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第十五章销售服务52
第十六章散装流动罐管理56
第十七章工作总结与计划57
第十八章销售会议59
第十九章费用管理60
第二十章报表、文档、收发记录管理63
第二十一章计算机使用管理65
第二十二章车辆管理66
第二十三章其它规定67
第二十四章附则68
安徽海螺水泥股份有限公司销售管理细则
第一章总则
第一条为有效指导各单位开展销售管理工作、完善管理制度、理顺工作流程、堵塞管理漏洞,使各项销售管理工作制度化、规范化、表格化,销售部在结合前期销售管理工作实践和日常专业管理检查情况的基础上,进一步明晰管控职责、明确管理要求,制定本细则。
第二条本细则适用于安徽海螺水泥股份有限公司所属基地销售处、粉磨站销售处(含供销处/科)、销售公司、市场部。
“基地”指建有熟料生产线的生产工厂;
“粉磨站”指仅建有水泥粉磨生产线的生产工厂;
“销售公司”指上海海螺水泥销售公司;
“市场部”指销售部直属的各统销市场部;
“地销办事处”指销售处下设的办事机构;
“市场分部”指各统销市场部下设的市场分部。
第二章劳动管理
为规范管理销售人员日常劳动行为,根据《劳动法》、《劳动合同法》、《公司法》等法律、法规,依照安徽海螺水泥股份有限公司《劳动人事管理暂行办法》、《职员休假暂行规定》等相关制度,特制定本规定。
第三条作息时间:
除严格按照公司作息时间规定按时上下班之外,还须遵守以下规定:
1、外出洽谈业务原则上须2人及以上。
2、晚上外出洽谈业务及小车外出办事,均须事先向部门负责人汇报并经同意后方可安排。
3、各销售单位驻外工作人员夜间外出必须在21:
30之前返回驻地,严禁无故在外住宿或彻夜不归。
第四条值班:
1、市场部、地销驻外办事处夜间在21:
30之前须安排人员值班,杜绝出现无人接听电话现象;
2、各销售单位节假日须安排人员值班,市场部、基地销售处须将值班人员安排表以传真方式上报销售部,粉磨站销售处将值班人员安排表报所在工厂,原件自行存档备查。
第五条请休假:
除法定节假日、公休假日及因公出差外,凡不能正常出勤的,均应事先办理请假手续,市场部、基地销售处负责人报销售部审批,市场部一般人员经部门负责人审批,其他人员报所在工厂审批。
1、事假:
一次事假不超过七天,全年事假不超过两次。
2、病假:
员工因病或非因工负伤停工休息,须凭医院出具病假证明,办理病假手续。
3、探亲假、婚假、产假、丧假等,由本人提出申请,按公司相关制度执行。
第六条休假审批程序:
各销售单位驻外工作人员实行轮流集中公休假制度,调休制度与计划由各部门根据工作开展和市场部距离远近自行制订,合理安排,确保每位销售人员能定期休息。
休假前须如实递交书面申请,填报《休假申请单》(格式见附表一),否则一律按旷工处理。
1、市场部、基地销售处部门负责人实行轮流集中公休假,调休前如实填报《休假申请单》,由部门其他负责人签字(无正副职的由业务主管签字),上报销售部批准后方可休假;
粉磨站销售处负责人休假按照所在工厂相关规定执行。
2、市场部一般人员实行轮流集中公休假,每月给予公休假,两个月(含两个月)可合休一次,时间根据工作需要由部门合理安排。
休假前须如实填报《休假申请单》,经部门负责人批准后方可休假,《休假申请单》由市场部自行存档备查。
3、地销办事处人员实行轮流集中公休假,具体按所在工厂有关制度执行。
调休前必须如实填报《休假申请单》,经部门负责人批准后方可休假,《休假申请单》由销售处自行存档备查。
4、销售处非驻外人员休假按所在工厂相关管理规定执行。
第七条返回公司申请:
返回公司办理工作业务时须履行审批手续:
各部门人员返回公司办理工作业务时,需尽量提高效率,不得借回公司办理业务为由,无故在家长时间休息。
