办公室管理体系.docx

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办公室管理体系

第一章总则

1.目的

规范各项行政事务流程，提高行政工作效率；创造和维护良好的工作环境。

2.范围

本制度适用于公司所有员工。

第二章 印信管理

1.印信的种类

1.1印鉴：

公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

1.2职章：

刻有公司董事长或总经理职衔的印章。

1.3部门章：

刻有公司部门名称的印章。

其余不对外单位的部门章可加注“对内专用”。

1.4职衔签字章：

刻有经理及总经理职衔及签名的印信。

2.印信的使用规定

2.1对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机

构以公司名义发起的文件，盖总经理职章。

2.2以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章制度的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。

2.3以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。

2.4各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

3.印信的监印

3.1总经理职章及特定业务专用章由总经理核定本公司的监印人员。

3.2总经理职衔签字章的核定由总经办主任为监印人员。

3.3经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。

4.印信盖用

4.1文件需用印时，应先填写“用印申请单”经主管人员核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

4.2监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存档。

4.3各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。

4.4监印人对未经核准的文件，不得擅自用印，违者受处。

4.5印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

第三章工作制服

1.着装规定

1.1着装标准：

由公司发放的统一标准制服

1.2着装时间:

办公室人员周一至周五工作时间。

周六可着便服,但不可过于休闲（不可奇装异服）。

公司高管有重要对外事务时可不着制服,着行政套装。

2.制服的制作、发放、使用

2.1制服由公司统一制作,入职（一周后）发放；

2.2入职满半年以上员工辞职的不扣取制服工本费,未满半年的按领取数量扣制服一半工本费。

2.3入职时员工可领取当季制服两套。

正常因工作原因磨损快的需更换的，经上级领导批准可申领新制服，人为保管不利造成破损、毁坏、丢失需重新申领制服的，每额外申领一套收取工本费。

第四章办公环境维护

1.卫生

1.1各中心办公室及办公室公共区域、前台区域、卫生间由人力资源中心监督临时清洁工或钟点工完成，卫生标准：

---瓷砖地面和地毯每周清洁一次，地面和地毯无污渍；

---墙面除尘，无蜘蛛网或污物，如发现墙面或天花板变色、受潮、脱落等现象由人力资源中心临时召集泥水工完成；

---玻璃每周清洁一次，玻璃表面无灰尘、粘连物；

---办公室、会议室柜子、会议桌、沙发每周擦拭除尘；

---饮水机、冰箱、微波炉、洗手池每周清洁两次，保持表面干净，冰箱无异味，饮水机接水槽干净无积物；

---卫生间地面、便池、洗手池每周清洁两次，确保干净、无异味、无垃圾堆积；

1.2个人区域由个人整理

---将不再使用的文件、物品清理掉，不能堆积；

---办公桌上，办公电脑、电话、水杯等物品每天上班前擦拭，保持干净、无灰尘，摆放整齐；

---每天下班后将个人垃圾扔到卫生间的大垃圾筒，食物垃圾要用垃圾袋密封，以免虫子飞出或异味传播；

---使用会议室后将会议室恢复原状，白板擦拭干净、电脑收回到柜子里、关闭空调和电灯、收走桌面的资料、物品，将凳子摆放整齐；

2.安全

2.1使用完微波炉后拔开电源，微波炉加热的食物放置5分钟后再食用；

2.2使用完饮水机后将热水开关关掉；

2.3使用电源插座时用手按住插座，以免插座脱离被裸露的电源线接触到引起触电；

2.4在办公室使用手机充电器前应确保充电器和电源插座安全，并使用合格的充电器，以免充电器过热引发火灾；

2.5发生电路故障时请专业人士维修；

2.6禁止在办公区域抽烟，在卫生间抽烟时打开窗户和抽风机，烟头只能扔到烟灰缸或垃圾桶里，并确保已经熄灭；

2.7最后一个离开办公室的同事应该关闭电源开关、窗户，锁好楼梯间的门、办公室大门和电梯门。

3.环境美化

3.1办公室环境由人力资源中心负责优化；办公室工作人员均有自觉维护办公环境的义务和责任；

3.2优化的内容包括视觉形象、灯光、温度、湿度、气味、安全、卫生等；

3.3办公桌面除办公用品及少量许可摆放的私人用品外（像框最多1个,花瓶最多1只）,尽量不要摆放过多与工作无关的用品,午休时用的抱枕或靠垫使用完后收起来或放在椅子上，不要随意摆放在公共办公区域。

