英文书信格式及范例大汇总精编版Word文档下载推荐.docx
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。
称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号(亲朋好友之间可用逗号)。
(4
)正文(Body)。
正文是信的主体,和中文书信的要求一样,正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。
如果正文很长需要几张信纸联页时,则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称,如:
Mr.WilliamJ.Hall
(5
)结束语(Complimentary
Close)。
结束语是习惯的客套用语,它必须和前面的称呼遥相呼应。
如果前面称Dear
Sir,则应选择下列结束语:
Very
simcerely
yours
,Vedry
respecrfully
yours,Very
truly
,Sincerely
或Yours
sincedrely,Respe-crfullky
respecrfullyFaithfully
或
Yours
faith-fully.如果前面称姓,则应选择下列是结束语:
Sincerely
sincerely
,Truly
或Yokkurs
,Yours
ever.
如果前面称名,则表示写信人与收信人的关系亲近友好,应选择下列结束语:
SincerelyYours,Love,All
my
love.
(6
)签名和发信人姓名(Signaturd
and
Name
Addresser)。
签名因为是亲笔手写,可能不好辩认,因此必须还要打印出来。
签名只需签姓名,不需加Mr.
或Mrs.,以及学位头衔等,但打印姓名时,因为中文名没有性别之分,所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.,Miss.,Ms.,以便收信人辨认,英文名男性不必加Mr.,但女性要加Mrs.,Miss.,Ms.
,打印名后面可加学位头衔等。
一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。
如果信件有附件并有必要提醒收信人,可在第六个要素之后加上附件注记(Enclosure
或Encl.)。
如果整封信写好后又发现遗漏了什么,可在附件注记之后加上又启(Postscript)或其缩写(P.S.)进行补充。
I.信封的格式
MsWangXiaolan
15HuaihaiStreet
Shanghai210088
China
Stamp
PeterBrown
22,BlachpoolRoad
Sydney2140
Australia
1)写信人的姓名、地址写在信封正面的左上角。
2)收信人的姓名、地址写在信封正面中央稍偏右的地方。
3)邮票贴在信封的右上角。
4)地址的写法是先写收信人或寄信人的姓名,然后按照从小到大顺序依次写出门牌号、街道、城市、省
或州名、邮编,最后写国名。
5)收信人名前应根据需要加:
Mr(先生)、Mrs(太太、夫人)、Miss(小姐)、Ms(女士,已婚或
未婚均可)、Dr(博士)、Prof(教授)等称呼,以示礼貌。
有些中国学生给老师写信常
用"
teacher"
作为称呼,这种用法不正确。
在英语中"
就跟"
worker,driver,farmer"
等一
样是一种职业,不能作为称呼。
男老师我们可以用Mr,女老师我们用Mrs、Miss或Ms作为称呼。
II.信文的格式
1)把寄信人的地址和日期(简称"
信头"
)写在信纸的右上角。
地址的写法同信封。
2)把收信人的姓名、地址(简称"
内地址"
)写在寄信人地址和日期的左下方,即信纸的左边,低寄信人
日期一至二行处。
私人信件此项内容可以不写。
3)把称呼写在收信人姓名、地址下面,相距一行处。
称呼一般以"
Dear…"
开头,后面用逗号。
如无"
内
地址"
,可以把称呼向上顺移。
4)书信正文从称呼下一行的3至5个字母开始。
5)如同汉语信一样,英文信的结尾也常写有"
祝好"
、"
盼来信"
代向……问好"
之类的话,我们称之
为"
结束语"
6)在信的结尾下面签上自己的姓名。
除了对熟人或亲密的人以外,签名必须写全姓名,而且不管什么
信件,都应由写信人亲笔签名。
Shanghai,China
Feb6th,2001
22,BlachpoolRoad(可以省略)
DearPeter,
Iamverygladtohearfromyou.______________________
____________________________________________________
Imuststopwritingnow,asIhavealotofworktodo.
Bestwishestoyou!
Sincerelyyours,WangXiaolan
III.英文书信常用的开头和结束语
1)开头语
①Iamverygladtohearfromyou.
