管理信息系统Word格式.docx
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3)易于维护和升级,系统的设计要方便维护,包括硬件的维护,软件的维护(更改,升级等)和网络的维护。
4)使用性,以用户需求为目标,以方便用户为原则,同时融入先进的管理经验,尽可能降低使用前的培训、实施和使用中的维护时间。
充分满足酒店现在及未来的各种需求,真正为酒店的管理及决策提供强有力的支持。
5)高可靠性,一个实用的系统
1.2系统的开发环境
该酒店经过股份制改革实行董事会下的总经理负责制,下属三位部门经理,分别对餐饮部、客房部和财务部进行管理,向总经理负责。
员工的工作方式采用8小时轮班制,该酒店的财务部已经实现了计算机化,但餐饮部和客房部还采用手工记账和登记的传统方式,手工模式的主要问题是:
1)业务管理工作缺乏规范性,各业务管理部门各自为政,数据资料被职能人员独自占用,彼此缺乏了解造成具体工作对个别人员的过分依赖,影响工作的进展.
2)各个部门之间信息交流少、信息渠道不畅,工作不易协调.
3)数据处理大部分是手工操作,工作量大、出错率高、处理不及时,经常造成工作中的矛盾.
4)酒店管理者对整个酒店的生产经营信息掌握的不及时准确.
5)缺乏必要的管理手段.如设备台帐管理混乱,得不到及时更新等.酒店管理者希望通过建立管理信息系统,使酒店的管理工作规范化,制度化,程序化,促进酒店管理的各项管理工作。
在考察酒店日常管理过程的基础上,得到本系统所处理的组织机构图,如图1-1所示:
图1-1酒店组织机构图
1.3可行性分析
可行性分析(FeasibilityAnalysis)是指在系统调查的基础上,以相对短的时间和相对低的成本来确定给定的问题是否
是可能实现的。
这里的相对短和相对低是指和实现建议系统所需的时间和成本比较而言。
对于一个软件项目,必须将计算机硬件设备系统结构,成本和性能也必须考虑在内。
可行性分析主要包括以下四个方面:
技术可行性,经济可行性,操作可行性和调度可行性。
1)技术可行性:
考虑现存的计算机硬件和软件能否支持被研究的系统,利用现有的成熟技术是否能够实现这个应用。
现在的酒店为了适应市场,提高效率,合理利用资源,已经开始电子化管理,拥有高性能的计算机和内部的局域网络,应该能够运行此系统,C/S结构也能方便运用于网络上。
由于对酒店管理系统这一类的系统进行开发已有一定的时期,有很多成功的实例,技术基础也已经非常雄厚,因而技术上的准备应该不成问题。
2)经济可行性:
经济可行性是确定得自新系统的节省和利益,看是否能降低成本。
旧的酒店管理模式是人工记账以及统计,由于人的疲劳、失误以及沟通上的不方便,不仅效率会比较低,而且难免会造成各种各样的错误,使得账目混乱,给酒店带来经济上的损失。
采用计算机系统管理后,大部分业务都可以在此系统上完成,速度快,准确性可以保证;
资料存放在电脑上,安全,可靠性高,保存时间长;
使用网络沟通信息,避免混乱,可以节省大量的人力,物力。
由于该酒店的是一个中等规模的酒店,其主营业务主要是餐饮,所以其管理系统是一个比较小型的系统,由一两个人就可以进行开发,所以从人力、物力、财力方面来说都是可行的。
3)操作可行性:
操作可行性指人员对系统的手工操作是否可行。
酒店系统的人员,都应该具有中专以上的学历,具有一定的学习和实际操作能力。
另外由于本系统的操作简单,不用必须学习数据库和VB方面知识,只要加以演示,即可熟练掌握本管理系统的使用。
4)调度可行性:
是指计算机系统能否在规定的期限内交付给用户。
管理系统的前台开发工具选用VisualBasic6.0,后台选用SQLServer2000。
VisualBasic6.0是一个开放的、可视化的、面向对象的图形界面应用程序开发环境。
