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4.3.1质量手册、程序文件及一些管理类的规章制度每年通过内审、管理评审对其适用性、充分性、有效性进行评审。
4.3.2技术文件、工艺等技术类文件,自发布以后结合使用情况由技术部对其进行评审。
4.3.3如果文件评审结果需要更新,必须再次得到原级别审批人员的审批。
4.4文件的更改
4.4.1公司文件的更改,更改申请人填写“文件更改申请单”,审批权限按4.1执行。
4.4.2公司文件更改的方式有:
划改、换页、换版,划改时划改人应签名;
文件在一页中划改多次时,须采用换页方式修改;
文件作重大修改时,应更换版本,用“A”、“B”……表示。
4.4.3文件更改时,更改人要按规定做好更改记录,保存文件更改单。
4.5文件的保存及销毁
4.5.1与质量管理体系相关的文件,应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
4.5.2所有的文件原稿及其“文件发放清单”由发放部门保存。
各部门设专人负责保存现场相关的文件,以方便存取和查阅。
4.5.3作废文件由文件发放部门统一回收,加盖“作废”章,并在原发放清单上注明。
需作资料保留的旧文件应加盖“留用”印章,与有效文件隔离保存。
4.5.4需销毁文件时,应填写“文件/记录处理审批单”,由管理者代表或主管部门负责人批准后销毁。
4.5.5定稿的电子文件应存在硬盘中,送总经办保存,需要更改时由资料员按照更改单进行更改。
4.6外来文件和资料管理
4.6.1公司各部门收到外来技术文件时必须交技术部,与技术部办理接交手续,原件由技术部存档。
4.6.2当接到顾客工程图样、标准/规范的更改时,由技术部在五天之内负责组织进行评审,并记录在“外来技术文件评审表”中,更改后的所有相关的文件,应记录更改实施的日期。
当这些文件影响PPAP文件时,应及时更新PPAP记录。
4.6.3各部门收到的其他外来文件,应先由总经办对其进行登记入册,在该文件上注明登记日期,文件经对口职能部门审查,公司主管领导批准后,方可使用。
4.6.4技术部负责对外联系并跟踪审核有关部门使用的外来技术文件(如国家标准、国际标准,顾客有关的标准,相关的法律法规等)是否为有效版本。
4.7文件的编号4.7.1质量手册编号:
路杰中文缩写
LJ—QSM—01
QS是质量体系、QM是质量管理英文缩写,QSM借用于质量手册编号
流水号
4
4.7.2程序文件编号为:
LJ—QSP—×
×
质量体系程序文件英文缩写
程序文件顺序号
4.7.3各类作业指导书:
LJ—QSS—×
—×
工作文件制定的部门编号:
规定为部门名称的第一个拼音字母(大写)
质量体系作业指导书英文缩写
4.7.4质量记录表单编号:
LJ/QSR—×
质量体系记录的英文缩写
对应程序文件顺序号
4.7.5技术部技术文件的文件号(图号)规定由技术部按企业标准化制定。
4.7.6各管理部门的第三层次文件的编制、编号由文件归口管理部门按企业标准化制定。
5.相关文件
LJ/QSP-02《记录管理程序》
6.相关记录
LJ/QSR-01-01受控文件清单LJ/QSR-01-02受控资料清单
LJ/QSR-01-03文件发放、回收登记表LJ/QSR-01-04文件借阅登记表
LJ/QSR-01-05文件更改申请单LJ/QSR-01-06文件/记录处理审批单
LJ/QSR-01-07外来文件登记表LJ/QSR-01-08外来技术文件评审
LJ/QSR-01-09顾客来图清单LJ/QSR-01-10技术文件发放、回收登记表
LJ/QSR-01-11文件销毁记录表
附件:
输入
流程图
输出
责任部门
1.公司质量管理体系需求
2.部门运作需求
3.文件修订
4.外来文件
文件编制/修订
外来文件
文件评审
N
Y
文件发放
文件归档/保存
文件标识/编号
文件使用及控制
文件作废/销毁
