第二章行政公文的写作Word文档下载推荐.docx
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所有需要办理的公文都有时限要求,惩办单位不得延误、推诿,紧急公文还要限期办理。
如有不属于本单位、本部门职权范围或者不适宜本单位、本部门办理的,应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
已经送交领导批示或者交给有关部门办理的公文,文秘部门还要定期催办、查办,紧急公文还要跟踪催办、查办,重要公文要重点催办、查办。
对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
下级机关必须认真、全面理解上级公文的精神,积极贯彻上级公文中表达的意图,并根据本地区、本部门的实际情况,认真全面地执行各项政策。
同样,上级对下级的公文也要以认真负责的态度来处理。
任何机关单位都不允许以自由主义、主观主义、官僚主义的态度和不负责任的态度来对待收到的公文。
(四)规范性为了体现公文的严肃性,方便公文的写作与处理,使公文日趋规范化、制度化、科学化,国家以有关法规、标准的形式,对公文的种类、格式、行文规则、处理办法等,都进行了统一规范。
国家行政机关公文处理办法中规定了13类行政公文为其特定的体裁,对其中任何一种公文的格式、行文规则、办理程序、归档、管理等问题都作了明确规定,对公文从内容到形式到用纸的大小及装订规格,都提出了统一的规范化要求。
任何单位、部门或个人都必须严格遵守,决不允许自做主张,另搞一套。
三、行政公文的种类:
根据国务院2000年8月24日发布,2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法的规定,现行的行政公文的种类一共有13类1、命令(令);
2决定;
3、公告;
4、通告;
5通知;
6通报;
7、议案;
8报告;
9、请示;
10、批复;
11、意见;
12、函;
13、会议纪要。
在实际使用过程中,为了方便,为了处理、收发登记、分类归档和保存查阅的方便,我们又根据不同的划分标准,从不同的角度,对公文进行分类:
(一)从行文方向分公文可分为上行文、平行文,下行文。
上行文:
是指具有隶属关系的下级机关单位向上级机关单位报送的公文,如请示、报告等。
平行文:
是指同一组织系统的同级机关单位或不相隶属机关单位之间的公文,如函、议案等。
下行文:
是指上级领导机关对下级所属机关单位发送的公文,如命令、指示、通知、通报、批复等。
(二)以秘密程度分公文可分为公布性公文、内部使用公文和机密性公文。
机密性公文又分为秘密公文、机密公文、绝密公文。
秘密公文指含有一般国家秘密,泄密后会使国家的安全和利益受到损害的公文;
机密公文是指含有重要的国家秘密,泄密后会使国家的安全和利益受到严重损害的公文;
绝密公文是指含有最重要的国家秘密,泄密后会使国家安全和利益受到特别严重损害的公文。
(三)以紧急程度分公文可分为平件公文(常规公文)、急件公文、特急公文。
平件公文:
指无特殊时间要求,可以按照常规处理的公文。
急件公文:
指内容重要并急需打破常规、迅速传递处理的公文。
特急公文:
指内容至关重要并特别紧急,已临近规定的办理期限,需要立即迅速传递处理的公文。
(四)从公文来源分公文可分为收文和发文。
收文是指本机关收到的来自于外机关单位的公文。
发文是指本机关发出去的公文,包括本机关制成并发往外部的公文(对外公文)和本机关制成只供内部使用的公文(内部公文)此外,有的还以行政公文的内容、性质、作用来划分。
如指挥性公文、知照性公文、报请性公文、商洽传达性公文、决断性公文等。
但是,这些分法由于划分标准复杂,划分出来的内容难免有交叉兼类的现象。
四、行政公文的作用:
(一)领导指导作用。
国家政府的领导通过制发各种公文,传达党和国家的方针、政策。
各级行政机关也是通过制发各种公文,使下级各个机构按照党和国家的方针、政策办事。
这就是公文的领导作用。
与此同时,公文还具有指导作用。
政府各主管部门的上下级机关之间,是指导与被指导的关系,上级主管部门对下级部门所发出的通知、通报、意见、批复等公文,具有明显的指导作用。
(二)公务联系作用:
国家领导机关制定的各项方针、政策、法规和规章,一般都要通过公文的形式传达到基层;
