ERP系统物料主数据的标准化管理研究要点Word文档下载推荐.docx
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本文针对物料主数据标准化管理进行了较为深入的研究,主要研究内容如下:
(1)分析了物料主数据的主要内容、种类和主数据管理的主要业务流程;
(2)研究了物料主数据的分类编码结构,并构建了用于物料数据体系建设的主数据模型;
(3)研究了ERP环境下物料从数据规划、整理、导入到后期维护的数据管理流程,以及物料从采购入库、库存间转储到销售出库的业务管理流程。
(4)实证研究:
根据某食品制造企业的ERP系统实施情况,基于上述理论和方法对其物料主数据标准化管理进行了实施与部署,基本达到预期目的。
本文可作为企业ERP实施单位和相关业务单位的参考依据,同时对研究数据标准化管理的同行学者有着一定价值的理论参考意义。
关键词:
ERP;
物料主数据;
标准化管理
ABSTRACT
ERPmasterdatasystemusedtodescribethevitaldataofyourcustomers,suppliersandbusinesspurchaseandsaleofmaterials,includingstaticdatamaterialmasterdata,businesspartnermasterdata,prices,BOM,employees,financialaccounts,costcenters,projects,etc..MaterialMasterenterprisedatabasesystem,themostcomplex,oneofthevarietyofdata,andisthebasisfortheestablishmentoftheERPdatabase,butalsoenterprisesprocurementmanagement,bondinventorymanagement,salesmanagement,andfinancialmanagementandotherbusinesslinksbetweenthematerialandthereforeitsstandardizedmasterdatamanagementhasbecomeoneofthekeyfactorsaffectingERPimplementation.
Inthispaper,thematerialmasterdatamanagementstandardizationforamorein-depthstudy,themaincontentsareasfollows:
(1)Analysisofthemaincontentsofthematerialmasterdata,thetypeofmainbusinessprocessesandmasterdatamanagement;
(2)Theclassificationandcodingstructurematerialmasterdataandmasterdatamodelisusedtoconstructthematerialdatasystemconstruction;
(3)StudythematerialundertheERPenvironmentfromdataplan,organize,intopost-maintenancedatamanagementprocesses,aswellasmaterialfromthepurchasewarehousing,stocktransferbetweenbusinessmanagementprocessestoselloutofthelibrary.
(4)AnEmpiricalStudy:
AccordingtoafoodmanufacturingenterpriseERPsystemimplementation,basedonthetheoryandmethodsofimplementationanddeploymentofitsmaterialmasterdatamanagementstandardization,achievesthedesiredobjectives.