审批
执行
《文件更改申请单》
《外来文件登记表》
评审结果
《受控文件清单》
《文件发放、回收登记表》
《文件借阅登记表》
《文件更改通知单》
《文件销毁登记表》
编制部门/接收部门
部门文管员
技术部/总经办
公司领导/分管领导
技术部/总经办批准
●记录管理程序(LJ/QSP-02)
1.目的
对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制,以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据,同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
本程序适用于质量管理体系运行中记录(包括ERP系统)的控制。
3.职责3.1总经办负责记录的归口管理部门;
3.2各部门负责本部门记录表格的编制,规定填写要求和保存期限;
3.3各部门对记录的真实、准确、清晰和完整性负责,并负责记录的贮存。
4.1记录的范围
与质量管理体系有关的记录:
顾客档案记录、合同评审记录、检验/试验记录(包括检验记录、试验报告等)、产品认可/过程认可记录(包括样品认可报告、生产件批准/批量认可报告、Cmk、Cpk能力测定报告)、人员培训/鉴定记录等、文件管理记录、质量审核报告(体系、过程、产品、供应商审核)、材料检验/试验报告、质量控制图、质量成本记录、与改进有关的记录、设备/模具/工夹具保养、维修记录、测量设备校准记录、管理评审报告、业务策划、供方档案记录、采购记录、产品/过程开发记录、客户弃权证明、成品出货记录和其他与质量管理体系运行有关的记录。
4.2记录的填写要求4.2.1记录内容必须及时、真实、准确、全面,字迹工整、清晰,重要记录需经校对、审核和批准。
4.2.2使用规定的填写工具,一般不使用铅笔和水彩笔。
4.2.3记录不得随意更改,确需更改时,采取划改的方式,并在更改处签名(章)。
4.2.4负责记录、校核人员签全名或盖名章用红色印油。
4.2.5统计记录以书面和表格形式为主;
支持记录以PDM、ERP管理系统保存为主。
4.3记录空白表式的管理
4.3.1各种记录的空白表式由各主管部门设计、发放,各部门空白表格交总经办备案、编号,保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。
4.3.2由总经办对受控的空白表单进行汇总成册,并在汇总册前附上清单,清单中对使用后的记录保存期限加以规定。
4.4记录的保管和贮存要求
4.4.1各部门应设专职或兼职人员负责本部门记录的汇总、编目,应保持记录的顺序号或日期,便于查询。
在封面附上“记录清单”,便于存取和检索。
4.4.2记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等。
电子版的记录贮存要在服务器中备份。
4.5记录的存贮期限和处置
4.5.1总经办根据顾客和相关法律法规确定保存期限,并记于“记录清单”中。
确定保存期限必须遵守以下原则:
a.生产批准文件/工装记录/采购订单/及修改记录的保存期限为该零件的停产再加一个日历年;
b.质量运行记录(如检验和试验结果)保存期限为两年;
c.内部质量体系审核、管理评审记录保存三年;
d.政府有强制性要求的按规定执行,如政府规定离职员工档案应保存两年等。
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
如顾客对质量记录的保存期限提出要求,应按顾客要求执行。
对于超过保存期的记录,由保存单位提申请填写“文件/记录处理审批单”,经主管领导审批后至少两人进行处置。
4.5.2需做永久保存的记录,由部门主管批准并在记录上加盖“永久保存”印章,但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。
4.6记录的借阅
