天大教育学院公文写作讲义简案文档格式.docx
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文件,有时指文件材料的总称;
多指重要的文件;
具体一份文件材料称文件,而不称公文或文书。
公文,是办理公务而产生的文书或文件,即公务文书或公务文件的简称。
二、公文的产生与发展
1.产生:
随文字产生而产生。
社会事务——公共事务——公务文书。
2.发展:
(1)先秦时代。
西周:
出现了下行公文;
文种有诰、命、誓三种。
春秋:
《尚书》,收集了虞、夏、商、周四朝公文,有典、谟、训、诰、誓、命六个文种。
(2)秦汉以后。
(3)辛亥革命以后,公文写作用白话文、新式标点,但从格式到用词(等因\奉此、等由\准此、等情\据此的上、平、下级1
行文语),仍有着谗上骄下的封建关系。
(4)解放区和建国后。
第二章公文的特点和作用
一、公文的特点
1.公文有法定的作者;
2.公文有法定的权威;
3.公文有特定的效用;
4.公文有规范的体式;
5.公文有规定的处理程序。
二、公文的作用
(一)主要作用:
1.领导指导作用;
2.行为规范作用;
3.传递信息作用;
4.公务联系作用;
5.凭据记载作用。
(二)辅助作用:
1.知照作用;
2.协调作用;
3.宣传教育作用。
第三章公文写作的准备
一、具备良好的基本素质
1.要具备较高的政治修养(理论水平、思想水平和政策水平)。
2.具备多种知识。
业务知识,相关知识。
“通才敏思,性情勤密”。
二、掌握政策,领会领导意图
1.认真、全面、深刻理解上级政策的精神实质。
2.政策的一般指导原则和具体实际结合起来思考。
3.要善于区别政策精神和具体条文规定,政策精神不可违背,但具体条文不必拘泥,应因地制宜、与时俱进。
4.主动听取领导意见,领会领导意图;
既不唯上是从,也不擅作主张,以个人看法代替领导意图。
三、了解实际情况
1.了解全局情况:
全球、全国、全系统、同一层面。
2.认真掌握本部门、本地区情况:
历史的、现实的、潜在的;
主观的、客观的;
正面的、反面的。
四、准备写作材料
1.全面收集、大量占有:
现实的、历史的,正面的、反面的,直接的、间接的,“面”的、“点”的。
2.艰苦深入一线,实事求是。
第四章公文写作的构思
第一节构思与主旨
一、“构思”:
作者对文章所作的通盘设计。
二、确立主旨
1.“主旨”:
作者通过公文的全部材料所表现出来的基本思想,反映了作者的写作意图。
2.主旨在公文中的作用:
(1)主旨是公文的灵魂;
(2)主旨是公文的统帅。
3.如何确立主旨:
感性认识,主旨提炼。
提炼主旨要求:
(1)要从全部材料出发;
(2)要以辩证唯物主义为指导;
(3)要立足于当前的政治、工作需要。
4.对主旨的要求:
(1)正确;
(2)深刻;
(3)鲜明;
(4)集中。
公文一般以一文一事为宜,一般不要多主旨。
第二节材料与结构
三、选择材料
1.“材料”:
公文的物质基础,是拟写公文所使用和依据的事实和道理,它围绕公文写作意图而向公文提供内容。
2
2.作用:
(1)确立主旨的基础;
(2)表现主旨的支柱。
3.标准:
(1)真实准确(公文真实不同于文学真实);
(2)典型有力(本质特征);
(3)新颖动人;
(4)紧扣主旨。
四、安排结构
1.“结构”,公文内部的组织安排(层次、先后、详略、起承转合)。
2.“结构”——“思路”:
互为表里。
3.安排结构的原则:
(1)正确反映客观事物的发展规律和内部联系。
(2)服从表现主旨的需要;
(3)要有规范的体式。
4.基本结构方式:
(1)连贯式;
(2)并列式;
(3)递进式;
(4)总分式。
第五章公文的起草与修改
第一节起草
一、“起草”:
构思的文字化(物质化)。
二、要把握契机
三、要握笔疾书,一气呵成。
第二节语言的运用与表达方式的选择
一、语言在公文中的重要性。
二、运用语言的要求:
1.准确:
(1)遣词:
确切词义,注意词语表示的范围大小不同,注意词语的感情色彩的差异,注意词性、语法、功能。
(2)造句:
符合事实;
合乎逻辑;
避免两歧;
遵守语法规则。
2.简洁:
(1)禁绝空话、废话;
(2)讲含蓄(3)注意“炼字”。
3.质朴:
(1)用词现成:
约定俗成,不生造词,不用冷僻字;
