计算机信息管理系统基本情况及功能说明书Word文档格式.docx
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KSOA平台中货位字段西文名称是“hw”。
批号:
是指用于识别“批”的一组数字或字母加数字,用以追溯和审查该批药品的生产历史。
KSOA平台中批号字段西文名称是“pihao”。
保质期:
商品的保质期是指商品在正常条件下的质量保证期限。
商品的保质期由生产者提供,标注在限时使用的商品上。
在保质期内,商品的生产企业对该商品质量符合有关标准或明示担保的质量条件负责,销售者可以放心销售这些商品,消费者可以安全使用。
保质期在单据明细项中相应字段是“baozhiqi”字段。
商品淘汰:
流通企业在经营过程中,对于因各种原因(如滞销等)不适合销售的商品品种不再进货销售,这些商品品种将被从所经营的商品集合中取消,视为淘汰。
退补价:
对已发生的采购业务或批发销售业务中的价格进行调整,以调整应付应收款项和库存金额。
价格管理:
对商品的进价批发价格、商品零售价格和商品包装价格进行调整和维护。
月末结转:
配合财务工作要求和结转规则,月末(或定期)将企业这一个月经营数据由动态数据转为静态数据保存,便于数据查询、核对,静态数据不受继续发生业务的影响。
职员与部门信贷:
设置各个部门和职员的应收余额、销售信贷额、销售信贷期数据,便于对部门、业务员应收款进行管控。
第二部分:
通用操作说明
1.2第一章操作员进入系统
每个操作人员在进入系统操作之前,由系统管理员在【系统控制台】定义好该人员的进入系统工作的“用户代码”和“口令”,通知每个操作人员记住个人“用户代码”和“口令”,每个操作人员应该注意对“口令”保密。
操作人员开启计算机后,在WINDOWS桌面上找到并用鼠标单击“KSOA快捷方式图标”,
启动KSOA平台,弹出对话窗口询问操作人员“用户代码”和“口令”。
操作人员将正确的个人“用户代码”和“口令”填写好,鼠标单击“登录”按钮,系统检查通过,即可进入该操作人员所属操作角色对应的操作桌面进行工作。
如下图:
1.3第二章操作桌面和功能菜单
在KSOA中,可以按照业务流程中不同的岗位角色的操作需要,指定各个岗位角色操作的应用功能菜单集合。
由系统管理员在【系统控制台】定义岗位角色、岗位角色操作应用功能菜单集合以及操作人员所属岗位角色,这个定义过程就是操作授权过程。
每个操作人员使用个人“用户代码”和“口令”进入系统时可见、可操作的功能菜单集合、图标等共同组成了该岗位角色专属的操作桌面,不同岗位角色专属操作桌面涵盖功能菜单集合不同。
1.4第三章业务单据操作说明
KSOA平台中数据流转的载体是各种业务单据,用户通过各种单据的填制、处理、打印、查询等操作完成业务数据输入、存储、输出的功能。
KSOA中一般单据格式按照功能区域分为五部分:
单据菜单项、单据抬头项、单据明细项、单据合计项、单据操作属性项。
1.4.1单据菜单项
在KSOA平台中,每张单据都有统一的菜单栏,这些菜单提供了对单据操作的一些基本功能菜单。
1.1.1.1“存盘”或“记账”
单据数据填写完成,鼠标点击“存盘”或“记账”菜单,数据提交到数据库表,系统提示:
【打印】:
用户可以用鼠标单击“预览打印”和“打印单据”功能实现单据打印。
【新开单据】:
进入一张同类型空白单据进行填制。
【退出单据】:
退出该类型单据,回到主菜单操作桌面。
1.1.1.2打印
鼠标单击【打印】菜单,弹出【万能预览】、【万能打印】两个子菜单。
