行政部岗位设置及岗位说明书Word格式文档下载.docx

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直聘

车辆管理员

事务

采配专员

2名

直聃

驾驶员

保洁员

厨师

保安

文控

前台文秘

信息

⏹部门职能目标

遵守国家法纪，服从、执行公司战略管理规划，参与公司人资、行政、后勤、安保、文控、信息、文化等各项行政规划，为公司达成发展目标做好各方面的行政保障工作。

⏹部门职责

行政部职责：

1.负责全公司的行政、人事事务管理；

2.负责公司日常费用支出的审核、审批；

3.负责公司集中采购和招投标的组织工作；

4.负责公关宣传等企业文化建设，包括公司形象识别系统的建设和维护、公司的对外宣传和广告投放；

5.负责公司工作计划、会议精神、办公制度执行情况的检查和监督；

6.负责公司各类文件的管理和保密工作；

7.负责公司内外部门的联系和接待工作；

8.负责公司会议和重大活动的承办。

9.负责公司办公、各部门营业场所的基建、装修和租借，办公、营业设施的改造、更新及施工方案的审查、验收联网站的内容建设和管理

人力资源管理中心职责：

1.负责拟订科学合理的人力资源补充、开发与管理的中、长期发展规划，建立、完善符合公司运作规律的人力资源管理制度。

2.制定劳动关系管理的规章制度、监督实施规范员工行为的管理制度。

3.制定关于人力资源管理中各模块管理的规章制度。

4.做好员工关系管理，加强与员工之间的沟通，减少员工不满及离职率。

5.根据公司组织架构的变化和业务流程的调整，建立和维护职位管理体系。

6.编制公司的人员计划，通过内部调配及外部招聘合理配置人力资源。

7.根据工作需要，及时提出调整、配备、加强中层管理人员队伍建设的意见，并承办任免事宜。

8.后备人才库的建立、管理。

9.制定符合公司实际情况的薪酬管理制度，并根据公司内部环境的变化建立内部公平性、外部竞争性的薪酬管理体系。

10.规划及建立包括福利制度，非物质奖励及长期激励等手段在内的全面奖励制度，提升激励的质量和效率。

11.负责建立健全符合公司特点的绩效管理制度体系，提升公司的绩效产出和持续发展能力。

12.负责公司员工教育、培训的组织与实施。

13.负责继续教育与外出培训、业务考察的控制审核管理。

做好培训成本的预算控制及效益分析。

文件控制管理中心职责：

1.公关宣传等企业文化建设，包括公司形象识别系统的建设和维护、公司的对外宣传和广告投放；

2.负责公司工作计划、会议精神、办公制度执行情况的检查和监督；

3.负责公司工作报告、工作计划的起草，公司简报、情况通报、大事记的编写和分发；

4.负责公司会议的承办；

5.负责公司各类文书档案的管理和保密工作；

6.负责各类文件的处理：

负责公司公文的处理，对其他部门的公文处理进行指导；

7.负责公司办公制度的考核监督。

8.公司报刊、杂志、电子信息的订阅、分发和管理

行政后勤中心职责：

1.负责对集团使用资产、办公用品的购置、租赁和管理；

2.负责总部集中采购和招投标的组织工作；

3.重大活动的承办；

4.负责集团车辆的管理和调度、用水用电、电话通讯、有线网络的管理；

5.负责集团办公、子公司营业场所的基建、装修和租借，办公、营业设施的改造、更新及施工方案的审查、验收

6.负责公司日常办公事务的管理与组织；

7.负责公司后勤保障服务工作；

8.负责公司固定资产管理工作；

9.负责公司安全保卫工作。

信息管理中心职责：

1.负责我司对外主页（网站）的总体设计和建设；

2.协调公司各部门的网站建设事宜，负责提供网站服务，办理相关业务；

3.负责公司公共服务网站（如FTP、BBS）的设计和开发。

4.负责制定公司网站及信息系统建设的技术规范。

5.负责公司各网站服务器的运行和维护，负责网站工作环境的搭建。

6.参与对外宣传方面的策划和美工设计。

7.配合其他部门开展中心各项任务。

⏹职位说明书

●职位：

行政部总经理

所属单位

公司