1、市场部、基地销售处负责人回公司办理工作业务需填报《返回公司申请单》(格式见附表二),由部门其他负责人签字(无正副职的由业务主管签字),上报销售部批准后方可返回。
2、市场部业务人员回公司办理工作业务须填报《返回公司申请单》,经部门负责人批准后方可返回,《返回公司申请单》由市场部自行存档备查。
3、地销办事处人员回所在工厂办理工作业务须填报《返回公司申请单》,经销售处负责人批准后方可返回(不具备传真条件的须电话汇报),《返回公司申请单》由地销办事处、销售处存档备查。
第八条考勤
1、各销售单位主要负责人是部门考勤管理的第一责任人,每月必须对本部门人员的《考勤表》(格式见附表三)及出勤情况进行认真审核,并签字确认。
各部门应指定考勤责任人,于每日下午下班前10分钟打好当日考勤。
2、各单位考勤员必须坚持按日考勤,做到及时准确,认真负责,实事求是,不得弄虚作假;
考勤表须上墙,不得无故涂改,在考勤时,针对病假、事假等请休假项目,应依据经审批有效的假条填写清楚。
3、职员工作时间外出办事须报部门负责人批准后方可进行,未经批准不得擅自离开工作场所。
4、工作时间内不允许从事业务以外的其他工作或私自将亲戚、朋友带入工作场所。
5、市场部考勤表由部门负责人和考勤员双签后,于每月3日以邮寄方式(邮戳为准)反馈到销售部,作为工资核发依据。
6、为严肃考勤工作,销售部每月将对各单位考勤表进行认真审查,对不真实考勤、考勤表乱涂乱改、部门负责人未审核确认的,将对部门负责人和考勤员进行考核。
7、以下行为视为旷工:
无故不上班;
酗酒上班;
私自托他人代班或换班;
雇人上班;
上班时间打牌、下棋、看与本岗无关的书刊、干与本岗无关的事等;
弄虚作假或采取不正当手段骗取病假;
未经批准擅自离开工作场所等。
8、销售部每月不少于2次对各销售单位出勤情况进行抽查;
销售单位每月不少于2次对驻外人员出勤情况进行抽查,每月实地抽查人数不得少于部门业务人员总数的50%,形成出勤情况抽查记录(格式见附表四),抽查记录各单位自行存档备查,抽查结果纳入月度考核。
第三章工资考核
为通过客观、公平、公正地考核激励,充分调动销售人员工作积极性,督促提升工作效率,提高工作质量,依照安徽海螺水泥股份有限公司《销售人员考核激励管理办法》、《劳动工资统计管理办法》、《养老保险统筹实施办法》等制度,特制定本规定。
第九条考核依据
依据《销售人员考核激励管理办法》(海股政[2006]49号文)、上岗标准、岗位职责、考核标准及有关销售管理制度。
考核指标与考核标准要根据部门内部岗位分工及工作内容,公开、公正、公平地制定,要注重合理性、科学性、针对性,充分体现“干什么,考什么”。
第十条考核要求
1、部门月度工作自查
各销售单位每月3日将《月度部门工作业绩考核自查表》(格式见附表七)分别以传真和电子邮件方式上报销售部。
销售部将各单位填报的《月度部门工作业绩考核自查表》,作为月度工作质量考核的依据之一,并结合对各单位日常工作开展情况的评价,确定各单位的部门月度考核系数(部门考核分)。
2、销售人员月度工作自查与考核
市场部、基地销售处业务人员以及调度管理、销售管理等岗位,按照海股政[2006]49号文件要求确定个人月度工作考核系数(个人考核分)(格式见附表八、附表九、附表十)。
部门人员月度工作考核系数表先由岗位人员自行填报,于每月2日交部门负责人审核,经部门研讨审定后,形成正式的考核系数表经部门负责人以及本人签字确认视为有效,作为月度工作考核和工资发放的依据。
市场部须于每月4日将个人月度工作考核系数以电子邮件形式发送至销售部销售管理信箱,待《月度考核明细》下发后,结合考核内容,将最终确定的个人月度工作考核系数传真至销售部,原件由各销售单位自行存档备查。
对销售部每月下发的管理通报中的考核项,各销售单位在不重复考核的情况下必须将相关考核项落实到相关责任人。