基层部门中出现的问题、情况和意见,也要通过公文的形式一层层反映到上级机关;
各平行机关、社会团体、企事业单位之间也需要通过公文互相交往、商洽工作、交流经验、询问答复问题。
公文在沟通社会的网络系统中,联系公务的作用十分明显。
(三)宣传教育作用公文是宣传、解释党和国家的方针、政策、工作计划、任务措施的重要工具,是向人民群众进行思想教育、讲解政策意义、端正认识的最直接、最有效的重要方式。
例如,党和政府一贯提倡国家干部要遵守纪律、清正廉洁、深入群众、艰苦奋斗,不能跑官卖官,行贿受贿,欺上瞒下,并严肃处理了一批有一批腐败分子。
这些信息都是通过发放公文的形式达到宣传效果的。
(四)、凭证依据作用公文是各级行政机关之间统一思想、统一意志、统一行动、相互协调的凭证和依据。
下级机关根据上级机关的命令、决定、通知、通报、意见、批复等开展工作,解决问题;
上级机关凭借下级机关的报告、请示、意见等了解情况、做出决策。
立卷归档以后,又是查考和印证行政机关工作历史的宝贵凭证。
他们是研究时代和历史的宝贵资料,它们真实记录着制发机关的工作情况、意见、办法等情况。
(五)、法规作用法律、法令、行政法规和规章,都是通过行政公文来发布的,行政公文是法律规范的体现形式,有明显的法规作用。
第二节行政公文的结构与格式一、行政公文的结构国务院发布的国家行政机关公文处理办法(国发200023号)第三章第十条指出:
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”先将主要内容及写作要求分别叙述如下:
1、秘密等级和保密期限份数序号是对一个公文印发份数与顺序的编号。
例如,一个公文需要印刷1000份,就可按照顺序从1号依次编至1000号。
份数序号一般标在文件版头的左上角,书写格式为No0123(或“编号0123”)。
它表明此件是这一公文的第123份。
表明份数序号的目的就是为了便于管理、控制,便于统计、分发、登记、收回、注销和查询。
秘密等级是发文机关对涉及国家的机密的公文,根据其秘密程度而划分的秘密级别,简称密级。
保密期限是指需要保密的时间上的限制。
按照中华人民共和国国家机密法的规定,机密的公文应当表明秘密等级和保密期限。
凡属机密的公文,都要根据具体情况分别表明“绝密”、“机密”、“秘密”三种级别,密级的位置通常放在文件版头的右上角,“绝密”、“机密”的公文应当表明份数序号。
2紧急程度:
紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。
除一般平件以外,紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
紧急程度的位置一般标在文件版头的右上方、密级下方的醒目处。
也有些公文的紧急程度在标题中表现出来,如海关总署、国家工商局、国家出版局关于加强激光唱盘激光视盘复制管理的紧急通知。
3、发文机关发文机关是公文的法定作者,发文机关标识应当使用发文机关的全称或者规范化简称,其作用是表明公文的责任者和法定权威性。
联合行文时,主办机关排在前面。
公文以机关的名义行文时,发文机关应在正文末尾的右下侧,因此又称署名或落款,印有文件版头的公文可以不写,只在发文日期的中间加盖公章,作为发文机关对公文生效负责的凭证。
如果公文需要以机关领导人的名义签发,应在其姓名前表明职务。
4发文字号发文字号简称发文号或文号,包括机关代字、年份、序号,其顺序为机关代字居前,年份居中,并且在六角括号之中(不是圆括号),序号(既发文机关本年度所发文件的顺序号)居后,如“国发200023号”,其中“国发”就是机关代字,是国务院发文的代号。
“2000”就是年号,“23号”就是机关的发文顺序号,是国务院在2000年所发文件的第23号。
23前不加“第”字。
字几个机关联合发文,只注明主办机关的发文字号。
有版头的公文,发文字号写在版头的下面,标题的上面;
没有版头的公文,发文字号写在标题下面的右侧。
编列发文字号的目的是为了便于分列登记,也便于收文单位向发文单位查询。
5签发人公文签发是机关领导人代表机关对所发公文负责和行使职权的表现,所以公文文稿经过撰写者拟好以后,必须按规定送机关首长审阅和签字,同意发文之后,才能付印。
内容重要的涉及面广的公文,必须由正职或者主持日常工作的负责领导人签发;
一般性公文,经授权,可由秘书长或办公厅(室)主任签发。
