01第一讲重点建设项目档案工作知识讲座Word文档下载推荐.docx
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这是我国档案工作的基本原则,重点建设项目档案工作毫无例外地要遵循这一原则。
二要保证项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用;
保证满足竣工后的生产、运行、维修、改扩建需要。
三、做好重点建设项目档案工作的基本要求
(一)要熟知国家关于重点建设项目档案工作的有关文件
主要有:
《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《重点建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1998]4号)、《建设项目(工程)验收办法》(国档发[1992]8号)、《国家重点建设项目档案管理登记办法》(档发字[1997]15号)、《城市建设档案归属与流向暂行办法》(档发字[1997]20号)以及国家建委《关于颁发“编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定”的通知》(82)建施字50号和《建设项目文件归档要求和档案整理规范》等文件。
国家发改委、国家档案局《国家重大建设项目档案验收办法》。
1999年国务院办公厅制发的《关于加强基础设施工程质量管理的通知》(国办发[1999]16号)
“(二十四)加强项目档案工作。
所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定,建立健全项目档案。
从项目筹划到工程竣工验收各环节的文件资料,都要严格按照规定收集、整理、归档,项目档案管理单位和档案管理人员要严格履行职责。
对失职的单位和人员,要依法严肃处理。
”
(二)建立健全重点建设项目档案工作的规章制度
加强档案工作的依法管理,既是重点建设项目管理工作的重要内容,也是协调档案工作与其他工作关系的依据,更是做好档案工作的重要保障。
一般来讲,国家重点建设项目工作计划性强,管理科学,组织严密,程序规范,这为档案工作依法治档提供了良好的条件,同时也要求档案工作必须规范、科学,才能纳入工程建设的科学管理之中,使档案工作与工程建设同步进行。
一个重点建设项目,有诸多行业和系统的队伍参加建设,各自都习惯按本行业、本系统、本地区的规定和标准管理档案和编制竣工图,工程完工后,各方交上的档案就会标准不一,分类混乱,排列不清。
有了重点建设项目档案工作的规章制度,就可以使项目档案工作摆脱被动局面,防止出现“摁倒葫芦瓢起来”的现象。
规章制度在整个工程档案工作中起到“四两拨千斤”的作用。
1985年、1992年和2002年国家档案局和发改委三次召开全国重点建设项目档案工作座谈会,先后制发了《重点建设项目档案资料管理暂行规定》和《建设项目(工程)档案验收办法》等法规性文件。
就要有人对工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划,遵循工程建设和档案形成的规律,坚持档案工作与工程建设同步进行。
从头做起,还要注意严把合同签订关。
自全面实行招投标制以来,合同就成为约束双方的法律依据,档案部门要积极参与合同、协议等的签订,把档案的内容纳入合同中,这样才有保证。
——建立档案管理网络是保证档案完整、准确、系统的重要措施。
重点建设项目大都是规模大、周期长、点多线长,且施工队伍流动性强,这给档案的收集归档工作带来一定的困难。
针对这种情况,建立档案管理网络是很必要和适用的。
一是档案工作人员网络:
按照建设项目布局和档案工作自身的特点,布网建点设人,以点接线,以线联网,明确档案人员的职责、归档范围和归档时间等;
二是重要档案资料流向网络:
对重要档案资料的状况及其流向追踪管理,既使工程技术人员、施工人员调动、变更,也可以做到“人在档案在,人走档案留”。
网络纵向到底,横向到边,覆盖整个项目档案工作,疏而不漏。
——项目参建各方要密切配合,相互支持,共同做好档案工作。
重点建设项目档案涉及方方面面的工作,贯穿工程全过程,所以,做好档案工作不只是档案人员的事情,可以说,一组完整、准确、系统的档案,是参加工程建设各路大军共同努力的结果。
工程的管理者、技术人员对做好建设项目的档案工作起了积极的推动作用。
随着社会主义市场经济体制的逐步建立,国家重点建设项目在投资、管理、建设等方面发生了一些变化:
投资多元化,管理法制化,施工程序化。
