Microsoft Word 教程技巧篇Word文档格式.docx

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在文本自动更正后，我们将鼠标移动到自动更正插入的文本处，这时将有一个智能标记出现在文本的左下部。

图一显示智能标记

如果移动鼠标到这个只能标记上面，这时将出现“自动更正选项”按钮，如图二。

图二显示“自动更正选项”按钮

点击该按钮，在打开的下拉菜单中（如图三）选择一项。

图三下拉菜单

1、“改回至‘…’”选项：

可以撤销当前这个纠正。

2、“停止自动更正”选项：

可以防止自动更正以后再作类似的修改。

3、“控制自动更正选项”：

可以打开“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡。

使用word2003的自动更正功能快速输入一段文本或图形

我们知道Word2003提供的自动更正功能可以帮助我们方便地更正键入错误，其实它还可以让我们用一个简单的词或几个字来输入一段文本或图形。

1、在文档中选定要自动替换的文本或图形。

2、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡。

图一“自动更正”对话框

3、这时刚才已选定的的内容就已经出现在“替换为”文本框中了，只需在“替换”文本框中输入要替代的这个文本或图形的自动更正词条名即可。

4、点击“添加”按钮，选中“键入时自动替换”复选框，再点击“确定”即可。

word2003的自动图文集功能—使用自动图文集词条

创建自动图文集词条后，就可以在word2003文档中使用这个词条了，使用自动图文集词条有两种方法。

一、在文档中需要插入自动图文集词条的位置输入词条名如“001”，然后按F3键，则该词条名代表的自动图文集词条就会自动输入了。

二、使用“记忆式键入”功能。

使用这种功能只需要输入词条名或词条名前几个字，Word2003就会自动地提示输入的部分，按enter键后可以以完整的词条来代替刚输入的词条名。

开启/关闭“记忆式键入”功能的操作步骤：

1、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动图文集”选项卡，如图一。

图一“自动图文集”选项卡

2、选中或取消选择“显示‘记忆式键入’建议”复选框。

3、点击“确定”完成设置。

word2003的自动图文集功能—删除自动图文集词条

如果不再需要某个自动图文集词条，可以选择删除它。

1、选择“工具”—“自动更正选项”菜单项，系统弹出“自动更正”对话框，选择“自动图文集”选项卡。

2、在“请在此键入‘自动图文集’词条”文本框中键入要删除的自动图文集词条名并按enter键，也可以在它下方的列表框中选择要删除的自动图文集词条名。

3、点击“删除”按钮，词条即被删除。

图一删除选中词条

word2003的自动图文集功能—创建自动图文集词条

Word2003提供的自动图文集功能可以为需要重复输入的文本（词条）或图形定义一个缩写（词条名），以后再输入这段文本或图形时，只需要输入词条名即可。

要使用这一功能，首先必须创建自动图文集词条。

1、在文档中选定要作为自动图文集词条的文本或图形。

2、选择“插入”—“自动图文集”—“新建”菜单项，打开“创建‘自动图文集’”对话框，如图一。

图一“创建‘自动图文集’”对话框

3、在文本框中输入定义的词条名，如“001”。

4、点击“确定”即创建了这个词条。

word2003文档中为特殊符号定义快捷键

通过“符号”对话框向word2003文档中插入特殊符号是常规方法，如果需要频繁地插入这些特殊符号时使用这种方法就比较麻烦了。

其实还有一种更快捷的方法：

使用快捷键。

在“符号”对话框中可以看到Word2003为常用的符号定义的快捷键。

如图一、图二。

图一“符号”对话框“符号”选项卡

图二“符号”对话框“特殊字符”选项卡

如果觉得word2003定义的快捷键使用不方便，也可以自己为字符定义快捷键。

1、在“符号”对话框选择要为其定义快捷键的符号。

2、点击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框，如图三。

图三“自定义键盘”对话框

3、将光标定位于“请按新快捷键”文本框中，按新的快捷键，该快捷键会显示在该文本框中。

4、点击“指定”按钮，然后点击“关闭”按钮就完成了快捷键的设定。

5、如果要删除关于这个快捷键的定义，可以在“自定义键盘”对话框中选取“当前快捷键”列表框中的快捷键定义，然后点击“删除”按钮，在点击“关闭”按钮即可。

教你如何使用word2003打开编辑word2007创建的docx格式的文档

虽然Word2007已经受到了很多用户的青睐，但是还是有很多朋友仍然使用Word的经典版本Word2003，软件一般是向下兼容，也就是新版本的软件可以编辑老保本的软件所产生的数据，但是一般情况下，老版本的软件是无法打开和编辑新版本软件的数据的，Word就是如此，Word2007所创建的文档默认格式是docx，而Word2003所创建的文档默认格式为doc，这时两种决然不同的数据格式，的如果在不做任何处理的情况下，我们是无法用Word2003打开Word2007所创建的文档，那该怎么办呢？