【万能预览】:
鼠标单击该菜单,弹出万能打印方案列表共用户选择,鼠标双击目标方案,系统按照用户选定的万能打印方案显示打印效果,用户认可后可以在预览窗口执行【缩放】和【打印】功能。
【万能设计】:
如果用户认为需要在打印方案列表以外新制定打印方案,应该使用鼠标单击【万能设计】子菜单,用户【万能设计】工具的使用需要一定的培训才能完成,请用户阅读相关专项文档。
建议该功能不要向普通用户开放,可以在系统控制台【业务单据制定】中调整该菜单的使用权。
1.1.1.3系统服务
鼠标单击【系统服务】菜单,子菜单随即展现。
【新增一张单据】:
在填写一张单据的过程中,如果需要新填制一张单据,鼠标单击【新增一张单据】菜单,弹出【当前单据处理选择】对话框,要求用户选择对当前单据中数据的处理方式-【将当前数据清空】或者【将当前数据挂账】
(【按当前操作员挂账】)。
【将当前数据清空】:
删除当前单据中所有数据,包括抬头项数据和明细项数据。
用户可以在空白的单据中重新填写数据。
【将当前单据进行挂账】:
自动生成“挂账ID”、“挂账时间”,用户可以根据需要,填写、修改“挂账描述”,填写完成鼠标单击“确认”按钮完成当前单据数据的保存。
用户需要调出挂账的数据时,鼠标单击【系统功能】-【选择未处理单据】菜单提取数据即可。
单据数据挂账保存的数据不会因为退出单据而消失,下次进入该类型单据时,鼠标单击【系统功能】-【选择未处理单据】可以提取保存的数据。
【清空当前数据】:
用户希望清空当前正在填写的单据内容时,鼠标单击【系统功能】-【清空当前数据】菜单,弹出提示窗口“是否清空当前单据?
”,用户确定要清空单据,用鼠标单击“确定”按钮即可。
【选择未处理单据】:
用户提取挂账单据数据时,执行【系统功能】-【选择未处理单据】,弹出【挂账单据选择】窗口,鼠标单击需要提取的挂账单据,单击“确定”按钮,系统自动将挂账数据填到空白单据中,应该说明的是,如果当前单据中已经填有数据,系统会弹出上述“当前数据处理选择”窗口,用户处理当前数据后进入“挂账单据选择”对话窗口,用户提取挂账单据数据时,系统将先行删除当前单据中的所有数据,将提取到的数据填入空白单据中。
【清除所有未处理单据】:
鼠标单击【系统功能】-【清除所有未处理单据】,删除所有挂账数据,用户应该慎重操作此功能,如果删除,挂账数据不能恢复。
1.1.1.4辅助功能
鼠标单击【辅助功能】菜单,弹出辅助功能子菜单集合,根据不同单据功能需要设置不同的子功能,下图是“销售开票单(销售订单)”的辅助功能子功能菜单集合。
每个类型单据【辅助功能】的子功能由系统管理员根据业务需要在【系统控制台】-【业务单据制定】中定义完成,基本包括草稿存取、单据数据提取、单据修改、单据冲红、数据查询、结算勾兑方式、商品定位等几类。
1.1.1.4.1草稿存取:
【保存草稿】:
用户填写单据时如果需要将其中一部分记录下来以后复用,可用鼠标单击【辅助功能】-【保存操作】菜单,弹出“请填写草稿标题”对话框,用户手工填写草稿标题,单击“确定”按钮,系统提示“草稿保存成功”。
草稿保存后,当前单据中被保存的数据并不删除,用户可以继续填制单据,在填制下一张单据时,可以用鼠标单击【辅助功能】-【提取草稿】菜单,提取以前保存的草稿中数据,以达到数据复用的目的,减轻手工操作工作强度,提高数据输入准确性。
【提取草稿】:
用户可以根据需要在空白或者已经填有数据的单据中提取以前保存的草稿,体统将草稿数据提取并续填到单据中,对当前单据中已有数据不会造成影响。
