管与抽查:
(一)对库存物品要勤于检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗率降到最低限度。
(二)盘点。
盘点有抽查和全面盘点两种。
1.仓管员要经常对所管物资进行抽查,检查实物与卡片或记账是否相符,若不相符要及时查对;
2.材料会计或有关管理人员每月定期对仓库物资进行抽查,检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。
3、仓库物资要求每月月中小盘点,月底会同财务部大盘点,半年和年终彻底盘点;
4、将盘点结果列明细表报财务部审核;
5、盘点期间停止发货。
七、记账:
(1)仓库管理员按照原料、物品和物资的类别,分品种、型号、规格等设立明细账户,将物资的收、发输入电脑,登记材料明细账,要做到材料核算日清月结。
(2)仓库建立复核手续,保证输入准确性。
(3)直拨物资的收发,同其他入库物资一样入账;
(4)每日仓库管理员将验收单、领料单等报送财务部材料会计审核、记账;
验收单、领料单手续完善后才能入账,否则要退回仓管员补齐手续后才能入账;
(5)调出本酒店的物资所用的管理费、手续费,不得用来冲减材料成本,应由财务部冲减费用;
(6)仓库管理员月底上报进销存盘点表,并结合实际盘点的结果,将盘点的损溢填
入盘点表。
保证账物相符、账账相符。
(7)材料会计根据损溢的具体原因,提出处理的意见和建议,报财务部经理审批。
八、建立账簿和档案管理制度:
(1)每月底,仓库将验收单、领料单进行装订,报成本会计审核;
(2)材料会计根据发票、入库单结算联、入库单稽核联、领料单财务联填制记账凭证。
月底编制材料会计报表。
(3)年底打印材料核算明细账。
九、建立仓库安全管理制度
1、酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外,任何人未经批准,不得进入仓库。
2、因工作需要需进入仓库的人员,在进入仓库时,必须先办理入仓登记手续,并要有仓库人员陪同。
严禁独自进仓。
进仓人员工作完毕后,出仓时应主动要求仓管人员检查。
3、仓库内不准会客,不准带人到仓库范围参观。
4、仓库不准代人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。
5、任何人员,除验收时所需外,不准试用试看仓库商品物资。
6、仓库范围内不准生火,也不准堆放易燃易爆物品。
7、一切进仓人员不得携带火种进仓。
8、仓库应定期检查防火设施的使用实效,并做好防火工作。
差旅费用管理制度
一、出差住宿费开支标准
1、酒店董事会成员、总经理室成员视具体情况而定。
2、总监:
每天300元以内
3、部门经理:
每天250元以内
4、销售经理、采购人员、司机及其他人员:
每天150元以内
5、如是多人出差,每间客房应安排两人同住,异性除外。
二、出差伙食补助费开支标准
1、30元/天;
特殊地区(指深圳、厦门、珠海、汕头和海南省)40元/天。
2、当日返回的,补助标准减半,有招待就餐或工作餐的不予补贴。
3、由酒店统一安排的,不再享受补贴。
三、出差交通费开支标准
1、员工出差交通费凭票报销。
员工原则上仅乘坐大巴车、火车硬座、硬卧票报销,乘坐软卧或飞机,须经总经理室的批准。
2、出差地市区交通费按实报销(仅针对公交车、地铁车票)。
报销时每张票据上需写明乘坐日期和起止地点。
四、驾驶员出车补贴
1、业务单位租用酒店车辆,须驾驶员出车的。
补贴标准按租车收入的10%提取,不再享受其它补贴。
2、驾驶员到本市(含下属各区县)以外的其他地区出车,公里补贴标准:
按每公里0.05
元发放出车补贴。
3、伙食、住宿补贴:
参照第一、二点执行;
由酒店统一安排的,不再享受补贴。
五、其他
1、派往外地培训、学习的人员,由培训机构统一安排的,则不享受出差伙食补贴、交通补贴,如实报销。
2、出差人员非工作需要的参观、游览费用不得报销。