ThisarticlecanbeusedasERPimplementationunitsandrelatedbusinessunitsofreference,whiletheresearchdatamanagementstandardizationcounterpartsscholarhasacertainreferencevaluetheoreticalsignificance.
Keywords:
ERP;
materialmasterdata;
standardizedmanagement
目录
摘要I
ABSTRACTII
1绪论1
1.1课题背景与意义1
1.1.1课题背景1
1.1.2课题意义1
1.2课题研究现状2
1.3课题研究内容2
1.4课题论文结构3
2物料主数据分类研究4
2.1物料主数据分类标准4
2.1.1分类意义4
2.1.2分类原则4
2.1.3分类要求5
2.1.4分类构成5
2.2物料主数据编码标准5
2.2.1编码意义5
2.2.2编码原则6
2.2.3编码要求6
2.2.4编码组成7
2.3数据分类编码的作用7
3物料主数据模型研究8
3.1物料属性描述规范8
3.1.1物料数据主要字段8
3.1.2物料字段填写规范9
3.2物料数据模型构架9
3.2.1数据模型构架9
3.2.2数据模型作用10
4物料主数据管理研究11
4.1物料数据管理流程研究11
4.1.1数据规划11
4.1.2数据整理11
4.1.3数据导入12
4.1.4数据维护12
4.1.5总结建议12
4.2物料业务管理流程研究13
4.2.1物料入库管理13
4.2.2物料库存管理14
4.2.3物料出库管理15
5物料管理案例研究17
5.1需求分析17
5.2概要设计18
5.2.1物料分类18
5.2.2编码框架19
5.2.3设计实现20
5.3管理维护21
5.4实施效果22
6总结23
6.1总结23
6.2展望23
参考文献24
致谢25
1绪论
1.1课题背景与意义
1.1.1课题背景
21世纪是科技发展最迅速的时代,企业信息化的浪潮也随之扑面而来。
对于企业而讲传统的管理方法已远远跟不上企业发展的需求,因此信息化管理对于企业无疑是迫不及待的。
对于许多企业而言其实施了信息化管理以后,企业运行最终效果却大不一样。
虽然企业对于信息化管理ERP管理软件的选型及实施往往都根据自身领域的特点,但是有些企业能够很好的实施运作ERP来管理企业提升企业经营效益,有些企业却无法运作起来。
根据对许多企业ERP实施案例分析来看,企业成功实施ERP管理软件与否,基础数据的管理无疑是重要的因素。
ERP实施领域有一句话“三分技能,七分管理,十二分数据”,这句话很有道理[1]。
因为基础数据管理是实施过程中工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易犯错的地方。
数据如人体的血液,是企业体系运转的基础与支撑。
假如公司输入管理体系的是错误数据,那么输出的也必定是错误的。
而一旦基础数据出错就会造成业务数据与系统数据的不统一,从而导致业务部门不能准确测算分析各项目的成本利润,进而影响决策层的最终决定。
由此可见实现企业主数据的标准管理、精准管理,不仅仅是一个局部的信息化本身的问题,他往往影响到企业生产经营过程的全过程。
所以解决企业基础数据唯一性、精确性和完整性的问题是企业信息化之路的重要课题。
1.1.2课题意义
基础数据管理对于企业管理有很重要的意义。
物料主数据作为企业基础数据管理的组成部分,也是企业发生业务活动的基础支撑。
通过此次对企业物料主数据的标准化管理研究,可以帮助企业从其分散的业务系统中,重新归类、整理、转换、完善物料数据,然后将其反馈到企业的各业务系统中。
可以说,ERP物料主数据管理为企业各部门提供了一个可信赖的、精确的、完整的物料信息交流平台,避免了各部门之间因为业务概念偏差而造成的数据信息谬误,从而降低了企业内部信息孤岛出现的几率,确保了整个企业应用系统的逻辑共享和数据共享。
同时,也为企业决策层提供了一个可靠的载体来实现物料数据的精确管理。
不仅如此,构建了覆盖全企业的数据管理基础和相应的数据管理规范,也助于业务部门的统计分析精确性的提高[2]。