利用VisualBasic6.0开发需要访问数据库服务器上数据库的Windows应用程序,不仅开发效率高,而且开发完成的应用系统能够切实保证数据的安全可靠、正确有效,能够为最终用户提供一个界面友好、数据访问便捷高效、功能齐备的基于网络的分布式数据库应用系统。
而且用VisualBasic6.0开发管理系统的技术非常成熟。
2.系统分析
2.1业务调查
酒店内主要包括接待、餐饮、康乐、收银、库存、财务等几大业务部分,试营业时所有业务均为手工处理。
经调查得到以下的业务基本情况:
接待业务:
客人进入、首次迎宾、到鞋房换鞋、领鞋牌。
到总台登记、选房/散座/收押金/刷卡、开设帐户、明确折扣和其他优惠措施/领手牌(明确主手牌)和房们IC卡、存鞋牌。
点单业务:
当客人在店内进行一项/多项消费或接受服务后,有关技师或服务生立即将相应的内容填写在三联单上,并根据其手牌号请客人签字,其中的一联要立即送到总台供结帐时汇总。
楼层业务:
各楼层的服务生应及时清扫房间,传送有关单据,应客人要求安排各种服务活动,向总台通报房间状况变化情况和客人遗失物品情况,提醒超时或超费用的客人补押金,客人退房时进行列行检查,填退房单,房间有故障时报修。
收银业务:
客人交还手牌/对应的帐单汇总/结帐/收/退款/刷卡/送客。
餐饮业务:
客人进入餐厅/迎宾开始/点菜/餐间服务/结帐/。
库存业务:
办理消费品和消耗品的入库登记,分类分批次分价格统计库存,控制商品质量和保质期,分营业部门出/退库,记录库存帐目,按规定时间制作库存报表。
2.2组织结构分析
2.2.1酒店的组织结构
图2-1酒店现形的组织结构图
2.3业务流程分析
通过对酒店业的调查分析,可以得出其各个部门之间的业务流程图(如图2-2)所示:
图2-2酒店业务流程总图
图2-2所示的业务流程为酒店前台子系统各部门之间的业务,属于顶层流程,各个部门还有下层业务流程,在此就不一一介绍,各部门功能的分析将在下文详细介绍。
2.3数据流程图
在分析各业务模块的状态和相互关系的基础上,可以分别画出各个系统的数据流程图,其中的数据程总图给出了系统中涉及客人部分的一般性业务流程。
结构化方法是一种实用的软件开发方法,由结构化分析、结构化设计和结构化程序设计构成。
它遵循的原理是自上向下、逐步求精,使用的工具有数据流图、数据字典、判定表等。
结构化方法简单、实用,易为开发者掌握,成功率高,特别适合于数据处理领域中的应用。
因此,下面将从酒店的组织结构、业务职能及业务流程分析入手,采用结构化系统分析方法建立新系统的逻辑模型。
一家酒店中,如果组织结构已经确定,其管理制度、信息传递形式也就相应固定下来了。
在酒店管理中主要抓住四个流,即人才流、物质流、资金流和客源流,而归根到底是要抓好信息流。
在进行酒店管理的信息分析中,对酒店信息流程的了解是必不可少的环节。
酒店从与客人发生联系开始,经预定服务、抵达接待、提供消费项目,到离店结账,构成了客人在酒店的一个完整过程。
这一过程中主要的数据流图,如图2-3所示:
预订房号
预定信息
预抵客人报表
客房信息
预定记录
宾客记录
入住登记表
消费清单
客房信息
租房信息
入住房号
账务信息
结账信息收账单
结账单
退房信息
退房号
日营业报表
应收账、前台营业信息统计
图2-3酒店前台子系统数据流图
2.3.1总台预定管理模块分析
总台预定处主要负责客房预定工作,包括预定客房、更改和取消预定等操作。
预定的主要目的是提高酒店的入住率,为客人预留房间,并提供良好的服务。
手工操作预定是一件很困难的事情,因为客人需要的房间类型在所预定日期内是否能提供,需要很长时间才能查找确定,要保证其准确性就更不容易。
所以手工的预定一般只做到三个月以内,而采用计算机预定则可达到三年,还可方便的处理复杂的团队和VIP(贵宾)预定业务。
