表和查询考点归纳Word文件下载.docx
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这些数据库对象包括:
表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。
启动和关闭Access
与其他MicrosoftOffice程序一样,在利用数据库时第一需要打开Access窗口,然后再打开需要利用的数据库,如此才能进行各类操作。
1启动Access
2关闭Access
(1)单击Access右上角的“关闭”按钮。
(2)选择“文件”菜单中的“退出”命令。
(3)利用Alt+F4快捷键。
(4)利用Alt+F+X快捷菜单命令。
第2章数据库和表考点归纳
2.1创建数据库
1数据库设计的步骤
(1)分析成立数据库的目的
(2)确信数据库中的表
①每一个表应该只包括关于一个主题的信息;
②表中不该该包括重复信息,而且信息不该该在表之间复制。
(3)确信表中的字段在Access中,字段的命名规那么是:
①字段名长度为1~64个字符;
②字段名能够包括字母、汉字、数字空格和其他字符;
③字段名不能包括句号(.)、惊叹号(!
)、方括号([])和重音符号(′)。
(4)确信主关键字
(5)确信表之间的关系
2创建数据库
(1)创建空数据库
创建空数据库有两个途径:
启运Access时建和在Access程序窗口中利用“新建”命令创建。
(2)利用“向导”创建数据库
“数据库向导”中提供了一些大体的数据库模板,利用这些模板能够方便、快速地创建数据库。
一样情形下,在利用“数据库向导”前,应先从“数据库向导”所提供的模板中找出与所建数据库相似的模板,若是所选的数据库模板不知足要求,能够在成立以后,在原先的基础上进行修改。
与创建空数据库一样,利用“数据库向导”创建数据库也分为启动Access时创建和利用“新建”命令创建两种。
3数据库的简单操作
(1)打开数据库
打开数据库的方式有两种:
一是在启动Access时利用“MicrosoftAccess”对话框打开;
二是通过“打开”命令打开。
(2)关闭数据库
当完成了数据库的操作后,需要将它关闭。
关闭数据库的方式有如下几种:
①单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮;
②双击“数据库”窗口左上角的“操纵”菜单图标;
③单击“数据库”窗口左上角的“操纵”菜单图标。
2.2成立表
1Access数据类型
Access经常使用的数据类型有:
文本、备注、数字、日期/时刻、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。
2成立表结构
成立表结构有3种方式,一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名,这种方式比较简单,但无法对每一字段的数据类型、属性值进行设置,一样还需要在“设计”视图中进行修改;
二是利用“设计”视图,这是一种最经常使用的方式;
三是通过“表向导”创建表结构,其创建方式与利用“数据库向导”创建数据库的方式类似。
3向表中输入数据
在成立了表结构以后,就能够够向表中输入数据了。
向表中输入数据就仿佛在一张空白表格内填写数字一样简单。
在Access中,能够利用“数据表”视图向表中输入数据,也能够利用已有的表。
4字段属性的设置
在完成表结构的设置后,还需要在属性区域设置相应的属性值。
例如,设置“学生”表中“性别”字段的“字段大小”属性和“默许值”属性、“年龄”字段的“格式”属性和“有效性规那么”属性、“入校日期”字段的“输入掩码”属性等。
其目的是为了减少输入错误,方便输入操作。
表中每一个字段都有一系列的属性描述。
字段的属性表示字段所具有的特性,不同的字段类型有不同的属性,被选择某一字段时,“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。
5成立表之间的关系
在Access中要想治理和利用好表中的数据,就应成立表与表之间的关系,只有如此,才能将不同表中的相关数据联系起来,也才能为成立查询、创建窗体或报表打下良好的基础。
(1)表间关系的概念
在Access中,每一个表都是数据库中一个独立的部份,它们本身具有很多的功能,可是每一个表又不是完全孤立的部份,表与表之间可能存在着彼此的联系。