1.2课题研究现状
主数据管理其实已经存在了很长时间,只是因为现在随着业务发展以及监管的需要,企业对主数据的实时性、精确性、完整性、一致性有了更高的要求。
由于企业对主数据管理的认识有了巨大进步,所以企业开始尝试用主数据管理(MDM)来解决他们在整个企业范围内进行跨区域跨业务时遇上的各种挑战和问题。
而针对企业基础数据管理方面的需求,目前许多企业管理软件厂商相应的推出了一系列的主数据管理集成与基础套件以及特定领域的解决方案。
如国外的OracleMDM、SAPMDM主数据管理组件,甚至国内的金蝶、浪潮等管理软件供应商都推出了各自的主数据管理平台和解决方案。
虽然这些产品提供了从咨询、建设、实施到培训等一系列服务,一定程度上为企业提供了主数据管理解决方案。
但是这些软件并不能满足企业的实际业务需求。
随着业务的发展,对各行各业的企业来说,建立并执行一个统一标准的主数据管理系统的需求是十分迫切的,特别是对一些跨国企业,如何在不同的国家和地区的业务系统之间维护关于客户、产品目录、供应商等数据的单一视图更是重要[3]。
因为企业的目的是要达成资金流、物流、信息流的协调统一,用集成化的观点处理企业生产和管理,实现整个企业内信息资源共享。
因此从企业信息集成的角度出发,对企业中不同表达形式的同一数据统一表达很重要,而数据编码主要是提供对数据分类进行标识的功能,所以基础数据进行编码无疑是数据统一表达的比较好的方式[4]。
1.3课题研究内容
本次课题通过对物料主数据的分类标准、编码规则、数据管理系统和业务管理制度进行标准化体系建设研究,从物料主数据对企业信息化发展的重要作用开始,分析研究物料主数据分类编码标准和主数据模型构建,并在此基础上研究物料主数据从编码、录入到业务管理维护的过程。
从而结合某公司的SAPB1实施情况来对物料主数据的标准化管理提出一套行之有效的物料主数据管理体系。
本次课题具体工作如下:
(1)研究物料主数据的分类标准、编码规则,形成一套可行的编码方案。
(2)结合数据编码分类功能和物料固有属性两方面,建立企业物料主数据模型,构建物料编码数据库。
(3)详细分析物料的数据管理流程和业务管理流程。
(4)给据企业实施案例研究分析物料主数据的标准化管理。
1.4课题论文结构
本次论文分为五个章节,各章节主要内容如下
第一章:
绪论。
分析课题背景与研究意义、课题研究现状及课题主要研究内容,介绍课题论文结构。
第二章:
物料主数据分类编码标准研究。
研究物料主数据的分类规则、编码规则等,形成一套标准体系。
第三章:
物料主数据模型研究。
对物料主数据的编码数据模型进行建立,即确定物料主数据的各项属性,如主数据描述、规格、单价、单位等。
第四章:
物料主数据管理研究。
对物料主数据从搜集、整理、编码、导入、维护等数据管理过程和业务流程中的物料管理相结合结进行分析。
第五章:
物料主数据管理应用研究。
通过企业案例来分析物料主数据的标准化管理。
第六章:
总结。
物料主数据标准化管理的个人研究成果,以及课题研究中的收获总结。
2物料主数据分类研究
物料主数据是推进技术标准化、产品系列化的基础,物料主数据分类编码管理是实现物资集约化管理各项业务有序、高效、规范开展的前提。
建立物料主数据分类编码标准体系,可使企业告别传统的繁琐的复杂的数据管理模式,从而提高企业物料主数据标准化、信息化管理水平。
物料主数据分类标准体系具体由物料编码标准和物料分类标准两部分组成。
2.1物料主数据分类标准
2.1.1分类意义
物料分类是将繁杂的物料依照一定的基准(如性质、用途等)予以层次化排列,以便于企业的管理和查找。
物料分类是物料管理的基础,良好的分类体系有助于企业进行良好的物料管理,因此物料分类对于企业有如下功能:
(1)简化物料种类,提高仓储管理的功能,方便企业部门的快速精准管理。
(2)为物料的数据化管理提供依据,即方便物料编码的实现,有助于推进企业信息化进程。
(3)可提高物料管理的效率,便于制定消耗定额﹑计算需要量﹑核算成本等。
(4)有助于编制物资目录,方便物料的保管,方便管理信息迅速正确地传递和联络。
2.1.2分类原则
分类是物料编码的前提,分类的是否合理、完善,将会影响编码的可操作性和可实现性。
因此物料分类应遵循以下原则:
(1)标准性,指遵循行业、国标、国际的惯用分类方法,如生产企业的产成品、半成品、原材料分法。
按照行业、国标、国际惯用的物料分类编码方法、标准及参考文献,汇编和制定企业《物料分类编码系统》工作应参照的标准规范要求和文献,作为企业《物料分类编码系统》工作的指导性文件,使《物料分类编码系统》符合行业等各方面的要求。
(2)完整性,确定企业的所有物料必须有类别可以分配归并。
整个物料分类编码系统是一个树型,不能是中间有断节和网状结构,严格要求各中间节点为类,最终节点为物料,以保证整个物料分类编码系统的完整性。
(3)易用性,物料种类不复杂时,可对物料简单分类,若物料相当复杂时,须对物料进行多级分类。
但总分类层次不宜多于四层,应便于人工识别和检索。
(4)合理性,分类结构的最末节点下的物料数量应当适当,约二十个物料比较理想。
应尽量避免在一个类下,有几个或上千个物料。
2.1.3分类要求
(1)统一分类标准,应统一物料最稳定的本质的属性或特征作为分类的基础和依据。
在进行分类时,应将具有相同、相近属性的物料进行分组归类。
从而使原有物料和新添物料有唯一对应分类。
(2)善用其他分类项,对于难分类物料或不常用琐碎物料,应将其放到其他类里,这样便于物料管理,也避免分类项变多和分类物料繁多。
(3)物料分类必须单一,物料只能有一个归属类别,不允许出现多个类别里出现同一种物料。
(4)物料必须唯一,若物料的物理结构或化学结构发生变化,则视为一种新的物料。
因此进行分类时,物料必须精确唯一。
2.1.4分类构成
物料分类是为了便于科学化管理,便于计算机化作业,因此分类应该结构明确与层次简单。
通常物料分类体系为三级结构,即物料大类+物料中类+明细类。
而以制造业为例,其一般采用依用途分类的方法,即原材料、半成品、产成品分法。
当然一些材料企业也会采用依材质分类的方法,即金属、塑料、化学溶剂等分法。
其分类构成结构如下:
图2-1物料分类结构
2.2物料主数据编码标准
2.2.1编码意义
物料编码是以简短的符号或数字来代表物料名称、规格或类别及其他有关信息的一种管理工具。
对于物料多到数百种或成千上万种以上的制造型企业来说,其生产的领料发料、物料的采购销售、库存的盘点验收等业务极为频繁,因此对物料进行编码管理格外重要。
物料的编码实现,可使各部门间意见沟通更加容易,各种物料的数据传递更为迅速,大大提高了企业部门工作效率。
物料编码对于企业具有如下功能:
(1)提高物料管理的工作效率。
物料按照系统的分类排列,以物料编码代替文字的描述,使物料管理更加简便省事。
(2)便于信息化管理。
物料管理在物料编码实施之后,可以进一步运用信息化手段对物料信息更有效的处理,以达到物料管理预期效果。
(3)降低物料库存成本。
物料编码有利于物料库存量的动态控制,并提高物料管理工作的效率,因此可减轻资金的积压,降低成本。
(4)便于业务部门间的物料流动。
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码,便于部门领用以及仓库发料。
2.2.2编码原则
物料编码是ERP项目实施中的关键环节,物料编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和应用。
建立物料编码原则是为了以后的工作有原则可以遵循,提高在数据库中的数据查找执行效率,所以编码原则制定的是否合理,直接影响系统管理的规范性、易用性。
因此,物料编码应遵循以下原则:
(1)唯一性,指在物料分类编码标准体系中,物料编码和物料一一对应,即不允许出现一个物料有数个物料编码或一个物料编码有数项物料的现象。
(2)易用性,指物料编码易理解、输入简介且检索速度快。
物料编码的目的在于将物料信息化繁为简以便于物料的管理,而如果物料编码过于复杂,则违背了物料编码的目的。
因此,物料编码应选择易于记忆的符号或数字来赋予暗示及联想性。
(3)可扩展性,指留有合理的备用代码,以适应物料编码扩展的需要。
物料编码所采用的文字、记号或数字,必须有足够的数量,以便所组成的个别物料编码,足以代表所有个别物料,以及应付将来物料扩展时的实际需要,以免遇有特殊物料时无号可编[5]。
2.2.3编码要求
(1)实行统一编码,防止错编、漏编、重编,有利于编码记忆,使用与报表统计.