上行公文,应当在首页注明签发人,其位置一般在发文字号的右侧。
非上行公文可以不注明签发人。
6标题1、完整的公文标题包括发文机关、事由和文种三个部分组成。
例如中华人民共和国财政部税务局关于办理税务登记的通知。
其中发文机关是“中华人民共和国财政部税务局”,事由是“关于办理税务登记”,文种是“通知”。
发文机关名称要用全称或规范性简称。
联合发文,主办机关排列在前。
如财政部、国家计委、经贸委、科委关于科技三项费用管理办法的通知就是四个单位联合发文的标题。
事由一般由“关于”这一介词结构来概括,文种放在最后,在事由与文种之间加介词结构“的”。
2、有些标题省略了发文机关,而由事由与文种两部分组成,如关于2006年度全省行政执法检查情况的报告。
这种形式的标题,中心突出,简洁明了,但使用这种标题的公文应该有固定的文件版头,文尾必须有发文机关的署名和发文时间3、也有些公文的标题省略了事由,由发文机关和文种两部分组成,如国务院公告这种标题适应于发文机关级别较高、发布内容重要、庄重严肃,而篇幅较短的公文。
4、最后一种是整个标题中,只出现文种一项,如通知、公告等,这种标题多用于内容比较简单的公文。
作用:
公文的标题十分重要,应当能够准确简要的概括公文的主要内容,能够让读者一看标题,就了解公文的主要内容与基本精神,从而确定如何办理和落实。
所以拟写公文标题一定要准确简要,防止发生题文不符的情况。
标题的位置在公文的开首,居于正文的上端中央。
另外,标题一般不用标点符号,只有批转、转发的文件名称、发布的法规、规章的名称才加书名号。
7主送机关主送机关是公文行文的对象,即发文机关所要求贯彻执行或研究答复该文的受文机关。
除“公告”、“通告”等面向公众的公布性公文不写主送机关外,在报刊、电台公布的命令、决定、会议纪要等,也不写主送机关。
除此之外的一般行政公文都要标明主送机关,并且顶格写在标题之下、正文之上的靠左面。
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等,需要所属各机关都了解和执行的公文叫普发性公文,其主送机关可以用泛称,其下属机关都是主送机关。
下级机关向上级机关报告和请示的公文,一般只写一个主送机关,不能多头主送,以免责任不明,延误问题的及时处理。
如果需要同时上报另一个主送机关,可以用抄报的形式。
8正文公文的正文是公文的主体,是公文陈述的基本内容。
每一种公文都有自己的写作特点,但从结构上看,公文的正文一般都由引言(开头)、主体、结语三个部分组成。
正文的引言部分应该简要地说明发文的目的、原因和依据。
不管使用哪一种开头方法,都应开门见山,不要使用空话、套话。
正文的主体部分是公文的核心内容,写作时要做到主题明确单一,即要求有一个鲜明的中心,并且文中的观点正确鲜明;
内容准确无误,包括所用的材料真实可靠,符合客观实际,文章要具有逻辑性,要求文中的内容能够恰当地反映事物内部的逻辑关系,深刻揭示事物发展变化的规律,不要就事论事,要透过现象抓住事物的本质,作出另人信服的论断。
正文的结语部分,因为公文的目的、要求及行文关系的不同而有所不同,也有许多公文主体结束就自然收尾,不再写结束语,常见的习惯式用语,上行文有:
“以上请示,请批复”,“如无不妥,请批转”,“当否,请指示”,“特此报告,请审阅”等。
平行文中常用的有:
“特此函达”,“特此函复”,“敬祈查照见复为荷”等。
下行文中的命令常用“此令”,批复多用“此复”,也有对受文者提出要求的“希即研究执行”,“请遵照办理”,“以上各点希认真贯彻执行”等。
9、附件附件是随着公文一起发出的文件或材料,是公文的重要组成部分。
公文的附件一般可分为两类:
一类是对正文起补充、说明或印证作用的文字材料、图表、凭据等;
另一类是随文颁发的规章制度、办法、规定,以及向上级机关报送或向下级机关“批转”(转发)、“印发”的文件。
这时的附件实质上就是正件,而正文则是批示意见、发布说明或一则按语。
如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,其正文就是以一则按语的形式出现的,而整个国家行政机关公文处理办法则作为该文件的附件。
凡是带有附件的公文,均应在正文之后,发文机关名称之前的左上侧注明附件的顺序、名称、件数,并要顶格书写。
10成文日期成文日期就是发文日期,公文必须注明成文日期,目的是为了标明此件从何时开始生效。
