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只有现金和银行存款日记账要做到日清月结,现金账的余额要和库存也就是保险柜中的现金数目核对,银行账的余额要和银行对账单核对。
其他的明细账是月结不用日清。
“什么是总账?
什么是明细账啊?
”我问。
“明细账是根据记账凭证登记的,而总账是根据汇总表登记的。
总账,顾名思义,就是记总数的日明细账,是记细数的。
总账驾驭明细账,明细账是对总账的补充。
总账记的是会计的一级科目,而明细账除了必须记一级科目外,有的还必须记二级科目,比如原材料、管理费用等。
管理费用是一级科目,它包括许多项目,如:
工资、办公费、折旧费等,这些就是它的二级科目。
这样我们就可以看出,两账的余额无论是借或贷,方向必须一致,如果不符,那多半是明细账记错了或记漏了。
造成差错的原因可能是记错借贷方了,或者记错科目了,随着经验的积累,会很快发现错误,这一点也能衡量出会计对业务的熟练程度。
这里顺便说一下“对账”和“结账”。
谁也保证不了记账万无一失,所以要定期对账,做到账证相符、账账相符、账实相符、账表相符,这样的会计信息才真实、完整。
通过对账,还能发现记账凭证的错误,还有业务上的疏漏,以后我们做实账的时候就可能发生,我在这儿就不多说了。
然后就要结账。
结账有两项内容,一个是对平时记录的数据小结,结算出本期发生额合计和余额,然后将余额结转下期或者转入新账。
二是结转利润,把各种损益类的账户都结清,就是到了月末,把收入和费用都转到本年利润里,算出本年利润。
编制财务报告
账簿记完经过核对无误后,就要编制财务会计报告了。
财务报告包括会计报表、会计报表附注。
会计报表是财务报告的主要组成部分,它是反映企业财务状况和经营成果的报告文件,就是我最初给你们看的那两张报表,还有一张是现金流量表,因为小企业很少有要这张表的,而且制度上没有硬性规定必须要报,所以我们先不学它,到了岗位,如果需要编报的话,那时候你们已经会编制了,等学到报表的时候我们看情况定。
“到此为止,会计循环也到头了。
接下来就是下一个月的业务了。
第八讲开始建账
“如果说前边我教你们的会计常识是生字的话,那么现在我开始教你们造句,等讲到行业会计的时候,就是作文了。
只有写出文章才有可能挣到稿费,文章越精彩,稿酬就越高,同样道理,会计的水平越高,薪酬也就越高。
“那就是说,我现在才是小学二年级的水平呗?
”我有点不服。
“那我都大学毕业了,也没达到三年级的水平啊!
“那是因为你笨。
”我抢白他。
“不对,”老妈接过话说,“学会计的都要经过这个阶段,周游是没接触到实际工作,一旦操作起来,他一定比你进步快。
“好了,开始上课。
”老妈一本正经地说。
“从今天开始,我们进入实战状态,假设一个家具公司成立,你俩就是这儿的会计了。
我们按着会计循环,以一个月为会计周期,进行业务处理。
建账的前提
首先,我们根据本公司的需要建账。
说到建账,好像挺复杂的,其实一点都不难。
记住关键的一条就够了院根据核算的对象从两方面反映,一是总括反映;
二是明细反映。
新进一家企业,不外乎有两种情况:
(1)新成立的企业。
要求一切从头开始,这对于老会计来说,是最高兴的事,因为没有陈年老账,没有罗嗦事,不用很操心。
但是对于缺乏经验的会计来讲,就显得盲目,有点不知所措。
(2)老企业。
这里还分两种情况,一是人家以前就有了比较正规的账目,遇到这样的企业是你的幸运,不但能学到好多东西,而且还不用操心,接过来继续做就可以了。
另一种是原本账目不清,所以想换一个会计,这时你来了,刚接触的时候可能感觉不到什么,结果随着业务的进展,你会发现越来越乱,越来越没头绪,那时就会感受到什么叫焦头烂额了,这最考验你的功夫了。
“阿姨是不是都遇到过?