预定管理的顶层数据流图如图2-4所示:
图 2-4预定管理顶层数据流图
2.3.2前台接待管理模块分析
接待阶段是对客人服务中一个非常重要的环节,接待员根据当前的客房基本信息、房态信息,为未分房的客人分房、定价、建立账户。
账户的建立是以客人为依据,而不是以客房为基础。
接待系统的主要目标就是以最快的速度为客人开房。
如果客人已预订,则其相关信息已存储在计算机中,酒店可在客人到达之前准备好各种服务,把应到客人列表、各种客人的特殊要求列表等转交到相关服务部门。
客人到达后,接待员只需在预订单的基础上补充客人信息就可以了。
未经预订的客人需要输入的信息内容比较多,为了不让客人久等,接待登记的输入界面使用必须方便、快捷,这一点在进行接待系统设计时要予以充分考虑。
接待管理顶层数据流图如图2-5所示:
入住信息签单
结账房号报表
图 2-5接待管理顶层数据流图
2.3.3前台收银管理模块分析
前台收银处主要负责客人的账务管理,包括客人消费项目的入账、挂账、转账、结账等工作。
客人入住时,由接待处建立客人账户,其后客人在酒店进行的所有消费均可记入客人的总账单,离开酒店时一次性结清。
。
客人结账退房是酒店对客人服务的最后一个环节,直接关系着对客人整体服务是否完善,能否给客人留下良好的印象。
准确快速的结账是前台收银工作的一项基本要求。
客人要求离店结账时,收银员应立即通知楼层服务员检查客人房间的使用情况;
打印客人的总账单,按客人选定的付款方式结算;
将客户账单记录转入历史账项记录,编制结账房号清单交前台接待处。
总台收银管理的数据流图如图2-6所示:
图2-6总台收银管理的数据流图
2.3.4夜审管理模块分析
在先进的酒店管理体制中,夜间稽核是控制酒店经营的一个核心部分,其地位相当重要,它和预定、接待、收银四部分组成最基本的前台电脑管理系统。
夜审管理的主要内容是对各收银点的收银员以及各部门交来的单据、报表等资料进行深入细致的查对,纠正错误、追查责任,以保证当天酒店收益的真实、正确。
夜审的主要工作内容及步骤为:
接管前台收银工作,即为深夜个别客人的入住或退房办理相关的收银手续;
检查前台收银工作,即将尚未入账的单据输入电脑,检查所有出勤的前台收银员交来的收银报告及账单;
核对客房出租单据,即打印一份当天客房租住明细表,列示全部已出租的房号、账号、客人姓名、房价、入住日期、离店日期、结算方式等,将该明细表与前台接待处报来的客房清点表进行核对,如发现问题,查清原因后予以修正;
房租过账,即核查完客房租用状态的正确性后,将新的一天房租即入各住客总账单,并打印处过账表;
编制当天客房收益终结表,填写交班表,将账款中涉及数额较大的错误记入交班表,等翌日经手人员上班后查明再改。
夜审系统所需存储的数据项组包括:
房态审核记录、房价审核记录、其它费用审核记录、职员留言/记事等。
2.3.5客房管理模块分析
客房管理的最主要任务是修改客房状态,提供房间是否空闲、出租等信息,以便预订、接待员分配房间。
客房管理功能主要包括:
修改客房状态,即与前台接待处共同维护房态,接待处控制客房的占用与否,客房部控制其清洁、待修等情况,同时还要根据进入房间时看到的房间占用与否,与接待处进行核对;
输入所有房间内发生的费用;
拾遗物品管理;
客房内部管理。
2.3.6系统维护管理模块分析
维护由酒店的系统管理员完成,主要负责对整个酒店信息系统的所有软件和硬件进行维护管理。
在硬件管理上,要保证网络各设备处于良好的工作状态;
为各设备提供良好的工作环境及安全防范措施;
根据工作要求对设备进行调整和补充。
在软件管理上,主要对一些不经常变动的数据和资源进行维护管理,包括:
系统数据管理,即系统数据的备份、恢复等工作;
操作员管理,即定义、修改、删除系统操作员的各种信息;
