如何管理自己的工作Word格式.docx
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为了明确这个目标,他每月都会发布会议时间,亲自到通用位于纽约克罗顿的培训中心讲课;
与通用的各层次管理人员沟通,了解他们的特点和特长。
二十年间,他一个很大的收获,就是培养了一个强有力的领导团队和一批顶级的CEO(包括因《执行》一书而进入管理大师行列的霍尼韦尔公司的拉里·
博西迪),仅2000和2001两年,就至少有11名通用电气人到美国其它上市公司担任CEO。
集中精力,才能实现高效率的工作。
书中提出了管理者应该每天为自己安排一个高效时段,通过利用变化而非控制变化,安排个人的自由时段,来提高自己的工作效率。
这是可以自己来安排的,所以时间只要设立的合适,并不难。
难的是做团队领导工作的管理者,其个人的工作效率与团队的工作效率密切相关。
这样的管理者可以考虑利用最后的期限压力,使自己的注意力高度集中。
韦尔奇就使用了它,采购团队在他分派任务一个月之后都没有取得多大的进展,他果断宣布会议中止,命令他们必须在4小时以内拿出最新成果。
结果,他的下属在4个小时内取得的进展超过他们前一个月的进展。
随着外部环境、工作场所的变化,管理者各个时段的工作重点要随之变化,《有序才能成功》启示我们的是,我们要研究变化,再找出自己的速度,这样才能做自己的最佳时间管理者。
《有序才能成功》,(美)斯蒂法·
妮温斯顿著,机械工业出版社2005年9月出版,25元人民币。
解决方案二:
如何对待紧急任务
当工作不期而至,你是接受还是拒绝?
接受的话,你又能轻松应对吗?
作者:
TomGosselin发表时间:
1994-04-01
星期五下午你正坐在办公室里,大量的工作依旧使你应接不暇。
这时老板进来说:
"
星期一我要用这份方案。
我真希望能多给你一些时间,不过我知道我是能指望你的。
这新的要求意味着你不能如期完成其它工作。
这样一来,不仅会使顾客失望,也会因拖延工作而要面对老板不悦的风险。
你一定感到恼火和沮丧,但还是顾及前程。
于是只好说:
我想办法把它搞完。
你就得整个周末工作,放弃与家人团聚。
下回要是老板在最后一刻再来一次突然袭击,你还这么干吗?
其实你有几种选择,大概你没有考虑过。
任务三要素
每一项任务都可以分解成以下三个要素:
要求,即这项任务究竟要完成什么;
时间,即完成任务所需时间;
资源,为完成此项工作所需的物质条件。
现在请把这三项要求设想为一个面积固定的三角形。
一边设为时间,一边设为资源,底边设为要求。
假定有个项目在两个助手下需要十天可以完成,而老板却只允许五天时间。
要求你把时间的边砍掉一半。
于是保持三角形总面积不变的唯一方法是加长一边或两边,即表示资源和要求的那两边。
你有两个选择:
说服老板要么分配更多的资源,要么调整工作要求。
这也就是说,同意增加人力使方案如期完成,或者同意在规定的时间内只完成部分方案。
学会谈判
如果你想在压力下有效地工作,必须学会谈判。
这里有六条与老板和顾客谈判的办法。
可能有助于你成功地处理事务,而不致总觉得落在日程的后面。
一、考虑高质量完成任务所需的合理时间。
准确估计完成每天工作所需要的时间,不要做力所不及的承诺。
二、确定任务的要求。
花点时间弄清老板和客户确切的需要。
三、留有余地。
要考虑原来共事的人可能突然调离,或某项工作比预计时间拖延。
多数人都没有留有余地而不得不重新谈判。
四:
创造性地使用资源。
公司的工作重点随时在变。
一旦发生变化,就必须重新审视原先的估计,并要求更多的时间和资源。
把变动方案提交老板和客户,例如改变日程,或者聘用顾问或临时帮手来处理短期的超量工作。
五、要了解影响方案的是哪种要素。
如果知道哪个要素是固定的,你可以调整另外两个要求。
比如,任务的完成时间是固定的,可以提出改变任务的要求,也可以要求有更多的资源。
如果资源固定,则可以改变要求或加长时间。
六、学会说"
你说得有道理,不过……"
,而不是说"
不"
。
还可以说:
是,不过费用和结
解决方案三:
顶级CEO高效工作6大秘诀
高效的管理者,不仅要合理管理自己的时间,日理万机之余,还要能讲求身心的平衡自在。
来源:
冠军网
尹志豪链接
资料来源:
《IT时代周刊》2006年第9期第76页
冠军研发中心整理编辑
坐拥半壁江山的明星CEO们和我们一样,一天只有24个小时,每天被会议、项目追着跑,电话、E-mail没有停过,但他们却有办法气定神闲地回家吃晚饭、陪家人,常常绕着地球飞也一样神采奕奕,日理万机之余还能讲求工作与生活平衡。
