EAS总账模块操作手册V10Word文件下载.docx
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3.1.1操作说明
本操作步骤设置的参数有:
是否采用集权应用模式、是否启用报告币、是否启用分账制、删除机制凭证等。
参数用来控制业务流程。
是否采用集权应用模:
在启用集权模式下,整个集团只能设置一套会计科目表,子公司只能增加明细科目;
使用相同的会计期间。
与之对应,在启用分散应用模式下,科目表、会计期间可以不同,但生成的报表不能用来进行合并处理。
川煤集团公司采用集中应用模式;
是否启用报告币:
报告币适于跨地域进行多币别核算的集团公司。
考虑到今后业务发展的需要和EAS系统应用的需要,川煤集团公司启用报告币。
删除机制凭证:
机制凭证是指业务子系统产生的凭证,删除该凭证的方式有在总账删除、在子系统删除。
川煤集团公司采用在子系统删除的方式。
本步骤由系统管理员来操作。
所属系统
参数名称
参数值
控制下级
川煤集团
说明
公共参数
集权应用模式
是/否
否
是
启用报告货币
EAS系统使用必须参数
集团财务-总账
本年利润科目
选择科目实现
本年利润
外币分账制
期末结账要求损益类科目余额为零
每条凭证分录必须有摘要
删除机制凭证
总账/业务系统
业务系统
科目显示名称在前
账簿辅助核算项目名称显示相应代码
数量精度
选择实现
2
单价精度
明细账科目显示所有名称
3.1.2操作步骤与路径
操作步骤1:
\功能菜单\系统平台\参数设置进入“参数设置”页签
操作步骤2:
\“参数设置”页签\菜单栏\编辑\修改指定参数值
说明:
集团参数需要不需指定组织单元
公司参数必须指定具体组织单元和是否控制下级公司。
3.2
3.2.1操作说明
总账余额初始化分为上图三个层次。
它们之间的关系是,一个总账科目余额可以分解为多个辅助帐余额,一个辅助帐余额可以分解为多笔往来账余额。
比如,往来账可以记录针对每一个客户/供应商的未核销的应收账款、应付账款明细余额,辅助账可以记录针对每一个客户/供应商的应收账款、应付账款汇总余额,总账科目余额可以记录针对所有客户/供应商的应收账款、应付账款汇总余额。
针对同一科目而言,三者的余额必须一致,否则系统不能完成初始化。
3.2.2操作步骤与路径
3.2.2.1总账科目余额初始化
\功能菜单\基础数据管理\系统初始化\财务会计\总账初始化\科目余额初始录入
进入“科目余额初始化”界面,录入科目余额
\“科目余额初始录入”界面\菜单栏\文件\试算平衡
操作步骤3:
\“科目余额初始录入”界面\菜单栏\文件\结束初始化
操作步骤4:
\“科目余额初始录入”界面\菜单栏\文件\反初始化本步不是必须步骤。
初始化后,使用科目录入凭证且已过帐时,则不能进行反初始化。
3.2.2.2辅助账余额初始化
\功能菜单\基础数据管理\系统初始化\财务会计\总账初始化\辅助帐科目初始余额录入
进入“辅助帐科目余额初始化”界面,录入辅助帐余额
\“辅助帐科目余额初始录入”界面\菜单栏\文件\结束初始化
结束初始化时,系统将对科目余额、辅助帐余额、往来账余额的一致性进行校验,校验不通过时,不能结束初始化。
3.2.2.3往来账余额初始化
\功能菜单\基础数据管理\系统初始化\财务会计\总账初始化\往来帐科目初始余额录入
进入“往来帐科目余额初始化”界面,录入往来帐余额
\“往来帐科目余额初始录入”界面\菜单栏\文件\结束初始化
结束初始化时,系统将对科目余额、往来帐余额、往来账余额的一致性进行校验,校验不通过时,不能结束初始化。
3.3凭证处理
本流程适于手工填置凭证。
填置凭证需指定凭证类型。
凭证类型是指记账凭证的种类,分为通用记账凭证和专用记账凭证两类。
