落实学校绩效考核工作要求推进人力资源信息化建设Word文档格式.docx
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因科研信息分类细、字段多,并且数据收集以后又没有实际效益,很多教师不堪重负,以至于对学校考核工作有抵触情绪。
每到专业技术职务聘任年份,问题更为突出。
在人力资源考核系统设计过程中,人事处联合信息化工作办公室,经与科研部门协调,在多方调研的基础上共同设计科研数据库,将科研信息分为八大类(分别是项目、专利、科研获奖、科研成果、期刊论文/作品、会议论文、专着和展示作品等)。
科研字段设计基本做到了含义明确,覆盖学科面广,方便录入、审核和查询使用,截至9月26日,共收集24956条科研数据。
值得特别指出的是,科研数据库的建立是各部门通力合作的结果。
科研部门提供了1000多条项目信息,3000多条专利信息;
各学院(部门)也积极组织了科研的收集,发挥了主力作用。
更重要地,科研数据库可以持续更新。
个人每年要经历人事、科研和学院(部门)自身三项考核工作,若每次都以科研数据库为基础,可以保证科研数据及时更新,避免科研数据重复收集的问题。
2、形成了统一的业务信息管理平台
人力资源考核系统按照流程化思想设计,集成了人事、教务、科研和研究生培养等业务信息,形成了一个覆盖全校的、统一的业务信息平台。
与当前大量事务性工作的手工处理对应的信息系统的管理则是静态的,仅仅记录处理结果,数据字段维护滞后,有逻辑关联的字段难以做到完整维护,数据矛盾现象时有发生。
尽管有时可以发现某些字段有错误,但是信息维护人员却很难修改。
首先因为字段错误通常是多年积累的结果,信息维护人员无法方便地获得完整数据。
其次是信息公开程度差,多数字段使用率低,维护成本高、工作量大,信息维护人员也没有数据更新的动力。
现在,在保证安全的前提下,人力资源考核系统最大限度地实现了信息公开,权限逐级下放,直至个人。
个人通过业务信息平台审核本人信息时,会很自然地关注到岗位、职务、学历等重要字段以及相关业务数据的准确性,及时提出修改意见,有力地推动了信息平台的完善。
统一的业务信息平台建立和更新,其意义远超出了为绩效考核工作的提供便利的层面,必定会在支撑学校发展决策方面发挥更大作用。
3、落实了学校对绩效考核调控功能
人力资源考核系统上线使学校考核工作有了量化的、可操作的工具,具体落实了学校有关绩效考核工作的规定:
1)明确了考核人员范围。
考核系统可自动将考核人员和不考核人员分类,离岗人员归类为不考核人员,方便了学院考核,同时也避免了人事处审核工作。
2)有效控制优秀率。
根据学校“优秀率严格控制在10%以内”的绩效考核工作要求,考核系统直接将优秀率控制作入系统。
如果优秀结果超过预设的部门优秀率,考核系统将无法提交考核结果。
这从根本上解决了原来优秀率难于控制的问题。
3)考核工作日程更具控制性。
考核系统根据学校绩效考核工作要求,设置截止日期。
到截止日期,系统会自动关闭考核系统。
对于还未参加考核人员,系统会自动记录考核结果为“不称职”。
这是对学院(部门)考核工作的触动,杜绝了考核工作不能按期完毕,久拖不止现象的发生。
4)规范了部门管理权限。
考核系统将学校的管理功能放在人事处,审核权限保留在学院(部门),考核结果填写权限下放到系(所、中心)。
这样实现了学校的管理作用,明确了学院(部门)在考核工作中的主体作用,也体现了系(所、中心)具体考核功能。
4、降低了考核工作的执行难度
教职工个人,特别是教师,可以方便查看、打印自己的业务信息,不需要填写考核大表。
考核系统仅提供了一张简单的考核表,减轻了个人的填表工作。
而对于部门,特别是机构人员庞大的学院,考核结果填写可下放到系(所、中心)一级,学院(部门)仅保留审核功能,可以减少,甚至省去学院(部门)考核表下放、收集、校对的工作环节。
同时,业务平台信息的及时更新,也方便了学院(部门)在内部考核时计算“工分”。