其实很简单，本教程就教您如何使用Word2003打开编辑Word2007创建的文档。

您只需在本站下载安装OfficeWord2003与Word2007文件格式兼容包，具体地址为：

http:

//www.2W

安装完毕后打开Word2003，就可以打开和编辑docx格式的Word2007的文档了。

三种方法向文档中插入日期和时间

向文档中插入日期和时间有三种方式可以实现：

键盘直接输入方式、静态方式和自动更新方式。

一、键盘直接输入

键盘直接输入方式可以向文档中输入任意时间和日期，与输入其他普通文本一样，直接用键盘输入即可。

时间和日期不受系统时间的限制，也不会自动更新。

二、静态方式插入

以静态方式插入的是当前系统时间和日期，一旦插入，以后一直保持不变。

其操作步骤如下：

1、将光标定位于要插入时间或日期的位置。

2、选择“插入”—“日期和时间”菜单项，系统弹出“日期和时间”对话框，如图一。

图一“日期和时间”对话框

3、在“可用格式”列表框中选择需要的日期或时间格式。

4、点击“确定”完成日期或时间的插入。

三、自动更新插入

自动更新插入方式是指插入的日期和时间会随着系统时间的改变而同步自动更新。

包括打印文档的时候，打印出来的总是当前的日期和时间，这很适用于通知、信函等文档类型。

自动更新插入的具体操作步骤和静态方式插入类似，不同的是要在“日期和时间”对话框中选中“自动更新”复选框。

图二选中“自动更新”复选框

输入文本的两种方式—插入和改写

我们平常在word2003文档中输入文本时，一般都是处于“插入”状态下的输入方式。

其实输入文本时有插入和改写两种输入方式。

在word2003窗口状态栏中有个“改写”按钮，这个“改写”按钮在默认状态下为灰色，这表明当前处于“插入”输入方式下。

如图一所示。

图一处于“插入”输入方式时的状态栏

当我们双击word2003窗口状态栏中的“改写”按钮后，“改写”按钮显示出来，表明当前处于“改写”输入方式下。

图二处于“改写”输入方式时的状态栏

“插入”和“改写”这两种输入方式的区别是：

当光标后面有内容时，如果采用的是“改写”输入方式，则输入的内容将覆盖光标后面的内容；

如果采用的是“插入”输入方式，则光标后面的内容将依次后移。

通过“insert”键也可以快速切换“插入”和“改写”两种输入方式。

用标尺来进行段落缩进的设置

在word2003文档中进行段落缩进设置时，如果不希望通过打开“段落”对话框来调整缩进值时，可以通过鼠标拖动水平标尺上的段落缩进标记来实现选定段落的整段缩进和特殊缩进。

图一使用水平标尺进行段落缩进设置

如果文档中未显示标尺，可以选择“视图”—“标尺”菜单项来使其显示。

如何在Word2003工作界面上改变菜单栏的位置

在Word2003的工作界面，默认情况下菜单栏以停靠的方式显示在窗口，其实我们可以将菜单栏的放置方式从停靠改为浮动窗口显示。

方法是：

将鼠标指到菜单栏的最左侧，当光标变成移动的标志时，按住鼠标左键并拖动，就可以改变菜单栏的位置。

当移动到“文档窗口”时，菜单栏就变成了浮动窗口显示。

当菜单栏以浮动窗口显示后，如果想要将它重新设置为停靠方式，可以再次在其标题栏上按住鼠标左键并向窗口上方拖动即可。

除了菜单栏可以改变位置或者以浮动窗口显示之外，其他的工具栏也都可以通过拖动改变位置和显示方式。

在Word2003的操作中利用菜单栏获取“帮助”

