采购工作手册Word文档格式.docx
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二、采购部组织图:
采购总监
休闲食品采购
酒饮采购
日配生鲜采购
散干生鲜采购
洗化采购
百货采购
食品联营采购
非食品联营采购
四、采购之职务说明:
基本上本公司之成败关键在于采购人员是否能掌握市场之需要及趋势,以合理的利润为前提,用最有竞争力的价格,透过仓库良好之管理及各种促销活动,将品质良好的商品销售给我们的顾客。
由此可见,采购人员在本公司之重要性,为了使各位明了采购之职责,我们特地将采购的“职务说明”附上,请各位详细研究,并与主管讨论,务必在担当此一重任之前充分了解本身的职责及权限。
当然此一“职务说明”不可能涵盖所有的细节,而且也会因时空之变迁有所更动,身为采购人员的各位,应了解此种情况。
职务说明
职称:
直接主管:
总经理
直接部属:
采购员
(一)、主要职责:
1.负责公司指派商品之企划及业务之拓展工作。
2.筛选合作的供货商,并负责协商最佳的采购交易条件。
3.执行最有效的价格策略。
4.计划各种促销活动。
5.与卖场合作,扩展业绩并达成毛利的目标。
(二)、主要工作项目:
1.在公司分配的仓库卖场空间之下,经营公司所指派商品的企划工作。
所选择的商品应符合客户的需要,以扩展业达成毛利的目标。
2.选择最佳的供货商,并取得最佳的采购交易条件,包括:
品质、规格、价格、折扣、广告赞助、促销、卖场陈列/示范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时间、及运送配合事宜等。
。
3.考虑市场的竞争状况、价格敏感的项目、促销、滞销品特卖及其它营业损失等因素,制定市场上可能的最低售价、塑造非常有竞争力的价格形象。
4.选择DM快讯及卖场内的促销项目,并谈判最佳的采购条件及广告赞助,吸引客户到春都采购。
5.与卖场合作无间,以扩展业绩(业绩是与卖场共同分担的责任),并达成毛利比率及金额的目标(毛利是采购人员的主要责任)。
注意存货,与卖场合作并提供支持,使卖场存货维持在最适当的水准(存货是与卖场共同分担的责任)。
6.尽可能多到卖场拜访,以了解卖场的问题与机会,另外经常以电话或采购通告等方式与卖场沟通。
7.定期拜访并评估供货商,以确保供货的稳定性及公司的最佳利益。
8.开发品质良好的新品牌商品,这些商品必须能有相当的销售量,并能以竞争性的价格售出(同时应有合理的利润),让客户有物超所值的感受。
9以有系统的方式计划所有活动(包括长短程的计划及预算活动),以减少或避免低效率及过多的打岔。
同时应将所有的业务活动排定优先级,原则上应“先做最重要的事,而非先做最急的事”。
10.应实地观察竞争厂商、研讨会参观展览、阅读报纸及专业杂志、并与所有可能获得资料来源的人士或机构讨论或做市场研究,以了解市场一般及个别的产品趋势走向。
12.领导、培育、激励、评估及督导采购员使能有效地对采购部作最大的贡献。
(三)、本岗位人员的任用规格:
本职位人员应随时记住附件的任用规格上所列出的明细,由这些明细可看出公司对职位的期望及需求。
(四)、授权项目:
1.本职位人员被授权在下列的架构之内独立作业:
-营运政策
-客户政策
-供货商政策
-商品政策
-价格政策
-包装政策
-促销政策
-毛利目标
-业绩目标
-拜访供货商或参观展览的计划
-费用预算
2.本职位人员未任满一年者,对下列的决定应经常由总经理的核准:
-供货商(与任期无关)
-商品组合
-商品及商品类别(与任期无关)
-售价及毛利
-第一次订货
-DM快讯的项目(与任期无关)
-所有采购交易的条件
-采购员的解雇
3.本职位人员必须确保采购员在本职位人员不在公司的时候能独立运作。
采购员将作短期的决定,这些决定以不影响毛利及商品组合为原则。
同理,当采购员不在公司的时候,本职位人员也应负责例行公事。
(五)、其它事项:
1.本职位人员所必须作的许多重要的决定,都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。
2.本职务说明不可能涵盖所有的事项。
本职位人员应执行由总经理在任何时间所指派之任何公务。
