四川国际标榜职业学院公文种类Word格式.docx
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院务委员会成员
教育工作大会
每年初(约三月初)举行
一次。
党委书记
全体教职工
学年财务
预算工作会
每年7月初
院长
院长办公会成员,教学部门、职能部门、教辅部门负责人
财务处
决算工作会
每年9月下旬
(院办协助)
新学年迎新及入学教育动员大会
每年8月下旬
院长办公会成员开学工作准备会
每年行政人员寒假结束提前一天和每年暑假结束提前一天召开
全院教职工培训
每年放暑假前
全院教职工
人事处
教师发展中心
学院党委
工作会
每月第二周周二9:
00-11:
党委委员
党委工作部
学院人事
每月第一周周三14:
院人事工作委员会成员,人事处长
学院安全
每年3月和
11月召开
各部门负责人
纪检保卫处
教职工代表大会
每年一次(3月左右)
教代会
主席
全体教职工代表
教代会秘书处
招生工作动员大会
每年3月中旬
学工
副院长
院长办公会成员、各部门、二级学院负责人、招生团队成员、招生办全体人员
招生办
招生工作
总结大会
每年11月上旬
就业工作
大会
每年10月中旬
院长助理
院长办公会成员、各二级学院、系负责人、辅导员、就业与创业办公室全体工作人员
就业与创业服务办公室
学期教学工作总结会
每学期放假前
教学副院长
院长办公会成员,教务处、图书馆、质量管理办公室、网络部等部门负责人
教务处
学期教学工作启动会
每年寒假结束教职工返校后第二天
教学
学年教学工作大会
暑假前学生离校后第二周二
教学系统全体人员
各系统年度总结暨计划工作会
寒假前一个月
各分管
各系统员工
各系统自行安排
院领导述职暨评议会
每年一月份(各系统总结计划会后)
董办
由董事会、党委指定人员
董事会办公室
教学、就业、学工联席会
每学期期前和期末各一次(时间自定)
教学副院长、学工副院长、院长助理
轮流主持
教学副院长、学工副院长、院长助理、二级学院院长、就业与创业服务办公室、教务处、学生处负责人及工作人员
由主持会议副院长和院长助理指定所分管部门负责
学术委员会
例会
每年举行两次
学术委员会主任
学术委员会成员
科研处
教学系统与后勤系统联席会
每月一次。
具体时间由教学副院长与后勤副院长商定
教学副院长和后勤副院长轮流主持
教学副院长、后勤副院长、二级学院院长、教务处、设备与物业管理部、总务部负责人及工作人员
后勤服务中心
学工系统与后勤系统联席会
每双月一次。
具体时间由学工副院长与后勤副院长商定
学工副院长和后勤副院长轮流主持
学工副院长、后勤副院长、学工处、学生发展处、公寓服务部、设备与物业管理部、总务部负责人及相关工作人员
学工处、学生发展处、后勤服务中心轮流负责
学生就业专场招聘会
根据需求确定
时间
院长办公会成员、相关二级学院院长、系负责人、辅导员,就业与创业服务办公室工作人员
各系统例会
教学工作
每月举行一次:
第三周星期一
13:
00-14:
00
二级学院院长、系部主任、教务处和质量管理办公室负责人
学生工作
第一周星期二10:
00-12:
00召开。
学工副院长
学工处、学生发展处、招生办、团委、艺术处负责人及工作人员
学生处、学生发展处、招生办、团委、艺术处
行政工作
每两月举行一次:
单月第三周星期二14:
分管行政院领导
院办、人事处、保卫处、电视台、宣传部负责人
后勤工作
每单月第四周星期二14:
后勤副院长
后勤所属各部门负责人
就业工作例会
每月中旬
各二级学院、系分管就业工作负责人、毕业班辅导员、就业与创业服务办公室人员
二级学院会议
各二级学院院务会
每月第三周
周三下午
各二级学院院长
二级学院所属各系部、办公室、研究所、实训(实验)室等部门负责人,并根据情况确定教职工参加
各二级学院
办公室
各二级学院教研会
每月至少一次:
第二周三下午
二级学院院长
各二级学院所属系部负责人、教研室负责人,教师
系部办公
每周一次
系部主任
系部副主任、系教研室、实训室等负责人
系行政人员
各系教学成果展会
根据各系情况定时间(教学成果展前,由各二级学院、系提前通知就业与创业服务办公室邀请相关企业参加)
二级学院院长、系主任
院务委员会成员,相关人员
各二级学院办公室
职能部门例会
各职能部门例会
每一周或两周一次,具体时间自定
各职能部门负责人
职能部门全体人员
由部门负责人指定
二、会议管理规范
(一)各类会议管理具体规定制订的分工
1、院长办公会管理规定、院务委员会管理规定,由学院办公室制订并送审发文。
2、党委工作会议管理规定由党委工作部起草,由党委书记审定。
3、人事工作会议管理规定由人事处起草,由主管院领导审定。
4、学术委员会例会管理规定由科研处起草,由主管院领导审定。
5、教学工作大会管理规定由教务处起草,由教学院长审定。
6、院领导述职暨评议会管理规定由董事会办公室起草,由董事长审定。
7、教学工作例会管理规定由教务处起草,由主管院领导审定。
8、学生工作例会管理规定由学工处送审,由主管院领导审定。
9、行政工作例会管理规定由学院办公室起草,由主管院领导审定。
10、后勤工作例会管理规定由后勤部门起草,由主管院领导审定。
11、各二级学院工作例会由各二级学院办公室起草,由二级学院院长审定。
(二)会务管理的操作流程
1、会前准备
(1)会议通知
会议组织者要根据会议要求拟定并发出会议通知。
院级会议通知由学院办公室统一下发;
各系统、各二级学院、各部门例会的会议通知由分管院领导指定人员发出。
1通知包括:
