信息化项目建议书.docx

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信息化项目建议书

篇一：

信息化项目建议书

***信息化项目建议书

（含可行性分析）

项目名称：

电子文件电子档案管理系统

申报单位：

（公章）

联系人：

***

联系电话：

******

填报日期：

********

一、项目需求说明

建设电子文件电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文件归档、管理和利用，科学保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。

二、项目可行性分析

1、必要性：

完整齐全地保存各种对国家和社会有保存价值的文件材料，维护历史的真实面貌，最大限度地发挥档案信息的价值，是《中华人民共和国档案法》赋予各级政府、各单位、各部门的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。

我市oa系统投入运行后，在系统中生成和流转的大量电子文件需要寻找一个“着陆地”、“集聚地”和“归属地”，使之在保证各级政府正常运转中发挥承上启下的作用。

如果不能及时进行规范化、标准化地收集、归档、保管，将容易产生电子文件特别是其背景信息和元数据的遗失、毁损，无法保证电子文件的真实、完整、有效和长期可用，在某种程度上会造成“失忆政府”。

因此，必须尽快建设电子文件电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文件归档、管理和利用，科学保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。

2、可行性：

（1）国家和我省制定发布了一系列关于电子文件归档、管理的标准和规范，为电子文件标准化管理提供了依据和保障。

2002年，国家档案局已就电子文件管理制订了“一个规章，两个标准”即《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局6号令）和《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理技术》（gb/t17678）。

2008年，国家档案局又发布了两个针对电子文件管理的行业标准《电子文件管理细则》，其中包括三个标准，即《文书电子文件元数据方案》、《基于xml的电子文件封装规范》、《电子文件长期保存格式需求》。

（2）计算机技术和网络技术的快速发展，为电子文件标准化管理系统建设提供了技术保障。

（3）项目建设依据：

《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）、电子文件归档与电子档案管理办法（试行》信系统总体设计

（一）电子文件电子档案管理系统

1、应用需求综述：

按照科学发展观的要求，电子文件电子档案管理系统专门收集整理党委、政府各职能部门在电子政务平台上形成的各类文本文件、数据库文件、电子邮件、数字影像等电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的电子文件收集和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布利用”，促进政务公开，满足利用需求。

依据《中华人民共和国档案法》、《档案局工作通则》、《机关档案工作业务建设规范》，过去和现在的国家机构、社会组织（包括党委、政府、人大、政协等）以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动在电子政务和办公自动化环境中，直接形成经过数字化的手法文件、电报、会议文件、会议记录、内部文件、电话记录、电报、业务数据、簿册、图表、录音图象以及其它对国家和社会有保存价值的电子文件。

这些信息都应是电子标准化管理系统采集、管理、提供利用的对象。

就应用系统功能而言，它应包括数据采集与数字化加工系统、电子文件管理系统、电子发布利用系统、系统维护管理系统等。

就数据内容而言，它应包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。

2、系统设计基本要求

系统应能对电子文件进行全面管理，与电子文件管理的系列规范相配套并实现以下要求：

l能接受oa系统形成的电子文件，根据实际情况实施文件封装。

l能证明电子文件的真实性。

有严格的管理制度和技术措施保证其真实性。

l能证明电子文件的完整性。

在未授权的情况下，电子文件没有被修改。

l能修改电子文件元数据进行必要修改。

只有授权的用户才有权对特定的电子文件元数据进行修改，修改不影响电子文件的凭证作用。

l能保存电子文件的背景信息和历史纪录。

l提供数据导出功能，可满足电子文件转储到磁盘、光盘、磁带等存储介质上。

l能可靠地保存电子文件，即使出现系统故障或灾难时，通过数据备份、数据恢复保证电子文件不会丢失。

l能按一定的数据输出要求把电子文件输出到其他系统中，便于其他系统接收。

3、应用系统功能模块构成

电子文件标准化管理系统具体功能可以分为以下五大部分：

登录和注销、档案分类、档案业务、档案检索和系统管理，具体的模块结构如下图所示：

（1）档案分类：

档案管理子系统，主要提供对各类档案和资料的管理。

档案分类管理子系统的管理对象包括：

2各类档案，如文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、会计档案等等

2资料

档案分类管理子系统的主要操作包括：

2文件收集（仅限部分档案分类）

2整理归档（仅限部分档案分类）

2预归档库

2档案著录

2报表打印

2档案鉴定

2档案销毁

根据管理操作对象的不同，可以将档案分成几个大类，具体说明如下：

1、文书档案

文书档案，指机关在贯彻执行党和国家有关工作的路线、方针、政策和法律，指导工作，交流经验，以及在各项管理工作中形成的行政公文和其他通用文书材料。

文书档案包括传统立卷和简化立卷两种方式：

传统立卷包括文书案卷和卷内文件；而简化立卷相对于传统立卷，它没有案卷，只有文件记录。

2、业务档案

业务档案，是指在办理专项业务工作中所形成的具有保存价值的专用文书材料。

3、科技档案

科技档案，是指科研单位、生产单位和有关业务部门在科学研究、生产活动和基本建设等活动中直接形成的科技文书材料。

4、声像档案

声像档案，是指在业务活动中形成的以摄录为手段、以感光磁性材料为载体的档案，包括照片档案、录音带档案、录像带档案、影片档案、磁盘档案、光盘档案等。

5、会计档案

会计档案，是指财务部门在进行会计核算业务活动中所形成的材料，包括会计报表、会计簿册和会计凭证等。

6、人事档案

人事档案，是指人事部门在日常活动中所收集的各类人事材料。

7、实物档案

实物档案，是指在日常行政管理、业务活动等项工作中直接形成的反映本单位工作面貌、机构变化、表彰奖励、对外交流等方面的实物材料，如：

:

奖励物品档案、印章名章档案、交流物品档案、装备样品档案等。

除此之外，在日常工作中还会形成其他一些有保存价值的档案，也可以作为新的档案分类来进行管理。

（2）档案业务：

档案业务子系统，主要提供以下几个子模块，实现对档案相关业务的操作和管理：

2接收台账：

用于记录处室下面各单位向处室移交档案的情况。

2档案鉴定：

鉴定档案的保存价值，包括保管期限、密级和划控鉴定。

2档案保管：

用于记录保存档案的库房及其环境、档案保存位置、档案出入库等信息。

2档案统计：

可以根据用户输入的统计条件，得到相应的统计结果，并且可以把统计结果导出到excel文件中，以供后续处理。

2借阅登记：

用于登记和管理整个档案处室的借阅信息。

2档案移交：

根据移交条件（档案分类、归档年度、保管期限等），将满足条件的档案库记录（包含案卷、文件及其数字化文件等信息）按照固定的格式导出到本地硬盘中。

导出完成后，可以将导出的数据手工移交给档案管理机构。

档案登记：

根据《福建省档案登记办法》的规定，将相应登记事项设计成表格，便于各单位直接在oa系统内向档案部门办理档案登记手续。

电子目录数据报送：

自动生成已归档电子文件目录信息，实现在线向档案部门报送。

2档案编研：

档案分类汇编、提供各种编研文件模板（msofficeword格式）的下载、提供编研结果库的查询、增加、删除、修改等功能。

2全宗卷管理：

记录各全宗单位在所有档案管理过程中产生的记录信息、报表等电子文件信息的管理工作，包含组织沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容介绍、全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、现代化管理等。

（3）档案检索：

档案检索子系统，提供跨库检索和对所有档案分类（包括案卷和文件）的检索，所有的检索均可以在全文检索的基础上实现。

系统的检索方式是灵活多样的，一共提供了以下三种检索方式：

2跨库检索：

仅提供一个输入框，实现跨库检索。

特别适用于已经知道某个关键字（词），但不知道属于哪个档案库的哪个字段的情况。

2简单检索：

针对某个库查询，系统提供简单的检索视图。

一般来说能够满足我们大多数的查询，适用于一般用户。

篇二：

信息化项目建议书（简版）

信息化项目建议书

一、项目的目的、意义和目标

（1）、项目的目的

为贯彻落实北京市社会建设“1+4”文件、《关于推进社区规范化建设试点工作的实施方案》，进一步规范社区建设，加强社区科学管理、民主自治和公共服务。

“将街道各相关信息化办公系统延伸到社区服务站，实现服务站与街道各科室、职能站所和公共服务大厅工作的有序衔接，为各类公共服务的落实提供支持。

”“将社区服务站打造成为便捷、高效、透明的居民事务办理平台。

”“制定规范的服务流程示意图和工作台帐，对受理事项、办理过程、办理时间、办复结果进行动态跟踪，全程监控，保证受理事项及时办理和反馈。

”

（2）、项目的意义

社区服务站作为政府与社区居民互动的平台，起着非常重要的纽带作用，社区服务站服务效率的高低，将直接关系到政府服务的声誉，关乎服务型政府建设工程。

根据调研情况统计，社区服务站接待和受理的居民事项多达300余种。

崇文区各委、办、局为居民办实事事项达86项，市民政局梳理的公共服务、公益服务、便民服务事项分类达95类。

而在这些事项的办理过程中，手段单一，且较为原始，与信息时代的要求不相符合，办事效率和工作效能还有较大提升空间。

（a）是统一服务、提高效率的需要

公共服务办理尚无系统支撑，居民事务的办理停留在人工处理阶段，事项名称、办事流程、办事材料、办事依据、办理时限等尚需统一，办理过程、办复结果难以跟踪、监控，办事效率有待提高。

（b）是推进社区规范化建设的需要

社区工作类目繁多，负担较重。

社区工作者在公共服务办理中，由于缺乏有效的信息系统支撑，工作台帐无法量化、细化，不易掌握工作情况。

往往形成疲于应对的窘况，难以总结、提炼，形成对决策层有用的参考材料。

（3）、项目的目标

社区服务系统的总体目标是“123”。

即一个中心、两种手段、三项提高。

具体讲就是：

以服务居民为中心，通过社区服务站服务项目梳理和核心业务系统的开发、改进，实现街道公共服务大厅与社区服务站的无缝对接，形成信息化支撑政府公共服务的社区全覆盖，提高全区社区服务的规范化程度、提高区、街、站三级联动服务效率、提高全区公共服务的服务水平。

2、预计达到的效果

该项目实施后，能够很好地满足街道、社区服务站对公共服务的业务需求，实现街道公共服务大厅与社区服务站的无缝对接，可提供3大类95项服务事项的系统登记、受理。

能够覆盖全区100%的社区服务站，受益人群达全区总人口的90%。

项目实施后，可提高行政管理工作效率42%（以一个转办事项为例，假设居民来访后与前台接待员口述约3分钟，前台登记需30秒，登记完毕后再口述给相关职能部门约需2分钟，职能部门进行登记需30秒，然后再进行处理。

整个过程约需3+2+1=6分钟。

在系统化后，前台接待员了解居民来访事宜后，直接通过系统转到相关职能部门进行处理，省却了口头转述、职能部门登记环节，时间约3.5分钟。

提高的效率为（6-3.5）/6*100%=42%）。

降低行政成本10%（在项目实施前的流程分析中可看出，在涉及到转办事项时，前台接待的工作效能较低，系统实施后，提高了内部的协