“是啊,这些都是我的切身体会,我是有感而发。
在这儿我再强调一点:
你受聘一家企业后,首先要尽快熟悉企业的经营状况,熟悉业务,包括了解产品或商品、了解客户,这样对处理账务有帮助,然后再了解会计账目,弄清会计业务上的来龙去脉,这样接手后,会很快进入角色。
先讲讲建账的问题啊!
我那天不是让你们买账本吗?
那些就是企业必须的。
账本的格式
账本的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式,每一种都有不同的用处。
现金日记账和银行存款日记账是必须设置的,还有就是我刚才说的那五大类科目都有建账的必要。
我们不能每一个科目使用一本账簿,昨天你们不是看到我记的那些账了吗,一共就六本,我看你买的这些。
”他把带来的账本都掏出来。
日记账——现金日记账、银行存款日记账,应该单设;
多栏式费用账——可以把营业费用和管理费用记在一本账里,期间费用里还有一个财务费用科目,如果企业没有贷款,可以把它归纳到管理费用里核算;
商品明细账——就记库存商品、原材料;
三栏式明细账——可以立两本平时发生额少的账户集中到一起,记在一本账上,比如应付工资、应付福利费、主营业务收入、主营业务支出、实收资本、资本公积、本年利润等等。
那些往来科目,比如应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应收款、其他应付款,可以记在一本账里。
如果往来账多的,再视情况分出一本记。
固定资产和低值易耗品,放在一本账里。
我说多了,你们也记不住,以后随着业务的发生,就知道该立什么账了,没有的可以后补,但不能把所有的科目都建账,有的根本用不上。
另外还有总账。
建总账的时候,最好按资产、负债、所有者权益、成本、损益的类别来分页。
例如:
第1页到第4页登记现金,第5页到第10页登记银行存款,以此类推。
“太简单了,这就叫建账啊,我以为多难呢!
”我不以为然。
“那下周我们就开始真枪实弹上战场了。
”妈妈说。
“没问题,就等那一天呢。
”我胸有成竹。
第九讲学做分录
(一)分录总论
“来,一人一本记账凭证,做完以后我们要汇总、记账。
会计凭证
我俩一人分了一本记账凭证。
“上面有的都填上,年、月、日、摘要、附凭证张数,都要填全了,还有凭证底下的填制、记账、审核,要求加盖相应的人名章。
尤其是摘要,要用简练的语言准确地概括所发生的经济事项,刚开始可能不太会写,随着业务的熟练就能信手拈来了。
妈妈看看我写的数字,又看看他的:
“周游的数字写得挺专业。
我扭头看了一眼他写的数字,他是斜着写的,我的数字写得太直了。
妈妈说:
“我多说几句啊,数字要写得小巧,至少要倾斜60度角,这样的字才好看,才显得专业,因为我们整天与数字打交道,这也是会计起码的基本功。
有句话不是说嘛:
行家一出手,就知有没有,反映在会计身上就是这数字。
有人看见谁的数字写得好,就爱这么说:
‘一看你这数字,就知道你记过账。
’所以啊会计还要练习写好数字。
来,我写一张,你没事的时候练练。
妈妈边写边说:
“我们在学校的时候,有专门练数字的本子,就像小学生的描红本,不知道现在有没有了。
“有,但都不重视。
”周游说。
“
是啊,现在用软件的越来越多,写字的机会也少了,但平时做业务的时候还是应该按规矩写。
“说到数字,我又想起来千分位的问题了,顺便提一下。
我们常看到有超过一千的数字,都用逗号隔开,这个逗号就叫千分位分隔符,就是所说的三位一截,算盘上就有——现在用算盘的也不多了。
一是便于阅读;
二是不容易写错位。
如果你平时写到上千位的数字时,习惯打个逗号,就知道你很内行。
会计分录
妈妈接着说,好了,书归正传,进入实战。
现在是这样的情况:
某个公司的注册资金是50万元,有两个投资人,一个人用现金30万元投资;
另一个人用小轿车投资,评估价也是30万元。
那么这套分录应该这么做:
借:
现金
300000
固定资产
贷:
实收资本
500000
资本公积——资本溢价
100000
会计科目
从现在开始,涉及到的科目,我一个个地讲,放在实际业务里,容易理解。
现金——就是指库存现金。
凡是涉及人民币的,都走现金科目。
现金是资产类科目,增加记借方,减少记贷方,余额在借方。
实收资本——指收到的投资者投入的资本。
我们看到了,可以是现金,也可以是非现金。
这个科目属于所有者权益类,增加记贷方,减少记借方,余额在贷方。