通用记账凭证,是指各类经济业务共同使用的统一格式的记账凭证。
专用记账凭证,又分为三种格式(收款凭证、付款凭证和转账凭证)和五种格式(现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行付款凭证、转账凭证)两种类型。
设置路径:
凭证类型\功能菜单\基础平台\基础管理\辅助资料\财务会计资料\凭证类型
3.3.1填置凭证
凭证的状态分为暂存、已提交、已审核、已复核、已作废、已过帐。
每种状态的凭证可以定义不同的编码规则。
3.3.1.1填置本位币凭证
操作路径:
\财务会计\总账\凭证处理\凭证新增\进入“凭证新增页面”录入凭证头和凭证体
可以使用“复制并新增”按钮或\菜单栏\编辑\复制并新增\快速新增类似的凭证。
3.3.1.2填置外币凭证
\财务会计\总账\凭证处理\凭证新增\进入“凭证新增页面”录入凭证头和凭证体(分录行)
只有在设置科目属性时,设置了为核算多币种时,分录行录入界面将自动弹出外币栏和汇率栏。
通过\菜单栏\查看\数量/外币,可切换是否显示外币汇率栏。
3.3.1.3填置数量金额凭证
只有在设置科目属性时,设置了数量金额属性,填置凭证时将自动弹出数量金额栏供用户填列,并检验金额是否等于数量乘以单价;
对于没有设置数量金额属性的科目,对于数量金额栏禁止录入。
对于禁止手工录入的区域,系统以灰色显示。
3.3.1.4填置辅助核算项目凭证
\财务会计\总账\凭证处理\凭证新增\进入“凭证新增页面”录入凭证头和凭证体(含分录行和辅助账行)
只有在设置科目属性时,设置了辅助账,填置凭证时,系统将自动弹出辅助帐行,可以添加多行辅助账。
3.3.1.5填置并核销往来账凭证
允许处理应收应付往来账业务是EAS总账模块特有的功能,它部分实现了应收、应付模块的功能。
往来账凭证可以视为特殊的辅助账凭证,相同点是,都设置了辅助账;
区别是,辅助账凭证涉及的科目为非往来类科目,如管理费用;
往来账凭证涉及的科目为往来类科目,如应收账款、应付账款等
本节具体内容,并入本操作手册3.10往来账管理讨论。
3.3.2暂存凭证
“凭证新增页面”\菜单栏\文件\暂存
凭证暂存时不作任何校验。
暂存凭证后,凭证状态为“暂存”
3.3.3提交凭证
“凭证新增页面”\菜单栏\文件\提交
提交时,系统将自动校验:
本位币借贷方金额是否相等;
分录金额不能为零;
凭证类型的约束等。
提交凭证后,自动提交复核或审核工作流,凭证状态为“已提交”,或由“暂存”变为“已提交”,且在凭证界面打上制单人标记。
在进行后续处理之前(如复核或审核),已提交的凭证可以直接修改,修改后重新提交工作流。
3.3.4作废与启用凭证
对于状态为“暂存”、“已提交”的凭证,在复核或审核之前,可以进行作废处理,作废之后可以启用。
3.3.4.1作废凭证
功能菜单\财务会计\总账\凭证处理\凭证查询,进入凭证序时簿界面
“凭证序时簿”\菜单栏\编辑\修改进入“凭证修改”界面
“凭证修改”页面\菜单栏\编辑\作废
凭证作废之后,凭证状态由“已提交”变为“已作废”。
对于未审核、未过帐的凭证,即对于“暂存状态”和“已提交状态”的凭证才可以作废处理。
凭证作废后,将撤回申请复核或审核的工作流。
凭证将打上作废标记。
3.3.4.2启用凭证
“凭证新增页面”\菜单栏\编辑\生效
凭证生效之后,凭证状态由“已作废”变成“已提交”,撤销作废标记。
并且会重新提交复核或审核工作流。
3.3.5删除凭证
对于状态为“暂存”、“已提交”的凭证才可以删除,不能删除“已审核”、“已过帐”凭证。
删除已提交的凭证时,将自动撤回已提交的工作流。
“凭证序时簿”\菜单栏\编辑\删除
3.3.6复核凭证
对于现金类或银行存款类凭证,需要出纳进行复核。
