办公室主任工作技巧及注意事项Word文档格式.docx
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当好办公室主任,还应掌握以下工作方法,
一、要吃透“两情”、当好参谋。
注意把握领导的思想脉博,力求吃透上情,摸清下情,把上情和下情结合起来,认真分析问题,提出解决问题的办法和对策,及时供领导参考。
二、要拾遗补缺,善提建议。
工作中,办公室主任不仅要注意在思路和研究问题上与领导思维同步,而且要在充分发挥主观能力性和自己的知识专业长处,善于发现牵动全局或某方面工作的关键和薄弱环节,经过深入细致的调查研究,向领导提出有理有据的分析建议,以引起领导的重视。
三、是善解矛盾,当好助手。
正确处理好上与下级与领导和被领导的关系。
办公室主任在与领导相处的过程中,要逐渐熟悉领导的脾气习惯,比较准确地把握领导喜怒哀乐的变化。
这样,在领导与不同对象交往时做到心中有数。
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四、要反省悟道,总结提高。
要不断反思自己做过的事,反思领
导做过的事和说过的话,不断总结提高,促进工作开展,主动维护领导班子的团结。
五、要自重自律,莫狐假虎威。
要注重维护领导的形象和办公室的整体形象。
办公室主任因为与领导接近,非常引人注目,日常中有大套近乎的,有当面奉承的,也有妒嫉诽谤的。
工作中不要打着领导的牌子为自己办事,也不应求领导为自己办私事。
六、要勤字当头、苦练内功。
办公室主任工作面广、量大、任务繁重。
因此,必须努力学习、苦练内功、做到“勤”字开头。
即脑勤、嘴勤、腿勤、勤于思考。
不求全才、应是通才、要眼光敏捷,要有客观的观点、全面的观点、深入的观点、具体的观点、不能抽象,要有灵活的观点、要有比较的观点、忌自以为事,要有不怕反复的观点、切忌急于求成,要有辨证的观点、切记形而上学的观点、切忌一尘不变、要有群众观点、切忌主观臆断。
七、是摆正关系,加强品德修养。
办公室主任的思想品德修养非常重要,而修养又是具体的。
要摆正四个关系,
一是为领导服务与任命服务的关系,二是工作与学习的关系,三是随领导活动与参加办公室活办公室主任工作技巧及注意事项
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动的关系,四是个人与组织和他人的关系。
把这些关系处理好了
工作就能得心应手,驾驶全盘工作就能轻车熟路,保障全局工作运转就能正常自如。
要当好办公室主任和胜任这个职位,还须从以下几个方面去努力,
一、牢固树立服务观念,工作上要高标准要求,高质量服务,高效率工作,力创“三优”,优质服务、优良作风、优美环境,。
为确保全局工作正常,高效运转,办公室主任要为群众,为基层尽实心、办实事、谋实利,要始终做到自重、自省、自警、自励,过好名位关、权力关,人情关、色情关、以自己的人格力量,带领全室人员,使干部勤奋,让领导、群众满意,放心。
二、要保持清正廉洁,做到耐得住艰苦,扎实办事,顶得住歪理,抗得住诱惑,管得住小节,受得了委屈。
三、要注重理顺各种关系,加强上下、左右协调,一要理顺思想,二要理顺组织,三要理顺规章制度。
四、提高工作层次,善于利用现代管理手段,改进管理方法,强化服务意识,创造良好工作、生活环境,在新的历史条件下,在市场
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经济环境中,力求办公室人员做到政治上更强,业务上更精,工作上更实,纪律上更严。
办公室主任及其人员均应做到,
坐下来能写,站起来能讲,走出去能干。
五、清正廉洁,勇于奉献,要有心于本职,热心于本职,用心于本职,做到爱业敬岗、无私奉献,勤奋好学,精通业务,认真负责,一丝不苟,积极进取,开拓创新,廉洁奉公洁身端行,谨言慎行,防微杜渐,清清白白做人,踏踏实实工作,奉公守己,不以权谋私,要为领导增光补台,不要抹黑添乱,要自觉接受监督,不要自恃特殊。
有人讲,
想搞办公室工作的人不是人,搞好办公室工作的人不是人,因为,办公室工作庞杂,象公共汽车,叫上就上,叫停就停,因此,只要树立正确的世界观、人生观,办公室工作就一定能搞好,办公室主任就一定能当好,办公室工作就一定能大有作为。
当好办公室主任应注意的几个问题
一、办公室主任的重要职责是服务
办公室工作千头万绪,没有一项离开服务这个主题的。
我们有时会抱怨领导不重视办公室工作,或者感到我们每天很忙很累,领导还不是很满意。
这里面可能有体制机制方面的原因,也可能有领导所站