    3.4人力资源中心有权指正对维护环境不利的现象，对屡教不改者有权处以20元/次的处罚。

蓄意破坏公司环境的一经核实严格处罚。

第五章办公物品管理

1.电话

1.1公司总机设于前台，所有外来电话由前台转接；

1.2公司对外公布的电话号码统一；

1.3电话响铃三次之内接听电话，接听时使用普通话“您好，…..”；

1.4禁止使用办公电话拨打私人电话，前台每月查询通话记录，如发现有拨打私人电话行为的，对当事人处以通话费用20倍的罚款；

1.5电话由IT人员负责维护；

2.公司配发的工作手机及手机卡

2.1各部门负责人、招商人员、团购业务人员、市场运营人员必须使用公司配发的手机卡，开通公司彩铃；

2.2上述人员入职时在行政人事部领用手机卡，登记余额，调动或离职时返还手机卡和余额，公司指定相关部门不定时查询手机使用情况，对不能正常使用和未开通公司彩铃的手机卡使用者给予警告，对屡教不改者处以￥20/次的罚款；

2.3财务中心需保留手机卡开卡资料，手机卡损坏不能使用或遗失时提供资料给使用者，由使用者负责补回；

3.工作沟通平台

3.1办公室人员入职时需申请OA系统帐户，并进行密码保护，保存好密码及密保资料；

3.2离职时必须交回系统帐户、密码，由人力资源中心查验并封存帐号；

3.3目前公司沟通平台为指定OA系统，若有更换或升级均以此方式进行管理。

4.工号牌

4.1上班时间需佩戴工号牌，否则，可处以20元每次的罚款；

4.2工号牌由行政人事部申购、制作、发放；

4.3遗失工号牌重新办理的，需缴纳10元的材料费；

5.文具及其他办公用品

5.1由行政人事部负责申购、发放、登记。

每月5日前报办公用品统计表；

5.2文具及其他办公用品计入部门费用，超出预算部分按财务制度执行；

5.3提倡节约。

笔可以重复使用，只需更换笔芯；使用环保纸，双面打印；

6.空调

6.1为了办公健康，办公室空调设定温度为最低26度；

6.2离开办公室需及时关闭空调；

6.3由人力资源中心负责维护，每年4月份请专业服务公司清洗一次空调；

第五章司机及车辆管理

1.车辆购置

1.1车辆购置由用车部门或行政人事部申请，经批准后由行政人事部办理；

1.2行政人事部应保存所有车辆的购车证明、使用手册、保修、发票、保险、牌照、行驶证申请和办理等相关资料，行驶证、保险卡、缴费证明随车携带；

2.车辆使用及维护

2.1供应中心车辆由仓储配送经理调度和保管车钥匙，车辆停放在供应中心；

2.2公务车由用车人向人力资源中心申请，填写用车申请单，由客服中心调度；

2.3司机每次驾驶车辆应登记车辆行驶记录；

2.4驾驶结束后司机应将钥匙交还调度人，不能交给其他任何人，否则由司机承担责任；

2.5保持良好的驾驶习惯，文明驾驶，遵守交规。

属于人为原因违反交规的罚款由司机自行承担；

2.6司机每周应检查车辆行驶状况，定期保养，发现异常及时维修。

每次长途行驶前必须检查水箱、邮箱、轮胎、制动、灯光；

2.7人力资源中心每月负责核查车辆行程、油耗、维修等情况，监督车辆使用情况，对车辆损耗或费用异常的情况进行调查和处理；

第六章会议

1.月度工作会议

1.1主持人：

市场运营中心总监，参加人：

总经理、常务副总、各部门负责人；

1.2由运营中心整理资料、会议记录，行政人事部布置和清理会场；

1.3会议时间为每月6号，遇节假日顺延。

会议时长控制在3小时以内；

1.4会议议题为上月运营情况总结分析、本月工作指导和安排；

2.年度工作会议

2.1主持人：

行政人事总监，参加人：

公司全体；

2.2由行政人事部布置会议流程，安排相关人员准备会议资料、布置和清理会场；

2.3会议时间为每年1月上旬，会议时长不超过1天；

2.4会议内容包括年度工作总结与计划、优秀员工表彰、员工娱乐活动、合作伙伴联谊活动；

3.其他临时会议

3.1由发起人召集、发布会议通知、布置和清理会议室、会议记录；

4.会议要求

4.1会议发起人或主持人负责组织整个会议，确保会议过程和效果，提高会议效率；

4.2会议发起人或主持人负责跟进会议决议事项；

4.3参会人员需提前准备好会议资料和发言主题，参会时遵守会场纪律，迟到、早退、无故缺席（视同旷工）按考勤制度处罚；

第七章附则

1.本制度自起开始执行；

2.本制度由行政人事部负责解释、修订。