在总账系统复核时,同时在现金模块登账。
3.3.6.1复核
当提交的凭证属于现金类或银行存款类凭证时,出纳将会收到任务处理信息:
“请复核XX凭证”
\消息中心\任务\未处理\点击“处理”按钮,进入“凭证处理”窗口
在处理相应任务前,可点击“状态图”按钮,查看当前流程处理的进展状况。
\“凭证处理”窗口\“复核”按钮
复核之后,凭证的状态由“已提交”变成“已复核”,凭证打上出纳复核的标记,且自动提交凭证审核工作流。
总账复核之后,在选用“凭证登账”方式下,将自动进行现金模块的现金/银行存款日记帐登账。
3.3.6.2反复核,修改凭证
凭证复核之后,将收到凭证审批工作流,此时若要修改凭证,可以从凭证序时簿查找出该凭证,进行反复核操作。
总账反复核之后,在选用“凭证登账”方式下,将自动撤销现金模块已登账的现金/银行存款日记帐。
“凭证序时簿”界面\菜单栏\编辑\修改凭证,进入凭证修改界面
“凭证修改”界面\菜单栏\编辑\反复核
反复合之后,证的状态由“已复核”恢复至“已提交”,撤销出纳复核的标记,重新提交复核工作流。
重新进入“凭证序时簿”界面,修改凭证
修改凭证后,重新提交新的复核工作流。
3.3.7修改凭证
对于任何状态的凭证都可以进行修改。
对已提交的凭证进行修改完毕后,需重新提交审核工作流。
另外,当后续步骤中,凭证审核不通过时,系统自动提交凭证修改工作流。
修改完毕再次提交审核工作流。
3.3.8审核凭证
3.3.8.1凭证审核
\消息中心\任务\未处理\
审核不通过时,系统将提交凭证修改工作流;
审核通过时,系统将提交凭证过帐工作流;
3.3.8.2反审核,修改凭证
凭证反审核的对象是已经通过审核的凭证。
B用户在审核凭证通过且在处理过帐工作流之前,可以允许A用户修改凭证,具体方法是:
B用户先提交反审核工作流,提交之后,系统自动撤销凭证过帐工作流,并自动提交的凭证审核工作流,若欲修改凭证,B则需对工作流进行审核不通过处理,之后系统自动给A提交凭证修改工作流,最后由用户A进行修改。
大体流程是“反审核――重新审核――审核不同过――修改”。
“凭证修改”界面\菜单栏\编辑\反审核撤销过帐工作流,提交审核工作流
进行凭证审核不同过处理自动提交凭证修改工作流
操作步骤5:
处理凭证修改工作流,进行凭证修改处理
上图的“审核,重新修改”操作以非现金/银行类科目为例。
若针对现金/银行类科目进行“审核,重新修改”,则还需进行“反复核”操作,大致流程是“反审核――重新审核――审核不同过――反复核――修改”。
对于“反复核”操作请参见本操作手册3.3.6.2。
3.3.9过帐凭证
3.3.9.1过帐处理
凭证审核之后,系统自动提交“凭证过帐”工作流。
凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。
经过记账的凭证以后将不再允许修改,只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。
因此,在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核,系统只能检验记账凭证中的数据关系错误,而无法检查业务逻辑关系。
这其中的内容只能由会计人员自已检查。
3.3.9.2反过帐,修改凭证
对于已经过帐的凭证,系统提供了反过帐功能。
A用户对凭证进行过帐后,可进行反过帐,重新提交过帐工作流,A进行过帐不通过处理,自动提交审核工作流,B进行审核不同处理,自动提交修改工作流,A进行修改凭证处理,处理之后重新提交审核工作流。
即大体流程是:
“反过帐-反审核-重新审核-审核不同过-修改”。
“凭证修改”界面\菜单栏\编辑\反过帐自动提交过帐工作流