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角度的问题,但是,我认为更多的还是应从我们服务的质量和效率方面找一找原因。
常言道“有为才能有位,有位才能更加有为”。
作为办公室主任,首先要明确,搞好服务是我们最重要、最基本的职责。
一,孰轻孰重,突出政务服务
在办公室工作中,政务服务和事务服务各有其重要性,都是整体工作的一部分。
但二者并不是平分秋色,等量齐观。
对办公室主任来讲,政务服务重于事务服务。
政务服务优劣,直接关系到领导决策贯彻落实的好坏。
政务服务贯穿于整个中心工作,渗透到工作的每一个层面。
在决策前,办公室是领导的外脑和助手,要尽可能提供第一手资料,并进行初步的综合分析,提出有价值的参考意见。
在决策中,又要准确无误地领会领导意图,吃透上级精神,在深刻理解的基础上与领导保持一致。
在决策后,要善于迅速制定出落实方案,在缜密中体现果敢,在细致中突出效率,协调各部门原原本本地贯彻落实。
因此,政务服务是纲,纲举目张。
当然,事务服务也要细心周到,也要滴水不漏。
作为办公室主任,抓住政务服务就是抓住了主要矛盾,就是抓住了矛盾的主要方面。
办公室工作庞杂、忙乱,如果分不清轻重缓急,胡子眉毛一把抓,往往会陷入事务堆中难以自拔,搞得越忙越乱,越辛苦越被动。
一个合格的办公室主任,必须把政务服务当作第
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一要务,做到超前谋划,周密安排,迅速落实,准确反馈,在纷繁复杂的工作中理出头绪,从容应付,争取工作的主动权。
二,沉着冷静,突出重点服务
办公室主任每天要处理很多日常工作,要保证整个办公室的高效运转,必须有一种“大将风度”,处变不惊,临乱不慌,在沉着冷静中理出工作思路,突出重点服务。
什么是重点,领导关注的热点就是重点,推进工作的难点就是重点。
当然,重点也往往因时因地而异,一个阶段有一个阶段的重点,一项工作又有一项工作的重点环节,在具体操作中,学会准确捕捉,冷静思索,科学把握。
在重大决策前,掌握实情,大胆谏言就是重点,在贯彻落实中,积极协调,真督实查就是重点,在落实后,认真总结,掌握规律,及时反馈就是重点。
抓不住重点就没有工作效率,服务也就难以到位。
当然,强调重点并不等于不顾其它,应该说办公室无小事,如果顾此失彼,非重点工作出现失误,同样会给全局带来负面影响。
三,小中见大,突出要事服务
抓重点,抓急务当然是最重要的工作方法和要求,但作为办公室主任,仅仅做到这些也还是不够的,还要在仔细、周密和严谨上下功夫,在重点服务中突出要事服务。
在对上服务的全过程中,貌似小事
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未必是小事,也可能出现大的纰漏。
所以,衡量办公室主任的服务水平,要在事关大局的小事和细节上看素质、论高低。
小蕴含着大,小影响着大。
所谓小,既是我们容易忽略的地方,也是需要格外小心的地方。
要做到小中见大,首先,要吃透上级的方针政策,吃透领导的意图,在创造性贯彻执行中,不忽视任何事情,特别是对领导关注的事情,事关全局的事情要盯住不放,一抓到底,其次,要把自己的工作放在全局中去考虑,去谋划,抓住了大局,就抓住了大事要事,第三,要增强工作的敏感性,善于发现和抓住“一滴水见太阳”的东西,举一反
三,做好大局文章。
四,胸怀全局,突出整体服务
办公室主任对上处于服从地位,不可不知进退之节而越位。
但工作性质、角色安排又决定了我们必须胸怀大局,从整体上去谋划服务工作。
有人认为办公室主任只要听命于领导就可以了,“不在其位,不谋其政”,其实这正是办公室主任之大忌。
没有大局观,就不可能准确理解、全面落实领导的重大决策,就不可能在步调上与领导保持一致,服务的水平和质量就肯定上不去。
大局观从哪里来,从强烈的事业心和责任心来,从勤于学习和思考中来,也可以从失败的教训和成
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功的经验中摸索出来。
有了大局观,在工作摆布上就不再是就事论事,而是从整体意义上面对局部工作,牵一发而动全身,窥一斑而知全豹。
这是最能体现办公室主任综合素质和领导水平的一个方面。
整体服务中要处理好三个关系,
一、听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系。
二、处理好急务、杂务和中心工作的关系。
三、处理好上下左右之间的关系。
三方面的关系处理好了,整体服务就会上档次、上水平。