对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题,需要我们进行积极的探索和研究,使管理制度既适应档案工作的自身规律,又适应社会主义市场经济的要求,既符合我国国情又兼容国外先进经验。
重点建设项目档案工作需要建立的制度包括:
归档范围、分类标准、保管期限、领导责任制、岗位责任制、利用档案制度、竣工文件编制要求、档案移交办法等。
(三)采取措施,确保项目档案完整、准确、系统
这里所指档案的“完整”是指其齐全有序;
“准确”是指其真实可靠,准确非常重要,如果档案的准确性出了问题,带来的损失是巨大的;
“系统”是指其有机联系。
有了完整、准确、系统的档案,才能为工程建设和领导决策提供可靠的依据。
维护档案的完整、准确、系统,是对重点建设项目档案工作最基本的、也是最重要的要求。
应该着重解决好以下几个问题:
——积累、收集档案工作要从头做起。
重点建设项目档案是随着项目的建设逐渐形成的。
要从工程项目的开头开始积累、收集档案。
积累是基础,要早抓、勤抓,回忆录式的档案是不能作为工程建设各项需要的依据。
从头做起,强调的是从项目的提出、论证初和施工人员对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们的手中,他们也是今后利用档案的主体。
档案人员应经常深入现场,进行及时的指导,向他们宣传档案工作在工程建设中的重要作用,使他们自觉地注意手中形成的档案是否完整。
档案人员也要加强与工程技术人员的联系,积极提供有效服务,从而通力合作,共同做好工程档案工作。
(四)加大对重点建设项目档案工作的指导力度
对不少第一次接触重点建设项目档案工作的档案人员来讲,往往在工程建设初期,不知如何组织开展工作,致使一些非常珍贵的档案损坏、散失,有的没有按照规范收集整理档案,等到项目验收时才进行突击整理,浪费了人力、物力,影响了档案的质量。
为此,重点建设项目主管部门应主动与项目所在地档案行政管理部门加强联系,共同做好指导与监督,既要在工程验收时对档案工作把好关,更应注意在平时服好务。
在工程建设初期,就要深入现场,帮助指导,使档案工作一开始就步入正轨,少走弯路。
还要加强培训重点建设项目档案人员,增强做好档案工作的责任感,提高业务水平。
(五)认真做好项目档案的预验收工作
做好项目档案验收工作是保证项目档案质量的重要步骤。
重点建设项目正式验收大都规格高、活动多、时间紧,在正式验收前,要组织预验收小组,按照国家档案局的有关规定和要求,认认真真地进行抽查,发现问题,及时查漏补缺,纠错改误。
档案验收的重点分两个方面:
第一是项目档案工作。
包括:
(1)领导重视与否、档案人员素质如何,这是做好档案工作的保障;
(2)规章制度是不是健全,执行情况怎样;
(3)档案工作是否与工程建设同步进行,特别是一开始就纳入项目建设。
第二是项目档案的完整情况。
(1)前期档案收集情况;
(2)检查隐蔽工程的档案,这些部位容易被施工单位做手脚或偷工减料;
(3)还有竣工图、新产生的档案,如监理档案、合同档案等。
(六)做好重点建设项目电子文件和电子档案的管理工作
随着计算机的普遍应用和外国工程承包商的增多以及CAD技术的推广,许多项目的文件和图纸往来是在网上实现的,电子文件的归档和电子档案的管理已经日益迫切提到工作的议程。
这些电子文件的形成、归档和管理是一个系统工程,档案部门要积极探索电子档案的管理办法,对电子文件的形成、归档、安全保管等环节进行监督和指导,明确电子文件的归档范围、归档时间以及有关部门的职责。
当前要认真贯彻国家标准((CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,选择适用软件,保证存档光盘的真实准确;
凡具有重要保存价值的电子文件,必须要有相应的纸质文件一并归档。
第二节重点建设项目档案工作的组织与责任
建设单位(业主、项目法人)作为重点项目建设的法人主体,是项目建设的组织核心;
重点项目档案工作是项目建设中的一项重要工作,同其他工作一样,也必须以建设单位为组织核心。
因此,做好重点项目档案工作,关键取决于建设单位的组织管理。
只有建设单位做好各参建单位的组织、协调和管理工作,明确他们各自在建设项目档案工作中的责任,相互积极配合,才能保证整个项目档案工作的顺利进行。
一、建设单位在档案工作中的责任
建设单位在项目档案管理中,需要重点做好两个方面的工作:
一是项目档案工作的监督与指导;
二是项目档案的收集、整理与移交。
项目档案工作的监督与指导包括以下几个方面:
第一,落实项目档案工作领导人责任制。
按照项目所属关系,把项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制进行监督;