部门

部门内设部门

文秘后勤中心

人资管理中心

安保管理中心

职位名称

行政部总经理

职位代码

更新日期

职位等级

直属上级

总裁

直属下级

三中心部门总经理

职位设置目的

根据公司改革发展目标，牵头做好参谋、组织、协调、督办和联络工作，确保公司决策的有效执行和办公秩序的正常运作

三至六项最重要的工作职责

该职责主要对应的工作任务

1

主持公司行政部工作，制定本部室工作计划和制度，组织实施并监督检查本部室各岗位职责和任务的执行情况，以促使工作目标的达成

根据公司整体发展战略，负责规划本部门工作计划及实施方案

对本部门日常工作运行、人员进行协调、监督和管理

主持指定公司规范的办公制度和流程

职责依据

公司发展规划

提报成果

制定下发行政人事制度

所占比例

30%

2

负责公司行政管理和公司内外部门的联系和接待工作，确保公司后勤办公秩序井然有序

负责公司总务等行政事务

负责公司内外部门的联系和接待工作，确保联系通畅，沟通有效

组织做好对公司领导的日常服务工作

部门职责

内外沟通顺畅

20%

3

负责对各子公司（部）行文的处理工作，负责公司发文的把关，组织筹备公司性各项会议，起草、修改公司工作计划、总结等文件，确保公司决策的有效执行

负责上级各项方针、政策、公司重要工作部署贯彻落实的督促、检查，公司领导批示文件的转达和催办落实，并及时做好反馈工作

负责公司性会议和重大活动的承办，负责公司办公会的记录和会议纪要的编写和督办等工作

负责公司年度工作计划、总结、综合性文件、文稿和公司领导有关讲话稿的起草、修改工作

负责对各部室、各子公司的行文提出批示意见和批件的处理工作

负责行发文和行政部发文的核稿、把关，对各部室、子公司的公文处理工作进行业务指导

文件管理规则

出台管控措施及巡视记录

4

负责公司费用报销以及资产的购置管理工作，做好公司档案和子公司建设管理

负责公司日常费用支出的审核、审批

负责对公司使用资产、物品的购置与管理，组织公司营业子公司的建设工作

负责公司集中采购的组织和招投标工作

负责公司行政印章的管理，开具各类证明或介绍函

负责公司各类文书档案的管理和保密工作

审批权限

节约成本，便于公司经营

15%

5

负责公司企业文化建设及客户投诉管理，维护和提升公司形象

负责与媒体的联系与沟通，做好公司的公关宣传等工作

负责公司各类投诉事件的受理与查办

负责公司互联网站的内容建设和管理

负责ISO9000的文档管理

培育企业精神，构建科学有效的企业文化建设体系

企业核心经营理念

公司形象好，社会影响力大

主要风险点

1.内外沟通不顺畅；

2.公司办公成本太高；

3.公司文件受失控状态；

4.公司形象差。

工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么

如何做好公司领导的决策参谋，正确理解公司领导的决策意图，并协调组织实施。

解决困难和问题的方法是加强实践和学习研究，及时提出决策建议；

增强协调、指挥、督办和执行力。

主要的工作联系

对内沟通

（内）

公司领导、各子公司（部）的沟通与协调

对外沟通

（外）

地方政府、有关行政部门

同业部门

任职权限

人事权限

财务权限

业务权限

任职资格基本要求

最低学历资格

本科及以上学历

相关工作经验

具有在其他部门或其他公司实际工作经历及经验

所需专业证书

所需专业知识

熟悉行政部工作业务

最低能力要求

具有较高水平的组织协调能力、信息沟通能力和文字、语言表达能力，以及人际交往和公共关系能力

工作环境

职位特性

任职人员签名

上级经理签名

人力资源管理中心主任

无

人资管理中心主任

中心副主任

根据公司及各分公司组织结构规划发展导向和公司人力资源策略，完善和组织、指导实施岗位招聘、职位管理、薪酬管理、培训管理和绩效管理体系，形成“招贤纳才”“适才适所”的用人机制，优化员工关系管理，达成人才梯队的建立与培养，形成人力资源管理的良性机制。