五,超前把握,突出决策服务
作为办公室主任,一般来说,落实领导交办的事务性工作相对容易,而超前谋划,提出建设性的决策参考往往较难。
究其原因,一是不居高位又需高站位谋划,立足现实又要有前瞻性思考,服务到位又不能越位,在分寸上很难掌握。
二是既要处理好日常的事务工作,又要从中超脱出来谋大事,既要深入基层掌握实情,又要提出有高度和深度的决策建议,在操作上非常不易。
要突破这两难,不外乎放胆和吃苦。
吃不透上头,犹如行舟无船标,必须刻苦钻研上级的方针、政策,在创造性执行上有建树。
闭门造车想不出高人一筹的好点子,缩
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手缩脚也只能流于工作的平庸化。
搞好决策服务,关键要把握好四个要点,
一、政治要敏锐,能够见一叶而知秋,发现别人容易忽略的重要环节,
二、情况要熟悉,眼观六路,耳听八方,知领导所未必知,准确提供决策依据,
三、反馈要及时,对决策的贯彻落实情况实行动态反映,提供有价值的信息,为领导决策后的调控提供服务,
四、督办要有力,保证工作的快速推进,维护决策的权威性。
二、办公室主任如何当好参谋
一个普遍的观点认为,办公室主任的领导的参谋助手。
在对事物认知的基础上认真研究,合理分析、科学推理,积极为领导决策想办法、出主意,帮助领导制定正确决策,是办公室主任发挥自身参谋作用的体现。
为使所参之谋符合实际,切中要害,发挥作用,办公室主任必须在日常的工作与生活中注重研究,勤思善谋。
具体讲,就是要做到“六有”。
---胸中有数。
胸中有数是指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸,是办公室主任充分发挥参谋作用的基础。
很难想象,一位对所
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辖区域和单位的相关情况和问题一无所知或知之甚少的办公室主任,能为领导决策提供切合实际的参考意见来。
作为办公室主任,不仅要熟知方方面面原有情况和问题,而且要通过多种渠道洞悉其在新形势下发生的细微的变化,掌握最新的情况和信息。
同时,办公室主任必须着力培养自己具备三种能力,
其一是深入调研,不断积累。
丰富自己基层一线情况和知识。
其二是深入分析,去伪存真。
学会对获得的直接情况进行精细加工,剔除表面现象,牢牢抓住事物和问题的本质。
其三是把握趋势,预知结果。
要在掌握本质的基础上,依据事物的发展规律,准确预测事物的发展方向和结果,夯实参谋的基础。
---脑中有路。
作为办公室主任,在胸中有数的基础上,还要善于把握好分析、梳理和推断三个环节,要理清哪些是问题产生的原因,哪些是原因的结果,哪些是制约和影响问题的主要因素,哪些是次要因素,制定决策首先应干什么,随后再干什么。
这些问题综合起来,依据科学的逻辑推理,找出解决问题的正确思路,就是做到脑中有路。
---口中有物。
办公室主任作为领导的的参谋和助手,不仅要心能谋之,而且要口能言之,把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表
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达出来,不能茶壶里煮饺子,肚里有货倒不出来。
要讲究口才,讲究语言艺术,做到言之有物,一语中的,言简意赅。
由于办公室主任只是一个参谋者,而不是最终的决策者,所以在表述参谋意见时要注意变换角度,上策、中策、下策多谋并参,供领导选择而发挥作用。
此外,要力戒两种现象,
一是心中有没有思路,总是徐庶进曹营——一言不发,二是参谋意见的表述是零碎的,片面的,不做准备,没有层次,弄得领导搞不明白你想说什么。
---耳中有“隙”。
我们说要做到胸中有数,数从何而来,耳听八方,广纳博收,做到耳中有“隙”,就是不断扩充“内存”,丰富胸中之数的有效途径。
办公室主任不断地倾听来自各方面的声音,并进行分析和归纳,就能使自己胸中之数越积越多,为领导决策当好参谋的基础越来越厚。
要切忌“两耳不闻窗外事”,那样会使自己与其他部门、基层员工“绝缘”,也就谈不上为领导当好参谋了。
---手中有果。
领导决策一旦形成并付诸实施后,实际效果怎样,办公室主任作为领导的参谋助手,可以采取深入进行调研和督查的方式,印证决策,把决策的实施结果迅速掌握到手中,为修正和完善决策进行新的参谋。
要切忌手中无果的“半程式”参谋,只负责决策前参
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谋,决策形成后就万事大吉,大功告成,那样,参谋的作用就没能得到完全发挥。