秘诀1:
一日之计在于晨
高效CEO几乎都有早起的好习惯。
星巴克总裁舒尔茨、法国雷诺与日本日产汽车的CEO戈恩、美国宝洁家品(Procter&
Gamble)总裁赖夫雷(A.G.Lafley)都是5点多就起床,思考、看报、听各地的业务简报,然后在电话蜂拥而来之前进入办公室处理业务,因为这样不受打扰,思考与工作都能事半功倍。
太平洋投资管理公司的投资长葛洛斯甚至每天4点半就起床,不到6点就进办公室,这样,身处美国西岸的他才能及早接收当天东岸上午8点半(西岸5点半)宣布的种种经济指标,早一步拟定投资策略。
正因为他们早起,更早开始、更有效率地工作,所以多半可以在七八点就回家休息。
清晨的黄金时光除了掌握工作先机,也要摄取高纤维食物。
美国宝洁总裁赖夫雷就特别强调饮食对工作绩效的重要,他的早餐包括一杯蔬果汁、半个培果面包以及一杯优格。
有异曲同工之妙的是刚卸下美联储主席重任的格林斯潘,他的早餐是一碗燕麦粥和一杯无糖咖啡。
秘诀2:
动静相宜
跟多数忙碌的上班族不同,明星CEO们再忙也会抽时间运动,且静下来可以独处。
每天上午8点半到10点,葛洛斯都抛下紧迫逼人的数字与投资,到办公室对街的健康俱乐部做瑜珈。
这是他的“天堂”,远离噪音、办公室、交易以及布隆伯格信息网上的种种数字,“脑中一些重要的灯泡会突然亮起来,这是我一天中最珍贵的时光。
”有许多好点子就是在这个天堂时间、葛洛斯的倒立瑜珈动作间浮现。
只要有心,随时随地都可以运动。
高盛证券的总裁鲍尔森到中国出差时,就选择了6点钟可以抵达的班机,到饭店后,直奔健身房,运动完再开始工作。
第2天早晨,一样先到健身房报到。
除了动,CEO们也讲求独处、思考的时间。
法国雷诺与日本日产汽车的CEO戈恩要求秘书不要在8点以前排会议,好让他静下来独处。
秘诀3:
一定要休息
有趣的是,许多上班族被工作逼得加班不停、无法休假,这些高级主管却强调,一定要挪出时间休息,做点有趣的事。
即使是在高竞争压力的汽车业工作,戈恩也不把工作带回家。
回家就是休息充电,跟孩子们玩,周末也不例外。
而且他发现,藉此可以跟工作上面临的问题有一点距离,星期一回去上班后,反而把问题看得更清楚,更能迎刃而解。
Google的副总裁梅尔每周五都是6点就下班,然后到旧金山玩耍,每4个月更要大休一次。
星巴克咖啡的舒尔茨每7个星期就旅行一趟,尽情吸收不同世界的精华。
美国宝洁家品(Procter&
Gamble)总裁赖夫雷(A.G.Lafley)说:
我过去只是着重抓紧时间。
我现在已经知道如何保持充沛的精力。
我早晨5点至5点半之间起床。
然后健身,在6:
30或7点坐到办公桌前,开始努力工作,直到晚上7点,然后回家,和妻子休息一会儿,接着回去工作。
就这样每天连轴转。
现在我每工作一个小时或一个半小时之后,就要休息一会儿,出去转转,或者与别人聊聊天。
大约用5分钟或者15分钟充电。
就像运动员进行间隔训练一样。
秘诀4:
分秒必较
惬意地休息,有效率地管理时间。
星巴克咖啡在全球每5个小时就开一家分店,舒尔茨用全球时区来做时间管理区隔:
清早与上午,他专注欧洲的事务;
接下来的时间留给美国业务;
晚上就和亚洲通讯联系。
戈恩每个月都要飞日本与法国一次,每个月的第一周在巴黎、第三周在日本。
因为时间有限,他规定每个会议都不能超过一个半小时,一半时间报告、一半时间讨论。
高盛的鲍尔森也以掌握时间精准而闻名。
如果晚上有应酬,要在6点半开始,8点半以前结束。
这样他才能10点就上床睡觉,第二天早上5点半起床运动。
秘诀5:
善用电子产品
他们的生活这么忙碌,企业要与时精进,他们会大量使用电子产品才能掌握信息与工作脉动。
多数人有他们依赖的电子配备。
旅遍全球,舒尔茨的PDA手机则使用几乎在世界各地都可以通用的GoodLink收信与安排、记录各种行程。
至于北美流行、容易收发邮件的智能型手机黑莓,则是赖夫雷的必备之物。
秘诀6:
始终要回归人性
不论这些企业精英们的生活再怎么有效率、再怎么讲求秩序、科技再怎么进步,他们还是强调,一切要以人为本,讲求人性。
赖夫雷在办公室摆了造型奇特有趣、甚至是粉红色、黄绿色的座椅,希望人们愿意进来多走走聊聊,不要觉得那么不可亲近。
舒尔茨跟各国分公司联系时,除了问业绩,也记得恭喜对方,因为这些人际间的对话是很重要的。
高盛的鲍尔森则亲自打电话给60来个CEO朋友贺年,虽然煞费多时,“但是感觉棒极了!