依据公司组织结构规划，制订或调整人力资源策略，并组织实施，为公司的发展目标提供人力资本需求保障。

1.根据公司整体发展战略，制订或修订人力资源策略。

2.指导各分公司的人资人员，制订或修订人力资源战略

3.建立公司及各公司的人力资源的保障梯队，开发公司及各公司的人资潜能。

4.有效运用人力资源专业知识，对组织结构的职能功能进行充分地分析，设置需求部门及岗位。

5.具有方向性地指导人力资源梯队建设，保障公司及各分公司的用人需求。

公司及各发分的发展纲要及人资战略需求

人力资源战略规划

通过建立和完善人力资源管理架构、流程和制度、人力资源管理信息系统，培育和发展人力资源管理人员的管理能力，提升人力资源管理的效益和效率

1.建立人力资源管理架构、流程和制度，优化人力资源管理机制

2.组织建设人力资源管理信息系统，提升人力资源管理效率

3.培育和发展人力资源专业人员的专业能力和直线主管的人员管理能力

人力资源工作流程及制度

建立公司人才开发体系，发展和提升人员能力，保障业务发展所需的人才储备和继任梯队

1.组织分析人资策略及与公司发展相匹配的人资需求，拓宽人才引进的渠道模式。

2.建立公司人才信息库，保障人才梯队的良性建议，完善人才储备的相关资料。

3.建立并完善管理人员的测评、培养、继任计划体系，发展继任梯队。

4.通过能力模型、培训、职业生涯发展规划，对在职员工进行有针对性的能力开发，使员工和公司共同成长。

人才开发招聘计划

制定和推行公司的整体奖酬策略，不断优化的人力资本投入产出效率

1.持续宣导奖酬理念，赢得公司上下对整体奖酬策略的认同。

2.建立全方位整体奖酬体系，多手段保留和吸引人才。

3.人力资本的差异化投入，强化对关键人才的激励力度。

4.不断优化人力资本投入产出效率。

薪资制度

以组织结构转型导向为基础，建立和组织实施职位管理、人力资源规划管理和绩效管理体系，形成“适才适所”的用人机制

1.以组织结构转型导向为基础，建立和组织推行公司的职位管理体系

2.根据业务发展的需求，进行公司的人力资源规划

3.组织人力资源规划管理的实施，吸引我司所需的专业人才，合理配置人力资源

4.通过推行绩效管理，在公司范围内营造“认同高绩效”的新文化

绩考制度

6

推动组织变革进程，营造新的“组织文化”氛围和工作环境，提高员工忠诚度，树立鲜明的雇主品牌形象

1.通过持续沟通、有效引导和变革管理，提高员工对组织变革的适应能力

2.通过相关配套机制，使“以人才为本，共同发展”的组织文化落地生根

3.组织开展员工意见调查，了解员工需求，不断提高员工忠诚度

4.通过各种媒介，宣传我司的雇主品牌，树立鲜明的雇主品牌形象

企业文化

人力资源文化组建

10%

7

人力资源管理中心日常工作管理事务

1.负责公司及各分公司人员的招聘、入职、培训、试用、转正、调岗、晋升、离职等管理事务。

2.负责对公司人资中心副主任及各分公司人资人员进行工作评议及任免建议。

3.负责本中心的应急（突发）事件处置，并及时汇报。

8

其他事项

上级领导交办的各项临时性工作事务

交办要求

完成情况

5%

用人安全及适材适用

最困验点：

选材适用

解决方法：

建立组织岗位分析，建立职业发展途径。

公司及各分公司

人资渠道、外训机构等

公司及各分公司的人员招聘任用、培训、考核权限

人力资源招聘、培训、活动组织产生的各项费用的申报及使用

本岗位的职能权限及临时交办事项权限

本科

五年

毕业证书、人力资源资格证书

人力资源专业知识、企业管理知识

沟通能力、分析能力、培训能力

定岗

人资管理中心副主任

人资管理中心副主任

主要负责公司及各分公司人员招聘事务

负责公司及各分公司的人力资源规划的制订、审核、修订工作

1.根据公司的年度发展纲要，制订人力资源年度需求计划。

2.根据公司的发展规划，适时制订人力资源规划

3.分公司人力资源规划项目的审核。

4.公司及各分公司人力资源战略规划的组织实施。

年度人力资源结构及需求情况

负责人力资源规划的整合实施

1.整合公司与分公司的人力资源需求规划。

2.组织实施规划内容，寻求多种渠道、多种方式的人才招聘。

3.充分运用专业技能，做好岗位分析，对岗位要求认知充分。

4.定向招聘，专业岗位寻求专业的招聘途径。

5.合理使用招聘费用，避免无效招聘或无果招聘。

人力需求情况

招聘计划

人力资源招聘任职资质的审查

1.对岗位的充分认识后，对招聘人员的要求明确具体。