由于填写考核表难度降低,个人和学院(部门)对学校绩效考核工作有了一定的积极性。
尽管由于开发原因考核系统推迟上线,只有部分人员(主要是教师)上线考核,甚至个别部门和人员还有不同意见,但是相比于原来“考核需要填写大表,结果需要人工审核”的操作方式,今年考核工作的执行效率和质量都远好于往年。
5、落实了学校绩效考核工作的目标
当前,学校根据教学和科研工作特点,在绩效考核和专业技术职务聘任过程中,实行“短期宽松、长期有压力”的评价原则,以避免过分追求短期效益,营造适合科研规律和人才成长的环境。
因此学校放弃每年填写大表的考核操作方式,特别是针对高级专业技术人员,转而提供一页简单的对照表。
但是,“短期宽松、长期有压力”的评价原则是相辅相成的两个方面,注重长期结果并不是完全放弃对全过程的监控。
操作层面上,如果短期太过宽松,考核表过分简单,难以反映阶段业务工作,学校各种考核工作就会没了抓手,无法反馈人才使用的效果,考核工作流于形式,实际上等于是放弃了学校的宏观调控功能,长期效果必定不好;
太注重短期压力,科研工作会丧失活力,会带来各种短视现象。
如何做好“短期”和“长期”之间的平衡,既避免放任自流又不折腾教师,一直是学校绩效考核工作的执行难点。
考核系统上线为学校绩效管理提供了有效手段。
首先,考核系统在进一步简化考核表的同时,提供了一个业务信息平台,减少填表负担的同时大大增加学校考核工作的分量。
其次,考核系统通过权限配置,实现了个人工作对学院(部门)和学校公开。
这样保证了学校对学院(部门)和个人工作的隐性监控,为学校绩效考核工作进一步深化提供信息保障。
三、人力资源考核系统存在的问题及解决方案
人力资源考核系统从总体设计到上线运行经历了三个月的时间。
尽管期间投入力量进行了测试,但是面对我校近5000人的考核人员规模,更多的问题暴露出来。
有些问题是系统本身存在缺陷,有些则需要调整管理方式。
1、改变传统的归档方式,调高工作效率
现行的考核表归档形式,需要经过本人签名、部门签字盖章,然后到人事处档案科归档。
这就要求个人在网上确认提交结果后,还需打印表格,采用网上操作和纸张流转“两条腿走路”方式。
而归档纸张也有特殊要求——大小16k,正反面打印。
在A4打印纸张通行的现实情况下,考核表归档标准难以执行,以至于人事处档案科收到考核表后还要裁剪纸张,把档案管理工作变成了纯粹的体力劳动。
另外,考核表的催缴和校核也是一项复杂的工作。
既然整个考核工作过程已经实现流程化了,个人、部门都可以进行网上操作,那么调整考核表收集方式,改由人事处直接打印归档,变得非常必要。
首先,这种归档方式是合法的。
通过查看《中华人民共和国档案法》、国务院颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》和上海市出台的《上海市档案条例》,对于个人签名、部门盖章均未有明确规定,而2004年《中华人民共和国电子签名法》则规定了电子签名的合法性。
其次,这种归档方式是可行的。
考核表个人确认签名,主要是保证个人认可部门的考核结果。
在考核系统能够保证个人确实知晓的前提下,市科教党委档案管理部门认为未签名的考核表是可以归档的,学校法律事务办公室认为一旦使用,具有法律效力。
这些要求在系统开发上比较容易实现,仅需规定“个人确认后人事处才能打印个人考核表,部门才能打印考核汇总表”即可。
实行人事处归档考核表,优点显而易见:
一是考核表的归档格式容易执行。
人事处可以根据需求自己设定打印形式,打印格式问题变成了人事处的业务要求和信息开发的问题,省掉了难以控制的个人打印环节。
二是考核表提交、收集工作量将大为减少。
个人、部门和人事处档案科因考核表提交、审核、收集、分类、裁剪等事项带来的工作得以避免。
三是考核表收集完整。
考核表的催缴,离岗人员的考核表收集归档,以及考核表的分类检查都可省掉,长期困扰档案科的考核表收集问题,有望彻底解决。
