建业物业档案管理规定Word格式.docx

建业物业档案管理规定Word格式.docx

《建业物业档案管理规定Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《建业物业档案管理规定Word格式.docx（30页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

►特指中介公司对外签订的合同。

二、文件类（WJ）

政府文件（ZF）

►政府相关部门（建设厅、房管局、办事处等）下发的一切文件。

外来文件（WL）

►集团以外单位（除政府相关部门）发给公司的一切正式行文。

集团文件（JT）

►集团相关单位发给物业公司的一切正式行文。

公司文件（GS）

►以公司名义对外、对内发布的函、报告、通报等文件与资料。

公司证件（ZJ）

►公司营业执照、资质证书、收费许可证或文件、税务登记证、组织代码证、租赁许可证、安防施工证、ISO9000认证证件等相关证件或复印件。

公司制度（ZD）

►总公司下发的规章制度。

品牌宣传（PP）

►VI系统、荣誉证书、公司简介、宣传图片、宣传册等。

好人好事（HH）

►指公司各分支机构涌现出来的先进事迹。

会议纪要（HY）

►指公司及各部门的各项会议会议纪要。

法律事务（FL）

►指公司解决法律纠纷问题形成的原始材料及诉讼文件。

销售资料（XS）

►项目的宣传单页、报纸宣传及网络宣传等。

12

声像档案（SX）

►照片档案（按年度保存公司有纪念意义的珍贵图片）和光盘档案（保存公司有纪念意义的光盘资料）。

13

热力文件（RL）

►特指总公司保存的热力公司文件。

三、资产类（ZC）

资产管理台帐（TZ）

►指公司所属固定资产、低值易耗品、工具资产管理帐目及报废、调拨手续、小区公用工具保管及使用手续等。

采购物资（CG）

►供方能力评价记录、《合格供方名录》、《合格物资一栏表》、各类物品合格证、采购计划表、仓库盘点表。

四、物业服务类（WF）

（一）基础管理（JC）

前期合同签订（HT）

►物业招投标资料，时间、地点、参与人员及相关手续。

►物业费收费标准备案资料。

►《前期服务协议》及协议备案资料。

维修资金（WJ）

►维修资金帐目。

►维修资金的使用情况登记。

公众制度（ZD）

►《业主手册》、《装饰装修管理规定》等。

►《临时管理规约》，业主对《临时管理规约》的承诺书。

►《管理规约》等等。

业委会成立（YWH）

►《业主大会议事规则》。

►成立的资料。

如业委会成立申批、备案资料。

争创文件（ZC）

►指公司及各小区申报示范小区、文明小区、绿化小区、诚信单位等荣誉称号的文件：

创优规划方案及实施方案。

►创优规划方案及实施方案的业主委员会的同意签批文件。

作业文件（ZY）

►各类管理制度、考核制度，岗位职责、工作标准等。

上岗证

►员工上岗证、电工证、电梯工证、锅炉工证、园艺师证等原件或复印件。

信息收集反馈（XX）

►24小时值班制度、回访制度。

►《服务登记本》、《工程遗留问题汇总表》、《客户投诉记录表》、《客户投诉汇总及处理情况表》等。

征求业主意见（YJ）

►实施意见征询的方案；

集团与本部门客户满意度调查表及汇总分析表。

►满意度问题整改及回访记录。

►满意度提升措施。

►业主恳谈会相关资料。

维修服务（WX）

►维修及时率100％，返修率1％相关规定及回访记录（《维修任务单》）。

（二）房屋管理与维修养护（FW）

设施标识（BS）

►园区平面图、路标、单元标识、绿化、消防等设施标识照片。

制止私搭乱建（SDJ）

►空调、太阳能、热水器等安装方案。

►商铺门头安装方案。

►住改非是否有手续记录（相关业主同意），如无手续，物业是否有管理记录。

►阳台封闭、防盗网方案、安全承诺书（包括养护）。

定期巡查记录。

室外标识巡查（XC）

►室外标识定期巡查记录。

14

房屋装饰装修（ZX）

►制度齐全、巡查提醒整改记录。

►装修管理相关资料。

►房屋大中修等修缮记录。

（三）共用设施设备管理（SSSB）

15

设备设施记录（JL）

►相关设施设备管理规定。

（入公司制度）

►各种设备的操作规程和保养规范。

►设备台帐。

►设施设备的运行记录。

►年度设施设备养护计划及维修养护记录。

16

污雨水记录（WS）

►定期巡查记录、维护计划记录。

►化粪池清理记录。

17

供水记录（GS）

►停水及事故处理方案；

蓄水池、箱的清洗消毒记录；

水质化验报告；

卫生许可证、健康证。

►供水系统管理相关制度。

►泵房管理相关记录。

18

供配电记录（GD）

►供电系统管理相关制度。