3、业务人员月度工资的考核与发放
每月10日,市场部、基地销售处根据各区域的销量、价格比、动态奖励工资分配系数,结合业务员个人月度工作计划完成、岗位职责履行情况,提取业务员动态奖励工资,编制销售业务员月度工资表(格式见附表十一)。
基地销售处将工资表交所在工厂人事管理部门,经审核、批准后发放,发放后将工资表报销售部备案;
市场部将业务员月度工资表交销售部,由销售部审核并报股份公司批准后发放。
4、部门负责人月度工资的考核与发放
依据市场部、基地销售处负责人的上岗标准和岗位职责,由部门负责人在《月度工作写实卡》(格式见附表十二)中对当月工作完成、职责履行情况进行自查,同时结合部门月度销量、销价等经济技术指标的完成情况,填报《销售处、市场部负责人月度工作考核标准表》(格式见附表十三),于每月3日以电子邮件方式反馈至销售部,原件由各销售单位自行存档备查。
销售部依据各单位月度销量、销价等经济技术指标的完成及工作质量情况,确定负责人的月度工作考核系数(个人考核分),作为部门负责人月度工资考核发放的依据。
第十一条考核的程序与形式
1、各部门须成立由部门负责人、业务主管组成的考核小组。
2、各销售单位负责人在每月3日前召集并主持召开部门考核会,可与月度工作例会一并召开,原则上要求所有人员参加,考核会上对部门月度工作进行自查、月度个人考核汇总情况进行通报。
3、考核小组采用“日清、周考、月汇总”的形式,对部门人员进行考核。
3.1对于每日工作,由部门负责人或业务主管在下午下班之前检查评定。
3.2每周六前考核小组须对职员本周工作情况,依据考核标准进行考核,并逐项汇总,填写周考记录。
3.3每月3日前,部门负责人、业务主管对周考情况进行汇总,并汇总个人月度指标考核完成情况,形成月度考核最终结果,在考核会上通报,并将个人考核分及加、扣分原因详细注明。
3.4各部门须对周考与月汇总结果上墙公布。
第十二条工资发放:
各部门须严格按照经批准的月度工资表将工资按时发放到个人,不允许私自截留、克扣工资,或存在工资结余,否则视为违纪。
市场部将经发放工资所有人员签收过的工资反馈表、基地销售处将经所在工厂会签及发放工资所有人员签收过的工资反馈表于每月20日前传真至销售部。
第十三条已按照海股政49号文规定制定销售人员考核激励办法的粉磨站销售处,其销售人员月度工作自查与考核、月度工资考核与发放参照基地销售处工资考核模式,由各销售处报所在工厂批准后执行。
第四章培训与学习
本章节相关规定,依照安徽海螺水泥股份有限公司《劳动人事管理暂行办法》等有关规定内容制定。
对销售人员的职业生涯进行规划,通过规范、有序地实施专业培训,培养一支“观念新、业务精、能力强、素质高”的职业化、学习型销售团队,不断提高销售人员的综合技能,转变营销观念,提升销售管理水平,增强销售队伍的凝聚力、战斗力和向心力,适应公司可持续发展的需要。
第十四条年度培训计划:
各销售单位于每年11月30日前制订次年度的培训计划上报销售部,年度培训计划应细分到每月。
培训计划主要内容应包括:
培训时间、培训学习内容、授课人员、受培人员、培训组织与实施、测评和考核方式。
第十五条培训目标、方式与内容
1、销售部门负责人的培训
1.1培训目标:
基层销售管理者作为公司销售管理思想的实践者和推动者,注重从培养职业经理人的目标出发,侧重于对其自身专业管理能力的培训,以正确领会、贯彻公司的管理思想,全面、规范地履行岗位职责。
1.2培训方式和内容:
利用经常性的销售研讨会、专题会议及年中、年末销售工作会议等交流学习,达到统一思想,共同提高的目的;
学习销售部下发或指定学习的营销材料,撰写学习体会和心得,更新视野、开拓思路,提高策划管理与销售管理水平。
2、销售业务人员的培训
2.1培训目标:
从培养具备政治素质高、业务能力强、敬业奉献好的优秀员工出发,侧重于销售业务人员销售制度、技能、素质的培训,提高销售人员综合能力和职业操守。
2.2培训方式和内容:
各销售单位按照部门制定的《年度销售人员培训计划》有序开展培训工作,以日常自学和部门集中组织培训为主,培训内容为公司及销售部下发的各项销售管理制度、管理通报、《产品、性能与服务》、《海螺信息》及其他材料等,结合学习情况撰写学习心得。
3、新进人员的培训
3.1培训目标:
以增强新进人员对企业文化的认同、了解公司及行业发展历程、掌握基本业务技能为目标,尽快适应销售工作环境、具备上岗条件。
3.2培训方式与内容:
采用集中培训与工厂、市场部或销售处实习相结合的方式,以便新进员工能够理论联系实际,不断完善知识结构,更快地掌握培训内容。
集中培训时聘请财务部、品质部、法律事务室、水泥设计院等相关部门人员授课;
销售知识培训由销售部组织安排,主要由部领导、培训小组成员、市场部、销售处负责人授课,具体培训计划实施方案以书面形式下发各部门执行。
4、培训学习要求:
各销售单位要按照制定的培训计划认真开展培训工作,对于销售部下发的月度销售管理通报,要求在每月20日前组织学习完毕,对于销售部下发、转发的有关检查通报、公司文件等材料要求自下发之日起7个工作日内组织学习完毕。
第十六条周学习制度:
各销售单位每周开展一次周学习活动,安排专人用培训笔记本做好学习记录,学习内容包括公司和销售部下发的各项管理制度和文件、市场分析材料、业务知识等,同时对规范部门内部管理、提高市场驾驭能力和如何完成年度销售任务等方面开展研讨活动,提高市场部业务人员的整体参与意识和业务水平。
第十七条销售部培训:
参加销售部组织的各项培训活动的销售人员,要认真全面地做好学习记录,回到所在销售单位必须进行二次培训,将培训内容全部传授给其他人员,受训4小时的回去传授不少于2小时,受训8小时的回去传授不少于4小时,依此类推,并做好相关的培训记录。
(附集中培训组织流程图)
第十八条各销售人员均应自觉参加公司、销售部及所在销售单位组织的各类培训学习活动,遵守培训纪律,认真做好学习记录,努力提高销售业务水平和自身素质。
第十九条培训结果测评与考核
为评估培训效果、强化培训质量、巩固培训成果,必须对受培训人员实施考试、考核:
1、各销售单位拟定销售人员培训考核方案,将培训结果与销售人员的工资收入挂钩考核。
原则上要求各销售单位每月组织一次闭卷测试,月度培训什么、考什么,按照奖优罚劣的原则,对考试排名靠前的,要适当给予激励,对排名靠后的,要适当予以考核,对于考试连续不合格的人员,要予以淘汰,以增强销售人员自我学习的意识,确保培训内容的掌握和培训质量。
2、对于要求撰写学习心得的各级销售单位负责人,销售部将根据学习态度和对学习内容的剖析深度进行统一考评、考核。
3、销售部每年将进行不少于两次的统一测评,以促进销售业务人员的日常学习。
4、对于销售部或各销售单位组织的各种培训测试活动,销售人员无故不得缺席,否则成绩以零分计,纳入当月考核。
第二十条培训工作检查
1、各销售单位负责人每月要主动和员工交流,了解人员对制度学习及培训要求的掌握情况,以督促人员自我学习意识。
2、各单位要注重开展部门培训成果分析,通过定期对部门培训工作效果进行分析,总结,对于培训未达到目的,要认真分析原因、反复培训,提升部门培训工作的质量。
3、销售部将在日常销售管理检查中,对照各单位销售培训计划和公司阶段性下发管理规定,通过现场检查中与人员进行交流、查阅记录、组织测试、实践考核、电话或实地抽查等多种方式,检验各单位的培训开展进度和质量。
对于培训效果不明显的单位,帮助分析问题产生的原因、研讨整改措施,指导各单位切实提升培训质量。
第五章人员管理