4.6.1借阅记录时,应登记并规定归还日期。
必要时,需经部门主管批准后方可借阅。
4.6.2借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。
4.6.3合同要求时,在商定期内,记录可提供给顾客(或其代表)、供方查阅,须经主管领导批准。
4.6.4ERP系统使用权限和更改权限由总经办授权信息管理人员设定。
5.相关文件
无
LJ/QSR-02-01记录清单
LJ/QSR-01-06文件/记录处理审批单
●经营计划管理程序(LJ/QSP-03)
明确经营计划的控制要求,保证经营计划在公司内持续有效地贯彻执行。
本程序适用于公司年度经营计划和中长期(3—5年)经营计划的管理。
3.1中长期、年度经营计划发展规划由总经办归口管理。
3.2其他部门配合总经办编制经营计划,并按要求执行经营计划。
4.1中长期经营计划的管理
4.1.1中长期发展规划由公司总经理利用SW0T(企业优势、企业劣势、有利条件/机会、不利因素/威胁)与竞争对手进行分析,制定公司的中长期经营计划。
中长期经营计划主要包括:
a.业务方面:
销售计划,顾客满意计划,订单完成计划,市场定位,市场份额,产品走向、趋势、市场划分等;
b.财务方面:
成本核算计划(内部失效成本、外部失效成本、采购成本等)及费用减少计划;
c.人力方面:
人力资源开发计划;
d.设备方面:
设施投资、更新计划;
e.开发方面:
新产品研究开发计划;
f.健康安全方面:
健康、安全与环保计划;
g.质量方面:
质量计划目标达成计划。
4.1.2中长期经营计划由总经办形成初稿,公司高层领导讨论通过后,并由总经理审批。
管理部门根据需要对中长期经营计划进行发布,发布时均应做好受控标识和发文登记,依《文件管理程序》执行。
4.1.3中长期经营计划的分解、执行、调整。
4.1.3.1中长期经营计划执行按照年度来分解(即年度经营计划)。
4.1.3.2中长期发展计划的调整采用换版方式修订,并由总经理批准。
4.2年度经营计划的管理
4.2.1每年年初由公司总经理召集各部门负责人根据中长期经营计划制定年度经营计划,年度经营计划必须包括中长期经营计划的内容。
4.2.2年度经营计划由总经办根据讨论结果形成文件,由公司总经理批准后执行
。
4.2.3年度经营计划由总经办于每年12月底前发至各部门,文件发布时均应做好受控标识和发文登记,并应列入受控文件清单中,具体依《文件管理程序》执行。
4.2.4年度经营计划的分解、执行、监视、调整
4.2.4.1年度经营计划由各部门按照月度予以分解,将指标落实到部门相应岗位,并以年度方针目标展开制定具体工作措施,落实完成时间,明确检查人。
4.2.4.2年度经营计划采用月度计划执行情况小结的形式进行监视,由总经办按照相应考核办法进行阶段性评价。
4.2.4.3年度经营计划的调整采用换发的形式,更改的经营计划由总经理审批,并按原发放范围发放。
4.3经营计划的执行情况应提交管理评审,具体按《管理评审管理程序》执行。
4.4经营计划控制所涉及的质量记录由归口部门按时间的顺序进行整理、编目,统计结果报总经办进行分析,作出调整意见。
留存记录自行妥善保管,年底移交总经办归档。
LJ/QSR-03-01年—年中长期经营计划
LJ/QSR-03-02年度经营计划
●管理评审管理程序(LJ/QSP-04)
确保对本公司质量管理体系的持续适宜性、充分性和有效性进行评价和改进。
寻找公司质量管理体系、质量方针、质量目标的改进机会和变更需要。
适用于对本公司质量管理体系与实现质量方针和质量目标的适合程度进行综合评价。
3.1总经理主持管理评审会议。
3.2管理者代表负责收集整理各部门提交的管理评审资料;
并负责组织管理评审纠正和预防措施的实施、跟踪和验证。
3.3各部门负责人准备与本部门有关的管理评审资料;
负责落实评审中提出的纠正/预防措施计划的实施。
4.1管理评审的时机