►停电及事故处理方案。

►配电房管理相关记录。

19

电梯运行记录（DT）

►电梯紧急预案；

电梯维保合同（入委托合同中）；

电梯定期维修保养单；

电梯的日常巡视单。

►电梯中、大修的资料证明、电梯年检合格证、年检报告。

►电梯管理规定。

20

供暖记录（GN）

►供暖相关操作流程及制度。

►供暖总结。

►供暖相关记录。

（四）保安、消防、车辆管理（BXC）

21

安全管理（GL）

►安全管理方案。

►礼兵值班制度、巡逻制度等齐全。

►制度执行、培训、考核相关记录。

22

安全标识（BS）

►各种标识齐全（图片），安全标识统计表。

23

消防记录（XF）

►消防应急方案，是否进行演练和总结，照片。

消防设施设备巡查表；

消防器材维修保养记录。

►消防系统相关管理规定。

（入公司制度中）

24

车辆管理（CL）

►管理制度，登记记录等。

（外围停车场的收费许可证等手续资料）

（五）环境卫生管理（HW）

25

环卫台帐（TZ）

►环卫设施台帐。

（垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站等）

26

保洁作业（ZY）

►各类作业流程。

►保洁分布及保洁标准。

►保洁相关记录。

27

垃极处理（LJ）

►垃圾清运管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。

►消杀记录，消杀药品的使用记录等。

28

商铺管理（SP）

►商铺管理规定、安装方案、检查记录。

（六）绿化管理（LH）

29

绿化记录（JL）

►绿化管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。

►绿化计划、养护记录等。

（七）精神文明建设（JJ）

30

社区文化活动（HD）

►社区文化策划、实施、总结、存档（相片）。

►社区文化建设的相关资料（公告、宣传类资料）。

（八）管理效益（XY）

31

物业收费（SF）

►物业收费报表。

32

便民有偿服务（YC）

►有偿服务价目表、相关记录。

33

经营状况（JY）

►财务报表。

五、人事类（RS）

员工档案（DA）

►求职申请表、2张一寸照片、身份证复印件、学历证书复印件、

►体检报告、月度考核表。

考勤（KQ）

►每月考勤表、每月员工签到本。

各类申请单（SQ）

►员工加班申请单、请假申请单及休假申请表。

社会保险单（BX）

►所有参保人员的养老、医疗、失业等各项报表。

离职人员（LZ）

►所有离职人员的离职档案。

（分公司自行保管）

培训记录（PX）

►每月的培训情况。

360度测评（CP）

►管理人员的360度考核表。

六、品质管理类（PZ）

内部审核（NS）

►年度内部审核资料。

外部审核（WS）

►年度外部审核资料。

管理评审（PS）

►年度管理评审资料。

不合格项纠正（预防）措施（JZ）

►年度不合格项纠正（预防）措施。

月管理目标、指标完成情况统计分析（TF）

►每月管理目标、指标完成情况统计分析。

月管理目标、指标检验汇总分析（HF）

►每月管理目标、指标检验汇总分析。

文件修订（XD）

►年度文件修订单。

文件销毁（WX）

►年度文件销毁申请。

记录销毁（JX）

►记录销毁单。

受控文件发放及回收登记表（SK）

►受控文件发放及回收登记表。

月份检验单发放统计（JYD）

►每月检验单发放统计。

法律法规（FLG）

►法律法规及其他要求目录清单、法律法规文本。

品质部抽检单（CJ）

►职能部门、热力公司品质部抽检单。

►各服务中心品质部抽检单。

►分公司品质部抽检单。

业主回访单（HF）

►服务中心业主回访单。

►分公司业主回访单。

服务过程检验单（JY）

►职能部门、热力公司服务过程检验单。

►各服务中心服务过程检验单。

►分公司服务过程检验单。

七、财务类（CW）

凭证（PZ）

►原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

帐本（ZB）

►总账、明细账。

各种收费记录（JL）

►原始单据、收据、发票、食堂账目等。

财务报告（BG）

►年度审计报告、年度汇算报告。

清册（QC）

►会计档案销毁清册、会计档案保管清册。

八、业主档案类

业主档案

►按小区、楼号、单元、户分类、保存。

业主资料入档齐全：

前期物业服务协议、业主公约、装修协议、装修管理规定、业主基本情况表、业主身份证复印件及照片、房屋买卖合同及发票复印件、入住通知书、领钥匙单、豢养犬只协议、消防安全责任书、验房表、维修任务单等。

