办公室实务作业考试题最新版Word格式.docx

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办公室人员应怎样运用受意方法?

四、设计题（每小题20分，共20分）

1.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。

小李应该怎么做?

（P13）

五、案例分析题（每小题40分，共40分）

1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。

陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下:

来电者:

“是利达公司吗?

”

陈小姐:

“是。

“你们经理在吗?

“不在。

“你们是生产塑胶手套的吗?

“你们的塑胶手套多少钱一打?

“1.8美元。

“1.6美元一打行不行?

“对不起，不行的。

”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。

过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。

陈小姐突口而出:

“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。

”上司当即脸色一变说:

“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说:

“为什么?

”上司说:

“你犯了五个错。

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?

她在电话礼仪方面还犯了哪些错?

《办公室实务》考试

（二）

每小题1

分，共10分）

1.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的?

A.保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B.让员工们随意领取办公用品

C.通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D.用库存一览表来储备办公用品2.以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的?

A.没有任何设想就应着手从事该项工作

B.文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

C.上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行

D.上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

3.文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的?

A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类

B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率

D.可以按照文员自己的习惯进行工作

4.文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?

A.定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B.尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做

C.每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

D.对每一项工作作出安排，定好最后期限

5.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的?

B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务

C.开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿

D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

6.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的?

A.现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里

B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中

C.标准的零用现金单据有一个签名D.不允许任何人从零用现金基金里借钱

7.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的?

A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

B.必要时可形成文字材料，照本宣科

C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示

D.重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

8.文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的?

A.善于同他人合作，密切配合，步调一致

B.应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D.公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

9.以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的?

A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录

B.文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系

10.以下哪个接打电话的行为是不正确的?

A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

B.给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上

C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用

D.中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置

每小题1分，共10分）

1.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。

（）2.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。

3.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。

4.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。

5.文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。

6.男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。

7.按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。

8.如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。

9.如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。

10.如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。

三、简答题（每小题10分，共20分）

1.来信受访的范围包括哪些?

p109受理与处理的程序和基本要求是什么?

p109-110

2.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?

决定时间、地点时要注意什么?

p170-171

四、设计题（每小题10分，共20分）

1.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:

00到12:

00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。

这次会议由总经理办公室负责安排。

办公室主任让小付拟一个会议通知。

他应该考虑哪些问题?

（P123）

2.文秘人员如何主持会议?

应注意哪些细节?

（P145）

五、案例分析题（每小题20分，共40分）

1.文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。

孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对;

而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对?

错在哪里?

面对这种情况小曹应该怎么办?

2.某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。

文员小王负责处理公司的各类邮件。

小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。

正好销售科的小李走过办公室，小王说:

“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。

于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方

总经理将参加会议，并替总经理签了名。

拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。

心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。

小王处理邮件的做法是否正确?

如果不正确，正确的做法应该是怎样的?

《办公室实务》考试（三）

1.文员在接打电话时，正确的做法是（）。

A.电话铃响一声就应接听

B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来

C.文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位

D.文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达

2.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的?

A.考虑打电话的时间是否合适

B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

C.有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”

D.对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事

3.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?

A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣

C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣

4.文员在拆邮件时，不正确的做法是（）。

A.拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开

B.应该把邮件分成最急件、次急件和普通件

C.经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题

D.在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好

5.文员如果误拆了非本公司的信，应该（）。

A.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

B.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去C.在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去

D.写上“查无此人”，并把信重新封好退回去

6.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致?

A.每天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室

C.事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

7.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?

A.时间B.便利C.经济D.爱好

8.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）。

A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址，部门、国名

C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址

9.传真机最好用来传送以下哪种邮件?

A.一般的图纸B.机密文件C.很长的文件D.感谢信

10.以下关于握手的礼节，不正确的是（）。

A.上级先伸手后，下级才能相握

B.一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下

C.双方有很多人时，可以交叉握手

D.握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好

1.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。

2.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员;

若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。

3.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。

4.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。

5.同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

6.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。

7.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。

8.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。

（×

）9.如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。

10.会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。

（）三、简答题（每小题10分，共20分）

1.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?

具体做法是怎样的?

2.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?

1.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?

（P150）

2.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。

公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室

人员在会后应该做些什么工作?

（P134）

1.某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。

小赵客气地请小林坐下，说:

“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。

小林就滔滔不绝地讲了起来。

小赵一边听，一边看报表。

小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说:

“公司小是否埋没了你的才能?

你是大材小用，为什么不去大公司呢?

”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。

小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。

正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。

小赵在一边干着急，不知道怎么办才好……

你认为小赵在这两件事上做得怎么样?

他有什么失误，他应该怎么做才对?

2.东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。

公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。

小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。

她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。

客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。

谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，

小沈站在古总一边，指责客商。

客商拂袖而去。

古总望着远去的客商的背影，冲着小沈:

“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解:

“我，我怎么啦!

客商是你自己得罪的，与我有什么关系?

小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确?

正确的做法应该是怎样的?

《办公室实务》考试（四）

1.文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种?

A.初次写信，或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信

C.已做结案处理的D.没有具体内容的匿名信

2.文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（）。

A.拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订

B.对写信人的各项情况逐项登记

C.处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办

D.对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释和答复

3.在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的?

A.协助签到B.分发资料

C.作会议记录时离开会议室接听电话D.暂时保管与会者的物品

4.文书立卷的归档制度包括三方面:

归档范围、（）和归档要求。

A.归档时间B.归档凭证C.归档模式D.归档历史

5.文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。

A.加入自己的主观意见B.不记录议题

C.与发言者用词不一致但意思完全一致D.对所记内容作评论

6.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（）。

A.不理睬B.不征求主持人意见，停止笔录

C.征求主持人意见，停止笔录，不关录音机

D.征求主持人意见，停止笔录，关录音机

7.上司决定参加某个会议时，文员不应该（）。

A.只在便笺上写好会议名称B.除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C.如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.和上司先充分沟通，避免在会议进行中遇到电话联系的不便

8.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议?

A.口字型B.教室型C.圆桌型D.U字型

9.以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的?

A.审查功能B.保密功能C.欢迎词播放功能D.报数功能

10.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务?

A.准备资料B.发表意见C.现场服务D.会议或会谈记录

1.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。

2.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。

3.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。

（）4.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优

先顺序。

5.上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。

6.文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。

“做过某项工作”

和“完成某项工作”是完全相同的。

7.对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。

8.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。

（）9.拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。

10.当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

1.提高会议效率可以有哪些做法?

p156-159

2.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?

p234

1.科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。

参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。

会议后勤费用开支有:

文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。

请计算会议的成本。

（P161）

2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?

（P196）

1.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。

小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说:

“坐在这里视野好。

”然后，自己坐在汽车后排座位上。

一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。

小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……

你认为小李的举止是否合乎礼仪?

为什么?

小李应该怎么做才是正确的?

8.波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。

总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。

而公司没有放映机。

预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。

会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。

刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。

9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还没有送到。

刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。

眼看着各地方来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷:

“怎么这个地方连停车场也没有……”

问题:

（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?

（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么?