将项目文件的收集和管理纳入项目建设工程计划,纳入各承办机构、有关部门的职责范围和岗位责任制,并采取相应的检查、考核措施。
第二,配备专、兼职档案工作人员,建立档案管理网络,健全项目档案工作的组织保证体系;
建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范,使项目档案工作有章可循;
配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施,以及实行现代化管理的必要条件。
第三,在项目的招投标和签订设计、施工(安装)合同或协议时,设立专门条款,明确规定设计单位和施工(安装)单位关于项目竣工图的编制责任和完成的标准,项目文件的收集、整理、移交责任和完成的标准,以及提交竣工文件的套数、费用、时间和违约责任等;
在项目监理合同或协议中,明确监理单位对竣工文件完整、准确、系统情况的审核责任,提交监理档案以及监理业务范围内有关专项报告的责任,并可以委托建设监理单位负责监督、检查项目建设中文件的收集和积累工作。
第四,组织、协调与指导设计单位、施工(安装)单位和监理单位,将项目档案工作与项目建设同步进行;
监督、指导项目竣工文件的编制和项目档案的整理,并对文件质量进行检查确认,按照国家有关规定,组织竣工档案的预验收和阶段验收。
项目档案的收集、整理和移交包括以下几个方面的工作:
第一,责成项目建设的各承办机构收集、整理项目准备阶段形成的可研、立项、项目管理等前期文件,有关的设备、工艺、涉外、竣工试生产(运行)、竣工验收等文件资料,并定期向档案部门归档。
第二,接收各参建单位提交的项目竣工文件,并对全部项目档案进行汇总整理,包括进行统一的分类和编目,负责编制或委托施工单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。
第三,按合同及规定要求,在项目竣工验收后三个月内,向生产使用单位移交项目竣工档案;
凡分期的项目,应在每期正式通过竣工验收后办理移交。
第四,在大中城市规划区范围内的重要建设项目,还要按照《城市建设档案归属与流向暂行办法》(档发字[1997]20号),在六个月内,向所在城市的城市建设档案馆报送与城市规划、建设和管理有关的项目档案。
二、勘察、设计单位在档案工作中的责任
建设项目的勘察、设计单位在建设项目档案资料管理中的主要责任是:
第一,落实项目档案工作领导责任制,按照项目所属关系,将项目档案工作纳入本单位工程质量行政领导人责任制进行监督;
将项目文件的收集和管理列入项目建设工程计划、各承办机构与有关部门的职责范围和岗位责任制,并制订相应的检查、考核措施。
第二,配备专、兼职档案工作人员,建立档案管理网络;
建立健全项目档案管理的各项规章制度;
配备必要的档案保管条件。
第三,负责收集、积累项目勘察、设计的基础资料和项目设计文件,并按照建设单位的合同、协议要求,分项目或专业对归档文件进行整理。
第四,按照合同或协议的规定,编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件,确保归档文件的完整、准确、系统。
第五,按照合同或协议的规定,向建设单位提交经系统整理的项目文件。
第六,向本单位归档项目勘察、设计工作中有关的文件。
三、施工单位在档案工作中的责任
项目的施工单位在建设项目档案资料管理中的主要责任是:
将项目文件的收集和管理列入项目建设工程计划、各承办机构与有关部门的职责范围和岗位责任制,并采取相应的检查、考核措施。
第三,负责收集、整理项目施工中形成的各种文件,包括现场使用的译文、安装调试形成的非标准竣工图、设计变更、使用维护(试运行)中形成的文件、工程事故处理文件等。
第四,对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改到位;
根据工程现场实际情况,以及合同或协议规定的要求,对项目竣工图和竣工文件进行编制和整理。
第五,在项目竣工验收后三个月内,向建设单位提交经整理的竣工档案和其他有关的项目档案。
第六,向本单位归档施工建设中有关档案资料。
四、监理单位在档案工作中的责任
监理单位对项目档案的管理应负有两方面的责任:
一是对工程建设中产生的文件,特别是对竣工图的完整、准确、系统进行监督和审查;
二是对监理工作中形成的文件材料进行整理、移交和归档。
第三节重点建设项目文件的归档与整理
科学、合理地确定建设项目文件的归档范围,是做好项目文件收集工作的重要环节,也是对项目归档文件进行整理的基础,它将直接影响项目档案的内在质量和查考利用。
因此,项目文件归档范围的确定,既要能够保证项目档案不繁不杂,又要能够保证应归档保存的文件材料不遗不漏。