成文日期一般位于发文机关署名的下面并稍向右错开,也有的写在标题之下的正中间,并用括号括起来,如会议通过的文件。
成文日期应该年、月、日俱全,不能省却年份或月份。
一般来说,成文日期应以领导人签发的日期为准;
联合行文则以最后签发机关领导人的签发日期为准;
法规性公文,应以批准日期为准,或者在正文最后专列条款规定具体生效和开始执行的日期。
11、印章发文机关在公文上加盖公章是公文生效、取信的凭证,所以,公文一般应该加盖公章。
除了“会议纪要”和以电报形式发出的外,联合上报的公文,由主办机关加盖印章;
联合下发的公文,发文机关都应该加盖印章。
印章应盖在年月日上方中间,要求上不压正文,下要“骑年盖月”,用印要端正清晰。
12、附注公文的附注是指需要说明的其它事项。
为了使正文集中表达主要内容,一些不便在正文中直接解释、说明的名词术语可以作为附注,其格式与一般文章、著作的文末注释用法相同。
另一种用法是注明阅读范围、使用方法的,它通常标在发文时间之下,主题词的上端,并用括号括起来。
如“(此件发至县团级)”、“(此件发至省军级)”等。
13主题词主题词是反映公文主题概念、用来揭示公文基本内容的规范化名词或词组。
主题词的概括力求全面、准确地反映公文的主要内容,能使人一看就明白该文的主要内容和文种是什么。
公文的主题词还要简约、规范,用词不宜过多,一般大都从国务院公文主题词表中确定的15类786个主题词中选取与公文主题概念相适应的主题词,一般选用35个为宜,通常最后一个词就是文种。
如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,其主题词为“公文处理办法”;
关于煤炭价格调整的通知,这一公文的主题词是“能源煤炭价格调整通知”。
主题词的排列一般依据含义由大到小的顺序排列,先写大的类目词(反映公文主要类别的)、接下去是子目词(反映公文具体内容的)和文种词(反映公文内容的)。
有的也可以不写文种,只写公文的主要内容。
如中共中央关于加强中小学德育工作的通知,这一公文的主题词是“教育德育中小学”。
公文主题词的标引,是文档管理自动化的需要。
秘书人员在写好公文以后,应该再把主题词标引出来,排在公文末尾的“抄报(抄送)”栏目上方顶格书写“主题词”:
某某某某某。
词与词之间不考虑语法上的结构,不使用标点符号,每个词之间空出一个字的位置。
然后再按一定的处理程序,将主题词连同发文字号一起输入到计算机中储存起来,便于查询、检索。
14抄报(抄送)机关:
这是指需要了解掌握该公文内容的有关单位,或者需要协助承办而不需承担主办或答复责任的有关单位。
所使用的机关名称应该是全称或规范化简称、统称。
送往单位如属上级机关(或领导人),应列入“抄报”;
如属平级、不相隶属的机关或下级机关的,列入“抄送”。
抄报、抄送单位的数量必须加以控制,既要防止漏报漏送,又要禁止不根据实际需要的滥报滥送。
抄报、抄送机关的名称应列于文尾,主题词的下方。
为了整齐美观,在文件的末页下端可以设计一个抄报(抄送)栏,用两条间隔横线将其分别与上边的主题词及下边的印刷版记隔开,这样,版面就显得清晰、醒目。
(例子)15、印刷版记印刷版记也称印发标记或印发说明,是一件公文的最后标记,位于抄报(抄送)栏的下方,包括公文的印发机关、印发日期和印刷份数。
公文的印发机关一般是发文机关的办公部门,如省人民政府的文件,其印刷机关就是省政府的办公厅。
印刷日期是指实际的起印日期,需写明具体的日期。
其作用是强化有关部门或工作人员的责任感。
右下方标注印刷的份数。
公文界定公文生效时间与印发时间有利于掌握制发公文的效率和公文的办理。
16、文件名称文件名称也称文件版头,它位于文件首页的上端,由发文机关的名称加上“文件”二字组成。
文件版头一般用大号字体、红色套印、居中排列。
要求庄重醒目、美观大方。
如“国务院文件”、“某某市人民政府文件”。
几个机关联合发文的,用一个主要(主办)机关的名称即可。
17、“此页无正文”当公文的正文书写或排印完毕以后,所剩纸张版面已无法容纳文末的各种标记,这就只得把发文机关和发文时间,附注,主题词,抄报(抄送)机关,印刷版记移到下一页的下部书写或排印。
将这一页的上部空出来,但必须在此页的上部空白处注明“(此页无正文)”。
二、行政公文的格式:
行政公文的格式包括书写、排版、用纸等的要求。
公文文字要从左到右横写、横排。