九、工程类

＃楼竣工资料

►1、卷内文件目录。

►2、开、竣工报告。

►3、工期顺延表。

►4、施工合同。

►5、施工许可证；

规划许可证。

►6、报建申请表。

►7、监督登记表；

监督计划书。

►8、文物钻探图、地质勘查报告或岩土工程勘察报告。

►9、消防审核意见书、消防验收意见书。

►10、施工图审查报告。

►11、中标通知书。

►12、施工组织设计。

►13、图纸会审纪要。

►14、设计变更分目录。

►15、设计变更。

►16、技术交底分目录。

►17、一级交底。

►18、二级交底。

►19、三级交底（分项工程技术交底）。

►20、施工日记。

►21、建筑工程保修书。

►22、见证取样汇总表。

►23、钢材出厂合格证、试验报告汇总表。

►24、钢材出厂合格证、试验报告。

►25、水泥出厂合格证、复试报告汇总表。

►26、水泥出厂合格证、复试报告。

►27、砖分目录表。

►28、砖出厂合格证、试验报告。

►29、骨料分目录表（石子、砂子）。

►30、骨料出厂质量证明、复试报告。

►31、外加剂分目录表。

►32、外加剂出厂质量合格证和复试报告。

►33、防水材料分目录表。

►34、防水材料出厂质量合格证和复试报告。

►35、预制混凝土构件分目录表。

►36、预制混凝土构件质量合格证、结构性能检测报告和试验报告。

►37、其它材料分目录表。

►38、其它材料质量合格证。

►39、配合比分目录表。

►40、混凝土、砂浆、沥青、玛缔脂（沥青胶）配合比。

►41、地基验槽记录。

►42、地基验槽图。

►43、地基钎探平面布置图。

►44、地基钎探记录。

►45、隐蔽验收记录。

►46、结构吊装记录。

►47、吊装平面图。

►48、基础工程结构验收记录。

►49、主体结构检测。

►50、主体工程结构验收记录。

►51、单位（子单位）工程质量控制资料检查记录。

►52、单位（子单位）工程质量竣工验收记录。

►53、单位（子单位）工程观感质量检查记录。

►54、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录。

►55、检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录。

►56、混凝土施工记录、大体积混凝土测温记录。

►57、砌体施工记录。

►58、混凝土坍落度记录。

►59、混凝土浇筑令。

►60、开盘鉴定。

►61、示磅记录。

►62、检测任务委托单。

►63、直螺纹（机械连接）加工记录。

►64、直螺纹（机械连接）接头质量检查记录。

►65、材料报验单。

►66、设备报验单。

►67、工程报验单。

►68、施工组织设计（施工方案）。

►69、图纸会审纪要。

►70、设计变更分目录。

►71、设计变更。

►72、技术交底分目录。

►73、技术交底。

►74、施工日记。

►75、材料设备出厂合格证汇总表。

►76、材料设备出厂合格证。

►77、隐蔽验收记录。

►78、检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录。

►79、试验部分（室内给排水、采暖、电气）。

►80、室内给水管道的水压试验。

►81、给水系统通水试验。

►82、给水系统管道冲冼和消毒报告。

►83、消火栓系统试射试验。