3.与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系是本职位人员成功的必要条件。
4.本公司成功的要素有下列五项,本职位人员应确实做好:
-互信
-诚实
-团结合作
-奉献
-斗志
采购员之任用要求
(一)、资历之要求:
1.至少高中毕业,
2.男女不拘,年龄34岁以下,体格良好,身体健康,心思正常。
3.至少1年以上的专业采购经验。
4.对民生消费品之流通及价格结构有充分的了解。
5.有好的沟通、谈判、计划、及分析技巧。
6.对于制造过程、质量管制、商品法律规定、及计算机软件应有良好经验。
7.能依工作需求拜访供货商。
8.过去的工作成绩良好而有证明文件者。
(二)、特质之要求:
1.诚实、易处、成熟、及稳健。
2.能对成果负责,并具有强烈的责任感。
3.有自我激励、办事积极、并富有创意。
4.能努力工作、活力充沛、且百折不挠。
5.有弹性、具团队精神、并且能接纳好的意见。
6.对个人在公司的事业有追求的目标。
7.愿意接受更多的挑战。
8.能在公司的压力下有效的工作。
9.能以具有质量与成本的观念来做事。
10.愿与公司一齐成长。
五、成功的要素
“成功”是人人所盼望追求者,成就感是管理大师MSLOW所强调“需要的最高层次”,各位在本公司的事业也应以此为目标,努力追求,我们也深信世界上没有人喜欢失败的,成功者往往就是能透澈了解或研究失败的原因,而避免重蹈覆辙。
我们认为成功的采购人员应至少具备下列要求;
1.操守廉洁:
面对各种供货商,有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员,以达其销售目的。
采购人员若无法把持,可能不自觉掉入供货商的陷井,而不能自拨,进而任由供货商摆布,到底人类对财富之欲望是无止境的。
有一句名言,很值得我们参考,那就是:
“做事可以失败,做人不可失败。
”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱,否则纸包不住火的,不应得之财富终会被曝光,这种人必遭公司与社会唾弃,而惹致个人身败名裂。
2.掌握市场:
流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业,故商品种类繁多,且日新月异,采购人员必须努力透过各种管道及方式(包含检讨卖场人员的建议与反应,因为他们最接近客户),了解市场之需要及趋势,而非坐井观天,如井底之蛙,自以为秀才不出门,能知天下事,究竟市场的变量太多,我们应尽量利用一切资源,掌握它们,做好知已知彼,则必能百战百胜。
3.精打细算:
有一商场名人曾说:
“会卖不如会买”,这句话在流通业已成为至理铭言,这句话的意思是:
卖场人员若因为商品不对,或价格太贵,使再大的劲,也不如采购人员选对商品,又买到便宜的价钱,来得更轻松,因为顾客的眼睛是雪亮的,如果被卖场人员说服买下该件商品,事后发现被骗,他是不会再光顾的。
采购人员必须能精打细算,供货商虽然牺牲了一点利润,但若销售量增加,供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。
4.积极认真:
现代流通业讲求的是速度及效率,否则就被淘汰出局,采购人员以积极认真的态度来工作,将可使本公司的商品能适时适地的推出,符合卖场的需要。
与卖场的沟通更须要此种工作态度。
5.创新求进:
商场如战场,不进则退,输家可能成为羸家,赢家也可能变成输家。
流通业尤其需要采购人员能有创新(非标新立异)的思考力,力求突破现状,随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率,同时在商品组合方面也应力求创新,如此成功才可确保。
6.适应性强:
采购是个机动性很高的职位,对市场及供货商均须随时掌握,开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一,故东奔西走,甚至远赴外地采购有时也是必要的。
采购人员因此必须有很强的适应性,能够适应不同的环境、地区,否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。
身为采购对其所负责之利润预算负全责,其压力可想而知,采购更必须能适应此压力。