一般情况下,一旦入账,很少变动。
企业因故增减,要经过工商部门批准。
资本公积——是企业收到投资者的超出其在企业注册资本(或股本)中所占份额的投资,以及直接计入所有者权益的利得和损失等,包括四个明细科目:
资本溢价(或股本溢价)接受捐赠非现金资产减值准备;
外币资产折算差额;
其他资本公积。
期末余额也在贷方。
还看刚才那项业务:
收到投入的人民币,把它存入银行,然后拿去验资。
银行存款
因为这里有用实物投资的,如果都是现金投入的,正好是50万元,就用不着资本公积科目了,我们讲得全面点儿,免得以后遇到了不知道怎么处理。
这50万元实收资本和10万元的资本公积合计60万元,还要一次性地交纳万分之五的印花税,在下月10号前申报税的时候一起缴纳。
还有我们的六本账簿,每本要买五元的印花税票贴上,就是那天你们在我那看到账本封面上的象邮票一样的东西,这些都是必须要办理的。
“好了,时间到了。
”我刚听出点门道,妈妈就单方决定下课了。
第十讲学做分录
(二)
固定资产、累计折旧
“上节课我们学了四个科目,今天讲固定资产。
固定资产
“哪些算固定资产啊?
”我越学越感到不懂的太多了。
“固定资产是指为生产产品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、使用年限超过一年、单位价值较高的资产。
比如房屋、建筑物、机器设备、汽车、大型工具等。
比固定资产使用年限短的、价值相对小的就是低值易耗品了,这从字面上也能看出来,比如工具、管理用具、玻璃器皿等,都是易损耗的东西。
固定资产科目,在实际工作中是不可缺少的,但又不是经常发生的,它的核算比起低值易耗品要复杂一些,比如增加固定资产的方式有花钱购买的、有自制自建的、有投资者投入的、有融资租入的。
“什么叫融资啊?
我经常看到这个词儿。
”家教就这点好,不懂的可随时问。
“融资就是用各种方法圈钱,用于企业发展,你太年轻啥都不懂。
”周游替答。
“妈,他说的对吗?
”我怕他逗我。
“没错,融资说白了一是攒钱,二是借钱,三是找人投钱。
一个目的,就是让企业做大做强,或者帮企业渡过难关。
你看你一个岔打到财务管理上去了,会计做到一定层次就应该懂管理了。
我刚才讲到哪儿了?
“固定资产取得的几种情况。
”周游帮助妈妈找到了线索。
“对,还有捐赠的、盘盈的、经批准无偿调入的。
增加固定资产时的计价方法都有具体规定,还有减少时的计价方法,我在这里不详细地讲了,自己看书就可以理解了。
累计折旧
学到固定资产还要知道累计折旧,它是固定资产的专有科目,用来核算固定资产的折旧。
固定资产增加记借方,就是原值了,那么累计折旧增加就记贷方,如果有人问你固定资产的净值是多少,那就是原值减去折旧后的金额,比如一个机器设备,买的时候是6000元,几年后的累计折旧额是1000元,那么就说明这项固定资产的净值只有5000元了。
固定资产的折旧方法有四种:
平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。
其中前两种最常用,后两种方法是加速折旧法,用于换代快或损耗快的设备,这个要视企业的具体情况而定。
这些方法一经选定后,为了保证会计核算上的一贯性原则,至少一个会计年度内不能随意变更。
固定资产折旧除了进入累计折旧以外,还要有一个对应的科目核算,也就是折旧由谁负担,比如管理部门住这栋房屋了,就计入管理费用,车间使用设备了,就计入制造费用,其他的计入其他业务支出,低值易耗品也是这样,但只从它自身摊销,没有备抵科目。
固定资产提折旧的年限都有统一的规定,一般情况下:
房屋建筑物为20年;
火车、轮船、机器、机械和其他生产设备为10年;
电子设备和火车、轮船以外的运输工具以及与生产经营有关的器具、工具、家具为5年。
在会计处理上,固定资产折旧年限及预计净残值率没有上下限规定,企业可以按照会计规定合理地确定,但税法都有明确规定,在计算应交企业所得税时,就要服从税法规定。
第十一讲学做分录(三)——低值易耗品
“上节课我们简要地讲了固定资产科目,给你们的是思路、是启发,详细的要自己看书,今天讲低值易耗品。
低值易耗品
“某公司(一般纳税人)用支票购入办公桌4张,单价500元;
椅子4把,单价120元;
电脑桌2张,单价400元,共计3280元,开了一张发票。
电脑2台,单价5000元,另外开了一张发票。
(这里涉及的单价均为含税价)”
“知道这里都涉及什么科目吗?