本章节相关规定,根据国家《劳动合同法》、《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》等法律、法规的相关规定,依照安徽海螺水泥股份有限公司《劳动人事管理暂行办法》、《关于加强销售业务人员管理的有关规定》、《销售人员考核激励管理办法》等制度内容制定。
各单位应加强对销售人员的业务管理与指导,促进销售人员自觉、诚实地履行岗位职责,遵守公司秩序,规范业务操作,提高综合素质,圆满完成公司交办的各项任务,适应公司可持续发展的需要。
第二十一条工作写实
1、部门负责人工作写实管理:
各销售单位负责人要每天如实填写《月度工作写实卡》(格式见附表十二),真实反映每天的工作开展情况,工作填写要详实、全面、重点突出;
对于月度工作存在的不足要剖析原因,开展自查,签字确认后,市场部、基地销售处负责人于每月1日下午5:
00之前以电子邮件方式反馈至销售部(签字页传真,销售处负责人须经工厂分管领导签字);
粉磨站销售部门负责人报粉磨站分管领导。
2、一般人员工作写实管理:
各销售单位一般人员(不含业务人员)每天要如实填写《月度工作写实卡》(格式见附表十四),真实反映每天的工作开展情况,工作填写要详实、全面、重点突出,每月经部门负责人审核后自行存档。
3、业务人员工作写实管理:
各销售单位业务人员每天要如实、规范填写《市场拜访/工作写实日报表》(格式见附表十五),部门负责人应每周予以审核并签字,指出业务人员工作开展中存在的不足,针对性提出改进意见,指导、促进业务人员提升技能。
《市场拜访/工作写实日报表》各单位自行存档备查。
3.1销售单位负责人每月初须对业务人员的月度市场拜访计划进行规划和统一安排;
3.2业务人员围绕部门统一规划,结合个人所负责业务的开展需要,制订个人详细月度市场拜访计划;
3.3《市场拜访/工作写实日报表》须按日如实、详细地填报,其中对“拜访目的”和“拜访种类”栏未列出的情况可自己定义和增加;
3.4销售单位负责人每周对业务人员《市场拜访/工作写实日报表》认真审核,就其中存在的问题提出考核意见和后期客户拜访建议;
3.5各单位要对业务人员填报的《市场拜访/工作写实日报表》分月进行汇总分析,填报《市场拜访日报表分析》(格式见附表十六),于每月3日以电子邮件方式反馈至销售部。
销售部将建立部门各类报表及报告档案,并对拜访表及分析表的内容进行抽查,对有弄虚作假的拜访表填写,一经发现销售部将严格考核。
4、《月度工作写实卡》归档管理
为便于归档管理,各单位须按以下方法对本部门人员的《月度工作写实卡》进行编号:
如南京市场部部门负责人的编号为XS-NJ—M—01,XS为“销售”拼音的首位字母,NJ为部门代号(此处以南京市场部为例,“NJ”是“南京”两个字拼音字母的首位字母),M为主管及以上人员代号,01为市场部或销售处主管及以上人员编号;
其他工作人员的编号为XS-NJ—S—01,其中“XS”、“NJ”的意思与前面相同,“S”为其他工作人员代号,01为其他工作人员编号。
第二十二条工作述职
1、各销售单位负责人每季度以书面的形式向销售部/子公司分管领导述职,报告本季度主要工作开展、完成情况,本季度未完成工作、存在的问题及下季度主要工作安排,对销售部的管理工作提出建议。
述职报告于每季度首月10日以电子邮件方式发送至销售部销售管理信箱,原件自行签字存档备查。
2、销售业务人员每季度以书面形式向销售部/所在工厂上报述职报告,内容包括:
季度销售业务和基础管理工作完成情况,针对当前的市场形势、销售策略和管理工作提出建议,对市场部、销售处市场拓展和销售管理工作提出看法和改进方案,以及其它需要表述的内容。
述职报告可不经部门负责人审阅,于每季度首月10日以电子邮件方式发送至销售部(不具备发送电子邮件条件的,以邮寄方式反馈,具体以邮戳时间为准),原件自行签字存档备查。
3、四季度述职报告为全年工作述职,总结个人全年工作得与失,对市场部、销售处管理工作效果及后期工作建议提出自己的看法,对销售部的管理工作提出建议。