很高兴收到你的来信。
②Thankyouforyourletter.
谢谢你的来信。
③Iwasverypleased(happy)toreceiveyourletterofFebruary6,2001…
很高兴收到你2001年2月6日的来信…。
④YourletterofFebruary6,2001hasbeenreceived.
你2001年2月6日的来信收到了。
⑤Itisapleasureformetogetyourletter.
收到你的来信,真是高兴。
⑥I’msorrytohavetakensolongtoansweryourlastletter.
这么久才给你回信很感歉意。
2)结束语
①Ihopetohavealetterfromyoubeforelong.
希望不久能收到你的来信。
②Pleasewritetomesoonandtellmeallaboutyourself.
请快点给我来信,并谈谈你的情况。
③Givemybestwishestoyou.
呈以最好的祝愿。
④Wishingyourbusinessseversuccessful!
祝你事业有成!
⑤Hopeyouarehealthy.
祝你健康。
IV.签名时的用语
英文信签名时常用这样词语:
英文书信格式及范例大汇总
(二)
各类信件(Letters)
英语信件的种类比较多,有一般信件,邀请信,推荐信等。
但几乎所有信件的格式都大同小异。
书写英语信件要注意下面几点:
(一)英语书信结构、书写款式及要求:
1.书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成:
1)信封(envelope)。
英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。
只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。
发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,如下:
LiuYan-hua
Room302,No.48,YananRoad(M)stamp
Shanghai,20040
P.R.China
Prof.JohnHill
607NorthWillingtonAvenue
WestPalmBeach,Florida33404
U.S.A.
2)信头(heading),即写发信人的地址和日期(右上角)。
3)信内姓名地址(insideaddress),即写收信人的姓名和地址(左上角)。
4)称呼(salutation),即写对收信人的尊称(一般用DearMr.…,;
DearMadamHelen,;
DearMiss…,;
DearJohn,;
DearProfessorSmith,等)。
称呼直接写在收信人地址的正下方,中间空一至二行。
称呼后面的标点一般只能用逗号。
以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:
Room302,No48,YananRoad(M)
Shanghai200040
June22,2002
Prof.JohnHill607
NorthWillingtonAvenue
WestPalmBeach,Florida33404
U.S.A.
DearProfessorHill,
___________________________________________________________________________
注:
如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略。
5)正文(body),即信件内的主要内容。
正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。
6)信尾客套语(complimentaryclose),即写信人在信的右(或左)下角,写上表示自己对收
信人一种礼貌客气的谦称。
一般有Sincerely,;
Sincerelyyours,;
Yourssincerely,;
Friendly
yours,;
Trulyyours,;
Yourstruly,;
Cordiallyyours,;
Yourscordially,等。
7)信尾签名(signature),即亲笔签上写信人自己的姓名。
如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。
除以上七个部分外,有时一些英语书信还包括:
(1)附件(Enclosure),以Enc.表示,如“附有。
证明”应写为Enc…Certificate;
(2)再启(Postscript),以P.S.表示;
(3)抄送件(CarbonCopyto…),以c.c.表示,说明一式多份抄送其他有关人员。
这些都是次要的补充部分。
P.S.主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。
Enc.和c.c.大都用在商贸信函中。
2.书写款式
英语书信的款式一般有两种:
齐头式(BlockStyle)和折衷式(Semi-BlockStyle)。
齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,
可靠性。
而折衷式则显的比较随便,主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。
如果两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。
A:
齐头式信件款式:
(范文1。
)
LiuPing
Box408
BeijingUniversity
Beijing100871
July10,2002
Director
Dept.ofGeology
ColumbiaUniversity
NewYork,NY,10028
DearProfessorSullivan,
ThisisarequestforadmittancetoyourUniversityasavisitingscholar.Ihopeitwillbepossibleformetotakesomecoursesandalsodosomeresearchworkinyourdepartment.OurGovernmentwillprovidemewithalltravelingandlivingexpenses.
Enclosedpleasefindmyapplicationandthreelettersofrecommendation,whichIhopeyouwillfindsatisfactory.Thankyouforyourkindconsideration.I’mlookingforwardtoyourearliestreply.