a.本公司内部机构发生重大变化时;
b.质量方针,质量目标变更时;
c.发生重大质量事故或重大顾客投诉时;
d.法律、法规、标准变更引起体系变更时;
e.产品结构重新调整,投入技改措施而原质量体系文件不能完全适应需改进时;
f.外部(第二方,第三方)审核前。
公司必须在每年举行一次对公司所有过程及其ISO/TS16949:
2002的所有要求进行全面的评审。
4.2管理评审的输入
4.2.1管理者代表负责组织编制“管理评审计划”,经总经理批准后,于评审前15个工作日内下发参加评审的部门或人员,以便充分准备。
4.2.2总经办提交公司人力资源配置、员工培训状况报告及近一年来审核的结果及可能影响质量管理体系的变更。
4.2.3技术部提交产品开发各个阶段的分析汇总结果的报告,以及各阶段中遗留问题的措施情况报告。
4.2.4质管部提交产品质量状况(包括外协件质量、生产过程质量和售后产品质量)的分析报告。
计量器具检定、校准实施情况,纠正/预防措施的实施及其验证报告。
4.2.5销售部负责提交合同评审执行情况及顾客满意度评价报告。
4.2.6采购部提交供方控制情况报告、物资采购的质量及相关情况报告。
4.2.7生产部提交产品生产过程的执行状况报告。
4.2.8财务部提交质量成本分析报告(包括:
鉴定成本、预防成本、内部失效成本、外部失效成本)及其公司主要存在的不良质量成本。
4.2.9管理者代表准备以下议题:
a.对质量体系在一段时间(两次管理评审之间)内运行情况报告(包括内审、第二方审核及第三方审核报告);
b.质量方针,质量目标实现情况报告;
c.上一次管理评审措施的跟踪验证情况;
d.持续改进的提案;
e.根据其他部门提供的资料分析实际的和潜在的外部失效及其对质量、安全或环境的影响;
f.可能影响质量管理体系的变更情况。
4.2.10各部门在提交管理评审报告中对质量目标完成情况、过程的关键指标趋势情况和归口管理的程序文件执行情况及持续改进提案进行说明。
4.3管理评审的实施
4.3.1管理评审会议由总经理主持,各有关部门经理和相关人员参加,并在“会议签到表”上签名,总经办做好会议记录。
4.3.2对管理评审输入的内容进行评审,汇报中的统计材料应清楚地展现发展趋势。
4.4管理评审的输出
a.对评审质量体系及其过程有效性做出需要改进和完善的决议;
提出纠正、预防措施。
b.对顾客的满意度评价后,持续改进措施。
c.为适应公司生产发展作出资源的配备。
4.5管理评审报告
4.5.1管理评审报告由管理者代表根据评审会议记录组织编写,经总经理批准后,分发各部门。
4.5.2管理评审报告内容至少包括以下方面:
a.评审目的;
b.评审内容;
c.评审日期及参加人员;
d.评审会的决议;
e.采取相关的纠正措施和预防措施要求;
f.对质量体系及其有效性评价内容;
g.资源需求等。
4.6纠正和预防措施
4.6.1管理评审会议制定的纠正和预防措施,管理者代表向有关部门下达“纠正/预防措施报告”,各部门按《纠正和预防措施管理程序》的规定,明确负责人和完成时间。
4.6.2由管理者代表负责组织跟踪验证,并将实施结果书面报告总经理,并整理相关资料准备提交下一次管理评审。
4.7管理评审有关记录的保存
总经办负责保存管理评审会议原始记录、“管理评审报告”及纠正和预防措施执行及验证情况有关记录。
LJ/QSP-24《纠正和预防措施管理程序》
LJ/QSR-04-01管理评审计划
LJ/QSR-04-02会议签到表
LJ/QSR-04-03管理评审报告
责任部门
发出会议通知
准备相关资料
召开评审会议
形成会议决议
决议实施追踪
结果
《管理评审计划》
《管理评审通知单》
向管理评审会议提交的报告
会议签到表
会议记录
《管理评审报告》
管理者代表
职能部门
总经理
● 人力资源管理程序(LJ/QSP-05)
确保公司的员工数量、素质符合公司发展需要,对人力资源进行岗位设置和优化管理、确定培训需求,制定培训计划并实施,使所有从事对质量有影响的人员受到必要的培训并使其具备相应的能力,以及对员工进行激励,让公司员工为企业的发展作出贡献。