(2)禁止出现一物多码或一码多物,防止企业业务活动中出现错误。
(3)编码中不得出现全角字符,不能出现冒号分号引号撇号句号逗号等特殊字符。
(4)能直观体现上下层关系,直观性要好,容易记忆,还要具有良好的可扩充性。
(5)物料代码应尽量简短,同类货品码长最好一致,但位数不超过20位。
2.2.4编码组成
物料编码由四部分组成,即大类编码+中类编码+明细类编码+物料流水码(限定码)。
其中大类、中类及明细类是物料的分类索引。
一般物料的大类编码可由大写字母或一位数字代替,而中类和次级分类编码均为二到三位流水码,物料的编码通常为四位或四位以上的流水码,具体视企业物料的大小而定。
其组成结构如下:
图2-2物料编码结构
2.3数据分类编码的作用
在整个企业内部制定并实行符合业务要求的、统一的、科学合理的物料主数据分类编码体系,使得企业内各业务环节所引用的物料主数据完整统一,且只有一个真实的、质量较高的版本。
建立物料分类编码体系,大大减少了一物多码或一码多物的现象,提高了物料主数据的使用率和用户对数据质量的信任度,最终满足企业诸多管理战略目标的需求。
不仅如此,企业还通过对物料分组,实现了对物料主数据的专属化侧重管理,为采购、销售、生产、库存和财务等业务的管理和统计分析提供了可靠便捷的基础依据,使各业务模块对物料主数据达成统一的沟通、一致的理解。
同时,由于使用唯一有效的高质量数据,有助于企业各部门之间多系统或多交叉业务的快速实现。
3物料主数据模型研究
物料编码具有信息标识标准化的能力,但是在信息表达上能力不足,限制了物料编码的作用。
建立物料主数据模型,是将物料编码与物料的属性连接起来,这样丰富了对物料实体的描述。
在此基础之上,将物料主数据模型结合具体的物料数据,构建企业标准编码数据库,来为提供企业提供数据服务。
3.1物料属性描述规范
3.1.1物料数据主要字段
表3-1物料属性主要字段
字段名称
字段说明
物料编码
物料在ERP系统中的唯一数字标示
物料描述
物料名称
物料组
物料所属分类,把物料分配到各组且一种物料只能分配给一个组
库存单位
在〖计量单位名称〗字段中,输入管理库存的计量单位,例如,盒、纸板箱或箱
单位价格
在此字段(以上任何货币选项)中输入的价格是物料库存计量单位的价格
默认仓库
指定用于接收物料的默认仓库
评估方法
仅与永续盘存相关,从下面选择一个选项:
[“移动平均”—该方法的依据是计算每个销售和采购交易中物料的平均成本
〖“标准”〗—标准定价系统允许选择固定价格,然后将其用于所有交易
〖“先进先出”〗—另一种永续盘存系统,在该系统中,先采购的货物先销售,不考虑实际货物流
总帐科目依据
从下面可用选项中,选择该物料的默认的总帐方法:
〖“仓库”〗—在仓库级别定义的所有总帐科目
〖“物料组”〗—在物料组级别定义的所有总帐科目
〖“物料级别”〗—在物料级别定义的所有总帐科目
发货方法
选择下列发货方法之一:
〖倒冲〗—在报告上级物料完成后,系统自动将组件发往生产订单
〖手动〗—不考虑产品的发货,手工将部件发往生产订单
3.1.2物料字段填写规范
(1)统一物料名称,统一大小写
规范物料名称,对物料的中文名称应确保用字准确且唯一,另外物料的物理属性或化学属性发生变化,应将其命名为新物料。
对物料的英文名称或名称中包含英文字母,应规范英文大小写转换唯一,且保证英文名称与中文名称相对应。
大小写转换唯一就是对任意一个编码的物料在编码过程中,要求对大小写无意义的字母一律使用大写(或小写),并要求将所有字母转换大写(或小写)后不能有重复的编码,即转换后应满足唯一性要求。
(2)建立计量单位规范
企业建立统一的《计量单位规范》文件,要求由企业标准化机构对各种类的物料按照规范统一对计量单位命名,各使用计量单位的机构只允许使用不允许对一个新的物料或种类的计量单位直接命名使用。
计量单位规范中对个、只、件、根,双、对、套等量词的使用应有明确描述。
对计量单位符号如吨、T、t的表示,在规范中要求明确规定使用哪一种。
3.2物料数据模型构架
3.2.1数据模型构架
确定具体信息对象的主数据模型,并且将信息实体的关系模型映射到物理数据库中,建立信息实体的编码数据库[6]。
这使信息编码与数据库技术相结合,增强了信息的表达和可操作性。
建立物料主数据模型数据库表的结构如下:
表3-2物料主数据模型表
列名
描述
数据类型
ItemCode
物料编号
nvarchar(20)
ItemN
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