---参中有谋。
办公室主任为领导当参谋的过程,是自己深思熟虑,归纳提炼观点和思路的创造过程。
参谋意见中要体现出自己对问题独到的思考和见解。
而不是简单的材料罗列和情况汇报。
如果不去分析,不去研究,不去思谋,只是照本宣科,或者人云亦云,不仅对领导的决策无益,有时还会扰乱领导视线,甚至误导领导决策。
办公室主任在平时的工作中要注意养成四种习惯,以便于做到参中有谋。
一是擅于调研,发现问题,二是精于分析,掌握规律,三是广泛联系,独立思谋,四是谨慎进言,非谋不参。
三、办公室主任要坚持正确的办事观
办公室主任工作一般都很忙,大事、小事、杂事缠身。
但是,不管怎样,把事情办好才是正理。
一,不以事小而不为
办公室工作无小事,是从办公室性质而言的。
事物本身有大小、主次之别。
办公室主任面对大量繁杂的事务,立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的,但小事不抓,日积月累,就会酿成大事,贻误工作。
特别是对那些看似小事,抓不好就可能影响工作、影
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响团结、影响领导情绪的,更不能听之任之。
这也是办公室工作无小事的内涵之所在。
对办公室主任来说,不管大事小事,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度、力度的区别。
要抓小事。
就要做到,
,,知大知小。
办公室主任要胸有全局,用大局的天平来衡量办公室的工作,分清主次、大小、难易,这样,才可避免工作一团麻。
,,小中见大。
小事孕育着大事,这是办公室的显著特点。
如值班、会议通知、座次安排、后勤服务、接待等等这些“小事”,稍有不慎就会捅大漏子。
,,举轻若重。
对有些看似小事的经常性工作,要建章立制,用巧功夫去抓,抓一项带动几项,管原则不管具体,要充分相信你的部下有能力把事情办好,,督结果不查细节,用韧功夫去抓,明确专人,盯死不放,直到办完办妥为止,用细功夫去抓,按部就班,严细缜密,不出纰漏。
二,不以事杂而乱为
办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂。
办公室主任要清楚哪个该为,哪个不该为,应一清二楚,不能乱为。
不乱为,就要知重知轻,避免重要工作没抓住,次要工作用过了劲,使过了头,不乱为,就要
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知上知下,吃透了上情,办事才有方向,才有主心骨。
摸透了下情,办事才有的放矢,不乱为,就要知书知礼。
知书,就是要多学习,提高理论水平高,通晓方方面面的知识,办事得心应手。
知礼,是指工作方法多、讲艺术。
不仅办了事,还能使大家心悦诚服,各方面都满意,不乱为,就要知规知矩。
没有规矩不成方圆。
办公室是规矩之室,办公室主任更应成为讲规矩的楷模。
不管事情再多再杂,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示,该报告的要报告,要懂得大小,切勿忘乎所以,贻笑大方。
三,不以事急而盲为
办公室固定式、程序化的工作多,但意料外、突发性的事情也会随时出现。
办公室主任往往是急事和突发性事件的第一知情者,处置的第一道工序。
在这种情况下,办公室主任必须政治敏感、头脑冷静,不能盲为。
一是要沉着应付,切忌自乱阵脚。
不管事情多么突然,多么紧急,首先要冷静地进行分析,及时做出解决方案,呈送领导,并按领导要求协调相关单位,组织力量进行处理。
二是要胸有主见,切忌唯唯喏喏。
面对急事或突发性事件,不能退缩,应大胆地往前站。
在处理过程中既要必须胸有主见,也不能乱表态,乱许愿,以免为彻底解决问题埋下隐患。
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四,不以事难而怕为
在应付处置事务中,不乏一些超出预见,超出职责,难以料理的事情。
对这些事,是上推下卸,绕着走,还是主动出击,迎着上,这不仅反映办公室主任的工作水平,更主要的是检验办公室主任的职责感和工作态度。
一个称职的办公室主任,就必须坚持,
不怕揽矛盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻烦。
要做到这些,一是讲职责,义无反顾。
遇到的事情不管多难,都应义无反顾,挺身而出。
二是讲品质,身先士卒。