销售部将以此作为评价人员年度业绩的依据之一。
4、如销售单位因销售管理不善,导致内部管理滑坡较大或部门人员出现违规违纪行为,以及因市场拓展不力连续不能完成销售目标,影响公司产能发挥,销售部将根据管理需要责成相关销售单位负责人到销售部述职。
销售单位负责人要认真剖析工作中存在的不足,销售部将帮助查找工作中的薄弱环节,指导理清工作思路,明确后期工作重点,以确保部门工作质量改善、提升。
第二十三条人员工作调动
各单位要建立部门在职人员基本情况档案,并即时进行更新。
当部门人员发生变动时,各销售单位须认真办理工作交接,确保部门工作有序开展,并及时将人员变动情况报销售部。
1、在职人员花名册的填报:
各单位须建立部门在职人员情况登记,填写《市场部/销售处在职人员花名册》(格式见附表十七),并以电子邮件形式反馈至销售部销售管理信箱;
同时,要根据人员变动情况,及时进行更新。
当人员发生变动时,各销售单位要根据变动后的在职人员情况,更新《市场部/销售处在职人员花名册》,并在不晚于变动后4小时(工作时间)内以电子邮件方式反馈至销售部销售管理信箱。
具体填报要求如下:
1.1要注明本单位现在职人员合计多少人,并按性别、出生年月、学历(本科、大专、中专)、政治面貌及岗位性质分别统计人数;
1.2业务员固定电话,填写其所在市场部/地销办事处固定电话;
处机关人员填写固定办公电话;
1.3销售处业务员要详细注明其所在地销办事处的名称;
1.4供销处只统计销售人员。
2、人员工作变动情况汇报:
每季度首月20日,各单位要根据本季度人员变动的实际情况填报《市场部/销售处季度人员变动情况表》(格式见附表十八),以电子邮件方式反馈至销售部。
填写要求如下:
2.1人员变动性质属于哪一类请在对应表格中填写“1”;
2.2其他原因请在备注中说明。
3、工作交接:
销售人员发生工作调动时,须还清借支的周转金,认真办理工作交接。
交接双方须对交接人所负责的全部业务工作、保管的公共财产等办理书面的《工作交接记录》(格式见附表十九),工作交接完毕,无任何遗留问题,交接双方签字确认。
3.1市场部负责人工作交接时,由销售部派专人监督交接过程,确认交接手续规范、无遗留问题后,监交人在《工作交接记录》上签字,即时传真至销售部一份,原件由市场部自行存档备查。
3.2基地销售处负责人工作交接时,由销售部派专人或委托所在工厂分管领导监督交接过程,确认交接手续规范、无遗留问题后,监交人在《工作交接记录》上签字,即时传真至销售部一份,原件由销售处自行存档备查。
3.3粉磨站销售处(供销处/科)负责人工作交接时,由工厂分管领导监督交接过程,确认交接手续规范、无遗留问题后,监交人在《工作交接记录》上签字,各销售单位自行存档备查。
3.4一般销售人员工作交接时,要求部门负责人监督交接过程,确认交接手续规范、无遗留问题后,部门负责人在《工作交接记录》上签字,各销售单位自行存档备查。
第二十四条职责范围与岗位设置
1、销售人员应自觉诚实地履行好本职工作,在工作上积极主动地向部门负责人进行建议和报告;
应密切联络本职及与此相关的负责人,尽最大努力提高工作效率,改善工作质量。
销售部门负责人要尊重下属,亲切指导和监督其工作,并率先垂范履行好本职职责;
对于分管工作,应虚心的听取下属的意见和建议,并采取必要的适宜措施。
2、各销售单位须参照销售部职责范围,并结合自身工作实际,制定部门职责范围,职责界定需规范、全面、明晰。
同时,部门内部要进行合理的业务分工。
3、各单位要根据部门内部分工情况,合理设置职能岗位,同时要结合人员技能状况,合理配置岗位人员,完善管理流程,提升管理效
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