这是一项劳心劳力的工作,劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出,劳力指辗转各地体力负荷,要做好采购的工作,须事先有此心理准备。
7.团结合作:
表面上采购工作似乎是单独作业,但人不可能脱离群居而单独生活,采购人员也不可能脱离公司的整体作业,采购必须与同事和谐共处,彼此合作,互相支持,采购的工作才可无往不利。
身为采购应去除本位主义或独善其身的意识,凡事应以公司大局为重,待人处事,尤须注重团队的合作,并以公司的利益为前提。
团结有生力量,这是很容易懂的,我们发挥公司的整体的力量,与竞争对手在市场上一争长短。
覆巢之下无完卵,公司全体每一位同事都应有此忧患意识,公司才可在市场上永续经营,个人在公司的事业才可确保。
以上七项成功的要素,请采购人员切记。
六、行销的基本要项:
一项商品经过市场调查、产品设计、制程规划、设备配置、人员招募与训练、原料或零组件采购、生产、包装、储存、运送、广告、促销、批发、零售到消费者手中,严格来说是一种很冗长的过程,然而所有的企业就是在这种冗长的竞赛中求生存,在这种竞赛中当然有赢家,也有输家,输赢的因素很多,但最重要的就是有没有掌握行销的5P,所谓行销的5P就是:
-商品(PRODUCT)
-价格(PRICE)
-流通管道及销售地点(PLACE)
-广告促销(PROMOTION)
-人员(PEOPLE)
采购人员必须对这行销的5P有深入的了解,才可能知已知彼,百战百胜,以下是这5P的简单介绍:
1.商品:
采购人员最重要的一件事就是经由各种管道了解市场的需要,选择客户所需要的商品,如果背离客户的需要,采购工作注定要失败,公司必定库存堆积,而卖不出去。
选择商品应考虑下列因素:
-口味、风味、质地、色泽、新鲜度、安全、卫生(特别指食品)
-功能-包装
-质量-售后服务保证
-知名度或吸引力-订货数量及交货期
-设计、花色、及尺寸-商品齐全度
-流行性、新奇性、或独特性-商品说明
2.价格:
本公司销售的商品最大的特色在于物美价廉,价格在零售上占了举足轻重的地位,在消费意识高涨,信息发达的今日,价格的高低很快就会在消费者的心目中一种建立起形象。
本公司的顾客均为普通顾客,这些人对价格更为敏感,故采购人员必定要在价格的谈判中,确实去研究竞争者的价格,并为本公司求取最佳的价格,否则就不应轻易去采购该项商品。
物超所值是本公司商品的最大优势。
1.流通管道及销售地点:
超市,便利店此种流通管道大大地缩短了生产厂商与零售商的距离,为他们提供了最佳的服务为客户带来便利与舒适。
采购人员应假设自己是消费者,以消费者的眼光来选择商品,毕竟采购人员选择的商品是要卖给客户,而不是自己。
同时卖场采自选销售,客户得以自由购货,免受干扰。
因此商品品名及说明是采购人员必须特别谨慎与供货商谈判的项目之一,以便客户能以最少之精力,在最短的时间内去了解商品。
除了流通管道之外,商品的销售地点也极为重要,如果某一项商品是被陈列在客户动线的死角,则采购人员应计划很好的促销活动或广告宣传,以吸引客户购买死角的商品。
2.广告促销
广告的目的在于透过各种媒体(如:
电视、广播、报纸、杂志、看板等)刺激需求,通常须要以累积广告信息向目标客户说明产品的特点,让客户经由认知、了解、信赖、等阶段,转为最后的购买意愿及行动。
本公司的“DM快讯”就是用来做广告以刺激需求之用,它是采购人员的利器,也因此采购人中通常都须花25%以上的时间去计划。
只有广告,没有促销,有时也会功亏一篑,促销是唤起需要的刺激方案,一般均采混合促销方式,包括:
广告、海报、标示、端架展售、示范、解说、陈列、试用、赠品、抽奖、折扣、折价、及其它富有创意的促销方式,以发挥促销的相乘效果,吸引客户的购买。
我们的顾客与我们一样都是精打细算,快讯的商品通常也带动了其它商品的销售,故采购人员一定要在促销商品的选择与议价上特别下一番功夫。
3.人员
任何企业是以“人”为本,商品的销售必须直接或间接地依赖人,本公司自助式销售也不例外。
这里所说的人,当然是指全体员工,唯有大家团结合作,从选择最正确商品开始,订出最有竞争性的价格,以最吸引人的方式陈列标价,创造最好的购物环境,让客户感受最亲切的服务,如此才可将商品顺利销售出去,让客户满意之后,再三回到本公司来购物,如此本公司在获得合理的利润之后,得以永继经营,每一位员工在公司的事业将可顺利地发展。