因工作需要所支出的公关活动费用,必须以发票报销,如无发票,须经确认后方可报批。
3、出差人员应在规定限额内按实报销,因特殊情况(如城市消费水平的不同)报销费用超出标准的,则需经酒店领导批准方可报销。
厨房食品成本控制管理制度
餐饮厨房是酒店的核心,是酒店的生产重地。
食品成本是决定菜肴价格的依据,占餐饮部成本较大的比重,食品成本核算准确与否直接影响酒店的经济效应。
为全面有效、准确地反映食品成本,制定如下成本控制管理制度:
一:
食品购领管理
1、厨房各操作间根据餐饮预订及物品库存情况排出食品申购品种、数量及其他要求的单据,交予厨师长汇总,填写食品申购单。
一式三份,一份留存、一份报采购员、一份报仓库核算管理员。
2申购调料单件价值在100元以上的,需单独填写申购单,报采购部、财务部审核,经总经理室审批后方可采购。
3、采购燕鲍翅等珍品按以上程序执行。
4、厨房物料消耗品申购不得与食品申购混入一起,需单独填写申购单。
5、厨房领用食品需填写领用单,写明物品名称、数量、型号等项目,由厨师长、部门经理签字,报财务部审核。
6、领用燕鲍翅等珍品经厨师长、部门经理、财务部审核后,报总经理室审批。
二:
采购、验收管理
1、采购部在选择供应商时,要做到“货比三家”,比较供应商所提供的物品质量、价格。
多方面市场调研后,初步确定供应商,报总经理室审批后,与供应商签订供货协议。
一式三份,一份采购部、一份财务部、一份总经理室。
2、每月不少于2次食品询价(半月一次),由采购人员、厨师、财务人员等参加,每次作出询价结果表及时与上次结果作对比,将询价结果以及供应商价格确定情况上报财务部经理审核,报总经理室审批。
3、审批后的询价表交予仓库核算员,由核算员将物品名称、价格、单位等信息情况输入仓库电脑系统。
4、物品到货后,应先确认是否有申购计划,然后对物品进行验收。
5、验收人员主要有采购员、仓库保管员、厨师。
验收前,应做好磅秤校验。
先清点或过磅核对物品数量是否与到货单或发票相符,其中水产类鲜活货需滤去水分再过磅,有包装盒的去处包装盒后再过磅。
6、仓库核算员将正确无误的供货单据按物品目录输入仓库电脑系统,打印出一式四联购入单,由采购、厨师、仓库等验货人员签字。
一联采购、一联厨房、一联财务、一联供应商。
7、验收过程中发现与采购计划的品名、规格、数量、价格、质量等有问题的,及时退货或换货手续。
三、食品保管及生产流程管理
1、食品入库应进行验收登记,即进货日期、生产日期、保质期、进货数量、食品名称、供货单位、联系人、联系电话等。
2、食品存放须做到隔墙、离地,分类、分架、分库,防蝇、防尘、防蟑、防鼠。
生熟分开,食品须按先后顺序摆放,易腐烂食品须冷藏储存。
3、冷柜储藏要加强温度管理,设有温度计,每天检查记录温度。
高温冷柜应低于5℃,低温冷柜应在-8℃以下。
冷柜要及时清扫,除霜、无血水、无冰渣。
食品之间要有一定的空隙以保证冷藏效果。
4、各种食品应挂牌,标出进货日期,食品数量,保质期,做到先进先出,推陈储新,缩短储藏期,定期检查食品是否有过期、变质,发现要及时处理,单独保存,并有标记。
5、食品库房须有有效的防蝇、防鼠、防蟑的措施,做到无蝇、无鼠、无蟑。
6、废弃油脂应有专人管理,存放有”废弃油脂”字样的密闭容器内,集中 处理。
处理废弃油脂要建立档案,详细记录销售时间、种类、数量、收购单位、用途、联系人姓名、电话、地址、收货人签字等,并长期保存。
7、二级库里的珍品及调料领用保管员每次要做好记录,每十天填制珍品及调料进销存表,一份留存,一份财务成本核算员。
8、海鲜销售时,应对使用的海鲜过磅,并将海鲜品名、数量、重量等计入海鲜销售单上,一份留存、一份厨房、一份收银、一份财务成本核算员,每十天填制一份海鲜进销存表,月度汇总报财务部。
9、初加工过程中要精心组织加工,提高初加工的净料率,降低损耗。
合理的加工操作和加工方法,做到分档取料,注意节约,使其物尽其用。
