国际档案理事会东亚地区分会会章Word文件下载.docx

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织和机构开展合作；

G．就本地区各成员国共同感兴趣的主题组织研讨会、座谈会和其他

会议；

III会员资格

1、会员资格仅限于东亚地区国家和地区，分为下列四类：

A类：

国家/地区级档案指导机构；

B类：

国家/地区级档案工作者协会；

C类：

与档案文件的管理与保护有关的机构，或档案工作者专业培训机构；

D类：

个人会员：

档案机构、部门或培训中心的在职或退休人员；

E类：

为档案事业做出杰出贡献，或在档案专业中工作突出的东亚地区国民可由执行局选为EASTICA的名誉会员。

2、被国际档案理事会终止行使会员权利和特权的A、B两类会员，在国际档案理事会的要求下，其EASTICA会员的权利和特权也将被终止；

3、任何会员可通过给主席的书面通知退出EASTICA。

此通知从递交之年的12月31日起生效。

此退出在有效之日前应不对EASTICA的财务义务起不良影响。

4、执行局负责选出名誉会员，并在全体大会上授予其称号。

5、根据第七章第六条的规定，并经执行局同意，东亚地区以外的国际档案理事会会员都可以成为EASTICA的会员。

但国际档案理事会的会员不能同时参与两个地区分会的领导机构。

IV会费

1、会员的会费由全体大会确定；

2、名誉会员不交会费。

V组织

1、EASTICA包括全体大会、执行局和秘书处。

执行局可根据EASTICA的工作计划要求建立专业委员会。

VI全体大会

组成

1、所有会员都有权参加EASTICA全体大会。

职责

2、全体大会决定EASTICA的方针和活动，并就执行局提交的计划作出决定；

3、全体大会将根据执行局的要求接受并讨论会员们定期提交的报告；

4、任何会员都有权通过执行局向全体大会提出建议。

5、全体大会负责选举执行局成员并经执行局推荐任命主席。

法定人数

6、出席全体大会的有选举权的多数会员（A类和B类会员）构成法定人数。

投票

7、每个国家/地区级档案机构在全体大会上有两票。

每个国家/地区档案工作者协会有一票。

如果一个国家有一个以上的B类会员，可以有第二票。

B类会员有责任制定程序以推举两个代表行使投票权。

全体大会的决定由简单多数通过产生。

8、如果某会员已拖欠会费一年，全体大会将阻止其投票。

程序

9、全体大会每两年召开一次。

全体大会可自行决定，或根据执行局的召集，或在至少三分之二有选举权的会员的要求下，召开特别会议。

10、在每次全体大会上决定下次会议的会址。

特别会议的会址，除非已经由全体大会提前决定，否则将由执行局决定。

观察员

11、全体大会可在执行局的建议下，邀请或吸收国际组织、其他国家政府、档案组织或机构和个人作为观察员参加大会的某次会议。

观察员没有投票权。

VIII执行局

1、执行局由全体大会从有选举权会员任命的代表中选出。

它由一位主席、一位副主席、一位秘书长和一位司库，以及认为需要的其他委员组成。

2、除秘书长和司库之外的执行局委员的任期从他们当选的全体大会的闭幕之日算起，为期四年。

在职委员可再次当选同一职位，但在同一职位连续任职不得超过两届。

秘书长和司库可以在同一职位连任两届以上。

3、如遇执行局委员去世或辞职，其职位所剩任期将由执行局与他所代表的组织协商后，经该组织推荐后任命的人选补充。

4、执行局将为全体大会准备议程，并提出工作计划和相应预算；

5、执行局负责实施全体大会通过的计划；

6、执行局负责批准吸收新会员；

7、执行局可根据全体大会的决定制定自己的程序规则，并有权制定决定全体大会召开方式的规章制度；

8、执行局将至少一年召开一次会议，并可以在主席的召集下，或在执行局大多数成员的要求下召开特别会议；

9、执行局应将自上届国际档案理事会代表会议召开之后所进行的活动写出工作报告，在下一届代表会议召开前三个月寄给国际档案理事会秘书长。

10、执行局的委员可代表EASTICA行使全体大会授予的各种权利。

11、执行局会议的法定人数为总人数的三分之二。

VIII秘书处

1、秘书处由其所需要的人员组成。

秘书处的地址由大会决定。

2、秘书长是秘书处的行政领导，对主席和执行局负责。

3、秘书处管理并保管EASTICA的所有财产。

IX预算

1、执行局负责批准预算并确定EASTICA各成员的经济分担额。

2、司库在执行局的同意下可直接从国际和其他组织、基金会、团体、协会或个人接受捐款、礼品、馈赠和援助。

3、司库应向执行局提交年度帐目说明，并向EASTIC国家和地区有投票权的会员提供副本。

4、司库将向大会提交一份财务报告。

X出版物

1、EASTICA将至少每年出版一份档案杂志或通讯。

2、执行局将任命一位编辑。

他可以是或不是执行局的成员。

该编辑可以任命一个编辑委员会来协助工作。

XI与国际档案理事会的关系1、EASTICA将在实现他们的共同目标的过程中与ICA及其机构紧密合作。

2、EASTICA在本地区代表ICA。

3、EASTICA将邀请ICA的主席参加执行局会议和全体大会。

XII修改只有在全体大会三分之二多数通过之下，建议修改的会章才生效。

建议修改的文本将由秘书长在全体大会召开前至少三个月送给各国家和地区会员。

XIII说明

1、本会章的英文文本具有权威性。

2、在解释本会章的过程中引起的任何疑问和争议须由EASTICA全体大会根据其通过的程序规则来解决。

ConstitutionoftheEastAsianRegionalBranchofthe

InternationalCouncilonArchives

（ConstitutionofEASTICAasadoptedattheInauguralConferenceinBeijingon7-10July1993,andasamendedbytheExtraordinarySessionofGeneralConferenceinSuzhou,Chinaon22September1998.）