会议通知的主送部门、会议的名称、议题、时间、
地点、参加人员、会议准备工作、会议需要的资料等。
②会议通知的发出可采用发电子文档和发纸质通知两种形式。
(2)准备议题、下发文件和发言材料
准备的议题须简明扼要,下发文件的内容要准确,若有错误在会前要进行修改。
文件要按照与会人数准备,不能造成文件准备不全。
(3)布置会场
会议组织部门要根据会议的时间、级别和要求提前布置好会场。
院长以及党委书记主持的行政工作内容方面的院级会议由学院办公室通知设备与物业管理部进行会场布置;
各分管院领导主持的会议由会议组织部门通知设备与物业管理部进行会场布置。
设备与物业管理部要主动问清楚会议安排的详细情况,不得拖延会场布置时间。
2、主持会议
(1)主持人不管级别高低一律坐主席位置。
会议主持人要合理安排与会人员的座次。
记录人坐在主持人的右手。
其他人员的座次根据不同性质的会议决定。
(2)主持会议要紧扣议题进行。
(3)主持人判断会上不能得出结果时,要及时做出“会后再议”的结论。
(4)及时制止扰乱会议的情况(不文明或与会议无关的言行)。
(5)要注意及时归纳会议意见,做出结论,形成决议。
(6)属于保密内容的院级会议,主持人须要求参会人员在文件发出之前不得向外透露。
(7)力求会议内容精简,提倡长话短说。
3、会议时间协调
与教学工作有关的会议若在教学时间内,由教务处负责进行调整。
(三)会议记录和会议纪要规范
1、由会议记录人员负责整理会议纪要。
2、会议纪要不等同于会议记录。
会议记录需要记录人完整、详细地把会议情况记录下来;
会议纪要是根据会议记录经过概括、整理、提炼而形成的书面材料;
会议形成的决议是会议纪要的核心部分。
会议纪要的结构包括首部、正文、尾部三部分。
(1)首部包括标题、成文时间和发文字号。
(2)正文由前言(会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、会期、主要议程、会议形式等)、主体(是会议的核心内容,主要记载会议情况和会议决议及结果)、结尾三部分组成。
表述主体内容常用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等句式领起各段文字。
(3)尾部包括署名和成文时间。
(4)会议纪要的标题用宋体小二号;
正文用仿宋四号。
各部门会议纪要按照附件1《会议纪要模板》编发。
(5)会议记录要做到三点:
真实、完整、详细。
必须用专门的会议记录本。
(6)记录人员要妥善保管会议记录本,不能随意乱放。
(7)院级会议的会议记录本和纪要由学院办公室存档并按照规定移交给学院综合档案室。
(8)学院办公室负责每年结束后将各类会议纪要汇编成册。
(四)会议管理分工
学院院长和党委书记主持的院级行政工作会议的管理须由学院办公室完成;
各副院长主持的院级会议管理由会议组织部门完成;
各系统、各二级学院组织的会议管理由组织部门负责。
1、学院办公室和其他负责院级会议的组织部门负责院级会议的组织安排和考勤。
主要工作有:
(1)收集并打印会议议题,发出会议通知。
(2)准备会议记录本、签到表及其它资料。
(3)做好会议的各项准备工作。
(4)进行会议考勤。
(5)做好会议记录,整理会议纪要。
(6)将会议纪要送审发文。
(7)向人事处报会议缺勤人员。
(8)将会议纪要电子档和记录满了的会议记录本交档案室存档。
2、后勤服务中心负责院级会议的后勤服务工作。
(1)根据会议级别和人数准备会议场所。
(2)提前作好会场布置(空调、灯光等)。
(3)准备和摆放好会议所需物品。
3、网络部负责院级会议的多媒体设备(含投影)的准备和操作服务。
三、会议的考勤
(一)学院所有会议都实行签到制。
会议组织部门要提前准备好签到表。
(二)凡因特殊情况不能参加会议者,须在会议召开前两天向会议主持人递交书面假条并经会议主持人签字同意,并报学院办公室备案。
不履行书面请假手续又不参加会议者,一律按旷工一天处理(因公除外)。
(三)凡因特殊情况不能书面请假者,须以电话或短信的方式提前告知会议主持人或会议组织部门负责人。
(四)学院所有员工参加各类会议要严格遵守会议纪律,不得迟到早退,不得在会上窃窃私语,不得接打电话和发短信。
(五)会议组织部门和会议考勤人员要及时统计会议出勤情况,并将缺席人员报人事处。
(六)人事处应主动及时收集各类会议出勤情况和缺勤人数,将缺勤人员的缺勤次数纳入考核并与绩效工资挂钩。
四、会议决议落实情况的督办
学院相关部门必须认真落实会议布置的工作,执行会议的决议。
学院院级会议组织部门必须加强对会议决议的落实情况的检查和督促办理。
并将相关部门对会议决议的执行情况上报主管院长,由主管院长在下次会议上进行通报。
(一)院长办公会决议的检查和督办工作由学院办公室负责。
(二)党委工作会决议的检查和督办工作由党委工作部负责。
(三)教职工代表大会决议的检查和督办工作由教代会秘书处负责。
(四)人事工作会决议的检查和督办工作由人事处负责。
五、本管理制度自发布之日起施行。
《四川国际标榜职业学院学院会议管理制度(修订)》(院办字[2013]4号)同时废止。
(此页无正文)
四川国际标榜职业学院
2016年9月23日
二
主送:
各部门、二级学院
抄送:
四川国际标榜职业学院办公室2016年9月23日印发
拟文:
李慧丽核稿:
张凤审阅:
任再生、李学锋、杨乐、张晓霞、蒲阳春、阎红
- 配套讲稿:
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