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一、项目文件归档范围的确定
确定项目文件的归档范围,首先要以能够反映项目建设全过程和整体面貌为基本原则;
其次,要根据建设项目文件材料的保存价值确定归档范围;
再次,要根据项目建设的责任主体确定归档范围。
“反映项目建设全过程和整体面貌”,是指项目文件的归档范围要能够包括项目建设中各个阶段,以及各个阶段中的各项活动所产生的文件材料。
这些文件材料都是具有内在联系的,是密切相关的,它反映出建设项目档案的成套性。
“根据建设项目文件材料的保存价值”,是指项目建设在各个阶段都会产生大量的文件材料,但并非所有的文件材料都需要保存,归档范围的确定就是要“去粗取精”使那些对建设项目具有现实与长期查考和凭证作用的文件材料得以保存。
“根据项目建设的责任主体确定”,是因为建设项目档案管理有其特殊性。
按照档案管理的一般原则,文件材料应由形成单位归档保存。
在企业档案管理中,企业既是责任主体,也是文件的形成单位,文件自然是由该企业归档保存。
而在建设项目档案管理中,虽然大量工程建设文件直接的形成单位是设计、施工和监理单位,但是建设单位(项目法人)作为建设项目的法人单位,是项目建设的责任主体,所以,各参建单位必须汇总整理一套合同范围内的、完整的工程档案向建设单位归档。
这是建设项目档案管理与企业档案管理有所区别之处,是确定建设项目档案归档范围时必须注意的。
二、项目文件归档范围
为便于建设项目的各参建单位科学、合理地确定项目文件材料的归档范围,完整和系统地保存在项目建设过程中形成的、具有保存价值的文件材料,在国家档案局1988年颁发的《重点建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)中提出了建设项目文件材料归档的参考范围。
近年来,随着我国实行建设管理体制改革,推行了建设监理制以后,产生了新的工程监理文件。
因此,在建设项目档案管理中,要重点做好前期文件、隐蔽工程文件、监理文件、竣工图文件和竣工验收文件的收集归档。
建设项目的文件材料归档范围,主要包括以下几个方面:
第一,项目建议书及其报批文件;
可行性研究及评估、报批文件;
环境预测及影响报告书和批复文件;
项目任务书及其报批文件等项目立项文件。
第二,地质勘察报告、地质图;
水文、气象、地震、重要土样和岩样及说明等,规划设计及其报批文件;
技术设计文件;
技术秘密、专利文件;
设计评价及审批文件等设计基础资料和设计文件。
第三,征地、移民安置批准文件;
计划、投资、统计文件;
概算、预算文件;
招标投标文件;
各种合同及合同谈判、变更、索赔文件;
规划、标准文件;
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防等管理文件。
第四,开工报告;
图纸会审和设计交底记录;
变更通知单、工程质量事故及处理报告;
隐蔽工程检查、验收记录和竣工图;
设备、构件的质量合格证明;
焊接、探伤记录;
各种管线、仪表安装记录及其它土建、金属结构、设备安装等施工技术文件和各种综合及专业竣工图文件。
第五,监理通知,会议纪要;
监理规程;
“三控制、两协调”文件;
开(停、复、返)工令,许可证,中间验收证明书;
监理日志、周(月、季、年)报、总结;
各分部分项工程质量认证、评定文件等监理文件。
第六,工艺规程、技术总结;
设备、材料采购合同,出厂质量合格证明,装箱单,开箱记录;
设备安装调试记录,性能鉴定等工艺设备文件。
第七,科研课题开题报告、批准书;
调查研究报告;
试验记录、计算书;
成果鉴定及应用文件等科研文件。
第八,与外商谈判记录、协议;
国外各设计阶段文件及联络文件;
国外设备检验、安装手册;
商检、海关及索赔等涉外文件。
第九,试生产管理、技术准备;
设备试车、维护记录;
试生产产品质量鉴定报告;
工业卫生、环保、消防等运行检测记录等生产技术准备、试生产文件。
第十,财务计划及执行、年度投资统计;
决算、审计报告;
交付使用的资产清册等财务、器材管理文件。
第十一,竣工验收报告;
设计、施工和监理总结;
质量评审文件;
各种专项验收文件;
项目评优报奖等竣工验收文件。
三、建设项目竣工文件的编制要求
完整、准确、系统的竣工图,对于一个完整的建设项目至关重要。
竣工图不完整、不准确,其后果不堪设想,甚至会给国家或企业造成不必要的损失。
因此,项目建设单位一定要严格标准,认真组织做好竣工文件的编制工作。
(一)竣工文件需进行系统编制
竣工文件编制是建设项目档案工作不同于其他档案工作的一个特别要求。