►84、水箱满水（水压）试验。

►85、阀门试验。

►86、排水管道灌水试验。

►87、排水管道通球试验。

►88、卫生器具满水和通水试验。

►89、散热器水压试验。

►90、采暖系统水压试验。

►91、采暖系统冲洗试验。

►92、采暖系统运行和调试记录。

►93、电气绝缘电阻测试记录。

►94、避雷及接地电阻测试记录。

►95、电气器具通电试运行记录。

►96、电气器具通电安全检查记录。

＃楼竣工图纸

►1、建筑施工竣工图纸。

►2、结构施工竣工图纸。

►3、电气施工竣工图纸。

►4、给排水施工竣工图纸。

►5、暖通施工竣工图纸。

配套工程竣工资料

►

（一）小区规划红线图、规划总平面图（含道路）。

►

（二）小区道路工程及道路照明工程竣工图、竣工资料。

►（三）小区供水管网工程竣工图、竣工资料。

►（四）小区供配电工程竣工图、竣工资料。

►4.1设备制造厂提供的产品说明书、试验记录、合格证件及安装图纸和出厂试验报告等技术文件。

►4.2安装全过程技术记录、设备吊检时检查及处理记录、干燥记录等；

►4.3变压器冷却装置及各附件（套管、互感器、分接开关、气体继电器、压力释放阀及仪表等）在安装时的试验报告。

►4.4高压开关柜出厂原始记录、安装使用说明书。

►4.5变压器冷却系统，有载调压装置的控制及保护回路的安装竣工图、备品备件移交清单。

►4.6设计变更及变更设计的证明文件。

►4.7工程竣工图。

►（五）小区雨污水管网工程竣工图、竣工资料。

►（六）小区园林景观绿化工程竣工图、竣工资料。

►6.1小区园林景观绿化工程施工合同。

►6.2绿化苗木清单。

►6.3照明、水泵等电气设备出厂合格证、检验报告。

►6.4小区园林绿化工程竣工图。

►（七）消防工程竣工图、竣工资料。

►7.1消防工程开工报告。

►7.2消防工程竣工报告。

►7.3消防设备安装表。

►7.4图纸会审记录。

►7.5消防设备开箱记录。

►7.6隐蔽工程验收记录。

►7.7参加自检人员名单。

►7.8大事记录。

►7.9消防器材设备合格证、质量保证文件汇总表。

►7.10绝缘电阻测试记录。

►7.11电气接地电阻测试记录。

►7.12电缆敷设施工检查记录。

►7.13电气配管隐蔽检查记录。

►7.14消防电气柜（盘）安装检查记录。

►7.15火灾探测器功能试验记录。

►7.16火灾自动报警控制器功能试验记录。

►7.17消防联动控制设备功能试验记录。

►7.18火灾事故广播设备功能试验记录。

►7.19消防通讯设备功能试验记录。

►7.20消防主备电源自动切换功能试验记录。

►7.21消防控制电梯功能试验记录。

►7.22消防管道安装检查记录。

►7.23管道隐蔽工程检查记录。

►7.24消防管道系统验收记录。

►7.25消防管道吹洗吹扫记录。

►7.26安全阀调试记录。

►7.27减压孔板安装检查记录。

►7.28减压阀调试记录。

►7.29阀门及水泵结合器试验记录。

►7.30自动喷水灭火系统功能试验记录。

►7.31消火栓系统功能试验记录。

►7.32水喷雾自动灭火系统功能试验记录。

►7.33气体灭火系统施工记录（灭火器贮存容器）。

►7.34选择阀等组合分配系统集流管试验记录。

►7.35灭火剂输送管道试验记录。

►7.36气体灭火系统调试报告。

►7.37气体灭火系统功能试验记录。

►7.38通风、空调、防排烟设备联动控制功能试验记录。