”
(©
世界经理人)我要飞得更远编辑于2009-2-11上午7:
53
解决方案四:
聪明工作:
高效经理人的时间管理
很多成功人士不仅能把工作全部做完,而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。
他们是如何做到的?
译言网
MattKrumrie原译者:
LeonZhang
翻译及编辑:
冠军研发中心
已经是晚上8点了,Mary仍然在办公室。
叹息着终于回复完了当晚最后一封邮件,她对当天作了一个回顾。
“这不是我被聘请来要做的工作,”她抱怨道。
“所有我现在做的都是像保姆一样坐着、处理一个接一个的危机,而不是我喜欢的项目管理和人员管理。
如果您是一位经理人,您可能曾经经历过这种情况。
有时似乎就是没有足够的时间把事情做完。
但是其他人可以做到,您当然也可以。
“一些极其成功的人士不仅能把工作全部做完,而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。
你想不想知道他们是如何做到的?
”位于明尼苏达州ElkRiver的一家职业经理人培训公司TheGillenGroup的主席KathyGillen说道。
“这是因为他们设法找到了如何管理他们的时间的方法。
让我们来面对一个事实:
对于大多数忙碌的经理人而言,没有一天能完全按照事先规划好的来进行(计划总是赶不上变化)。
这就是管理–同时处理多项任务来达到一般性目标,并最终改善整个企业。
“你上一次没有遇到高优先级的电话、紧急邮件或者催得很紧的同事是什么时候?
”位于明尼阿波利斯的GegaxManagementSystems公司的创立者、《BytheSeatofYourPants:
TheNo-NonsenseBusinessManagementGuide》一书的作者TomGegax说道,“从繁琐事务中解脱出来是每个领导的个人职责。
这就是为什么聪明的经理人一定要有策略来应付日常干扰。
6D理论
Gegax的时间管理原则基于“6D理论”:
不做(don’tdoit),推迟(delayit),转移(deflectit),委托(delegateit),不完美地做(doitimperfectly),做(doit)。
“当一些事情突然蹦出来时,我并不是机械地上去就做,而是首先从第一个选项开始考虑,”Gegax说道。
“如果不适用,我会继续考虑第二个选项。
我按照列表顺序扫描下去,直到找到了最合适的行为。
例如,如果你不去做或者推迟再做,很多表面看起来很紧急(但事实并非如此)的任务自然会消失,他说道,这可以为你留出更多的时间和精力去集中处理那些真正重要的任务。
而且当一些紧急事务需要立即处理时,并不总是一定需要你的参与。
仔细考虑是否要把这个任务转移给另一个部门或者委托给下级,Gegax建议。
如果你的确选择自己处理问题,Gegax警告说不要自动陷入“完美主义模式”。
“我的很多项目都很难称得上完美,然而它们仍旧是成功的。
”他说道。
当然,对于那些你确定会让你达到目标的重要任务,保留最后一个D–做。
多工(Multi-tasking)陷阱
多任务可能看起来像是一个有效处理大量任务的方法,但事实上它阻碍你把事情完成,位于丹佛的顾问公司TheProductivityPro的主席、《LeavetheOfficeEarlier》一书的作者LauraStack说道。
关于如何更好地管理你的时间并保持注意力,她提供了如下提示:
集中处理:
电子邮件会扼杀你的注意力。
关掉电子邮件程序的自动通知功能。
每天设置一些明确的时间点去集中查看并处理邮件。
设置优先级:
不要被干扰所打断。
如果你在为30分钟后就要开始的会议报告准备最后的细节,不要接受那些贸然访客的“很快问你一些事情”之类的请求。
控制自我干扰:
很多时候,干扰你的是你自己。
你坐在办公桌前,突然,你的大脑开始和你对话:
“噢,我需要告诉Chris这个,”它说道,然后你抄起电话或者匆忙写邮件,好在你忘记之前记录下你所想的内容。
改为你自己准备一个活页夹、一些活页纸和从A到Z的标签。
为你经常沟通的每个人制作一页纸。
当你的大脑提醒你一些事情时,简单地翻到那个人的沟通记录。
简单记下想法或念头,然后回去做你刚才做的事情。
当那个人的记录上积攒了一些想法时,给那个人打电话,并设立一个会议或者电话会议。
参考文章:
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解决方案五:
工作量“瘦身”三步曲
调查研究显示,员工负担过重的工作量,会给公司造成巨大的损失。
那么如何对工作量进行“瘦身”呢?