10、原材料细加工的首要环节是严格选料,确保原料选择同产品风味相适应。
严格控制刀工标准,在保证加工质量的前提下争取提高净料量,控制出成率。
11、强化标准化控制,厨房配份时严格执行原料标准成本,最大限度地避免有标准不依、随意配菜的现象。
同时尽量使采用调味罐、盒中配置量勺、量匙等方法,控制佐料、调味料的使用量,使成本得到有效控制。
12、厨房应最大限度使用边角料,制作企业菜肴或调拨食堂使用。
退回的菜肴严格管理,争取重新利用。
四、厨房核算管理
1、厨房收到点菜单后,根据食品项目及时分割转达各操作间(冷菜、水果、点心、海鲜、配菜间),各操作间根据点菜单的消费标准配置好食品份量。
2、厨房传菜时,划菜员在“划菜”单上要细心地划销传出到每消费点的每到菜。
3、服务员及时在点菜单“服务员“联做好已上桌的每道菜肴的划销记录,未上菜肴及时与厨房联系,保证菜肴按单配置。
4、加菜时,服务员填写加菜单,一式三联(厨房、收银、服务员)。
退菜时,服务员填写退菜单,一式三联(厨房、收银、服务员)。
服务员要详细写明消费地点、菜名、数量、份量、单价、金额、服务员签名等。
5、收银员结账时要仔细查看菜单,根据点菜单“收银“联、退菜单、加菜单,将菜名、份量或标准输入电脑收银系统,同时要注意酒店菜肴优惠标准,准确计算食品金额。
6、厨房将每日点菜单“划单联“、加菜单、退菜单汇总交至夜审处,夜审核对收银账单,检查现金收入、菜价、菜名、数量是否一致,协议单位签字是否有效、食品优惠是否超越权限、公关单是否超标等,发现问题交予日审,日审根据存在的问题及时解决,责任落实部门或人,重大情况应汇报财务经理、总经理。
7、厨房调入或调出原料,应及时填写调拨单,并送交仓库核算员将厨房库存调增或核减。
8、厨房原则上每月盘点一次,财务部根据情况可以不定期抽查或每十天盘点一次,根据盘点结果和原料期初、购入、领用、调拨金额计算每次厨房原料成本,计算厨房该期间经营综合毛利率。
9、财务部根据盘点结果计算的毛利率与标准成本卡的毛利率相比较,毛利率增减额在2%左右时,成本核算员要进行系统分析,查找原因,分析的结果要及时通知厨房负责人。
厨房要认真查找生产每一细节,采取措施,最大限度地控制原料成本。
10、财务成本核算员根据每月购入、领用调料、珍品、海鲜单据,再结合盘点结果制定其进销存汇总表,计算调料、珍品、海鲜成本、珍品及海鲜损耗率、珍品及海鲜毛利率。
五、厨房食品定价及其他管理
1、厨房应制作每一菜肴所需原料,计算其净料率,并制作标准成本单。
2、厨房结合当地市场消费,制定系列婚宴、生日宴等宴席标准单。
3、厨房将每一菜肴成本、理论售价报财务部,财务部将结合当前市场做好深入地调研,然后报总经理室审批。
审批后菜肴定价单财务部通知网络管理员将菜肴价格、标准输入电脑,并及时通知餐饮部、收银。
4、厨房要不断推出新品更新菜肴,最大限度地满足客户的
5、按厨房生产流程,每到工序的终点的生产者为质量控制者,配置厨师对不合格的加工、烹饪厨师对不合格的配置有责任也有权提出改正。
6、餐饮部对“宾客满意度调查表”反馈的信息要做好汇总,定期统计好宾客对菜肴满意情况,并通知厨房,改正不足。
7、每二月汇总菜肴销售排行榜,认真分析冷销菜肴的原因,做到有效控制原材料存量。
折扣权限规定
为确保在经营中既达到宾客的满意度,又保证酒店利益的最大化,同时发挥各职能部门的主人翁工作能动性,不使上门客人流失以至影响经营效益,在正确把握各操作规范事项中,特调整以下客房、餐饮及相关场所事宜处理权限,请遵照执行:
一、值班经理权限
1、在当值时间可对前台发生的客房销售特价做鉴定和批准。
2、可对投诉客人的消费作折价优惠处理(客房单、标间不低于180元/间,普套480元/间,豪套1280元/间;
餐饮8折,水产品、香烟、酒水除外;
康乐7折,烟、酒除外)。
会场费按酒店《客房、会议室价格表》之营销部经理最低权限执行。
投诉严重者可直至免付处理(限金额300元以内)。
3、可对客人的特殊情况给予免费升级房型。