”妈妈问我。
“低值易耗品呗。
”因为妈妈刚说完,今天要讲这个科目。
“一听你就是瞎蒙的。
还有呢?
”周游真了解我。
我想起了上节课妈妈说的固定资产的标准:
“电脑是固定资产吧?
“对,这里的桌椅是属于低值易耗品,因为它们是管理用具,另外还有工具、玻璃器皿以及经营过程中周转使用的包装容器等,都是低值易耗品。
如果使用期限超过一年、单位价值较高的资产就是固定资产了,比如电脑。
它们的区别主要看单位价值。
两者一定要区分开,不要弄混了。
“妈妈给比较一下吧。
”我读高中的时候,就愿意听老师做总结归纳。
“首先,两者的核算方法不一样。
固定资产有个备抵科目累计折旧,低值易耗品则没有。
其次,两者的摊销时间不同。
低值易耗品当月购入当月可摊销,固定资产当月入账要下个月才允许提折旧。
最后,两者的摊销方法不同。
低值易耗品可以采取一次摊销、分次摊销、五五摊销法,而固定资产是按月逐年摊销的。
如果是一般纳税人,还有一个进项税抵扣的问题,低值易耗品可以抵扣,而固定资产(除特殊情况)则不允许抵扣。
小规模纳税人不存在这个问题。
下面我们对前面的业务进行账务处理:
低值易耗品——在用低值易耗品——办公桌
2000
——椅子
480
——电脑桌
800
贷:
3280
低值易耗品应设置‘在用低值易耗品’、‘在库低值易耗品’、‘低值易耗品摊销’三个明细账户,进行明细核算。
这些桌椅至少要用四年,我们分四次摊销吧,那么我们就要走‘长期待摊费用’,如果是一年内就会报废的,走待摊费用。
领用时,全额转到待摊费用里:
长期待摊费用3280
低值易耗品——低值易耗品摊销——办公桌2000
400
——电脑桌800
因为这些都是办公室使用的,所以每次摊销时:
管理费用
820
长期待摊费用
“如果月末有借方余额,说明什么问题呢?
“就是没领用的低值易耗品的实际成本。
”我想了一下,很专业地回答。
“不错,我女儿就是聪明!
”妈妈夸得我心里更美了。
“下面做另一笔分录:
借:
固定资产——电脑
10000
记着,下个月要做提累计折旧的分录。
“还是做出来吧。
”我提出建议。
“那我就说一下,你们自己试着做。
”妈妈开始放手了。
“这台电脑的预计使用寿命是5年,预计残值率是5%,也就是说最后报废了还能有5%的收入,有的大型设备,还有预计清理费用,这里先忽略不计。
年折旧额是多少?
我拿出小学的数学水平就够用了:
(原值—残值)/年限,残值=原值×
残值率,一年折旧1900元!