WhereasArticle42oftheConstitutionoftheInternationalCouncilonArchivesprovidesthatarchivesandarchivistswishingtostrengthentheircollaborationwithinthegeographicalareatowhichtheybelong,maygroupthemselvesintoregionalbranchesofICA;

and

whereasattheInauguralConferenceheldinBeijing,China,7-10thJuly1993,itwasresolvedtoformaregionalbranchoftheInternationalCouncilonArchivesfortheEastAsianregionwithobjectivesandfunctionsconsistentwiththeConstitutionandactivitiesoftheInternationalCouncilonArchives;

and

whereasthePartiesofthisConstitutiondesiretocontributetointernationalandregionalpeaceandthecommonwelfareofthepeoplesoftheEastAsianregionbypromotingcollaborationamongtheminthemutualadvancementofknowledgeandunderstanding,thepreservationandenrichmentofindigenousculturesandthepromotionofeducationandresearch;

nowthereforetheInauguralConferenceherebyadoptsthefollowingConstitution:

I.Name

ThenameofthisOrganizationshallbetheEastAsianRegionalBranchoftheInternationalCouncilonArchives（EASTICA）.

II.ObjectivesandFunctions

1.ThepurposeofEASTICAshallbetocarryoutthegeneralobjectivesoftheInternationalCouncilonArchives,andto:

a.

establish,maintainandstrengthenrelationsbetweenarchivistsoftheregionandbetweenallinstitutions,professionalbodiesandorganizationswhichareconcernedwiththecustodyandadministrationofarchives;

b.

takeallmeasuresforthepreservation,protectionanddefenceagainstallhazardsofthearchivalheritageoftheregionandtofurthertheprogressofallaspectsoftheadministrationandpreservationofthesearchives;

c.

facilitatetheuseofarchivesintheregionbyprovidinginformation,bymakingthemmorewidelyknownandbyencouraginggreatereaseofaccess;

d.

promote,organizeandcoordinateactivitiesinthefieldofarchivesintheregion;

e.

sponsorprofessionaltrainingofarchivistsintheregion;

f.

cooperatewithotherorganizationsorinstitutionsconcernedwiththedocumentationofhumanexperienceandtheuseofthatdocumentationforthebenefitofmankind;

g.

organizeseminars,symposiaandothermeetings,onspecificthemesofmutualinteresttothemembersintheregion;

III.Membership

1.Membership,whichisconfinedtothecountriesandterritoriesinEastAsia,isdividedintothefollowingfivecategories;

CategoryA:

national/territorialarchivesdirectorates

CategoryB:

national/territorialassociationsofarchivists;

CategoryC:

Institutionsconcernedwiththeadministrationorpreservationofrecordsandarchives,orwiththeprofessionaltrainingofarchivists;

CategoryD:

Individualmembers:

presentorpaststaffmembersofanyarchivalinstitution,serviceortrainingcenters;

CategoryE:

HonoraryMembers:

NationalsofEastAsiawhohavemadeoutstandingcontributionsinthearchivalfieldorwhohaverenderedsignificantservicetothearchivesprofessionmaybeelectedasHonoraryMembersofEASTICAbytheExecutiveBoard.

