公文管理办法模板文档格式.docx

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2、公文种类

1）请示：

适用于向上级领导及部门请求指示和批准。

2）报告：

适用于向上级领导及部门汇报工作及反映情况。

3）指示：

适用于对下级部门布置工作，阐明工作的指导原则。

4）布告：

适用于公布应当遵守或周知的事项。

5）通告：

适用于一定范围内公布应当遵守或周知的事件。

6）通知：

适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项。

7）通报：

适用于表扬好人好事，批评错误。

8）函：

适用于平行的或不相隶属的公司之间互相商洽工作。

9）会议纪要：

适用于记载和传达会议议定事项及主要精神，要求相关部门共同遵

守执行。

三、公文标准格式

1、文件模版：

以公司名义对内、对外发文；

在正文结束后，在右下方用中国数

字〔一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O〕标注发文日期〔年、月、日〕，并在日期上加盖公司公章。

〔请见附页1〕

2、公文字体：

文件正标题〔宋体二号字，加粗〕；

文件副标题〔宋体小三号字，加粗〕；

正文内容〔仿宋体小四号字〕。

3、如公文最后一页仅有日期或单位名称，无正文内容时，须在最后一页页首处标注“〔此页无正文〕”字样。

4、主题词置于公文末页抄送栏之上，词目间有一个字的空格，主题词一般不超过

10个字。

5、送往上级单位为抄报。

送往平级、下级单位为抄送。

四、文件编号

文件模版统一编号为：

“****X字[XXXX]第XXX号”。

其中“凯X字”中“X”为拟文部门代字，“[XXXX]”为年份，“XXX”号为序号。

例如：

2005年****公司总经办下发的第1号文件，文件编号即为：

****总字[2005]第001号；

〔发文代字详见附页2〕

注：

1、文号以百进制为单位，不足百位时须在序号前加“00”或“0”。

2、每年1月1日为文件编号的起始日；

如2006年总经办下发的第一号文件，文件编号即为：

****总字[2006]第001号。

五、文件性质

1、文件根据其内容秘密的程度，分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种级别。

根据文件秘密的等级，应在公文的首页右上角处加盖公司统一刻制的“绝密”、“机密”、“秘密”章。

非保密公文不必标明。

2、根据文件紧急程度，应在文件首页右上角加盖公司统一刻制的“急件”或“特急”章。

非紧急公文不必标明。

3、如是秘密文件，又是紧急文件，则先标注紧急程度，后在其下方标注秘密等级。

六、文件处理程序

1、部门需要以公司名义发出文件时，由相关人员拟写文稿，经部门负责人审核签字后，递交总经办审定；

2、登记：

文件发出之前需由发文部门填写“发文审批表”〔见附页3〕，由总经办统一为文件编号；

3、签发：

以公司名义发出的文件，应由部门主管领导签字审核，并由公司级主管领导签字批准。

文件签发一律用黑色碳素笔，禁止使用铅笔和圆珠笔；

4、发文：

发文部门将文件按发送数量复印后，送交财物部盖章，并由发文部门人员负责文件发送；

5、签收：

各部门收到文件后，由收文人在“文件发放登记表”〔见附页4〕上签字，发文完成后，发文部门负责人亦须在“文件发放登记表”上签字；

6、存档：

以上工作完成后，由发文部门人员将文件、“发文审批表”及“文件发放登记表”一并送交总经办及档案室存档；

文件原件〔即有签发人亲笔签字的文件〕、“发文审批表”及“文件发放登记表”原件送至档案室存档。

八、文件管理

1、文件保管

收文部门按照《保密管理制度》相关规定指派专人负责文件的保管工作。

2、文件借阅：

1）保密文件：

保密文件由制发部门专人按《保密管理制度》相关规定执行；

2）普通文件：

对于普通文件，需经本部门领导签字，并办理借阅手续后方可借阅文件。

3、文件销毁：

定期做好文件的鉴定销毁工作，对失去利用价值的文件档案，由文件保管部门提出申请，并列出预销毁的文件档案清单〔一式二份〕，经部门经理审核，及其直属主管领导签字批准后，方可协同档案室管理人员一同进行销毁工作，文件档案销毁清单由申请文件销毁部门及档案室各留存一份作长期保存。

十、传阅文件管理

由总经办组织文件的传阅工作，各部门收文人员须在“文件传阅登记表”上签字确认。

〔见附页5〕

十一、外来文件管理

1、范围：

政府机关下发的文件；

集团公司和集团下属公司发出的文件；

各部门外出开会或因其它公务带回公司的外部文件均为外来文件；

由带回文件的人员到总经办填写“外来文件登记表”〔见附页6〕，并将文件留存于总经办，任何部门或个人无权扣留文件；

3、处理：

对于待处理文件，总经办需与相关部门联络进行处理工作；

4、编号：

由总经办统一编号；

并将编号规则报至档案室；

5、存档：

由总经办统一送交档案室进行存档。

十二、会议记录管理

1、会议记录格式现分为两种：

公司级“会议纪要”格式〔见附页7〕和部门级“会议纪要”格式〔见附页8〕。

2、会议记录格式的使用方法：

公司级会议，使用公司级“会议纪要”格式，〔会〕字号统一向总经办申请，由总经办统一编号；

部门内部会议，使用部门级“会议纪要”格式。

3、公司级“会议纪要”或部门级“会议纪要”，要送至档案室一份，以便存档查阅。

十三、图文格式

对外发统一使用****公司格式。

〔见附页9〕

附页1

****************

文件

字[×

]第×

号签发人：

关于×

的通知

〔单位或部门名称〕：

一、×

〔一〕×

。

1、×

〔1〕×

特此通知。

附件：

〔如果有附件〕

1、

2、

部

　年　月　日

主题词：

发至：

〔董事长〕、〔总经理〕

发自：

时间：

审核：

共印份

附页2

********公司各部门发文代字表

部门

部门代字

总经办

总

财务部

财

行政部

行

人力资源部

人

质量管理部

质

生产制造部

生

技术部

技

销售管理部

销

客服中心

服

安全委员会

安

附页3

文件发放登记表

文件名称

文件编号

序号

领用部门〔人〕

签收（传阅）人

签收日期

备注

抄送

1

人力资源部

2

行政办

3

总工办

4

开发一部

5

开发二部

6

生产部

7

调度中心

8

机加车间

9

型加车间

10

电子车间

11

组装车间

12

设备科

13

质量管理部

14

****部

15

物资部

16

工程设计部

附页7

〔公司级会议纪要〕

时间：

年月日午时至

月日午时

地点：

___________主持人：

_______编号：

〔会〕字号

参加会议人员

〔共人〕

会

议

议程

决议事

项

记录人_________________（本记录共页）

附件8

会议纪要〔部门级〕

会议时间：

会议地点：

参加人员：

主持人：

记录人：

会议主题：

附页9

图文传真

：

：

Email：

发至：

抄报：

发自：

　　　　　　　　　　日期：

关于：

页数：

部

200年月日

报告

呈报：

抄送：

主题：

本建议妥否，请领导批示。

报告人：