►7.39防火卷帘联动控制功能试验记录。

►（八）电梯安装工程竣工图、竣工资料。

►8.1制造企业应提供的资料和文件：

（1）装箱单；

（2）产品出厂合格证；

（3）机房井道布置图；

（4）使用维护说明书（应含电梯润滑汇总图表和电梯功能表）；

（5）动力电路和安全电路的电器线路示意图及符号说明；

（6）电器敷线图；

（7）部件安装图；

（8）安装说明书；

（9）安全部件（门锁装置、限速器、安全钳及缓冲器式）实验报告和结论副本，其中限速器与渐进式安全钳还须有调试证书副本；

（10）监督检验证明。

►8.2安装企业应提供的资料和文件：

（1）安装自检记录；

（2）安装过程中事故记录与处理报告；

（3）由电梯使用单位提出的经制造企业同意的变更设计的证明文件。

►8.3电梯的检验报告及合格证。

►8.4质保期电梯运行故障和事故记录。

►（九）热交换站工程竣工图、竣工资料。

►9.1开工报告、图纸会审记录、设计变更或洽商记录、施工组织设计或施工方案。

►9.2主要材料、成品、半成品、配件、器具和设备出厂合格证及进场验收单。

主要设备必须有完整的安装使用说明书。

►9.3隐蔽工程验收及中间试验记录、设备试运转记录。

安全和使用功能检验、检测记录。

►9.4检验批、分部、分项、子分项工程质量验收记录。

►9.5工程竣工图。

►（十）小区智能安防工程竣工图、竣工资料。

►10.1开工报告。

►10.2施工合同。

►10.3隐蔽工程验收记录。

►10.4设备材料进场报验单、设备检验报告、设备检验合格证、设备安装调试记录。

►10.5工程竣工设备清单。

►10.6各分项工程竣工图。

►（十一）人防工程（地下车库）竣工图、竣工资料。

►（十二）小区闭路电视、电话、宽带等通讯工程竣工图、竣工资料。

省优、国优资料

►1、建设项目申请报告、批复、项目建议书、可行性研究报告、设计任务书等。

►2、项目招标、投标、评标报告的批准文件。

►3、申请批准用地的文件有：

红线图、土地征购证书、购地平面图及征购合同。

►4、用地规划许可证；

土地使用许可证；

建设工程规划许可证；

拆迁许可证；

建筑开工许可证。

►5、消防审核表、消防审核意见书。

►6、工程质量监理合同、工程质量监督书、建设条件意见书。

►7、商品房预售许可证。

►8、工程备案手续。

►9、开发公司移交消防系统、配电设施竣工验收手续；

二次供水的准建证、准用证、水质化验合格证，监控系统、智能道闸、搂宇对讲、电梯等相关合同、合格证明。

►10、产权资料。

►11、机电设备资料。

►12、公共配套设施接管验收手续。

►13、公共部位钥匙、两书等物料交接资料

第四章归档范围

第九条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。

第十条各分支机构应在总公司备案的文件材料有：

（一）各部门、各分支机构的组织机构代码证正副本复印件（每年年审后需提交年审过的复印件一套）、营业执照正副本复印件（每年年审后需提交年审过的复印件一套）、公章、税务登记证正副本复印件、负责人身份证复印件。

（二）前期服务协议和《建业物业服务总公司合同管理规定》中需要上报总公司备案的协议和合同。

（三）创优资料、所获荣誉的资料、证书和好人好事等。

第五章立卷归档要求

第十一条各分支机构必须设置档案室或档案存放专区。

（一）采用内部结构简单的铁质柜架盛装档案，规格为85*3