此外,将经过电子认证的人事处专用公章作入系统,与考核表一并打印出来,可进一步省掉盖章程序。
这是符合“电子签名法”规定的。
可见,人事处归档考核表,是合法的、可操作的、安全的、高效率的。
如能实现,将是一件有意义的大事。
2、统一考核表,改变管理方式
一直以来,学校按照人员队伍分类考核教职工,执行原则是“三支队伍,三张表格”(“三支队伍”分别为专技类、管理类和工勤类,一段时间是五张表格,专技类正、副高级人员的考核表单列)。
现在问题是,个人并不是按照学校的要求根据“三支队伍”分类填写考核表,具体问题有三方面:
一是专技人员分类太粗,无法统一为一张专技表。
现行的专技表仅适合教师,其他专技人员无法填写。
例如,辅导员和图书管理人员都是专技人员,但实际操作中却按照管理类考核。
二是学校现行的薪资政策也使岗位难以清晰分类。
三是很多工勤人员通过“转干”、“聘干”等形式已经转变身份,而系统中没有记录,造成填写的考核表与实际身份不一致。
尽管考核系统为个人提供选择考核表功能,但是无法根本解决问题,需要作大量的解释工作。
此外,学校已经全面推行了聘用制,这种身份管理模式不应是学校人性化管理应采用的方式。
不同身份人员填写不同的考核表,通常会使教职工,特别是工勤人员,产生情绪,不利于和谐校园建设。
解决问题的最好方案,就是统一考核表,况且已经考核系统上线,统一考核表恰逢其时。
原来按照人员分类考核,主要是为了量化业务信息,特别是量化和凸显教师的业务工作。
但是现在情况大不一样,业务信息已经完整齐全、分类详细。
考核表的量化功能因业务信息平台的存在而大大虚化了,主要起到定性总结的作用,所以即便将来岗位设置与绩效考核挂钩,考核表依然会有很强的适用性。
如果考核表还需要区分人员岗位情况,可以在统一的考核表内部带出相应岗位字段。
3、调整字段设置,加强干部考核
调研阶段信息是,组织部“只负责考核正处级人员,副处级人员有部门给结果组织部审核”,考核系统设计时就按照“行政职级”分类,但是在实际操作中并不是这样,而是根据现任管理岗位情况“只管学院部门的头头,然后审核现职副处级人员”。
分类不准确是主要因为行政职级字段与待遇关联,与现任管理岗位并不一一对应;
还有很少一部分干部根本就没有行政职级。
解决干部考核问题的根本办法是,由组织部根据干部管理实际情况维护职务字段。
当前,为了满足绩效考核工作需要,适应组织部的干部管理方式,可以在人力资源管理系统中增加字段表征干部的任职情况。
这要求该字段要与干部聘任保持一致,同时要与薪资无关。
实际上,人力资源系统中已经存在该字段——管理岗位类别,仅需要修改字段内容。
另外,还有一部分人员已经不在任,但组织部没有发文免除,引起了信息不准确。
这一类情况应该与组织部协商解决。
4、坚持部门协作,保障信息平台运行
本次绩效考核工作推动建立了业务信息平台,但这只是业务信息收集工作的起点。
可以预见,从学校到相关部处,从学院到个人,都会从业务信息平台获得便利,所以有关部门也应该为业务信息平台建设做出些贡献。
当前,将业务信息与绩效考核工作挂钩,的确推动了业务信息的收集,但是单单人事处一个部门还不够,甚至有时也力不从心,所以需要坚持部门协调,特别是科研部门。
如果说以前因执行力不足,造成科研数据库处于基本空白状态,尚可作为原因。
但是当前绩效考核工作已经推动建立了基本完整的科研数据库,数据收集也齐全,这种情况下,科研部门应该出于自身工作需要因势利导促进科研数据库的完善。
例如,在机关人员科研信息的审核和个别科研字段的调整以及科研口年终考核方面,科研部门完全可以发挥更大的作用。
要知道,只有科研信息完善,学院(部门)才会利用、维护数据库,科研数据库才是活的,否则数据是静态的、死的,对所有部门都没有益处。
退一步讲,尽管科研信息库的完善对绩效考核工作有益,人事处没有科研信息完全可用传统方式进行绩效考核工作,毕竟学院(部门)是考核的主体。
科研数据库是基于学校整体利益设计开发的,维护科研数据库应该是相关部门共同的责任。