每一位员工在一个企业之中,就像一部精密的机器之零件,都是不可或缺的,任何零件都有其重要性,只是功能不一样而已,采购人员若知道这一点,就会以平常心与其它同事共处了。
采购人员的首要职责是达成公司的利润目标,请采购人员灵活运用5P,本公司的利润目标将不难达成。
七、营运政策
本公司是自选商超连锁,故定名为“春都美厨连锁”,本公司的营运政策如下:
项目政策说明
市场定位我们是连锁经营自选商超,销售民生消费品给大量消费潜力之家庭或个人或企业,事业单
位或团体。
公司使命以本土化的经营管理及先进的经营技术作后盾,我们的使命在于促使新安县的消费品流通
业更现代化,提供顾客及供应商最大的利益
价格及商我们提供最低的价格让顾客一次购足他们所须要的消费品我们有
品组合为数达七千多项的食品及百货商品。
顾客来本公司购物将会有物超所值的感受。
我们透过定期的快讯,将我们精挑细选的促销商品或新产品通知顾客,让他们与我们分享利益
方便我们提供较长的营业时间及更舒适的购物环境。
我们的营业场所都设在商贸区或居民社区附近顾客将可轻易地到达
陈列顾客们以自选的方式购物可满足他们自主的需求。
因此,我们的商品陈列将力求标示明确
、清洁卫生、及井然有序。
质量所有商品都是由各地一流厂商或同等质量的供货商所精挑细选的。
对生鲜食品而言,新鲜
度是我们最重视且最自豪的
保证我们绝对让客户满意。
生鲜食品以外的商品,如果客户有所不满意,可在三十天之内凭发票及原包装退货。
九、供货商政策
本公司与供货商之关系是“合作”,而非“对抗”,唯有互相合作,彼此之关系才可持久,彼此才可互利。
本公司的供货商政策如下:
项目政策说明
供货来源本公司广求货源,供货商包括:
农产品之农民团体、供应人、及承销人,制造商、代理商、
总经销、进出口商、及特约供货商。
供货家数同文件次(通常与价位是同义字)的商品,应避免向三家以上的供货商采购,否则顾客会有所混淆。
但对于某些商品,如食品、成衣、或电器用品,客户有强烈的品牌选择需求时,此一政策可酌量调整。
选择要件本公司不可能向所有的供货商采购,故供货商的选择应谨慎
行之,基本上符合下列要求的供货商才可加以考虑:
1.报价合理与诚实,绝对不可能违背商场诚信之原则者。
2.质量良好,能对其商品质量有所保证者。
3.其商品是本公司顾客群所需要者。
4.其商品之包装符合本公司自选式销售的需要者。
5.能在订货及配送作业与本公司密切配合者。
6.财务稳健,公司或组织管理良善,货源可靠者。
7.不贪图近利与暴利,愿与本公司一齐成长茁壮者。
代销本公司销售的商品绝大部分以经销买断的方式进货,以降低成本,提高竞争力。
代销,联营之方式如对公司有利可予以考虑,但本公司得视需要而作调整。
专柜本公司原则上不采行专柜经营,以提高商品的竞争力,但本公司得视需要而作调整。
十、商品政策
为确保公司的成功,除了价格的竞争力外,最重要的便是商品的组合,正确的商品纵使必须以本公司客户群的需要来决定。
本公司的商品政策如下:
种类每种商品的种类力求宽广,但避免太过深入。
应选择客户群80%需要的商品,避免选择“冷门”的商品,尽量以回转快、销售量大的商品为主力。
质量凡是商品能符合买卖双方所约定的质量标准或规格,即可称为质量良好的商品。
本公司应选择质量良好的商品,绝不可采购不良率高的商品。
檔次任何种类的商品都会因不同的消费层次,而有下列五种档次的区分。
商品檔次本公司应销售的商品等级
高
中高√
中√
中低√
低√
本公司所销售的商品档次,是由“低级品”至“中高级品”,换句话说,顾客的消费层次是由低至中高。
商品档次与商品质量不应混为一谈,“商品档次”往往与“价位”为同义字,例如我们采购的某件商品是定位在中级的消费层次,只要该商品符合买卖双方约订的质量标准,即应称为质量良好的“中级”或“中等价位”的商品。
体积本公司应避免销售体积庞大,不适合自选采购之商品。
这些商品可配合DM快讯的广告及卖场特别规划的特卖区来销售,同时应尽量请供货商提供送货或安装的服务。
退货原则上,本公司不鼓励退货给供货商,因为退货会增加供货商之负担,间接亦会增加本公司未来的进货成本。
但对于新产品或促销品,本公司应事先与供货商有所约定,若在一定时间内的销售量无法达到供货商建议的数量,本公司有权在保留部分供销售之库存后,将其余的存货退还供货商。