因为固定资产是按月提折旧的,再除以12就是一个月的折旧额了。
这个除不尽,大约是160元。
这套分录就是这样的:
管理费用——折旧
160
累计折旧
“低值易耗品还有自制的、委托外单位加工的、报废的核算,课下看看书,不懂的再问我。
”妈妈的一句话结束了今天的课程。
第十二讲学做分录(四)
管理费用、营业费用、财务费用
“前几节课,我们已经学了几个科目,刚入行的往往觉得科目不好把握,发生一笔业务,不知道应该怎么处理,这就需要经验的积累了,只有常练习,才能轻车熟路。
周游你发现没有,你们在校时学的会计,都是面面俱到,其实,在实际工作中,对于一个企业,有些业务永远都碰不到,但为了应付考试,还是要学习的,毕竟知识掌握的越多,就业门路越宽。
我现在给你们讲的,是平时工作中最常用的,讲不到的,以后工作遇到了,自己看书就能明白。
“这就叫师傅领进门,修行靠个人。
”周游不失时机的接话水平日益见长。
“你们都是聪明的孩子,我相信你们的悟性。
”然后妈妈开始进入正题——
“这一天,公司的副经理张三要到省城去学习,临走前要借人民币2000元。
张三拿着有总经理签字的借据,到财务支取现金:
其他应收款——张三
记住个人欠款走其他应收款,主营业务引起的欠款走应收账款,这些我们以后细讲。
张三学习回来后,报销学费900元,差旅费1000元,把剩余的100元交回财务。
管理费用——差旅费
1000
——其他
900
现金
100
这样,反映个人欠款的其他应收款余额就是零了。
过了几天,销售部门有一名业务员李四外出联系业务,借差旅费1000元。
这套分录你俩来做。
这个简单,我一分钟就做出来了:
其他应收款——李四
现金
1000
“业务员回来后报销了1200元。
我迟疑了一下,斜眼看着周游做:
营业费用
1200
其他应收款——李四
200
“你怎么走营业费用啊?
”我问他。
“这就是我要出这两道题的目的。
我把它们放到一起来讲,是想让你们区分出它们的差异。
”妈妈不等周游回答就对着我说。
“它们有什么区别啊?
“从字面上就可以看出来啊!
凡是管理部门的花销,都走管理费用,凡是销售部门的花销,都走营业费用。
”妈妈用一句话做了总结。
“会计科目的名称,基本上都能一目了然,比如:
应收账款、材料、库存商品、在建工程等,只要记住它们核算的内容就OK了。
我平时常说的语言老妈也能脱口而出了,这就是耳濡目染的结果,学会计也一样吧!
妈妈接着讲:
“管理费用里包括管理部门的工资、修理费、低值易耗品摊销、业务招待费、办公费、差旅费、房产税、车船使用税、印花税、还有计提的坏账准备、存货跌价准备等,这些都是管理费用的二级科目,比如刚才我们做的分录里,管理费用科目下的差旅费。
营业费用包括运输费、装卸费、包装费、保险费、展览费和广告费,还有职工工资、福利费、业务费等。
如果是商品流通企业,可以不设‘管理费用’科目,直接入‘营业费用’科目核算。
另外,它们还有一个通用名字——期间费用,顾名思义,就是一段期间内发生的费用,到了月末都要结转到利润里,本科目没有余额。
期间费用还包括一个财务费用,就是为筹集资金发生的费用,比如我们常见的有贷款的利息支出、汇兑损失以及相关的手续费。
如果企业没有贷款,那么银行的一些手续费可以直接计入管理费用。
今天就讲这些内容了,这么讲是不是更容易理解啊?
妈妈一口气讲了这么多,真是考验我的消化能力。
第十三讲学做分录(五)
库存商品、主营业务收入、主营业务成本
妈妈说今天讲进销业务。
公司开始进入经营状态,业务员从某加工厂购进一批家具,发票价款(含税)是30000元,商品经过验收已经入库,货款在一周前就通过银行支付。
该公司是小规模企业,不做进项税的抵扣,所以,厂家开的发票即使是增值税发票,也不能抵扣。
“什么是小规模纳税人?
”我追不急待地问。
这样吧,这个话题我们下堂课讲解,咱们还接着今天的讲啊。
首先,在付款的时候:
预付账款——某厂
30000
家具运来了验收入库后
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