善—————————————————————————————————————————————————————
用群众语言。
(2)少用修饰语,多用动词,少用形容词。
(3)造词自然,语言得体。
4.数字与汉字。
三、表达方式的选择
(一)叙述
1.“叙述”:
是对人物的经历或事件的发生、发展过程所作的交代。
最基本的表达方式。
2.叙述要素:
(六个)人物、事件、时间、地点、原因、结果。
3.叙述人称:
第一人称、第三人称。
4.叙述方式:
顺叙、倒叙、插叙、平叙。
(二)议论
1.“议论”:
用逻辑推理和证据来阐述自己观点的一种表达方式。
明辨是非,以理服人。
2.议论要素:
论点、论据、论证。
3.立论主要方法:
归纳法、演绎法、类比法、筛选法(排除法)。
4.驳论主要方法:
直接反驳、间接反驳(归谬反驳)。
(三)说明
1.“说明”:
运用简明语言介绍人物、说明事物的特征、性状、功用或事理的一种表达方式。
2.常用说明法:
定义、诠释(解释)、介绍、分类、比喻、举例、比较、数字与图表说明。
第三节修改
一、修改的重要性:
“文章不厌百回改”,人对一个事物的认识是多次才能完成的。
二、修改的方法:
自己修改、请人修改、集体修改。
热处理与冷处理。
三、修改的内容:
1.主旨的斟酌;
2.材料的取舍;
3.结构的调整;
4.文字的推敲。
注意:
以客观事实为依据;
注重政治。
达到主旨明确、材料真实、格式得体、语言准确。
四、修改符号。
3
第六章法定公文
第一节概说
一、法定公文的特点
二、法定公文的作用
三、法定公文的种类:
1.十五种:
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要。
2.公文特点和作用角度:
规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
3.行文方向:
上行公文、下行公文、平行公文。
4.公文办理时间要求:
特急件、急件、平件。
5.公文机密程度:
绝密件、机密件、秘密件、普通件。
—————————————————————————————————————————————————————
第二节法定公文格式
一、发文机关(“文头”、“版头”):
发文机关全称(规范化简称),“文件”。
联合行文,主办机关排列在前。
二、秘密等级:
知晓范围。
绝密、机密、秘密。
版心左上角,两字间空1汉字格,三号黑体,若有保密期限,其后用?
与保密期限隔开。
涉密文件应该在首页版心左上角标注份号。
三、紧急程度:
办理时限要求。
特急、急件。
三号黑体,两字间空1汉字格。
位置在公文首页秘密等级下行。
四、发文字号:
发文机关代字,〔发文年度〕,发文顺序号。
文头橫隔线(红色反线)之上正中位置。
3号仿宋体。
若有“签发人”,则发文字号距版心左边距空1汉字格。
五、签发人。
上报的公文首页注明签发人姓名。
位置在发文字号右侧空两格。
上报公文由本机关单位主要负责人或者主持工作的负责人签发。
以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。
“签发人”三字3号仿宋体,具体姓名3号楷体,距版心右边距空1个汉字格。
六、标题:
发文机关名称,公文事由,文种(公文标题的三要素)。
三要素中文种绝对不可少。
公文标题写作注意:
(1)引用公文时,应在标题中标明原公文的发文机关、发文字号及标题。
(2)“颁发”、“转发”、“批转”通知标题的写作。
(3)公文标题可分为一行或多行居中书写。
(4)除批转、颁发的“法规”、“规章”等名称加书名号外,一般不用标点符号。
2号小标宋体。
七、主送机关:
对公文负责答复、办理的机关,主要的收受机关。
3号仿宋。
八、正文。
九、附件。
十、印章、发文时间。
阿拉伯数字。
十一、附注。
加括号说明。
十二、抄送机关。
4号仿宋。
十三、印发说明:
印发部门名称、印发日期、印发份数等,4号仿宋。
位于公文末页页码上端,行首、行尾均空1汉字格。
并由一条与图文等宽的细线作为两个区域的分界线。
制发公文的补充说明:
1、公文用纸。
左侧装订。
张贴的公文根据实际需要确定。
2、排版,从左至右横写、横排。
少数民族文字按其习惯书写、排版。
3、字体字号。
正文用三号仿宋体。
4、数字写作。
通用公文标准格式:
4
000001
机密?