提取草稿时用鼠标单击【辅助功能】-【提取草稿】菜单,弹出“选择草稿单据”对话窗口,鼠标单击目标草稿记录,单击“确定”按钮,系统将草稿数据续填到当前单据中。
使用对话框中选项“仅显示自己的草稿”、“按说明定位”,可以帮助用户提高检索速度。
鼠标单击在“仅显示自己的草稿”选项前的方框打勾,系统将根据操作员信息,筛选当前操作员以前保存的草稿列表供用户选择。
用户在“按说明定位”填写栏中填写“单据草稿说明”内容,系统帮助用户筛选符合条件的记录列表,供用户选择。
如果用户对于提取过的草稿不需要继续保存,可以在“提取后删除来源草稿”选项前的方框内鼠标单击打勾,之后选择某一草稿记录,系统完成数据提取后直接删除该记录。
1.1.1.4.2单据数据提取
用户在填制一张单据时,希望直接提取使用业务流程上一环节单据已经保存的数据,由系统管理员在【系统控制台】-【业务单据提取方案】功能中设置相应“提取方案”,授权给需要的用户使用。
不同的单据中可以提取使用的单据数据不同,提取方案不同。
鼠标单击【辅助功能】-提取方案对应菜单,弹出数据选择对话框,以下以“销售出库票单”提取“销售复核记录”为例,接受操作方法。
鼠标单击【辅助功能】-【提取销售复核记录单】菜单,弹出“选择单据”对话窗口,显示所有可提取的销售复核记录单,鼠标单击目标记录,单击“确定”按钮,系统将选中订单数据填入“进货票单”中,应该注意的是,提取数据填入当前单据时,当前单据中已经存在的数据将被删除。
在“单号”栏中直接填写目标单据编号,可以帮助用户快速检索到目标单据。
1.1.1.4.3单据修改
用户希望修改未记账票单,由系统管理员在【系统控制台】-【业务单据修改方案】功能中设置相应“单据修改方案”,授权给需要的用户使用。
单据修改必须在同一类型单据中执行。
以下以“进货票单”修改为例,介绍操作方式。
业务单据中只保存数据不记账的票单数据在未审核前使用【辅助功能】-【进货票单修改】功能可以修改。
鼠标单击【辅助功能】-【进货票单修改】菜单,弹出“选择单据”对话窗口,显示所有可修改单据列表。
鼠标单击目标记录,单击“确认”按钮,系统将目标单据数据填入当前单据,同时删除当前单据中已有数据,用户在当前单据中修改单据数据,修改完成单击【存盘】菜单,系统提示“修改单据将删除原单据中所有数据,将当前数据存储到原单据中”,单据编号保持原单据编号不变,用户确定保存完成单据修改。
1.1.1.4.4单据冲红
对于已经记账的单据发现错误需要修改时,必须先对单据进行冲红,KSOA部分单据冲红是在该类型单据中执行【辅助功能】-【×
×
单冲红】功能。
下面以【进货入库单冲红】为例介绍操作方式。
在操作桌面鼠标单击进入“进货入库单”,鼠标单击【辅助功能】-【进货入库单冲红】菜单,弹出“请选择冲红单据”对话窗口,鼠标单击“查询”按钮,窗口中显示允许冲红单据列表,在列表中,鼠标双击目标单据,窗口中显示该单据明细记录,用户根据需要使用鼠标双击单选、多选单据记录冲红,全选记录使用鼠标右键菜单中的“全部选择”菜单即可。
选择好冲红记录后,鼠标单击“确定”按钮,系统将选中记录填入空白单据,数量、金额以负值显示,用户不允许对提取的数据进行修改,直接单击【冲红】菜单,完成单据冲红。
在上述“请选择冲红单据”窗口中,可见“单据编号”、“起始日期”、“终止日期”、“单位编号”、“单位名称”等数据筛选条件,填写相应数据帮助用户快速检索目标单据。
1.1.1.4.5数据查询
用户填制单据时,需要对一些相关数据进行查询,KSOA平台在单据菜单中提供了部分数据查询功能菜单,例如:
【历史进价查询】、【历史售价查询】等,下面以“进货票单”中【历史进价查询】为例,介绍操作方式。
在操作桌面鼠标单击【进货票单填制】菜单进入进货票单,鼠标单击【辅助功能】-【历史进价查询】菜单,弹出“历史进价查询”窗口,在窗口中填写“单位编号”、“单位名称”、“商品编号”、“商品名称”、“起始日期”等筛选条件后,单击“查询”按钮,系统帮助用户检索到符合筛选条件的历史进价列表。
1.1.1.4.6勾兑结算方式
在KSOA平台中,进、销结算使用【辅助功能】中不同的结算勾兑方式可以将结算金额对应到出、入库商品明细。
结算勾兑方式由系统管理员根据用户需求在【系统控制台】-【结算勾兑方式】中建立和修改,并授权相关操作人员使用。
下面以进货结算为例,介绍结算勾兑方式操作。
在操作桌面鼠标单击【采购勾兑结算】菜单进入“进货勾兑结算单”,鼠标单击【结算勾兑】菜单,可见包括【金额结算】【自动勾兑】【按单据勾兑】【按明细勾兑】【按商品勾兑】【以销定结】几种结算勾兑方式。
【金额结算】
金额结算即不勾兑明细结算,在结算单中填写“账簿编号”、“冲应收应付款”和“结算扣率”,系统自动计算“实际收支”金额,填写完成鼠标单击“记账”菜单,保存数据,冲减应付账款。
【自动勾兑】
鼠标单击“自动勾对”按钮。
填写结算方式、冲减应收应付账款和结算扣率后保存单据,系统将在单据指定单位的未结算明细中自动分摊结算金额。
【按单据勾兑】
第1步用鼠标双击填写“单位编号”或“单位名称”空白栏,来确定结算单位,否则系统会提示“请先确定结算单位,再选择辅助结算方法”。
第2步鼠标单击“按单据勾对”按钮,单据抬头右侧编辑框显示“按单据勾对”字样。
第3步系统自动弹出显示单据指定供货单位所有未完成结算的单据的窗口,操作员可以根据窗口中显示的“单据编号”、“日期”、“开票金额”和“已结算金额”中的内容填写需要结算单据的“结算金额”;
第4步如果需要将某单据的应收余额结清,可以使用鼠标双击在“结清”栏打上“√”标志,同时系统将相应单据的未结余额填写在“结算金额”栏内;
如果需要取消某单据结清选择,用鼠标再次双击“结清”栏,取消“√”即可。
第5步结算金额填写完毕,用鼠标单击窗口右下方的“确定”按钮,完成按单据勾对明细退出窗口。
如果希望放弃填写退出窗口,用鼠标单击窗口右下方的“放弃”按钮,确定放弃即可。
第6步按单据勾对完成,系统会自动将勾对总额填写在单据中的“冲减应收应付款”、“实际收支款”两栏,操作员应该填写“结算方式编号”、“结算方式名称”、“摘要”各栏,确定结算扣率,完成结算单据填写可以保存。
【按明细勾兑】
与“按单据勾对”操作相同
【按商品勾兑】
【以销定结】
原理简述:
对于代销商品用户多使用以销定结的方式与供应商进行结算。
系统根据商品当前库存数量、未结算数量和从不同供应商处的购进状况计算当前针对单据指定供应商已经销售可以结算的商品明细供操作员选择结算。
第1步鼠标单击“按明细勾对”按钮,按钮变成红色表示选中。
第2步系统自动弹出显示单据指定供货单位所有未完成结算的购进单据及明细的窗口,操作员可以根据窗口中显示的“单据编号”、“日期”、“商品编号”、“商品名称”、“开票金额”和“已结算金额”中的内容填写需要结算单据商品的“结算金额”;
第3步结算金额填写完毕,用鼠标单击窗口右下方的“确定”按钮,完成以销定结勾对明细退出窗口。
如果希望放弃填写退出窗口,用鼠标单击窗口右下方的“关闭”按钮,确定放弃即可。