5、加强培训工作,减低技术难度
因为考核系统刚刚上线,广大教职工对它感到陌生在所难免。
应该加强对学院部门负责人事、科研工作老师——甚至有关部门领导——的培训,努力降低因计算机使用带来的难度。
考核系统设计尽管最大限度地降低了个人部分的复杂度,仅仅提供两个模块,但是多数工勤人员和一些年长教职工还存在电脑打字问题,他们无奈只能在考核系统前止步。
这些问题在后勤集团和科技园区尤为突出。
对于这些计算机使用确有巨大难度的人员,绩效考核工作还应采用传统方式,提供纸张考核表供个人填写,最后由部门将考核结果输入系统。
四、人力资源考核系统的开发思路
考核系统开发是对具体业务流程的再造,涉及部门多、范围广,关键是要坚持流程化设计思想,结合学校实际情况整体审视设计方案。
1、坚持流程化系统设计思路,实现对考核工作的过程管理
当前考核系统区别以往系统的最大特点是坚持流程化设计思想,从个人出发,规范各部门的操作权限,形成了覆盖全校的考核系统平台。
流程化设计的出发点即不同于传统静态数据库,不仅注重考核结果,更强调每个环节部门和个人的参与,以及学校对绩效考核工作的监控。
2、从整体角度设计信息系统,树立信息开发是系统工程的思想
各部门相互分担工作,归并重复操作,减少工作量,是信息系统开发的具体追求,同时也是各部门对系统的要求,过分强调单个部门的需要是静态数据库的管理方式。
只有做到对大多数都有利,开发出的系统才是成功的,才可能会长久运行,否则即使推上线也注定失败。
具体到考核系统,就是考核工作要与业务数据挂钩,促进教务、科研、研究生培养信息的维护、更新,为有关部门提供方便。
这是考核系统能够成功的基本保障。
否则,学校考核就会流于形式,学校考核工作的操作难度也会增加,还会出现校院两级绩效考核相互脱钩的“两张皮”现象。
信息系统开发是对原来业务工作的流程再造,无论是在部门之间还是部门内部,都涉及权限再分配问题,是名副其实的系统工程。
这要求信息系统开发人员,既要有高度又要有精度,在瞄准宏观目标的同时,切实关注每一个环节,增强对“细节决定成败”的认识。
另外,系统开发面临方方面面的压力,需要及时沟通协调。
没有学校和部门领导的支持,系统开发寸步难行。
3、不存在普适的信息系统,需要结合实际开发建设。
信息系统的开发建设,需要基于学校具体的实际情况,不存在适合所有学校的信息系统,即便是购买了信息系统,也要结合学校实际情况再开发,认为“购买了信息系统就万事大吉”的思想是错误的。
特别是对于坚持流程化设计的信息系统,它的数据流是根据学校具体业务流程设计,对学校管理体制和管理模式有极强的依赖性。
可以这么说,每一项流程化设计方案都体校了学校的特色,是校园文化组成部分。
信息系统需要在操作习惯和设计规范之间作好平衡,充分估计习惯的巨大影响,为各种可能的特殊情况留下操作空间。
系统开发过程中,过分注意习惯会使系统开发失去意义;
过于强调规范会使系统太过理想而丧失可行性。
很多信息系统,还未开发完毕即被否定,最终弃之不用,成为永久的测试版,致使原来的系统设计投入“东流水”,是为教训。
4、没有一劳永逸的信息系统,要加强增值开发。
信息系统成功上线能够极好减少部门的业务工作量,但是信息系统的开发还是要持续的——一是业务流程可能发生变化,信息系统适应工作变化,应该有所调整;
二是管理水平的提高对信息系统的无纸化要求也在上升,越来越多的人工操作需要信息化处理,最终都要纳入信息系统。
总而言之,优秀的人力资源信息系统设计方案,就是要结合校院二级管理实际,实现先进管理思想与信息技术的有效结合,体现科学管理理念和方法,利用互联网、网络门户、协作平台以及数据挖掘、决策分析等技术,支持学校实行全面管理工作信息化,将人事管理工作从传统的人事基础信息维护提升到战略管理的高度,继而整合为学校战略优势,而上海大学人力资源考核系统朝这一方向迈出了一步。
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