10年
急件
滨海市人民政府文件滨政发?
2002?
1号签发—————————————————————————————————————————————————————
人:
×
——————————————————————————————————————,
滨海市人民政府
关于选拔培训县处级正职后备干部的意见
:
。
附件:
1.×
2.×
滨海市人民政府(印)
2002年1月10日
5
(附注部分×
)
抄报:
,×
抄送:
抄发:
(共印25份)
___________________________________________________________
_____________________________—————————————————————————————————————————————————————
滨海市人民政府办公厅2002年1月10日印发
第三节公文的行文规则
一、遵守行文规则的必要性:
1.保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地。
2.使机关之间相互行文有法可依、有规可循,防止行文紊乱。
3.精简公文、简化手续,提高行政管理效率。
二、行文规则的基本内容:
《党政机关公文处理工作条例》规定,行文规则如下:
第十三条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
第十五条向上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;
属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
(三)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
(四)请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带—————————————————————————————————————————————————————
请示事项。
(五)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
(六)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。
第十六条向下级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
6
(二)党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。
(三)党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
(四)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;
擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。
(五)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十七条同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
属于党委、政府各自职权范围—————————————————————————————————————————————————————
内的工作,不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
第四节公文写作基本要求
一、公文写作指导原则:
1.符合国家法律,法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定;
2.严格遵守公文格式。
二、公文写作基本要求:
1.弄清关系,确定文种。
2.观点鲜明、具体、有高度。
3.例证要精当。
4.条理要严密。
5.片言居要、开门见山。
6.语言要准确、简练、通畅。
7.字迹要清楚。
不错、不漏、不别。
((((
正确使用标点符号。
第五节指令类公文
命令(令)、指示、决定等(属下行公文)。
一、命令(令)
1.命令、令的用法区别:
(1)宣布施行重大强制性行政措施,较简单的用“令”,复杂的用“命令”。
(2)应用范围:
“命令”比“令”广泛。
2.命令(令)适用于:
(1)依照有关法律规定发布行政法规和规章。
(2)宣布履行重大强制行政措施。
(3)奖惩有关人员。
(4)撤销下级机关不适当的决定。
3.分类:
(1)发布令(颁布行政法规和规章)。
标题(发文机关,命令/令)、编号(领导人任职开始而编的流水号,非年度号)、正文(公布法规的依据,执行要求)、签署(职务及—————————————————————————————————————————————————————
姓名)、发布日期。
(2)行政令(重大紧急事情做出强制性的行政规定)
(3)嘉奖令(表彰有功人员)
(4)惩戒令(惩戒有关人员。
通常不使用,多用“通报”。
二、决定(对重要事项或重大行动做出安排)
(一)分类:
1.关于重要事项的处理和安排的决定。
2.重大行动安排的决定。