Access中表与表之间的关系能够分为一对一、一对多和多对多3种。
事实上,一对一的关系并非经常使用,能够将一对一关系的两个表归并为一个表,如此既可不能显现重复信息,又便于表的查询。
而任何多对多的关系都能够拆成多个一对多的关系,因此,在Access数据库中,表之间的关系都概念为一对多的关系。
一样情形下,将一端表称为主表,半多端表称为相关表。
(2)参照完整性
关系是通过两个表之间的公共字段成立起来的。
一样情形下,由于一个表的主关键字是另一个表的字段,因此形成了两个表之间一对多的关系。
在事实上义表之间的关系时,应设立一些准那么,这些准那么将有助于数据的完整。
参照完整性确实是在输入或删除记录时,为维持表之间已概念的关系而必需遵循的规那么。
若是实施了参照完整性,那么当主表中没有相关记录时,就不能将记录添加到相关表中,也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录,更不能在相关表中有相关记录时,更改主表中的主关键字值。
也确实是说,实施了参照完整性后,对表中主关键字字段进行操作时系统会自动地检查主关键字字段,看看该字段是不是被添加、修改或删除。
若是对主关键字的修改违抗了参照完整性的要求,那么系统会自动强制执行参照完整性。
(3)成立表间的关系
利用数据库向导创建数据库时,向导自动概念各个表之间的关系,一样利用表向导创建表的同时,也将概念该表与数据库中其他表之间的关系。
但如果是用户没有利用向导创建数据库或表,那么就需要自己概念表之间的关系。
在概念表之间的关系之前,应把要概念关系的所有表关闭,然后利用下面介绍的方式概念。
2.3保护表
1打开和关闭表
表成立好以后,若是需要,用户能够对表进行修改,例如,修改表的结构、编辑表中的数据、阅读表中的记录等,在进行这些操作之前,第一要打开相应的表;
完成这些操作后,要关闭表。
(1)打开表
在Access中,能够在“数据表”视图中打开表,也能够在“设计”视图中打开表。
(2)关闭表
表的操作终止后,应该将其关闭。
不管表是处于“设计”视图状态,仍是处于“数据表”视图状态,单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都能够将打开的表关闭。
在关闭表时,若是曾对表的结构或布局进行过修改,Access会显示一个提示框,询问用户是不是保留所做的修改。
单击“是”按钮保留所做的修改;
单击“否”按钮舍弃所做的修改;
单击“取消”按钮那么取消关闭操作。
2修改表的结构
修改表结构的操作要紧包括增加字段、修改字段、从头设置关键字等。
修改表结构只能在“设计”视图中完成。
3编辑表的内容
编辑表中内容是为了确保表中数据的准确,使所建表能够知足实际需要。
编辑表中内容的操作要紧包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据和复制字段中的数据等。
4调整表的外观
调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。
调整表额外观的操作包括:
改变字段顺序、调整字段显示宽度和高度、设置数据字体、调整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列等。
2.4操作表
1查找数据
在操作数据库表时lè
i酹中寄存的数据超级多,那么当用户想查找某一数据时就比较困难。
Access提供了超级方便的查找功能,利用它能够快速地找到所需要的数据。
(1)查找指定内容
咱们介绍了记录定位,这种查找记录的方式十分简单,可是在多大数情形下,用户在查找数据之前并非明白所要查找数据的记录号和位置,因此,这种方式并非能知足的查询要求。
现在,能够利用“查找”对话框进行数据的查找。
(2)查找空值或空字符串
在Access表中,可能会有尚未存储数据的字段,若是某个记录的某个同尚未存储数据,咱们称该记录的那个字段的值为空值。
宽值与空字符串的含义有所不同。
空值是缺值或尚未值,字段中许诺利用Null值来讲明一个字段里的信息目前还无法取得。
空字符串是用双引号括的空字符串(即“”),且双引号中间没有空格,这种字符串的长度为0。
在Access中,查找空值或空字符串的方式是相似的。
2替换数据
在数据数据库表时,若是要修改多处相同的数据,能够利用Access的替换功能,自动将查找到的数据更新为新数据。