可签免延迟退房至18:
00前的半天房费。
4、可酌情赠送住店客人鲜花或水果(根据实际用房类型而定)。
5、可酌情赠送免费早餐(三份以内)。
6、客人入住一小时以内,如房间无大动的情况(床未使用,卫生间未使用),可签字允许免费退房。
7、可因工作需要在大堂吧签批对客茶水单。
(只限茶水)
8、可签免房内烟洞、烫痕、地毯污迹、客人带走物品等价值60元以内的赔偿单。
对于客房内物品赔偿,可视情节折扣按成本价执行,根据住客特殊情况(如长住客等)可执行最低客赔价5折的权限。
超出以上范围的重大事项必须先请示总经理再作跟进处理。
二、营销部经理权限
1、客房、会议室优惠权限参照《客房、会议室价格表》。
2、根据客人特殊情况,给予客人免费升级房型(普套)。
3、可赠送入住客人免费水果。
(标准根据实际用房类型而定)
4、可赠送入住客人免费早餐(三份以内)。
5、推介客人餐饮消费可给予零点价8.5折优惠(水产品、烟、酒除外),康乐消费7折优惠或直至免场租费(烟、酒除外)。
6、可因工作需要在大堂吧签批对客茶水单。
7、对平、旺季团队,会议遇特殊情况可签批10%的下浮价。
7、超出以上范围的特殊情况应先报批再实行。
三、销售经理权限
2、可赠送入住客人免费水果。
3、可赠送入住客人免费早餐(两份以内)。
4、推介客人餐饮消费可给予零点价8.8折优惠(水产品、烟、酒除外),康乐消费8折优惠(烟、酒除外)。
5、可因工作需要在大堂吧签批对客茶水单。
6、超出以上范围的特殊情况应先报批再实行。
四、餐饮部经理权限
1、根据客人的特殊情况,可给予客人餐饮消费零点价8.5折优惠(水产品、烟、酒除外),康乐消费7折优惠(烟、酒除外),会场费按酒店《客房、会议室价格表》之销售经理最低权限执行。
2、根据客人的特殊情况,可酌情向客人免费送菜。
(原则上一桌只限送一菜,成本价在30元以内)
3、可赠送客人免费水果。
(根据实际用餐标准而定)
4、可赠送客人免费早餐(两份以内)。
五、房务部经理权限
1、可签免延迟退房至下午15:
客房折扣权限(客房单、标间不低于200元/间,普套580元/间,豪套1480元/间)。
2、可对确属输入错误的帐目签批冲调。
3、根据客人的投诉或特殊情况,给予客人免费升级房型(普套)。
4、可赠送入住客人免费水果。
5、可赠送入住客人免费早餐(两份以内)。
6、客人入住半小时以内,如房间无大动的情况(床未使用,卫生间未使用),可签字允许免费退房。
7、可签免因退房结帐时间过长,同意作免查房运作的客人房内消耗。
8、可签免房内烟洞、烫痕、地毯污迹、客人带走物品等价值50元以内的赔偿单。
对于客房内物品赔偿,可视情节折扣按成本价执行,根据住客特殊情况(如长住客等)可执行最低客赔价6折的权限。
9、可因工作需要在大堂吧签批对客茶水单。
10、凡不在权限内事项处理必须先请示再跟进。
六、大堂副理/前厅主管权限
1、可签免延迟退房至下午14:
2、根据客人的投诉或特殊情况,给予客人免费升级房型(普套)。
4、可赠送入住客人1-2份免费早餐。
5、客人入住半小时以内,如房间无大动的情况(床未使用,卫生间未使用),可签字允许免费退房。
6、对于客房内物品赔偿,根据住客特殊情况(如长住客等)可执行最低客赔价8折的权限,对于投诉客人可视情节按成本价赔偿。
可签免房内烟洞、烫痕、地毯污迹、客人带走物品等价值30元以内的赔偿单。
7、可签免因赶时间而酒店查房、结帐时间超出规范的退房客人房内消耗。
(但应事后明确呈报,查处相关责任人)
8、对于餐饮投诉客人可视情节给予8.8折的用餐打折(水产品、香烟、酒水除外),康乐消费8折优惠(烟、酒除外)。
餐饮部门领导在岗时间,可移交部门作妥善处理。
(仅针对大堂副理权限)
9、每日17:
30后可行使部门经理的权限,紧急情况有权协调、安排各部门,含主管级的配合工作,必要时向值班经理
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