十一、价格政策:
本公司系大型的民生消费品连锁商超,对象系以普通顾客为主,其它营业为辅,在价格上必须采行下列政策:
项目政策说明
畅销商品应比市价(非促销品特价)便宜2-3%,以能够吸引普通顾客自选采购为原则。
知名品牌应比市价便宜3-4%,最好有供货商本身的促销活动来配合如此才可能引起普通顾客的购买意愿。
非知名品牌可与市价持平或略高,最好有供货商本身强有力的促销活动来配合否则无法吸引普通顾客的购买意愿
以上均为一般原则,本公司得视市场之需要而作调整。
十二、包装政策:
本公司采自选销售商品,除若干失窃率高单价商品外,尽量不提供商品说明的服务,以减低客户的负担,并满足客户自主采购的需求。
本公司商品的包装政策如下:
食品以能够确保食品之新鲜度、安全卫生及储存耐久性为原则。
外仓装之标示符合食品卫生法规及国家标准。
硬式商品此类商品(如电器产品或易碎的玻璃商品)通常都有坚硬的外箱或外盒,故可以直向或横向堆积的方式来陈列,其外表最好印有精美的彩色图片及简易说明,以吸引顾客的购买欲。
软式商品此类商品(如床单或成衣)应有塑料袋或附有挂钩或衣架,可在卖场挂出。
如果以塑料袋包装,最好印有彩色图片及说明。
以纸盒包装最好能有透明的开窗,让客户能直接看到商品的一部分。
小体积商品有些商品体积很小(如原子笔),本身并不符合自选式的量贩,必须以较多数量来销售,同时外包装必须适合以堆积或吊挂的方式陈列。
大体积商品体积大或笨重的商品,本身也不符合自选式的量贩,此类商品可配合DM快讯的广告及卖场特别规划的特卖区来销售,同时应尽量请供货商提供送货到客户的服务安装的服务。
高单价或有些属于高单价的商品(名贵香烟),商品若以自选式销售
易失窃的失窃率可能会上升,故必须置于展售柜内销售,卖场并应有销售
商品人员为客户服务。
有些易失窃的商品,例如成衣或激光唱片应以防窃的设备或包装来销售。
数量每单位包装之数量应视为消费频率及单位大小而定。
十三、促销政策:
民生用品之销售必须有适当的促销活动配合,本公司系大型自选商超,商品种类繁多,促销活动能使顾客在众多的商品中,吸引他们的注意,进而思考或研究商品对他的利益,转而采购该项商品。
本公司的促销政策如下:
Dm快讯每月一次,直接寄达或派发给有效客户,每次约有100种的促销商品或新产品,其印刷成本由供货商赞助或自行支付各卖场均有明显之标示及陈列,以吸引客户的购买
端架各走道两端的前端货架,较为明显,配合适当的标示及陈列通常较容易引起客户的注意。
特价区若干商品若集中陈列在特价区亦容易产生促销的效果。
吊旗或其一定主题的卖场吊旗若悬挂足够的数量时,可引起客户的购买欲。
其它POP标示材料若在
他POP品附近,亦能产生类似的效果。
标示材料
现场示范供货商通常会定期提供有附赠品之促销包装,以吸引客户的购买,本公司应尽量采购
或说明此种促销包装,加速商品的回转。
抽奖活动各式各样的抽奖活动通常会产生很有效的的促销效果,供应商也都乐意由促销预算中提供奖品赞助。
其它促销商场上各种促销活动随时在进行,创新而可行的促销活动应多加利用。
十六、谈判技巧与策略:
1.谈判的定义:
“谈判”,或有些人称之为“协商”或“交涉”,是担任采购工作最吸引人部分之一。
谈判通常是用在金额大的采购上,由于本公司是自选连锁商超,未来采购金额很大,因此谈判工作格外地重要。
采购谈判一般都误以为是“讨价还价”,谈判在韦氏大辞典的定义是:
“买卖之间商谈或讨论以达成协议”。
故成功的谈判是一种买卖之间经过计划、检讨、及分析的过程达成互相可接受的协议或折中方案。
这些协议或折中方案里包含了所有交易的条件,而非只有价格。
谈判与球赛或战争不同之点在于:
在球赛或战争中只有一个赢家,另一个是输家;
在成功的谈判里,双方都是赢家,只是一方可能比另一方多赢一些,这种情况是商业的常事,也就是说谈判技巧较好的一方理应获得较多的收获。
1.谈判的目标:
在采购工作上,谈判通常有五项目标:
(1)为相互同意的质量条件的商品取得公平而合理的价格。
(2)要使供货商按合约规定准时与准确地执行合约。
(3)在执行合约的方式取得某种程度的控制权。
(4)说服供货商给本公司最大的合作。
(5)与表现好的供货商取得互利
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