办公室主任在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵,替领导分忧解愁。
三是讲艺术,处世得体。
处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法,既讲原则,又讲灵活,因人因事施法。
四是讲精神,敢于碰硬。
办公室主任处事要讲究柔中有刚,特别是在原则问题面前,要敢于碰硬。
否则,一味追求和为贵,别人不把你当回事,协调苍白无力,处理优柔寡断,就会什么问题也解决不了,什么事也办不成。
四、办公室主任如何为人处世
如何立身处世,是每个人都应正视的人生课题。
站在办公室主任的角度来看待这个问题,由于岗位和角色要求,必然在处世观上有其特殊性。
我以为一个合格办公室主任应该具备以下几条,
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——豁达大度。
办公室主任要想协调好各方面工作和人事关系,保证办事的高效率,必须有容人的雅量和风度。
无论对上对下、对内对外,都要坦坦荡荡表里如一,言行一致。
对待工作中的矛盾和问题,不能求全责备,怨天尤人,而应在理解中积极寻求解决问题的最佳途径。
工作中难免有被领导误会的地方,但真金不怕火炼,要相信随着时间的推移问题将得到澄清。
在对上关系中,办公室主任要做到以一颗平常心积极对待自己的本职工作。
在处理对下关系时,要一视同仁,与人为善。
对于部下的缺点或失误,不以偏盖全,抓其一点不及其余,应给予耐心的帮助和改正的余地。
特别要注意两点,
一是与己不欲勿施于人,二是不要将超出部下能力的事交给他们去办。
——夹紧尾巴。
有人很羡慕办公室主任的位置和权力,而有的办公室主任也自以为身居“要职”,可以呼风唤雨。
其实,正是因为这个职务处在上下左右矛盾的焦点,所以需要格外小心谨慎,夹紧尾巴做人,不能狐假虎威,更不能拉大旗作虎皮。
要时刻想着自己是职责是服务,在任何情况下都不能忘乎所以。
即使在工作顺利的时候,也要能把握好自己,不能趾高气扬,目空一切。
夹紧尾巴就是说话办事不
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张狂,不说过头话,不意气用事。
在严以律己方面高标准要求,始终别把自己看得太了不得,不做越规越格的事。
谨慎是谋定而动,三思而行,它避免了因轻率而犯错误,但也绝不是缩手缩脚,逢事三缄其口,明哲保身。
——不卑不亢。
有的人对上则百依百顺,和颜悦色,对下则颐指气使,傲慢无礼,善于在二者之间“变脸”,看似在工作中游刃有余,其实已经陷入心态失衡的误区。
如果说一定要注意点什么的话,那就是对上要不卑,对下要不亢。
秉公直言是对领导尽职尽责的表现,虚怀若谷,是赢得群众理解和支持的法宝。
——五湖四海。
由于工作关系,办公室主任对外接触面较宽,交往面较广。
带着感情交往是对的,但不能感情用事,特别是在工作中,不能以亲疏远近作为办事的标准,不能搞小团伙,而应在讲原则的同时广交朋友,真诚待人。
有了五湖四海的襟怀,不仅可以博采众长、提高自身的综合素养,而且有利于工作的协调配合,减少不必要的磨擦,肯定会对工作有很大促进。
——荣辱不惊。
由于身处多方矛盾的交汇处,所以有各种褒贬评议是正常现象。
正确的态度应该是,
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有则改之,无则加勉。
对于不符合实际的责难,要以平静的心态坦然处之,冷静分析其合理的成份,切忌愤愤不平,对于领导的信任和荣誉,也要保持清醒的头脑,切忌忘乎所以。
在荣辱面前,最能考验一个人的涵养,也是对心理承受力的锻炼。
人贵有自知之明,做到荣辱不惊的必要条件,就是对自己有一个客观正确的认识。
“荣辱不惊”不是荣辱感的迟钝和淡漠,而是以冷静和达观的态度直面荣辱,在超脱中把更多的精力投入工作。
——大智若愚。
这里主要讲的是办公室主任的进退之节。
作为领导的参谋和助手,当然应该勤学多思、深谋远虑,尽可能站得高一点。
但这绝不意味着可以在任何场合乱发言、乱当家。
办公室主任的职责更多的是在后台当好助手,搞好服务,而不是冒失地冲到前台显示“聪明才智”。
即使真有真知灼见,也不妨选择适当的时机和方式转达给领导,以供参考,切不可莽撞行事,影响领导的形象和决策程序。
“大智”是对工作水平的要求,“若愚”是对特殊角色的约束。
“若愚”不是虚伪和装傻充愣,而是出于对领导的尊重在
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