“凭证修改”界面\菜单栏\编辑\反审核撤销过帐工作流,提交审核工作流
操作步骤6:
若针对现金/银行类科目进行“审核,重新修改”,则还需进行“反复核”操作,即大体流程是:
“反过帐-反审核-重新审核-审核不同过-反复核-修改”。
3.3.10冲销凭证
“凭证序时簿”\菜单栏\编辑\冲销,进入“凭证编辑”界面
“凭证编辑”界面\文件\提交提交工作流审批
消息中心\任务\未处理进入工作流审批
对于已经过账的凭证,如果发现它不符合企业的财务规则,可以使用系统的“冲销”功能,生成一张红字冲销凭证。
对于“已过帐”的凭证才可冲销。
冲销之后的凭证需要进行工作流审批,工作流处理如同新增凭证。
凭证冲销时,分录金额以负金额列示
3.4期末结帐管理
3.4.1自动转帐
3.4.1.1设置自动转帐凭证模板
\功能菜单\财务会计\总账\期末处理\自动转帐\进入“自动转帐”界面
\“自动转账”界面\菜单栏\文件\新增\进入“自动转帐”设置界面设置自动转帐模板
\“自动转帐”设置界面\菜单栏\文件\保存
若有多行转入分录行,则转入比例之和必须等于100%
3.4.1.2自动转帐
\“自动转账”界面\菜单栏\编辑\生成凭证进入“凭证新增”界面
\“凭证新增”界面\菜单栏\文件\提交提交凭证审核工组流,后续处理流程如同手工新增凭证,请参考本操作手册3.3凭证处理。
对于调用转帐模板生成的凭证,在提交工作流审批之前,可以修改。
3.4.2期末调汇
主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益,生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。
只有在设置科目属性时,设置为“期末调汇”的科目,才会参与自动调汇。
自动调汇操作将产生汇兑损益,必须指定汇兑损益科目。
对于调汇,系统提供了“调汇历史表功能”,记录历次调汇情况。
\功能菜单\财务会计\总账\期末处理\期末调汇\进入“期末调汇”窗口
界面将呈现最新调汇汇率。
\“期末调汇”窗口\下一步\指定汇兑损益科目和凭证类型,点击“开始”按钮,进入“凭证新增”窗口该凭证为系统自动生成的调汇凭证。
\“凭证新增”窗口\点击“提交”按钮
保存成功后将提交审批工作流。
进入工作流处理,处理方式如同手工新增一张凭证。
需要经过凭证审核-凭证过帐,如果涉及现金或银行存款凭证,还需要凭证复核。
请参考本操作手册“3.3凭证处理”章节。
查看历史调汇信息
\财务会计\总账\财务报表\调汇历史信息表进入“调汇历史信息表”窗口设定查询条件,确定后进入“调汇历史信息表”查看每次调汇对相关科目余额造成的影响。
3.4.3结转损益
期末时,应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科目,以反映企业界在一个会计期间内实现的利润或亏损总额。
本系统提供的结转损益功能就是将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目,并生成一张结转损益记账凭证。
在总账参数设置时必须指定“本年利润科目”;
对于需要结转损益的科目在设置科目属性时必须将科目类别指定为“损益类”;
结转损益要求所有的当期凭证已审核并且过帐。
本期间的所有会计凭证及业务资料全部录入并且过账之后才能结账。
\财务会计\总账\期末处理\期末结账进入“结转损益”窗口
该窗口将显示需要结转的损益类科目单击“下一步”
\“结转损益”窗口选择“凭证类型”点击“开始”按钮,进入“凭证-新增”窗口
“凭证-新增”窗口\“提交”按钮提交工作流审批进行后续的审批和过帐操作。
后续操作请参考本操作手册“3.3凭证处理”章节。
3.4.4期末结帐