2.VotingmembersofEASTICAsuspendedfromtheexerciseoftherightsandprivilegesofCategoryAorBmembershipoftheInternationalCouncilonArchivesshall,upontherequestofthelatter,besuspendedfromtherightsandprivilegesofEASTICA.

3.AnymembermaywithdrawfromEASTICAbywrittennoticeaddressedtotheChairman.Suchnoticeshalltakeeffecton31stDecemberoftheyearduringwhichnoticeisgiven.SuchwithdrawalshallnotadverselyaffectthefinancialobligationsowedtoEASTICAonthedatewithdrawaltakeseffect.

4.HonoraryMembersshallbenominatedandelectedbytheExecutiveBoardandtheawardshallbemadeintheGeneralConference.

IV.MembershipFees

1.MembershipduesshallbedeterminedbytheGeneralConference.

2.NoduesshallbepaidbyHonoraryMembers.

V.Organization

EASTICAshallincludeaGeneralConference,anExecutiveBoardandaSecretariat.TheExecutiveBoardmayestablishprofessionalcommitteesasrequiredbytheprogramofEASTICA.

VI.GeneralConference

Composition

1.AllmembershavetherighttoattendtheGeneralConferenceofEASTICA.

Functions

2.TheGeneralConferenceshalldeterminethepoliciesandactivitiesofEASTICA.ItshalltakedecisionsonprogramsubmittedtoitbytheExecutiveBoard.

3.TheGeneralConferenceshallreceiveandconsiderthereportssubmittedperiodicallybymembersasrequestedbytheExecutiveBoard.

4.AnymemberhastherighttosubmitproposalstotheGeneralConferencethroughtheExecutiveBoard.

5.TheGeneralConferenceshallelectmembersoftheExecutiveBoardandontherecommendationoftheBoard,shallappointtheChairman.

Quorum

6.Thepresenceofamajorityofthevotingmembers（CategoriesAandB）attheGeneralConferenceshallconstituteaquorum.

Voting

7.National/territorialarchivesdirectoratesshallhavetwovotesintheGeneralConference.Eachnational/territorialassociationofarchivistsshallhaveonevote.InanycountrythereismorethanonememberinCategoryB,asecondvotewillbeallocated.ItistheresponsibilityofmembersofCategoryBtoestablishproceduresforagreeingtheappointmentofthetwodelegatestoexercisetheirvotes.Decisionsshallbemadebyasimplemajorityofthememberspresentandvoting.

8.TheGeneralConferencemaypreventamemberfromvotingifduesareoneyearinthearrears.

Procedure

9.TheGeneralConferenceshallmeetinordinarysessionbiennially.Itmaymeetinextraordinarysession,ifitdecidestodoso,orifsummonedbytheExecutiveBoard,oronthedemandofatleasttwo-thirdsofthevotingmembers.

10.AteachGeneralConferencethevenueofitsnextmeetingshallbedesignated.Thevenueofanextraordinarysession,unlesspre-designatedbytheGeneralConference,shallbedecidedbytheExecutiveBoard.

Observers

11.TheGeneralConference,ontherecommendationoftheExecutiveBoard,mayinviteoradmitasobserversatspecifiedsessionsoftheconference,representativesofinternationalorganizations,otherstategovernments,archivesorganizationsorinstitutionsandindividuals.Observersshallnothavetherighttovote.

VII.ExecutiveBoard

1.TheExecutiveBoardshallbeelectedbytheGeneralConferencefromamongthedelegatesappointedbythevotingmembers.ItshallconsistofaChairman,aVice-Chairman,aSecretaryGeneralandaTreasurer,andasmanyothermembersasconsiderednecessary.

2.MembersoftheExecutiveBoardshallservefromtheclosingofthesessionoftheGeneralConferencewhichelectedthemforfouryears.Th