(1)替换指定内容
在Access中,通过利用“查找和替换”对话框能够在指定的范围内将指定查找内容的所有记录或某些记录替换为新的内容。
(2)更改默许设置
用户在进行查找和替换操作时,有时希望以全字匹配方式搜索当前字段;
有时那么希望搜索所有字段,而且只需符合字段的任一部份即可;
而有时那么要搜索与当前字段起始字符匹配的数据,这时能够通过更改系统默许设置来实现。
3排序记录
一样情形下,在向表输入数据时,人们可不能成心地去安排输入数据的前后顺序,而只输入的方便性,依照数据到来的前后顺序输入。
例如,在记录学生选课成绩时,哪个学生的成绩先出来,就先录入哪个,这符合实际情形和适应。
但当从这些数据中查找所需的数据就十分不方便。
为了提高查找效率,需要从头整理数据,对此最有效的方式是对数据进行排序。
(1)排序规那么
排序是依照当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行从头排列。
排序时可按升序,也可按降序。
排序记录时,不同的字段类型,排序规那么有所不同,具体规那么如下:
①英文按这母顺序排序,大、小写视为相同,升序时按A到Z排序,降序时按Z到A排序;
②中文按拼音字母的顺序排序,升序时按A到Z排序,降序时按Z到A排序;
③数字按数字的大小排序,升序时从小到大排序,降序时从大到小排序;
④日期和时刻字段,按日期的前后顺序排序,升序时按之前到后的顺序排序,降序时按从后向前的顺序排序。
排序时,要注意以下几点:
①关于“文本”型的字段,若是它的取值有数字,那么Access将数字视为字符串。
因此,排序时是依照ASCII码值的大小来排序,而不是依照数值本身的大小来排序。
若是希望按其数值大小排序,应在较短的数字前面加上零。
②按升序排列字段时,若是字段的值为空值,那么将包括空值的记录排列在列表中的第一条。
③数据类型为备注、超级链接或OLE对象的字段不能排序。
④排序后,排序顺序将与表一路保留。
(2)按一个字段排序记录
按一个字段排序记录,能够在“数据表”视图中进行。
(3)按多个字段排序记录
在Access中,不仅能够按一个字段排序记录,也能够按多个字段排序记录。
按多个字段排序时,Access第一依照第一个字段指定的顺序进行排序,当第一个字段具有相同的值时,Access再依照第二个字段进行排序,以此类推,直到按全数指定的字段排好序为止。
按多个字段排序记录的方式有两种,一种是利用“数据表”视图实现排序,另一种是利用“高级挑选/排序”窗口完成排序。
①利用“数据表”视图
②利用“高级挑选/排序”窗口
利用“数据表”视图按两个字段排序尽管简单,但它只能使所有字段都按同一种顺序排序,而且这些字段必需是相邻的字段,若是希望两个字段按不同的顺序排序,或按两个不相邻的字段排序,就必需利用“高级挑选/排序”窗口。
4挑选记录
关于挑选记录,Access提供了4种方式:
按选定内容挑选、按窗体挑选、按挑选目标挑选和高级挑选。
“按选定内容挑选”是一种最简单的挑选方式,利用它能够很容易地找到包括的某字面值的记录;
“按窗体挑选”是一种快速的挑选方式,利用它不用阅读整个表中的记录,同时对两个以上字段值进行筛的挑选,挑选出符合多重条件的记录。
通过挑选后的表,只显示知足条件的记录,而不知足条件的记录将被隐藏起来。
①按选定内容挑选
②按窗体挑选
按窗体挑选记录时,Access将数据表变成一个记录,而且每一个字段是一个下拉列表框,用户能够从每一个下拉列表框当选取一个值作为挑选的内容。
若是选择两个以上的值,还能够通过窗体底部的“或”标签来确信两个字段值之间的关系。
③按挑选目标挑选
“按挑选目标挑选”是在“挑选目标”框中输入挑选条件来查找含有该指定值或表达式值的所有记录。
④高级挑选
前面介绍的3种方式是挑选记录中最容易的方式,挑选的条件单一,操作超级简单。
但在实际应用中,常常涉及到复杂的挑选条件。
利用“挑选”窗口不仅能够挑选出知足复杂条件的⑤记录,而且还能够对挑选的结果进行排序。
例题精解
第3章查询考点归纳
3.1熟悉查询
1查询的功能
查询是对数据库表中的数据进行查找,同时产生一个类似于表的结果。
在Access中能够方便地创建查询,在创建查询的进程中概念要查询的内容和准那么,Access依照概念的内容和准那么在数据库表中搜索符合条件的记录。
利用查询能够实现很多功能。
①选择字段;
②选择记录;
③编辑记录;
④实现计算;
⑤成立新表;