本期会计业务全部处理完毕之后,才可进行期末结账。
本期结帐后,系统才能进入下一期间。
将本期科目余额及累计发生额结转到下期。
结账成功后则不允许再在该期间作账。
在总账参数设置时可以指定“结帐时是否要求损益类科目与余额为零”;
注意:
系统提供反结帐功能。
\财务会计\总账\期末处理\期末结账进入“期末结帐”窗口
\期末结帐”窗口\开始完成结帐
3.5往来账管理
3.5.1填制并核销往来账凭证
往来账凭证涉及的科目为往来类科目,如应收账款、应付账款等;
对于借方性质的往来类科目,录入借方金额,将登记往来账;
对于借方性质的往来类科目,录入贷方金额,将核销往来账;
对于贷方性质的往来类科目,录入贷方金额,将登记往来账;
对于贷方性质的往来类科目,录入借方金额,将核销往来账;
3.5.1.1登记往来账
\财务会计\总账\凭证处理\凭证新增\进入“凭证新增页面”录入凭证头和凭证体科目选择往来类科目,根据应收单据录入往来账,注意录入“业务单据编号”,之后提交凭证
往来账录入完毕提交审核和过帐之后,可以进行往来账查询。
往来账凭证比起普通凭证界面多了“核销”的按钮。
3.5.1.2核销往来账
对已登账的往来账进行收付款操作,被成为核销。
核销时必须选择核销对象。
\财务会计\总账\凭证处理\凭证新增\进入“凭证新增”页面录入凭证头和凭证体录入往来类科目,双击科目贷方区域,将点亮“核销”按钮,选择核销对象全额或部分的进行核销。
点击“核销”按钮,进入“往来账核销”窗口之后,设置查询条件之后,在点击“查询”按钮,弹出待核销的往来账记录,选中记录后,再点击“确定”按钮,完成核销对象的选择,并回到“凭证新增”页面。
“凭证新增”页面\辅助帐行录入需要核销的金额,提交凭证审核。
3.5.2往来账查询
EAS系统所有模块均可把指定的查询条件以查询方案的形式保存,供下次操作使用。
查询方案大额级次分为用户级、组织级、公共级。
用户级查询方案供当前用户自身使用;
组织级查询方案供当前用户所在公司内的用户使用;
公共级查询方案可供所有用户使用。
可分明细查询每笔单据的原始金额、已核销金额、余额。
\财务会计\总账\往来管理\往来账查询进入“条件查询”界面设定查询条件
如是否包含已结清业务、会计期间,可以保存为查询方案
\“条件查询”界面\按“确定”按钮进入“往来账”查询界面
“扣减”是指核销往来账时,还未过帐的核销凭证所抵减的金额;
“核销”是指核销往来账时,已过帐的核销凭证最终抵减的金额。
3.5.3往来对账单
\财务会计\总账\往来管理\往来账对账进入“往来对账单”查询界面,设置查询条件,点击“确定”按钮,进入“往来对账单”页签
\“往来对账单”页签,可查询每个客户或供应商的往来明细记录
3.5.4帐龄分析表
计算帐龄已凭证辅助帐行的“业务日期”为准
\财务会计\总账\往来管理\帐龄分析表进入“帐龄分析表”查询界面,设置查询条件,点击“确定”按钮,进入“帐龄分析表”页签
设定查询条件时,可以指定科目,可以指定辅助核算项目,出具所有往来类科目的帐龄分析表,如应收账款帐龄分析表,应付账款帐龄分析表
\“帐龄分析表”页签查看帐龄
3.6凭证查询
凭证查询时,应注意查看凭证的状态;
\财务会计\总账\凭证处理\凭证查询
指定查询条件,如期间、币别、凭证状态后点击“确定”按钮,进入“凭证序时簿”界面。
\“凭证序时簿”界面查看凭证
在“凭证序时簿”界面,对于不同状态的凭证,可以进行凭证的修改、删除、冲销操作。
对于“暂存”、“已提交”状态的凭证,可以删除;
对于“过帐”状态的凭证可以冲销;
对于任何状态的凭证都可以进行修改,但必须按
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