会议管理会议管理会议管理Word下载.docx

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投资公司及所属事业部每月召开一次机关月度考核会，汇报、总结上月工作情况，制订下月工

作计划，由总经办/督察审计部部长主持，总经办/督察审计部进行记录。

总经理、副总经理，各

部部长。

4.1.3生产经营例会：

投资公司所属事业部每月召开一次生产经营例会，汇报、总结上月生产经营情况，通报上月

各分公司生产经营检查考评结果，安排布置下月的工作任务，会议由企管部部长主持，企管部进行记录。

与

会人员：

企管部部长、副部长、部长助理、各分公司经理、副经理、生产办主任、质检办主任。

4.1.4营销协调会：

投资公司所属事业部每月召开，分析生产、质量和销售上存在的问题，协调解决生产、质量和

销售环节上的问题。

会议由企管部部长主持，企管部进行记录。

主管领导、企管部部长、副部长、

部长助理、市场部部长、业务部部门经理、各分公司经理。

4.2非例会安排概况：

4.2.1投资公司总经理办公会由总经理根据需要确定会议时间并召集、主持。

会议审议当前公司的发展战略、生产

经营管理、行政人事等方面的重大事项和决策、决定。

总经办记录，总经理办公会议审议事项的最终决定权

在总经理。

总经理、副总经理、总经理助理、各部部长、各事业部经理。

4.2.2各事业部科技专题会议由总工根据需要确定会议时间并召集、主持。

会议学习与企业相关的新工艺、新技术，

讨论解决生产工艺中存在的问题或发布各类科技成果。

总工指定人员记录。

4.2.3部门会议由各部门领导根据实际情况，定期召开部门有关人员工作会议，布置任务，协调工作，部门领导指

定记录人。

4.2.4投资公司、各事业部年度、季度各类竞赛活动总结大会、动员大会由总经办或相关部门组织、召集、记录。

5会议管理：

5.1会议管理的要求：

5.1.1会议必须符合国家的法律和政策。

5.1.2会议必须追求效率。

5.1.3选择好开会的时机。

5.1.4明确和统一会议的责权。

5.1.5严格控制会议的数量和规模，简化会议的程序。

5.2参加会议须知：

5.2.1应将会议的目的、宗旨、议题及有关资料认真地予以研究，并准备提出意见或询问事项。

5.2.2严格遵守会议时间，准时出席。

如因故不能出席，须事先通知会议组织者。

5.2.3发言力求简要明确，注意发言时机。

5.2.4只要有利于公司整体利益，应毫不保留地发表意见。

5.2.5凡与会议主题无关的话题，应尽量避免。

5.2.6在反驳他人意见时，应注意态度和语言。

5.2.7不能因细节问题争吵不休。

5.2.8注意不能喋喋不休，应让他人也有发言机会。

5.2.9应服从多数人的决定。

6会议的程序：

6.1会议的准备工作：

6.1.1由会议组织部门拟定会议计划。

6.1.2确定会议议题。

6.1.3确定会议时间、地点及与会人员。

要求全面周到、无错漏、范围恰当必须经领导审批。

6.1.4会议资料准备。

6.1.5发布会议通知。

例会在无特别变化时不另行通知，非例会由会议组织者发通知或以填写《会议通知单》的方

式通知与会人员。

6.1.6排列座次，布置会场。

6.1.7会议报到。

6.2会议的进行阶段：

6.2.1会议组织者对会议中出现的安排、冲突、意见分歧等现象进行处理和协调。

6.2.2加强治安保卫工作，引导与会人员有秩序出入会场，对迟到者迅速引导落座。

6.2.3需进行选举工作的应事先准备好票箱、选票、选好监票人，并清点到会人数和缺席人数。

6.2.4做好会议过程中文件的分发和保管工作。

6.2.5做好会议的保密工作，加强对会议的通讯设备，扩音设备的管理。

6.2.6做好会议的服务工作。

6.3会后处理工作

6.3.1做好会议文件的处理工作。

6.3.2安排好外地与会人员的返回服务工作。

6.3.3进行会务总结，对会议的安排工作，会议费用等作合理程度评价。

6.3.4拟写会议报告，向上级主管部门报告会议情况及所取得的成果。

6.3.5传达会议精神。

2.2.会议室使用和管理规定会议室使用和管理规定

加强管理，使会议室充分发挥作用，更好地服务于领导、机关各部。

适用于投资公司及所属事业部会议室。

4规定：

4.1会议室由总经办统一管理。

4.2会议室的使用限于投资公司及所属事业部、全资、控股子公司召集的各类会议和公司领导交办的外来客人的

接待业务。

4.3使用会议室须提前1日到总经办、行办办理手续。

4.4爱护会议室的设施，保持会议室的清洁，使用完毕，应及时清洗水杯和烟缸，并对接待用品认真登记，由使用

部门负责人签字认可。

4.5任何部门和个人不得将会议室的桌椅、烟具、烟缸等设施拿出会议室。

内控目标：

*保证会议室使用合理

关键控制点：

1.会议室使用部门应根据参加会议的对象及人数提前

两个工作日提出合理的使用申请，由总经办进行审

批

2.如暂无会议室安排会议，应由申请部门重新安排会

议时间

3.会议室服务员应认真清点主要接待物品并做好记录

以备每月底核算费用，同时要清点会议室重要设

置，发现损坏及时报告。

相关文件：

1.会议通知单

2.会议室使用登记表

3.会议接待用品消耗统计表

4.出席会议情况统计表

***

使用部门

提前2日提出申

请

使用部门填写会议

室使用申请单交

会议室服务员

会议室服务人员接

通知单时开门登记

秘书半个工作日

确定有无会议室

会议完毕半个工作

日内清点主要接待

用品、清理卫生

责任人：

服务员

会议室使用结束

否

2

3

1

有

根据会议重要

情况协调安排

秘书

是否优先

安排

是

不能使用

会议室

开会

使用部门负责人

或委派有关人员

签字认可

使用部门提前半个

工作日布置会议室

4

3.3.会议室使用控制会议室使用控制

会议通知单会议通知单

会议主持：

备注：

编号：

会议名称：

会议主旨、议题：

会议时间、地点：

会议组织：

通知人：

通知时间：

联系电话：

TH-Z-B-013

会议室使用登记表会议室使用登记表

日期会议室人数

使用部门会议名称

接待情况

服务人员部门负责人

TH-Z-B-014

各部门会议接待用品消耗统计表各部门会议接待用品消耗统计表

领用时间饮料品名数量单价（元）总价（元）合计金额（元）领用人签字

TH-Z-B-015

出席会议情况统计表出席会议情况统计表

应到人数

实到人数

召集部门及主持人地点

会议时间列席人数

缺席人数

请假人数

统计人：

时间：

会议名称

重要出席人员

TH-Z-B-016

会议纪要格式会议纪要格式

XXXXXXXXXXXXXXXXXX会议纪要

主持人：

XXX

参会人员：

地点：

时间：

记录人L

议题：