Sincerelyyours,
用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空
格,但段与段之间需要空一至二行。
齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。
第一种写在左下方,这是最常用也是最正式的。
另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。
下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式:
(范文2。
)
December22,2002
DearMr.Ken,
IarrivedatShanghaiyesterdayafternoon.Mywifeandmydaughtermetmeattheairport.TheywereverymuchgladthatIcouldcomebackjustbeforeChristmasandthenewyear’sday.Onourwayhome,ItoldthemalotaboutmystayinAmerica,untilnowtheyarealwaysencouragingmetotellthemsomeinterestingincidentsandexcitingexperiencesthatIencounteredintheState.Youknowtheyhaveneverbeenabroad,andthereforeeverythingmayseemstrangetothem.Itisevenextremelyincredibleforthemtoknowthateverydaywetookhalfanhourdriveforourlunch,whichisquitenaturalforordinarypeople.
Mywifeanddaughterwantmetothankyouforyourgiftstothem.Mydaughterlovesthetoydogverymuch,andshealwaysholdsitevenwhensheissleeping.Mywifelovesthepurse.Shefeelssoproudofowningit,speakssohighlyofitsqualitythatsheshowsittoallherfriends.
Anyway,I’mmuchobligedtoyouforyourhospitalityduringmystaythere,andtoyourwife,Catherine,especially.Sheisreallyaniceyounglady,whoiskind,frankandgenerous.Withherguidanceandinstructions,IcouldvisitsomeplacesthatIhadbeenlongingfor,findsomeimportantmaterialsandlearnsomethingindetailaboutAmericanculture.Meanwhile,Iwouldthankyourcolleaguesfortheirtremendoushelp,withoutwhichitwouldhavebeenimpossibleformetocopewitheverything.
Iwon’tcometomyofficeuntilJanuary6.Wewillinformyouofourdecisionaboutthecontractassoonaspossible.
Pleaseremembermetoyourwifeandtwodaughters.
ZhouYan-wen
B:
折衷式信件款式:
用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行。
第一段第一句的第一个单词必须在Dear称呼的直接下面。
以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。
信尾的客套话和签名都写在右下方。
朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行。
具体款式和要求参见后面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。
LiXiang
CommercialandTradeLMT
Room606ParkHotel
No.18NanjingRoad(W)
Shanghai20001
July20,2002
Mr.SmithHenkel
ManagerofImportDivision
VictoriaIndustriesCo.
Flemington3032
VIC,Australia
DearMr.Henkel,
WeacknowledgethereceiptofyourletteranditsenclosureofFebruary10aboutthesupplyofwashingmachines.
Weregretthatitisdifficultforustoconsiderthepurchaseasourcompanydoesnotneedtheitemforthetimebeing.Wehaverecordedyourquotationofourfurtheruse.
Thankyouforyourkindattentiontothisreply.
Yoursfaithfully,
3.信件书写要求:
写英语信件一般可以使用打字机、电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔。
不管你用什么形式书写,一些重要的信件,签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。
(二)各类常用信件
1)感谢信
October5,2002
DearMike,
Yourletterandpackagereachedmeyesterday.Youreallygivemeagreatsurprise.IwaswonderingwhatwasinsuchanicepackageuntilIcarefullyopeneditandfoundthatyousentmeanattractivepresentformybirthday.Thankyouverymuchforyourkindness,andIlikethepresent,whichwillgivemepleasureforalongtimetocome.
Againitisthoughtfulofyoutosendmethepresentonmybirthday.Yesterdayeveningmycolleaguesheldabirthdaypartyforme,includingJohnLiu---Ithinkyoucanremember---anicetallboy,whoinvitedyouandItohisbirthdaylastOctober.Weenjoyedourselves,andallofusmentionedyourstaywithus.WehopethatyouwillcometoChinasoon,ifpossible.
Pleaseacceptmysincerethanksandbestwishes.
Yours,
PeterWang
2)祝贺信
May16,2003
DearMr.Blake,
Thankyouforinformingu
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