(二)决定内容:
1.标题(发文机关全称,事由,文种);
2.日期(公布日期(题下正中小括号内书写)或会议通过的时间;
或同时注明通过时间与执行时间)。
3.受文机关。
4.正文(因由、主体、号召)。
5.署名。
公开发表的决定只有标题、日期和正文三部分。
三、指示:
标题(发文机关,事由,文种);
主送机关(个人);
正文;
署名;
日期五个部分组成。
署名一般在正文结束右下方位置。
第六节知照类公文
公告、通告、通知、通报,基本属于下行文。
一、公告、通告
(一)相同点:
公开发表;
无具体受文者;
写作格式基本相同。
公告结构:
1.标题(三要素俱全式、发文机关,文种);
2.正文(公告缘由、公告事项);
3.规范结语;
4.署名和发文日期。
通告结构:
1.标7
题(三要素俱全式、发文机关,文种、“通告”);
2.正文(通告缘由、通告事项);
4.署名和日期。
(二)不同点:
1.发文机关的职权范围不同。
公告一般是省级以上人民政府以及行使相应职权的职能部门;
通告是各级政府和一般企业事业单位。
2.内容及对象范围不同。
公告是向国内外广大民众宣布重要事项或法定事项,篇幅较短;
通告是向一定范围内的有关人员公布应当遵守或周知的事项。
3.约束力大小不同。
公告没有约束力;
通告具有较强的约束力。
与公告、通告接近的有一种新文体是“公示”。
公示的格式是:
(1)标题:
事由,文种;
发文单位,事由,文种;
“公示”。
(2)正文:
公示的缘由和目的;
公示对象的有关情况以及发文单位意见;
提出要求及反映情况的方式、公示的期限等。
(3)落款:
公示单位名称和日期。
二、通知
(一)用途:
批转下级机关的公文;
转发上级机关和不相隶属机关的公文;
发布规章;
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;
任免和聘用干部。
(二)分类:
1.命令性通知(发布行政规章)、指令性通知(布置工作或发布指示)。
2.批转性通知(上级机关批转下级机关公文)、转发性通知(转发上级机关和不相隶属机关的公文)。
3.一般事务性通知:
机关日常工作事项。
4.会议通知:
会议召开的原因、主持单位、会议名称、会议安排、会议要求、会议时间、地点等。
(三)结构:
1.标题(发文机关,事由,文种);
2.主送机关;
3.正文(发文缘由;
通知事项;
执行要求);
4.规范结语“特此通知”;
5.发文单位、日期。
三、通报
(一)作用:
1.沟通信息,互通情况。
2.介绍成功的经验及先进精神,以改进或推动全面工作。
3.指出或批评当前存在的问题,总结教训,引起警戒,提出针对性的解决办法。
1.内容:
a表彰性通报;
b批评性通报;
c情况通报;
d指导性通报2.写作及行文:
a直述性通报;
b转述性通报。
1.标题(三要素俱全式、事由,通报、“通报”、极少数是“发文机关,通报”);
2.主送机关;
3.正文:
a、发文的缘由、根据;
b、简介有关事件、人物行为,指出重大意义或严重后果;
c、发文机关对事件、人物做出的决定、要求和采取的措施、规定;
4.规范结束语;
5.署名(印章)和发文时间。
第七节报请类公文
报告(上行文)、请示(上行文)、批复(下行文)和议案(上行文)
一、报告(汇报工作、反映情况、提出意见或建议)
(一)结构:
1.标题(事由,文种);
2.受文机关;
3.正文;
4.署名和日期
(二)分类及正文写作:
1.工作报告:
(1)综合工作报告(按工作事项或按报告内容分段。
前段重要情况;
取得的主要成绩和经验;
存在的主要问题;
下一步工作计划,解决的措施或建议;
结尾明确(((((((((((((((((((((((
要求。
)
(2)专题工作报告(正文:
情况与经验;
意见与措施。
根据内容写法有所侧重。
)2.情况报告(情况、问题的陈述反映;
意见与措施的提出)。
((((((((((
二、请示(下级机关向上级机关请示指示、批准等)
(一)请示的类型:
申述性请示、安排性请示。
(二)请示和报告的区别:
1.目的要求;
2.内容;
3.写作时间要求;
4.作用范围;
5.对于文中陈述的事项及意见,请示未认定,报告已认定。
(三)请示格式:
1.标题(事由,文种,对于事由的陈述只能用一个动词。
)。
2.主送机关。
3.正文(请示缘由、请示事项、请示要求)。
4.规范结语:
“特此请示”。
5.署名和日期。
三、批复(上级答复下级请示的公文,指示性和针对性)
1.批复与指示不同:
批复被动,指示主动。
8
2.结构:
(1)标题(发文机关,事由,文种;
发文机关,受文机关,请示事项,答复态度,文种);
(2)受文机关。
(3)正文:
因由,“×
收悉”;
意见和措施;
有时还写希望和要求。
主要有三种情况,一是复述请示,二是上、—————————————————————————————————————————————————————
下意见和措施相结合,三是领导补充意见和措施。
(4)规范结语:
“特此批复”或“此复”。
(5)署名和日期。
批复的写作要注意:
一要明确具体;
二要及时;
三要搞好会签。
四、意见
对重大问题提出见解和处理办法。
下行文。
(二)结构
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