客房基础数据管理,即增加、删除、修改酒店的房间信息、房价信息、房类信息等;
系统参数管理,即配置管理系统的参数,维护各种系统代码等。
3系统设计
3.2系统功能模块设计
根据系统分析的结果,按照结构化的设计方法,自顶向下地逐层深入,直到进入每个模块的设计。
酒店管理信息系统从功能上可做如图3-1所示的子系统划分:
图3-1酒店前台管理信息系统功能模块图
图3-2总台预定子系统功能模块图
图3-3前台接待子系统功能模块图
图3-4前台收银子系统功能模块图
图3-5总台夜审子系统功能模块图
图3-6客房管理子系统功能模块图
图3-7系统管理子系统功能模块图
3.2数据库设计
根据上面的设计规划出来的实体有:
值班员实体、菜谱实体、客户实体、订餐实体、结算实体。
各个实体具体的描述E-R图及其之间的关系描述如下:
值班员实体E-R图如图3-8:
图3-8值班员实体E-R图
在值班员实体包括值班员号,值班员姓名,值班员口令三个属性,值班员号作为主键,它具有唯一性。
值班员在登录时只有输入的口令和值班员实体中记录的值班员口令相同,系统才允许登录。
菜谱实体E-R图如图3-9:
图3-9菜谱实体E-R图
在菜谱实体中包括菜谱号,菜名称,价格,描述,种类四个属性,菜谱号作为主键。
客户实体E-R图如图3-10:
图3-10客户实体E-R图
在客户实体中包括客户号,客户姓名,性别,职业,年龄,联系电话,工作单位七个属性,其中客户号是主键。
订餐信息实体E-R图如图3-11:
图3-11订餐信息实体E-R图
在订菜信息实体中包括桌号,菜号,菜名称,订餐日期,价格,数量六个属性,其中桌号是主键。
结算信息实体E-R图如图3-12:
图3-12结算信息实体E-R图
在结算实体中包括客户号,桌号,结算日期,总计,打折情况五个属性,其中客户号。
客户实体E-R图:
如3-13
图3-13客户实体E-R图
客房信息实体E-R图如图3-14:
图3-14客房信息实体E-R图
客房结算实体E-R图如图3-15:
图3-15结算信息实体E-R图
总体之间关系E-R图如图3-16:
nxy
p
m
v
u
q
图3-16总体之间关系E-R图
3.3数据库结构设计
在上面的实体以及实体之间关系的基础上,形成数据库中的表格以及各个表格之间的关系。
酒店管理系统数据库中各个表格的设计结果如下面所示。
其中每个表格表示在数据库中的一个表:
值班员表如表3-1
表3-1值班员表
列名
数据类型
可否为空
说明
值班员号
Char(4)
NOTNULL
(主键)
值班员名
Char(20)
值班员口令
Char(10)
菜谱信息表如表3-2
表3-2菜谱信息表
菜谱号
Char(3)
菜名称
价格
Smallmoney
种类
NULL
描述
Char(50)
顾客信息表如表3-3
表3-3顾客信息表
顾客号
Char(6)
姓名
性别
Char
(2)
年龄
Smallint
职务
char(20)
联系电话
工作单位
订餐信息表如表3-4
表3-4订餐信息表
桌号
Char(20)
数量
订餐日期
Datetime
客房种类表如表3-5
表3-5客房种类表
客房号
(主键)
客房类型
入住
房间是否有人入住
住宿登记表如表3-6
表3-6住宿登记表
住宿单编号
Char(8)
NOTNUL
床号
常住地址
证件号
Char(18)
入住时间
客房结算表如表3-7
表3-7客房结算信息表
打折情况
总计
Numeric
日期
datetime
餐饮结算信息表如表3-8
表3-8餐饮结算信息表
(主键)外键指向客户信息表
外键指向订餐信息表
需要注意的是:
在数据库的设计与实现中,要保证数据库的安全性和完整性。
【结语】