2.负责公司的新募人员任职初级审查，并组织相关人力需求部门参与复审工作，重要岗位终审工作则组织安排高管参与。

3.各分公司的新募人员由各分公司自行审查，中级以上管理岗位，由人资中心副主任参与复审工作。

4.评议新募人员的任职能力，向公司及分公司提报任职意见。

5.举贤纳才，深度挖掘公司或各分公司的现有人员。

6.统计招聘情况，做出招聘总结，适时调整招聘人员需求。

人力资源招聘流程

招聘总结

负责新聘人员的入职手续

1.明确新聘员工的入职时间，与相关用人部门协调入职准备工作。

2.负责新进人员的入职办理，严格执行公司员工入职的相关工作流程。

3.入职员工的引见、基本岗位职能介绍、公司行政制度等相关岗位应知应会的内容培训。

人力资源入职流程

人员入职

负责办理相关转正事项

1.会同相关部门对其任用人员提出转正申请进行转正岗位考核工作。

2.明确转正考核项目及考核评议的结论分析，对其岗位任用情况提报相关的意见或建议。

3.岗位任用人员经考核合格后，根据转正工作流程，办理转正等各项手续。

4.岗位任用人员经考核后，需要延长试用期或解聘的人员，应做好相应的解释工作，做到员工不带情绪工作或离职。

人力资源转正流程

转正考核结论

负责办理员工的离职事项

1.根据离职（辞退）工作流程，对办理相关离职人员进行必要的劝留工作。

2.对辞退人员进行必要的解释工作，避免员工带着情绪离开公司。

3.配合办理相关离职（辞退）的手续。

人力资源离（退）职流程

离（退）职完成

交办事项要求

人力招聘的适时适用

最困难点：

人才招聘的适时适用

扩宽招聘渠道，增加人脉资源。

公司及分公司各需求部门

各渠道招聘点（网络、报刊、现场、人才中介等）

基层员工的招聘权限

招聘费用的使用和申报

本岗位的职能权限及临时交办的事项权限

3年

毕业证书

人力资源专业知识、心理学、企业管理专业知识

沟通能力强，具备亲和力，岗位分析认知能力强、招聘面试技巧

后勤管理中心主任

后勤管理中心

采购

后勤管理中心主任

行政助理

后勤中心副主任

公司的后勤管理工作规范，对各项管理费用的使用与管理。

负责制订、整理、修订公司及各分公司的后勤管理规范

1.制订公司后勤管理规范性文件制度，并根据公司的发展纲要进行必要的适时修订。

2.整理、修订各分公司后勤管理规范性文件制度，并根据公司的发展纲要对各分公司提出必要的适时修订要求。

3.组织对后勤管理规范性文件制度的实施执行。

后勤管理要求

后勤管理规范

负责后勤管理中心日常工作事务

1.指导、安排后勤管理中心各职能岗位的日常工作。

2.评议后勤管理中心各职能岗位的工作成效。

3.后勤管理中心的应急（突发）事项处理与汇报工作。

4.后勤管理中心各职能岗位任职者的任免建议权限。

5.定期向上级领导汇报后勤管理中心的工作成效。

后勤管理流程及制度

日常工作总结与汇报

负责公司及各分公司的资产采购及办公用品采购

1.审核公司及各分公司资产采购的申请，评议采购资产价值及采购方式。

2.及时组织资产采购工作的有效执行，对于大宗物资采购遵守《采购管理规范》，组织有效的询价等工作。

3.申报资产采购的进度，对大宗物质向上级领导申报。

4.定期制订办公易耗品的采购计划，并组织实施。

5.审查公司及各分公司的办公用品盘点情况，检查公司及各分公司办公用品的使用情况。

6.监督资产及办公用品的发放、使用情况，并向上级领导汇报。

《采购制度》

采购成果

负责公司及各分公司资产设备的维修维护

1.负责公司各资产设备的维修维护，并对维修维护做出相关的记录上报。

2.监督各分公司资产设备的维修维护，并不定期检查相关记录。

3.根据《采购管理规范》，选择专业技术能力强的维修公司进行维修维护。

4.合理使用维修维护费用，避免资源浪费。

《资产维修制度》

维修记录

完成上级领导交办的临时性工作事项

后勤保障性工作的有序开展，采购物品及时，性价比高。

后勤保障性工作的有序开展。

计划性安排、监督检查各项工作的运行，发现问题，解决问题，并做好风险预警机制。

采购供应商

资产维修单位

后勤管理中心内的各职能岗位的评议及任免建议权

管理费用的使用及申报

重要的工作表现衡量指标

大专

办公资产管理、管理专业

细致认真，公正、具有一定的部门管理能力。

后勤管理中心副主任

食堂、宿舍

保安、保洁

后勤中心主任

厨师

保障公司及各分公司的安保、生管等工作事务