本程序适用于本公司人力资源管理工作。
3.1人事部是人力资源管理的归口部门。
3.2人事部负责对人员的招聘,收集培训需求,制定、实施培训计划,协助总经理制定公司有关激励机制。
3.3人事部通过各部门的过程指标收集分析后,对照考核方案,进行绩效考核。
4.1人力资源的配置
4.1.1人事部根据公司的年度计划,产品类型及公司的发展方向编制“岗位任职资格要求”,根据岗位任职资格要求对现有人力资源数量、质量、结构、预期出现的职位空缺进行分析。
4.1.2各部门负责人根据相应岗位职责,确定相关人员所需具备的工作意识和能力,需招聘人员时,应明确职位、人员数量、性别、年龄、文化程度、技能要求、工作经验等内容。
新招聘人员必须进行入职前培训,招聘特殊工种时,必须具备国家相关部门认可的有效特殊工种的操作证明。
4.1.3人事部利用“在岗职工(工程)能力确认表”分析相应岗位职责,编制培训计划及其确定人员配置需求,实施前经总经理助理批准后执行。
4.1.4对新上岗的员工,通过试用期内上岗培训进行的考核结果来确定其是否胜任该岗位,并将其考核合格有关情况记录在员工的培训有效性评价表上,对培训的员工要持续进行有效性评价,试用期内不符合要求的将其辞退。
4.1.5人事部对公司在职员工建立人事档案,对员工的教育背景、所接受的培训、相关知识、具备的技能、工作履历进行登记。
4.2培训内容
4.2.1初入公司培训:
公司的质量方针和质量目标,公司规章制度、公司简介、相关岗位职责、安全生产教育等。
4.2.2在岗培训(包括:
新进员工、转岗员工、临时工、代理人)
,培训内容为:
相关程序文件、作业指导书及管理规程、岗位职责、相关国家标准和法规、相关统计技术、特殊工种、特殊工序相关的技能和知识以及质量意识的培训(让员工清楚不符合质量要求会给顾客带来什么样的后果)
等。
4.2.3管理层培训:
ISO/TS16949:
2002标准,公司质量手册,程序文件,管理类知识,相关法律法规等的培训。
4.2.4技术岗位的培训:
从事产品设计和开发的技术人员,应掌握CAD、APQP、FMEA、CP、SPC、MSA、QFD、DOE、PPAP等方面的知识,保证工程技术人员能达到相应的设计要求的能力。
4.2.5根据公司发展、业务需要临时提出的一些培训内容。
4.3培训计划
4.3.1人事部负责确定公司每项工作对员工的能力、素质和技能的要求标准及其顶岗计划,对员工的能力、知识、技能状况进行全面、准确的分析,按照公司的发展规划、工作任务及各部门提出的培训需求,每年12月份,由总经办制定次年度的“年度培训计划”,经总经理助理批准后实施。
4.3.2相关部门提出培训,报人事部批准安排后实施。
4.4培训的实施
4.4.1人事部根据培训计划及培训内容,组织培训,内部培训时,应将培训时间、授课老师、培训人员、内容、考试成绩填写在“培训记录表”上。
4.4.2根据实际需要,对于送外培训的有关人员,分别由该部门推荐,总经办列入“年度培训计划”,总经理批准后执行;
学习结束后,应将所有培训证件复印件、成绩单、毕业或结业证书复印件交总经办验证并存档保管。
4.4.3对从事计量检测设备维修校准人员、电工、机动车司机、焊工等国家有资格要求的岗位必须由国家专门指定机构进行培训。
4.5培训有效性评价
4.5.1通过考试对培训有效性评价:
内部培训理论考试由人事部组织命题考试,并把考试分数填入“培训记录”中,送外培训的由人事部对获得的证书进行验证。
4.5.2总经办组织各部门主管对培训学员工作一段时间后结合工作业绩进行有效性评价,记录在“培训有效性评价表”中。
4.6员工满意度调查
4.6.1人事部每年编制一份《员工满意度调查表》,满意度调查表经总经理助理批准后
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