在word2003的工作界面，我们看到在菜单栏的右侧有一个下拉列表框。

在该下拉列表框种输入需要帮助的问题关键字，例如：

格式。

然后按Enter键，就可以查询到相关的帮助信息。

图一帮助查询

告诉你如何给你的word2003文档加密

如果你编辑的文档不想给别人随意打开或者修改，可以给它设置密码，详细步骤如下：

一、文件另存为

打开需要加密的文档，依次点击“文件”——“另存为”，选择保存类型为“word文档”，如图一

图一文件“另存为”窗口

二、点击“另存为”窗口右上方的“工具”——“安全措施选项”，将弹出如下窗口，见图二

图二“安全措施选项”窗口

三、接下来就可以分别设置该文档的打开密码和修改密码了，然后点击确定，会弹出再次确认密码的对话框，如图三、图四。

图三再次确认“打开文件密码”

图四再次确认“修改文件密码”

四、完成密码设置后，再次打开文件时就会提醒你输入打开文件密码，如图五：

图五提醒输入打开密码对话框

五、“修改文件时的密码”的设置是允许打开文档，但如果要对文档进行修改，就需要修改密码。

图六提醒键入修改密码

在Word2003中将快捷键设置恢复到默认状态

快捷键的使用使我们对word2003的操作变得方便且快速，有时我们还可以根据需要自定义word2003快捷键。

但是在自定义word2003命令快捷键后，或者word2003命令快捷键出现意想不到的响应时，如果希望恢复到默认设置，该怎么做呢？

我们可以重设键盘设置。

操作步骤如下所述：

第一步，打开word2003文档窗口，依次选择“工具”→“自定义”菜单命令，如图一所示。

图一选择“自定义”菜单命令

第二步，在打开的“自定义”对话框中单击“键盘”按钮，如图二所示。

图二单击“键盘”按钮

第三步，打开“自定义键盘”对话框，单击“全部重设”按钮即可将命令快捷键恢复到默认设置，如图三所示。

图三单击“全部重设”按钮

总结Word2003中的快捷键大全

快捷键的使用会使我们对word2003的操作变得方便而快速。

本文总结出word2003中的快捷键大全，包括快捷键组合和快捷键对应的命令。

ctrl+shift+spacebar创建不间断空格

ctrl+连字符创建不间断连字符

ctrl+b使字符变为粗体

ctrl+i使字符变为斜体

ctrl+u为字符添加下划线

ctrl+shift+<

缩小字号

ctrl+shift+>

增大字号

ctrl+q删除段落格式

ctrl+spacebar删除字符格式

ctrl+c复制所选文本或对象

ctrl+x剪切所选文本或对象

ctrl+v粘贴文本或对象

ctrl+z撤消上一操作

ctrl+y重复上一操作

ctrl+shift+f组合键改变字体

ctrl+shift+p组合键改变字号

组合键增大字号

组合键减小字号

ctrl+]组合键逐磅增大字号

ctrl+[组合键逐磅减小字号ctrl+d组合键改变字符格式（“格式”菜单中的“字体”命令）

shift+f3组合键改变字母大小写

ctrl+shift+a组合键将所有字母设为大写

ctrl+b组合键应用加粗格式

ctrl+u组合键应用下划线格式

ctrl+shift+w组合键只给字、词加下划线，不给空格加下划线

ctrl+shift+d组合键给文字添加双下划线

ctrl+shift+h组合键应用隐藏文字格式

ctrl+i组合键应用倾斜格式

ctrl+shift+k组合键将所有字母设成小写

ctrl+=（等号）组合键应用下标格式（自动间距）

ctrl+shift++（加号）组合键应用上标格式（自动间距）

ctrl+shift+z组合键取消人工设置的字符格式

ctrl+shift+q组合键将所选部分设为symbol字体

ctrl+shift+*（星号）组合键显示非打印字符

shift+f1组合键（然后单击需了解其格式的文字）查看文字格式

ctrl+shift+c组合键复制格式

ctrl+shift+v组合键粘贴格式

ctrl+1组合键单倍行距

ctrl+2组合键双倍行距

ctrl+5组合键1.5倍行距

ctrl+0组合键在段前添加一行间距

ctrl+e组合键段落居中

ctrl+j组合键两端对齐

ctrl+l组合键左对齐

ctrl+r组合键右对齐

ctrl+m组合键左侧段落缩进

ctrl+shift+m组合键取消左侧段落缩进

ctrl+t组合键创建悬挂缩进

ctrl+shift+t组合键减小悬挂缩进量

ctrl+q组合键取消段落格式

ctrl+shift+s组合键应用样式

alt+ctrl+k组合键启动“自动套用格式”