第4步以销定结勾对完成,系统会自动将勾对总额填写在单据中的“冲减应收应付款”、“实际收支款”两栏,操作员应该填写“结算方式编号”、“结算方式名称”、“摘要”各栏,确定结算扣率,完成结算单据填写可以保存。
1.1.1.5退出
用户需要退出单据时,是表单击【退出】菜单,如果当前单据没有数据,直接退回操作桌面,如果当前单据有数据,系统会弹出“当前数据处理选择”窗口,提醒用户清空数据或者挂账。
1.4.2业务单据抬头项
一般业务单据抬头项包括单据名称、制单日期、单据编号、单位或机构编号、单位和机构名称、部门、业务员等栏目,由系统管理员根据业务需求在【系统控制台】-【业务单据制定】功能中制定,并授权相应用户使用。
用户应该全面填写单据抬头信息,不能为空的栏目如果不填写,在单据存盘或记账的时候,系统会提示操作员进行填写。
用户填写单据抬头数据的操作包括鼠标双击、填写栏下拉菜单、选择框打勾、直接填写数据等方式。
鼠标双击选择:
用户用鼠标双击“单位编号”等填写栏,系统会弹出相应的选择窗口,在窗口中列出可选择数据列表,用户在列表中鼠标单击目标记录,单击“确定”按钮,系统自动将所选数据填写在填写栏中。
例如:
在“单位编号”栏内鼠标双击,系统弹出可选的单位列表供用户选择。
下拉菜单选择:
由系统管理员在【系统控制台】-【资料字典管理】、【系统控制台】-【业务单据制定】功能中定义下拉菜单内容和使用位置。
用户在使用时,鼠标单击下拉菜单按钮,在系统显示的下拉菜单数据中单击目标数据,系统自动填在在填写栏中。
选择框打勾:
部分选项前面带有选择框,鼠标单击选择框,打勾或者取消打勾是对该选项是否选择的方式。
在“增值税格式”选项前打勾,代表单据的格式按照增值税格式显示。
直接填写数据:
需要手工在填写栏内输入数据,例如:
“扣率”等。
1.4.3业务单据明细项
1.1.1.6单据明细项填写
业务单据明细项中包括多个单据字段,字段的设置由系统管理员在【系统控制台】-【业务单据制定】功能中定义。
操作用户应该根据单据明细项填写要求填写数据,不能为空的字段如果未填写数据,存盘或记账时,系统会提示操作员。
单据明细填写方式包括鼠标双击利用检索方案选择数据、利用提取方案提取数据、利用鼠标右键菜单选择数据填写、手工填写等几中方式。
鼠标双击利用检索方案选择数据:
检索方案由系统管理员在【系统控制台】-【资料检索方案】中建立和维护。
鼠标双击字段填写栏,系统弹出资料检索方案选择窗口,用户在窗口中鼠标双击单选或者多选目标记录,然后单击“确定”按钮,系统将选中数据填写在单据中。
“商品编号”、“商品名称”等字段。
利用提取方案提取数据:
上述“单据菜单”章节介绍的利用提取单据数据菜单可以帮助用户填写单据明细。
鼠标右键功能填写明细信息:
在单据明细填写过程中,单击鼠标右键,使用【选择货位】菜单,可以为所有明细记录选择录入货位方式。
“对单据中以录入没有指定货位的记制定货位”:
在货位列表中鼠标单击目标货位,单击“选择”按钮,系统将选中的货位填写到未指定货位的明细记录中。
“对没有指定货位的明细使用缺省货位”:
鼠标单击该选项,在选项界面打点,鼠标单击“选择”按钮,系统自动使用用户在商品资料中定义的缺省货位填写到明细资料中。
“对当前明细统一指定货位”:
鼠标单击该选项,在选项界面打点,在货位列表中鼠标单击目标货位,单击“选择”按钮,系统将选中的货位填写到所有明细记录中。
1.1.1.7明细记录排序