在民族自治的地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
为了便于了解、掌握以上内容,下附行政公文的版面基本格式示意图,以供参考:
No0123机密特急省人民政府文件发2002号(阿拉伯数字)口口口口口口口口口口口口(标题)(主送机关名称):
(正文)附:
1、份2、份省人民政府文件二000年月日(此件发至厅局级)主题词:
抄报(抄送):
省人民政府办公厅二00二年月日印发共印份第三节决定的写作一、决定的含义:
决定是国家行政机关普遍使用的一种下行文。
它是一种“对重要事项和重要行动作出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
”公文。
决定可由会议通过,也可由中央到地方各级党政机关、企事业单位,群众团体制发。
决定是在制约性上仅次于命令,而具有很强的指导性和指挥性的公文。
二、决定的特点:
(一)告知性:
即将决定的重要事项、重要问题或重大活动,告知群众或相关人员。
(二)权威性和约束性。
决定一经作出或公布,相关人员必须无条件地认真遵照执行,任何人不得随意推翻,所以,它具有高度的权威性和约束性。
三、决定的作用:
(一)、对重大行动作出安排:
各机关、团体或企、事业单位,为贯彻执行党的路线、方针、政策,和上级机关的指示,实现本机关的目标和解决本机关存在的问题,决定采取重大行动,对行动的方针、任务、政策、措施等作出规定和安排,使用决定。
如武汉市人民政府关于发动群众整治江滩消灭钉螺的决定。
(二)、对重要事项作出处理。
各机关、团体或企、事业单位。
对于自己权限范围内的重要事项和问题作出处理,包括表彰先进典型、处分违法违纪人员和处理其它重要事项,用决定。
国务院关于撤消董智勇同志林业部副部长职务的决定。
(三)、应当注意的是,用决定安排的行动必须是“重大的”,处理的事项必须是“重要的”,布置日常工作、处理一般事项应使用其它文种。
党的机关使用的公文文种中,也有决定,它是发布、传达、贯彻党的方针、政策的重要公文之一,也是对其它重要行动和事项作出安排和处理的公文。
当的重要机关的变动也用决定。
国家权力机关即人民代表大会或者人民代表大会常务委员会更是常用决定。
凡是政府议案中提请审议的事项,都要作出相应决定。
制定和修改基本法律和其它法律,也用决定。
四、决定的类型:
决定按其适应范围和作用,可以分为四类:
(一)公布性决定。
用于公布被批准、试行和修订的文件,以及由政府部门制定的行政法规。
例如国务院关于修改全民所有制工业企业承包经营责任制暂行条例的决定、全国人民代表大会常务委员会关于批准经济、社会及文化权利国际公约的决定。
(二)指挥性决定。
即对重要事项或重大行动作出安排的决定。
例如:
国务院关于加强档案工作的决定、国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定。
(三)奖惩性决定。
用于表彰和处分有关单位人员。
例如关于表彰辽宁省商业系统先进企业特等劳动模范和先进工作(生产)者的决定。
(四)撤消性决定。
根据新办法规定:
决定适应于“变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
”例如:
关于撤消林董缝纫机厂“文明单位”称号的决定。
五、决定的结构和写法:
决定有两种结构形式,一是由标题、主送机关、正文、落款等部分组成;
二是无主送机关,由标题、题注、正文三部分组成,题注位于标题下方,用小括号标明通过或发布的时间。
这种结构形式适用于多级下发或直达人民群众的决定
(一)标题:
决定的标题一般由发文机关、事由(文件内容)、公文文种组成,一般不能随便省略。
如中共中央国务院关于反腐斗争近期抓好几项工作的决定。
发文机关:
中共中央国务院。
事由(文件内容):
恢复沈雁冰同志党籍;
公文文种:
决定。
(二)正文:
决定的正文由三部分组成:
1、决定原由。
在这部分中,要突出地阐明为什么作出这一决定,即讲清作决定的必要性是什么。
比较简短的决定,缘由一般只写目的、依据。
如国务院关于出版中华人民共和国国务院公报的决定:
“为了集中地、准确地刊载国家的法律、法令和政府的决议、命令和指示,以
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