IBM、康明斯、以及管理大师彼得·
杜拉克,认为可以从工作路径、工作环节、工作任务三方面着手。
全球三大人力资源上市公司之一的翰德国际,日前发布了一项调查报告。
报告显示,61%的公司认为,过度的工作量会造成员工心理压抑。
而根据美国的相关研究,心理压抑每年给美国公司造成的经济损失高达3,050亿美元,是500家最大公司税后利润的5倍。
工作量过重的危害这么大,那么如何对工作量进行“瘦身”呢?
工作路径:
选择最优
条条大路通罗马,但总有一条是最近的路径,在企业管理中同样如此。
选择完成任务的最佳路径,省时、省力,并且高效。
黑熊和棕熊的故事便是一个很好的例子。
黑熊和棕熊喜欢喝蜂蜜,各自养了一箱蜜蜂,数量也差不多。
有一天,他们决定来个比赛,看谁采的蜂蜜多。
黑熊、棕熊采取了不同的方案。
黑熊认为,采蜜的多少取决于采蜜的次数;
而棕熊却把重心放在每天采回的花蜜。
几个月后,黑熊的蜂蜜还不到棕熊的一半,尽管黑熊的采蜜次数每月都会增长一成。
问题出在哪里?
选择的路径不同。
同是采蜜,黑熊侧重于次数,而棕熊把每次采集的数量作为重点。
显而易见,以每次采集的数量作为标准更易达到预期目标,因此也是最优工作路径。
工作环节:
优化流程
选择了最优的工作路径,还要进一步改善工作环节,对流程进行优化。
而要实现流程的优化,可以从减少会议和内部报告着手。
企业内部往往存在一些流于形式的会议,这样的会要少开。
IBM便采取了明智的做法:
减少了不必要的会议,还购置了新设备使重复性的工序得以自动进行,使流程进一步优化。
繁多的内部报告是工作流程上的又一个负担。
康明斯发动机公司的财务经理约翰L·
威廉深受其害。
他常常要将工作带回家中,几乎每天都要工作到凌晨2点,其中相当一部分来自内部报告。
公司废除内部报告制度后,他在办公室就可以把工作完成。
工作任务:
重新界定
管理大师彼得·
杜拉克认为,提高员工的效率,就要对任务进行重新界定。
重新界定员工的工作任务,关键是不做低价值的工作。
什么样的工作才是低价值的?
可以在员工内部进行调查。
在IBM,就提供了一种网络工具给经理人,用以统计哪些低价值的工作应该被减少。
[讨论]你会“分粥”吗?
不同的分配制度,就会有不同的风气。
所以一个单位如果有不好的工作习气,一定是机制问题,一定是没有完全公平公正公开,没有严格的奖勤罚懒。
如何制订这样一个制度,是每个领导需要考虑的问题。
有七个人曾经住在一起,每天分一大桶粥。
要命的是,粥每天都是不够的。
一开始,他们抓阄决定谁来分粥,每天轮一个。
于是乎每周下来,他们只有一天是饱的,就是自己分粥的那一天。
后来他们开始推选出一个道德高尚的人出来分粥。
强权就会产生腐败,大家开始挖空心思去讨好他,贿赂他,搞得整个小团体乌烟障气。
然后大家开始组成三人的分粥委员会及四人的评选委员会,但他们常常互相攻击,扯皮下来,粥吃到嘴里全是凉的。
最后想出来一个方法:
轮流分粥,但分粥的人要等其它人都挑完后拿剩下的最后一碗。
为了不让自己吃到最少的,每人都尽量分得平均,就算不平,也只能认了。
大家快快乐乐,和和气气,日子越过越好。
同样是七个人,不同的分配制度,就会有不同的风气。
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