公文制作实务报告人夏进兴前总统府首席参事精Word文档格式.docx

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依檔案法及其相關規定辦理。

二、函的作法：

一般公文以「函」為主，製作要領如下：

（一）結構：

函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為2段、3段；

「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。

（二）文字用語：

　　１、文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到《公文程式條例》第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求。

　　２、文句應正確使用標點符號。

　　３、文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。

　　４、應避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。

　　５、應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。

　（三）各段規格：

　　１、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之後加冒號「：

」。

　　２、「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫。

　　３、「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名書寫；

如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、……，

（一）

（二）（三）……，１、２、３、……，（１）（２）（３）……。

　　４、「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

　　５、各段規格如附件一。

　（四）分段要領：

　　１、「主旨」：

為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。

　　２、「說明」：

當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。

本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。

　　３、「辦法」：

向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。

本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。

　（五）範例：

如附件二、附件三。

三、簽的作法：

（一）意義：

簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種：

　　１、內部單位簽辦案件：

依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。

　　２、具有幕僚性質的主管對直屬上級主管之「簽」，文末得用「敬陳○○長」字樣。

（二）簽之撰擬：

　　１、一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。

　　２、視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。

　　３、簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。

　　　（１）「主旨」：

扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

　　　（２）「說明」：

對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

　　　（３）「擬辦」：

為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。

意見較多時分項條列。

　　　（４）「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

如附件四。

（四）作業要求：

　　　１、正確：

文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。

切忌主觀、偏見。

　　　２、清晰：

文義清楚、肯定。

　　　３、簡明：

用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

　　　４、迅速：

自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

　　　５、整潔：

簽稿均應保持整潔，字體力求端正。

　　　６、一致：

機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

　　　７、完整：

對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。

　　　８、週詳：

所提意見或辦法，應力求週詳具體、適切可行；

並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

如附件五。

四、公文用語：

（一）期望用語：

「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語，常用「請」、「希」、「查照」、「照辦」、「辦理見復」、「核示」、「鑑核」、「核備」、「轉行辦理」。

（二）稱謂用語：

　　１、直接稱謂用語：

　　　（１）有隸屬關係者：

上級對下級稱「貴」；

下級對上級稱「鈞」，書寫時空一格；

自稱為「本」。

　　　（２）無隸屬關係：

對上級稱「大」；

平行稱「貴」；

　　　（３）對首長（主管）：

上級對下級稱「貴」，自稱為「本」；

下級對上級稱「鈞長」，書寫時空一格，自稱為「職」。

　　　（４）首長（主管）對屬員稱「台端」。

　　　（５）對人民稱「先生」、「女士」或通稱「台端」、「君」。

對團體稱「貴」；

自稱「本」。

　　　（６）行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

　　２、間接稱謂用語：

　　　（１）對機關、團體稱「全銜」（或「簡銜」），如一再提及，必要時得稱「該」；

對職員為「職稱」。

　　　（２）對個人一律稱「君」。

　（三）法律統一用字及用語：

　（四）數字使用原則：

　　１、數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。

例如：

　　　（１）日期、時間：

民國97年6月10日；

10時45分。

（２）序數：

第3名；

第12次會議紀錄。

（３）計量單位：

180公分；

7.38公頃。

（４）統計數據：

18%；

1,234,567元。

（５）引用法條：

依兒童福利法第44條規定：

「違反……。

　　２、數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。

　　　（１）描述性用語：

愛台十二項建議；

三言兩語；

第一夫人；

公正第三人。

（２）專有名詞：

三義；

三國誌；

李四；

恩史瓦第三世。

（３）慣用語：

星期二；

正月初五；

十分之一；

約三、四天；

七千餘人；

好幾十萬人。

（４）法規作業：

修正「菸害防制法」第二十一條條文。

五、結語：

公文類別繁多，不同場合要用不同的公文，其中對外行文以「函」為主，內部行文又以「簽」為最多；

因此撰擬「函」及「簽」為一般業務承辦人必須具備的能力。

許多人都有「提筆如千斤重」之憾，惟撰擬公文與寫文章不同，它有一定的規格與用語，若能掌握製作公文的要領，便可以寫出一篇「簡、淺、明、確」的公文。

附件一

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔　　號：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存年限：

○○○　函（稿）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　地址：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　聯絡方式：

（郵遞區號）

（地址）

受文者：

○○○

發文日期：

中華民國00年00月00日

發文字號：

○○○字第0000000000號

速別：

密等及解密條件或保密期限：

附件：

主旨：

說明：

辦法：

　一、

　二、

（一）

（二）

　　　１、

　　　２、

　　　　（１）

　　　　（２）

正本：

副本：

○長　○○○

附件二

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔　　號：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存年限：

行政院　函

　　　　　　　　　　　　　　　　　　地址：

000台北市○○路000號

　　　　　　　　　　　　　　　　　　聯絡方式：

00000000

○○字第0000000000號

為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。

　一、依本院○○年○○月○○日會議決議辦理。

　二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。

　一、各級機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例」辦理。

　二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更設計及追加預算。

台灣省政府、台北市政府、高雄市政府

本院主計處、本院秘書處

院長○○○

附件三

檔　　號：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存年限：

　　　　　　　　　行政院　函

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　地址：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　聯絡方式：

立法院

如說明三

函送「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正草案及「

　　　中央法規標準法」第○條修正草案，請查照審議。

　一、鑒於國際間交往日益密切，文書資料往來頻繁，歐美文字均以

　　　由左至右橫式排列，國內目前直式書寫遇有引用外交或阿拉伯

　　　數字時，往往形成扞格。

為與國際接軌，並兼顧電腦作業平台

　　　屬性，使公文製作更具便利性，進而提升公文處理效率，爰擬

　　　具「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正草案及「中

　　　央法規標準法」第○條修正草案。

　二、經提本（00）年00月00日本院第0000次會議決議：

「通過，

　　　送請立法院審議。

　三、附「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正草案條文及

　　　「中央法規標準法」第○條修正草案條文對照表（含總說明）

　　　各3份。

院長　○○○

附件四

簽於○○○（機關或單位）

擬辦：

　三、

　　敬陳

副○長

○長

○○○（蓋　章）（日期及時間）

附件五

○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新台幣000元，擬准動支本（00）年度第二預備金，簽請　核示。

○○部函，為○○銀行以亞洲開發銀行請自該行B帳戶我國繳付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新台幣000元，業已先行墊撥，上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費，本年度未列預算，既由○○銀行墊付，請准在第二預備金項下撥還歸墊。

又本案事關涉外重要案件，特專案簽辦。

擬准照○○部所請，在本年度中央政府總預算第二預備金項下動支。

○　長

○○○（蓋　章）（日期及時間）