ctrl+shift+n组合键应用“正文”样式

alt+ctrl+1组合键应用“标题1”样式

alt+ctrl+2组合键应用“标题2”样式

alt+ctrl+3组合键应用“标题3”样式

ctrl+shift+l组合键应用“列表”样式

ctrl+[组合键逐磅减小字号

ctrl+d组合键改变字符格式（“格式”菜单中的“字体”命令）

alt+shift+o组合键标记目录项

alt+shift+i组合键标记引文目录项

alt+ctrl+x组合键插入索引项

alt+ctrl+f组合键插入脚注

alt+ctrl+d插入尾注

居中对齐 

ctrl+e用于居中对齐段落中的文本

粗体 

ctrl+b

字体 

ctrl+d

区域shift+方向键

批注alt+ctrl+m

日期代码alt+shift+d

显示代码 

shift+f1、单击

删除到页尾ctrl+pagedownshift+向下箭头（到页尾）、delete

删除到左边的单词边界home+backspacectrl+backspace

删除到右边的单词边界home+deletectrl+delete

删除区域alt+f4+deletef8、方向键、delete

双下划线 

ctrl+shift+d

尾注alt+ctrl+e

退出 

alt+f4

右对齐 

ctrl+r向右对齐段落中的文本

脚注 

alt+ctrl+f

帮助 

f1

缩进ctrl+m

斜体 

ctrl+i

ctrl+e

两端对齐 

ctrl+j

左侧对齐 

ctrl+l

右侧对齐 

ctrl+r

释放页边距ctrl+t（悬挂缩进）

标记索引项 

alt+shift+x

标记引文目录项 

alt+shift+i

标记目录项 

alt+shift+o

打印 

ctrl+p

替换 

ctrl+h

检索文件 

ctrl+o（“打开”命令）

保存 

ctrl+s

另存为 

f12

查找（向后）ctrl+f

查找（向前）ctrl+f

小写ctrl+shift+k

拼写 

f7

下标 

ctrl+等号

上标 

ctrl+shift+加号

切换文档ctrl+f6

词典shift+f7

下划线ctrl+u

撤消ctrl+z

查看文档 

ctrl+f2（“打印预览”命令）

使用大纲视图和文档结构图方便地查看Word2003长文档

当一篇文档篇幅过长时，查看起来非常麻烦，其实在word2003中可以通过在大纲视图中为word文档设置大纲级别，就可以使用“文档结构图”快速查看word长文档，从而提高查看word长文档的效率。

一．在大纲视图中设置大纲级别

设置word大纲级别需要在word大纲视图中进行，操作步骤如下所述：

第1步，打开word文档，在菜单栏依次单击“视图”→“大纲”菜单命令，切换到大纲视图。

第2步，在word大纲视图中，每一个段落前面都显示有一个标记，其中小正文形的标记表示该段落的大纲级别为“正文文本”。

在未设置大纲级别的前提下，所有段落的大纲级别一般都是正文文本。

将光标定位到标题处，然后在“大纲”工具栏的“大纲级别”下拉菜单中选中想要设置的大纲级别（如1级），如图一所示。

图一选择大纲级别

第3步，重复上述步骤，按照实际需要将所有的标题设置为合适的大纲级别。

单击“大纲”工具栏中的“展开”和“折叠”按钮可以显示或隐藏相应级别下一级的内容，如图二所示。

图二单击“展开”和“折叠”按钮

二．使用“文档结构图”查看word文档

在word文档中设置大纲级别后，即可通过“文档结构图”快速查看word长文档，操作步骤如下所述：

第1步，打开word文档窗口，在菜单栏依次单击“视图”→“页面”菜单命令，将word文档视图切换到默认的页面视图。

第2步，在word菜单栏依次单击“视图”→“文档结构图”菜单命令，在word文档窗口左侧会打开类似于目录性质的文档结构图。

用鼠标单击标题，则word文档主窗口会自动跳到标题对应的word正文位置，如图三所示。

图三使用word“文档结构图”

在Word2003中设置中英文单词换行方式

在word2003中输入英文时会遇到这样的情况：

在单词中断开换行时，包含英文单词的整个句子自动跳到下一行，致使前面的文字自动分散。

这是因为在word2003中，中文输入是以字为单位，而英文输入是以单词为单位。

由于单词是由多个字母组成，并且单词与单词之间又用分隔符来分隔，因此为了保持英文单词与整个句子的完整性，word2003默认不允许在单词中断开换行，这个默认设置就造成了上面遇到的情况。

其实我们可以设置word文档中英文单词的换行方式，保持整篇word文档的整齐性。

选中整篇word文档，在word菜单栏依次单击“格