⑥成立基于查询的报表和窗体。
2查询的类型
(1)选择查询
选择查询是最经常使用的查询类型,是依照指定的查询准那么,从一个或多个表中获取数据并显示结果。
也能够利用选择查询对记录进行分组,而且对记录进行共计、计数、平均和其他类型的计算。
选择查询能够利用户查看自己所想查看的记录。
执行一个选择查询时,需要从指定的数据库表中搜索数据,数据库表能够是一个表或多个表,也能够是一个查询。
查询的结果是一组数据记录,即动态集。
(2)交叉表查询
交叉表查询以后源于某个表中的字段进行分组,一组列在数据表的左侧,一组列在数据表的上部,然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段统计值。
交叉表查询确实是利用了表中的行和列来统计数据的。
(3)参数查询
参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准那么的查询。
这种查询能够依照用户输入的准那么来检索符合相应条件的记录。
(4)操作查询
操作查询与选择查询相似,都是由用户指定查找记录的条件,但选择查询是检查符合特定条件的一组记录,而操作查询是在一次查询操作中对所得结果进行编辑等操作。
操作查询有4种:
生成表、删除、更新和追加。
(5)SQL查询
SQL查询确实是用户利用SQL语句来创建的一种查询。
SQL查询要紧包括联合查询、传递查询、数据概念查询和子查询等4种。
3成立查询的准那么
(1)准那么中的运算符
运算符是组成准那么的大体元素。
Access提供了关系运算符、逻辑运算符和特殊运算符。
3.2创建选择查询
1创建不带条件的查询
成立查询的方式有两种:
查询向导和“设计”视图。
(1)利用“查询向导”
利用“查询向导”成立查询操作比较简单,用户能够在向导的指示下选择表和表中字段。
(2)利用“设计”视图
实际应用中,能够利用“设计”视图成立不带条件的查询。
(3)运行查询
成立查询以后,用户能够运行查询从而取得查询的结果。
运行查询的操作步骤如下:
①在数据库窗口中,单击“查询”对象。
②选择要运行的查询,然后单击“打开”;
或双击要运行的查询。
2创建带条件的查询
3.3在查询中进行计算
1了解查询计算功能
预概念计算即所谓的“共计”来计算,是系统提供的用于对查询中的记录组或全数记录进行的计算,它包括总和、平均值、计数、最大值、最小值、标准误差或方差等。
用户自概念计算能够用一个或多个字段的值进行数值、日期和文本计算。
2共计查询
所谓共计查询确实是在成组的记录中完成必然计算的查询。
利用查询“设计”视图中的“共计”行,能够对查询中全数记录或记录组计算一个或多个字段的统计值。
(1)创建共计查询
(2)共计项。
3分组共计查询
在“设计”视图中,将用于分组字段的“共计”行设置成GroupBy,就能够够对记录进行分组统计了。
4添加计算字段
当需要统计的数据在表中没有相应的字段,或用于计算的数据值来源于多个字段时,“设计网格”中添加一个计算字段。
计算字段是指依照一个或多个表中的一个或多个字段并利用表达式成立的新字段。
3.4创建交叉表查询
1熟悉交叉表查询
所谓交叉表查询,确实是以后源于某个表中的字段进行分组,一组列在数据表的左侧,一组列在数据表的上部,然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的各类计算值。
2创建交叉表查询
创建交叉表查询有两种方式:
“查询向导”和查询“设计”视图。
创建交叉表的数据源必需来自于一个表或查询。
若是数据源来自多个表,能够先成立一个查询,然后再以此查询作为数据源。
利用“交叉表查询向导“成立交叉表查询,所用的字段必需来源于同一个表或同一个查询;
若是利用的字段不在同一个表或查询中,最简单、灵活的方法是利用“设计”视图,它能够由用户自由地选择一个或多个表、选择一个或多个查询。
因此,若是所用数据源来自于一个表或查询,利用“交叉表查询向导”比较简单;
若是所用数据源来自于几个表或几个查询,利用“设计”视图那么更方便。
另外,若是“行题目”或“列题目”需要通过成立字段取得,那么最好利用“设计”视图来成立查询。
在启动查询以后,希望中止查询的运行,能够按Ctrl+Break键;
若是在查询“设计网格”中包括了某个字段,但又单击了“交叉表”单元格中的“不显示”选项和“共计”单元格中的“GroupBy”选项,那么Access将依照“行题目”对该字段进行分组,但在查询结果中可不能显示此行:
“列题目”字段的值可能包括通常不许诺在字段名显现的字符。
3.5创建参数查询
创建单参数查询,确实是在字段中指定一个参数,在执行参数查询时,用户输入一个参数值。
成立参数查询时应注意:
若是在一个已建的查询中创建参数查询,那么直接在“设计”视图中打开该查询,然后在其基础上输入参数准那么即可。
假设执行“保留”命令,那么存盘后,原查询将被该参数查询内容所替换;
假设希望保留原查询,应执行“文件”菜单中的“另存为”命令。
若是从头开始成立参数查询,应先按前面介绍的方式创建查询,只需在“准那么”行上输入参数查询相应的准那么,然后执行“保留”命令即可。
2多参数查询
用户不仅能够成立单个参数的查询,若是需要也能够成立多个参数的查询。
在执行多参数查询时,用户依次输入多个参数值。
3.6创建操作查询
操作查询是Access提供的5种查询一个很重要的查询,它利用户在利用查询检索数据、计算数据、显示数据的同时更新数据,而且还能够生成新的数据表。
1熟悉操作查询
操作查询是指仅在一个操作中更改许多许多记录的查询。
操作查询包括生成表查询、删除查询、更新查询和追加查询等4种。
生成表查询确实是利用一个或多个表中的全数或部份数据创建新表:
删除查询能够从一个或多个表中删除一组记录,删除查询将删除整个记录。
而不只是记录中所选择的字段;
更新查询对一个或多个表中的一组记录作全数更新;
追加查询从一个或多个表中将一组记录添加到一个或多个表的尾部。
2生成表查询
在Access中,从表中访问数据要比从查询中访问数据快得多,若是常常要从几个表中提取数据,最好的方式是利用Access提供的生成表查询,即从多个表中提取数据组合起来生成一个新表永久保留。
3删除查询
能够利用Access提供的删除查询,删除同一类的一组记录,利用该查询一次能够删除一组同类的记录。
删除查询能够从单个表中删除记录,也能够从多个彼此关联的表中删除记录。
从多个表中删除相关记录必需知足以下条件:
(1)在“关系”窗口中概念相关表之间的关系。
(2)在“关系”对话框当选中“实施参照完整性”复选项。
(3)在“关系”对话框当选中“有联删除相关记录”复选项。
4更新查询
5追加查询
利用操作查询时应注意:
在执行操作查询之前,最好单击工具栏上的“视图”。
预览即将更改的记录,若是预览到的记录确实是要操作的记录,再执行操作查询,如此可避免误操作。
另外,在利用操作查询之前,应该备份数据。
3.7创建SQL查询
1利用SQL修改查询中的准那么
2创建SQL查询
SQL查询分为联合查询、传递查询、数据概念查询和子查询等4种。
(1)创建联合查询,联合查询以后自一个或多个表或查询的字段组合为查询结果中的一个字段或列。
(2)创建传递查询
传递查询是SQL特定查询之一,可直接将命令发送到ODBC数据库效劳器中。
利用传递查询时,没必要与效劳器上的表链接,就能够够直接利用相应的表。
应用传递查询的要紧目的是为了减少网络负荷。
一样创建传递查询时,需要完成两项工作,一是设置要连接的数据库;
二是在SQL窗口中输入SQL语句。
(3)成立数据概念查询
数据概念查询能够直接创建、删除或更改表,或在当前数据库中创建索引。
在数据概念查询中要输入SQL语句,每一个数据概念查询只能由一个数据概念语句组成。
3.8操作已创建的查询
创建了查询以后,能够在“设计”视图中对其进行修改。
1运行已创建的查询
在创建查询时,用户能够通过工具栏上的“运行”按钮看到查询结果。
创建查询后,若是想查看查询的结果,能够通过以下两种方式实现:
(1)在“数据库”窗口中,单击“查询”对象,选择要运行的查询,然后单出“打开”按钮。
(2)在“数据库”窗口中,单击“查询”对象,然后双击要运行的查询。
2编辑查询中的字段
编辑查询中的字段要紧包括添加、删除字段,移动字段或更改字段名。
(1)添加字段
若是需要为查询添加字段,操作步骤如下:
①在“数据库”窗口的“查询”对象中,单击要修改的查询,然后单击“设计”按钮,屏幕上显现查询“设计”视图。
②双击要添加的字段,那么该字段将添加到“设计网格”中的第一个空白列中;
若是要在某一字段前插入字段,那么单击要添加的字段,并按住鼠标左键,将它拖到该字段的位置上;
若是要一次添加多个字段,那么按住Ctrl工
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