本论文提出的酒店管理信息系统不仅可以满足酒店前台的日常业务管理工作需要,而且将计算机信息管理成功的融入到酒店管理中,酒店能够通过计算机的应用为客人提供更周到、更便捷的服务,减少管理上的盲区,堵塞管理上的漏洞,全面提高酒店的现代化管理水平。
酒店管理信息系统研究的内容较多,涉及的范围广,在开发过程中由于经验、时间和条件所限,系统总体设计和分析还不够全面、深入,具体实现了系统功能的一部分,未能纳入前台子系统的全部内容和细节;
由于本论文所研究的酒店管理信息系统主要指前台子系统,所以未对后台子系统包括餐厅管理、财务管理、人事管理等进行分析讨论,这些不足之处还有待进一步完善和改进。
这项工作主要在高层领导的直接领导下,由系统分析员或专门的审计人员会同各类开发人员和业务部门经理共同参与。
其目的是为了估计系统的技术能力、工作性能和系统的利用率。
它不仅度量了系统当前的性能,而且为开发未来的工作提供依据。
系统一般从以下几个方面考虑。
1、达到目标的测定审核
系统的目标常常随着时间的推移、客观环境和管理需求的变化而变化,通过对系统的审核要检查系统是否能够满足这些要求,同时要检查目标的合理性、有效性。
审核可以通过现场观察、面谈、审计运行日志、统计分析等方式进行。
如果发现系统目标与实际管理需求不符,则要提出修改意见或者提出重新开发新的信息系统的需求。
2、系统的适应性、安全性审核
系统的适应性包括系统的运行是否稳定可靠,系统使用与维护是否方便,运行效率是否能够满足管理人员的管理需求等。
随着计算机技术的不断发展和信息系统的广泛应用,系统的安全性和可靠性越来越受到重视,防止信息的被盗,舞弊等和利用计算机犯罪事件是任何一个信息系统必须认真考虑的问题;
否则将会给整个系统带来重大的损失和混乱,甚至给社会极其严重的影响,所以应该对系统信息定期地检查和审计。
3、系统的经济效益审核
信息系统的价值实际上包括了经济和社会两个方面。
社会效益与对系统的认识、使用直接相关。
如使用了信息系统可以提高信息的使用质量,提高数据的准确性、减轻人们的劳动强度,提高信息处理能力,为领导决策提供有力的信息支持等。
这方面的效益不直接与企业或组织的经济效益相关,但对企业或组织的各项管理活动产生重大影响。
经济效益是指通过系统开发与运行的投资,使的企业收入增加,成本下降,进而为企业带来更大的效益。
例如,在信息系统建设中的资金投入将在系统运行的多长时间内,通过降低成本、增加收入,回收这些投资,继续创造效益。
在系统运行中必要的资金投入与所带来的收益的比例如何。
等等,这些都可以用来衡量信息系统的经济效益,它可以看作是各个应用效益的总和。
当总效益大于系统投入时,这个系统便是一个成功的、有益的系统。
如果系统运行一段时间以后,其投入与产出的比例不合适,投入大于或等于产出,则要考虑是否重新开发的信息系统。
因此,要定期进行有关经济效益的评价,对系统未来的发展提出合理的意见和建议。
对系统定期进行各方面的审计实际上是看系统是否仍处于合用状态,如果审计结果是合用但需要做一些改进,则要做好系统的维护工作,一旦审计结果确认系统已经不能够满足各项管理需求和决策需求,不能适应或组织未来的发展,则说明该信息系统已经走完了它的生命周期,必须提出新的开发需求,开始另外一个新系统的生命周期,整个开发过程又回到系统开发的最初阶段。
综上所述,本人在整个信息系统设计中还存在着很多的不足之处,分析还不是很透彻,希望老师能给本人提出宝贵意见,结合本人的不足之处。
在今后的信息系统设计能够做到层次清晰、条理顺畅、分析透彻等等。
【参考文献】
[1]丁喜刚,酒店管理信息系统的发展演变简折[J].浙江旅游职业学院学报,200
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- 管理信息系统
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