用户填写单据明细记录需要排序时,可以使用鼠标右键菜单中【记录排序】功能,系统弹出“按条件对记录排序”窗口,鼠标双击对应的“字段中文名”后的“排序字段”,出现一个下拉框选择“Y”,明细记录按照用户挑选的排序字段排序,在“降序”方框中鼠标单击打勾表示明细记录按照该字段降续排列。
1.1.1.8商品账页查询
在单据有关商品的明细记录中,用户可以查询任何一条记录中商品的账页,使用鼠标右键菜单【商品账页】可以查询该商品历史流转记录。
1.1.1.9选择记录
一些单据需要提取业务流程前面环节存储的数据进行进一步处理,例如:
“进货入库单”提取“进货票单”明细数据进行处理,使用鼠标右键菜单【全部选择】、【取消全选】、【选择/不选择记录】功能对全部或者部分明细记录打上选择标志,入库记账时系统根据标志区分用户希望记账的记录。
“选择所有记录”:
对当前操作单据全部商品明细记录进行全选标志
“取消选择所有记录”:
对当前操作单据全部商品明细记录进行全部取消标志
“当前记录选择与不选择记录”:
对当前光标所在记录进行选择或取消的标志。
1.4.4单据合计项
单据中显示整张单据合计数据的部分。
单据合计项中的内容是系统管理员在【系统控制平台】-【业务单据指定】功能中根据业务需求定义的。
填写完单据明细项,系统会将指定的合计数据显示在该区域内。
1.4.5单据操作属性项
在KSOA平台中,所有操作人员对于系统内功能的操作将被如实严格记录在系统数据中,当前单据操作员信息、操作日期、单据功能运行号、软件版本、执行操作的机构名称等信息显示在单据操作属性项区域内。
1.5第四章查询分析功能操作说明
KSOA平台中对于数据输入、处理是为了用户能够利用经营数据进行业务沟通、辅助业务决策。
经营数据利用的载体是查询分析表格。
KSOA中一般查询分析表格格式按照功能区域分为四部分:
菜单项、抬头项、明细项、操作属性项。
1.5.1菜单项
查询分析菜单项主要包括【运行】、【打印】、【计算器】、【万能打印设计】、【分类汇总】、【退出】菜单,下面着重介绍【运行】、【打印】、【分类汇总】功能操作方式。
1.1.1.10运行
用户在操作桌面,鼠标单击目标查询分析菜单,进入查询分析功能,根据查询需求,填写查询分体抬头项的筛选条件后,鼠标单击【运行】菜单,系统执行该查询,组织数据集合并呈现在查询分析表格中。
1.1.1.11打印
查询分析打印格式是由系统管理员在【系统控制台】-【万能打印设计】功能中设计定义的。
用户用鼠标单击【打印】菜单,系统弹出打印方案列表供用户选择,鼠标单击目标打印方案,单击“确定”按钮,进入预览窗口预览打印效果,使用鼠标单击“预览”窗口中“打印报表”图标
,可以按照预制的打印方案打印出查询分析中的数据。
鼠标单击打印窗口中“保存报表”图标
,系统将查询分析结果保存大用户指定的文件存储路径,需要读取时,鼠标单击“打开报表”图标
,从存储路径找到目标文件,即可读取数据。
1.5.2抬头项
查询分析抬头项主要由查询分析标题、数据筛选条件组成,用户填写数据筛选条件时操作方式与“单据抬头项”填写方式基本相同,请用户参阅相关章节说明。
1.5.3明细项
查询分析明细项是显示查询数据结果的区域,其具体显示内容、格式由系统管理员在【系统控制台】-【查询方案制】功能中定义,根据定义不同,查询分析明细项中可能显示一个或一个以上查询页面,每个页面名称不同,显示数据集合不同。
在同一个查询页面那,根据设计定义不同,可能存在两个明细数据窗口,上下或左右排列
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