在项目建设过程中,由于新技术的采用以及其他多种原因的影响,常常会发生一些变更,使有些施工完毕的实际结果与原来施工图的设计有些出入。
作为工程档案必须真实反映工程的实际情况,因此,需要把施工中的变更情况如实地反映到最终的竣工图上,这就形成了竣工图的编制工作。
1982年,国家建委《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》(82建发施字50号)第一条指出:
基本建设竣工图是真实地记录各种地下、地上建筑物、构筑物等情况的技术文件,是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据,是国家重要的技术档案。
全国各建设、设计、施工单位和各主管部门,都要重视竣工图的编制工作。
第五条规定:
工程竣工验收前,建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作,发现有不准确或短缺时,要及时采取措施修改和补齐。
竣工图要作为工程交工验收的条件之一。
竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的,不能交工验收。
1988年,国家档案局、国家计委联合印发的《重点建设项目档案资料管理暂行规定》中规定:
施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务,并应承担责任。
因此,无论是新建、改扩建项目,还是技术改造、技术引进项目,在建设项目竣工时,都必须编制竣工文件。
竣工文件作为项目档案保存,其质量要求和验收标准应按国家档案局有关规定执行。
竣工文件主要包括:
施工技术文件、监理文件、工艺设备文件及涉外文件和竣工图。
竣工文件编制中最主要的是编制竣工图,其中最重要的是将施工中发生的变更情况如实地修改到施工图上。
对其他竣工文件有些需要进行整理、补齐,使归档的竣工文件准确系统、图面清晰、份数不少、张数不缺、变更材料齐全。
各个建设项目都应按照要求,切实做好竣工文件的编制工作。
(二)以合同条款保证竣工文件的编制
我国在建设市场的初步建立和逐步完善过程中,实行了包括合同管理制在内的建设管理体制改革。
十几年来,建设工程合同已经在建设项目管理中日益彰显出其重要作用。
1999年,《中华人民共和国合同法》的颁布,使得建设项目竣工文件的提交进一步得到了法律的保障。
在《中华人民共和国合同法》第16章“建设工程合同”中第274条规定:
勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件(包括概预算)的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。
第275条规定:
施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期,双方相互协作等条款。
1999年12月24日,建设部、国家工商管理局颁布了《关于印发<
建设工程施工合同<
示范文本》>
的通知》,第2部分“通用条款“的第9部分第32条第1款规定:
工程具备竣工验收条件,承包人按国家工程竣工验收有关规定,向发包人提供完整竣工资料及竣工验收报告。
双方约定由承包人提供竣工图的,应当在专用条款内约定提供的日期和份数。
建设项目法人单位,应当按照《中华人民共和国合同法》的规定,以合同形式约定竣工文件的编制和提交责任,在签订设计合同、施工合同和监理合同中,分别设立有关项目档案的专门条款,或单独签订竣工文件编制的合同,明确提交竣工档案的内容、套数、时间、因修改增加新图的责任、质量要求、审核责任和违约责任等,以保证项目竣工文件的完整、准确、系统。
(三)竣工图的编制责任
建设项目在施工及调试完毕后,施工单位应根据工程实际情况和行业的规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工图。
根据《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》和建设部、国家工商管理局颁布的《关于印发(建设工程施工合同(示范文本)>
的通知》中的规定,工程具备竣工验收条件,承包人按国家工程竣工验收有关规定,向发包人提供完整的竣工资料及竣工验收报告。
建设项目的竣工图一般应由施工单位负责编制,行业主管部门有特殊要求或建设单位另有特殊约定的,可按其特殊要求或特殊约定执行。
一般有以下几种情况:
1.建设项目实行总包制的,各分包单位应负责编制各自承包范围工程
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