第6章 中文ExcelWord文档下载推荐.docx
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Excel2003中的应用程序与Web的集成,使用户可以轻松地将工作成果在网上发布,将工作簿保存为Web页,或用浏览器打开工作簿。
●工作表打印
包括选定数据区域、选定工作表和整个工作簿的打印等。
6.1.2启动与退出Excel2003
Excel2003的启动与退出与其它Microsoftoffice工具软件一样,这里不再赘述。
6.1.3Excel2003主窗口
Excel2003的窗口组成中标题栏、菜单栏、工具栏与Word2003基本相同就不再赘述,Excel2003的工作界面如图6-1所示。
图6-1Excel2003的工作界面
6.2 工作簿的建立
工作簿是Excel中计算与存储数据的文件。
本节任务是认识工作簿的组成及建立工作簿文件。
6.2.1工作簿的组成
工作簿、工作表和单元格是Excel的三个重要概念。
工作簿是计算和储存数据的文件,其扩展名为.xls。
当系统启动时自动打开名为Book1的工作簿。
在Excel中,数据和图表是以工作表的形式存在工作簿文件中,每一个工作簿由若干个工作表组成,因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息。
在系统默认情况下,Excel工作簿由sheet1、sheet2、sheet3这三个工作表组成,如图6-1所示。
一个工作簿最多可以存放266个工作表。
工作表是由行和列组成的二维表;
行和列交叉部分称为单元格,是存放数据的最小单元。
每个单元格都有固定的用行号和列号组成的地址,如D4表示是第4列与第4行交叉位置的单元格。
单元格的内容可以是:
数字、字符、公式、日期、图形或声音文件等。
6.2.2建立和打开工作薄
1.新建工作簿
启动Excel2003时,系统会自动创建一个新的工作簿;
如果用户需要新建工作簿,可以使用以下几种方法。
(1)选择“文件|新建”命令,或者使用快捷键“Ctrl+N”打开“新建工作簿”任务窗格,如图6-2“新建工作簿”任务栏所示。
在任务窗格的“新建”选项中选择“空白工作簿”命令。
图6-2“新建工作簿”任务栏
(2)单击“常用”工具栏上的
按钮。
(3)根据模板新建工作簿。
操作步骤如下:
在如图6-2“新建工作簿”任务窗格的“模板”选项组中单击“本机上的模板”选项;
弹出“模板”对话框,切换到“电子方案表格”标签,如图6-3“模板”对话框所示;
在打开的“电子方案表格”选项卡中选择需要的模板格式;
然后单击“确定”按钮即可新建模板工作簿。
图6-3“模板”对话框
2.打开工作簿
在表格编辑过程中,需要用到其他工作簿中的数据时,可以直接打开已有的工作簿。
另外在Excel2003的“开始工作”任务窗格中也可以快速执行打开已有文档,如图6-4所示。
在任务窗格的“打开”区域,列出了最近使用过的工作簿,单击其中一个即可将其打开;
如果单击“其他”选项将会弹出“打开”对话框。
图6-4“开始工作”任务窗格
6.3 工作表的建立与管理
工作表是工作簿的基本成员,对它的操作是Excel的最基本操作。
本节任务是建立工作表和掌握对工作表编辑与格式化操作。
【问题与任务】
1、建立一个如图6-5所示的学生成绩表,要求成绩的取值必须在0~100分之间。
2、对所建立的学生成绩表进行如下美化操作:
(1)合并A1:
G1单元格;
设置标题水平和垂直方向均居中对齐;
标题的字体为黑体,加粗,16号;
标题所在行的行高设置为30。
(2)设置A2:
G10中所有的内容水平和垂直方向均居中对齐。
(3)设置A2:
G10的边框线为:
外边框线为粗线,内边框线为细线。
(4)给A2:
G2的单元格区域添加黄色底纹,设置字体为“隶书”,16号,加粗,倾斜。
图6-5学生成绩工作表
6.3.1单元格的选取
单元格的选取包括单个单元格选取和单元格区域选取。
1)选取单个单元格
单个单元格的选取即单元格的激活。
除了用鼠标、键盘上的方向键外,还可使用“编辑”菜单中的“定位”命令,及在对话框中输入单元格地址(如A3),也可以选取单个单元格。
2)选取单元格区域
单元格区域是指由多个单元格组成的区域。
它的表示方法由单元格区域左上角的单元格名称和右下角的单元格的名称组成。
如单元格区域B2:
G6表示处于单元格B2右下方和单元格G6左上方的一块区域。
选定单元格区域的方法为:
(1)如果要选定某个连续的单元格区域,用鼠标单击单元格区域的第一个单元格,然后按住鼠标左键拖动到要选定区域的最后一个单元格。
也可以选定第一个单元格,然后按住“shift”键的同时单击要选定区域的最后一个单元格。
如图6-7选定不相邻单元格区域
图6-6选定连续单元格区域
(2)如果要选定不相邻的单元格区域,先选定第一个单元格或单元格区域,然后按住“Ctrl”键,同时单击要选择的单元格或拖动鼠标选定其他单元格区域,如图6-7选定不相邻单元格区域。
图6-7选定不相邻单元格区域
6.3.2数据的输入
先选定要输入数据的单元格,然后输入数据,输入完后按“Enter”键确认,活动单元格自动下移。
另外,按“Tab”键、方向键或用鼠标单击编辑栏的“√”也可确认输入。
按“Esc”键或单击编辑栏的“×
”按钮可取消输入。
1.文本输入
文本是指向工作表输入的字符或者数字和字符的组合。
向工作表输入文本时,系统默认的是左对齐。
【注意】
1、数字字符串的输入,应避免系统误认为输入的是数字型数据(例如电话号码),在输入数据前加“’”,以判定是数字字符串而不是数字数据。
如要输入电话号码06682923888,应输入:
’06682923888。
2、如果输入的文字过多,超过了单元格的宽度,会产生两种结果:
一是如果右边相邻的单元格中没有数据,则超出的文字会显示,并盖住右边相邻的单元格。
二是如果右边相邻的单元格中含有数据,那么超出单元格的部分不会显示,没有显示的部分在加大列宽或以折行方式格式化该单元格后,就快可以看到该单元格中的全部内容。
2.数值输入
Excel2003中的数值除了由0~9组成外,还包括+、—、E、e、$、/、%以及小数点“.”和千分位符“,”等特殊字符。
在默认状态下,系统把单元格中的所有数字设置为右对齐。
如果在单元格中输入正数可以直接在单元格中输入,但如果要在单元格中输入负数,则可以在数字前加一个负号,或者将数字括在括号内,例如输入“-100”和(100)在单元格中都可以得到-100。
另外,Excel还支持分数的输入,如43/6,在整数和分数之间应有一个空格,当分数小于1时,要在分数前加一个0,如03/6,不写0会被Excel识别为日期型的数据。
Excel数值输入与数值显示未必相同,如果输入的数据太长,Excel自动以科学计数法表示:
比如用户输入123466123466,Excel表示为1.23E+11,E代表科学计数法,其前面为基数,后面为10的幂数,又如单元格数字格式设置为带两位小数,如果输入的数据是带三位小数的话,在末位将进行四舍五入。
3.日期和时间的输入
Excel2003可以识别时间和日期数据。
向单元格中输入时间和日期时,单元格的格式就会自动转换为相应的时间或日期格式,而不需要设置该单元格为时间或日期格式。
输入的日期在单元格中采取右对齐方式。
系统如果不能识别输入的时间或日期格式则输入的数据将被视为文本,在单元格内左对齐。
输入日期,应使用MM/DD/YY格式,即先输入月份,再输入日,最后输入年份。
如9/14/2007。
如果在输入时省略了年份,则以当前年份作为默认值。
输入时间,在小时、分、秒之间用冒号分开。
如2:
16:
20。
如果在输入时间后不输入AM或PM,Excel会认为使用的是24小时制。
如输入2:
20PM时没有输入PM则在编辑栏上显示2:
20AM。
要在时间和AM、PM标注之间输入一个空格。
4.数据自动填充
如果输入的是有规律的数据,使用数据自动填充功能可以加快数据的输入,如可以方便快捷输入等差、等比及预定义的数据填充序列。
Excel的自动填充是根据初始值决定以后的填充项,不但可以填充相同的数据,还可以填充具有一定规律的数据。
填充方法为:
用鼠标点住初始值所在的单元格的右下角,鼠标指针变为实心十字形(填充柄)拖曳至填充的最后一个单元格,即可完成自动填充。
不同数据类型的填充效果如图6-8不同数据类型填充结果所示。
一般情况下,对文本和数字的自动填充相当于复制,而对时间、日期、数字和文本混合则是按系列进行填充。
如果要对数字进行序列填充,要填充相同的日期、数字和文本的混合,需要在填充时按住“Ctrl”键。
图6-8不同数据类型填充结果
前面所述的是纵向填充,对于横向填充也是一样操作。
填充结束后,在填充横或列的右下角会有一个
符号,单击它将弹出如图6-9自动填充选项列表所示的自动填充选项列表,在其中选择任意一个选项可进行不同方式的填充。
图6-9自动填充选项列表
5.学生成绩表的建立
1)运行Excel2003,打开一个新的空白工作簿。
2)用鼠标左键单击A1单元格,在其中输入“成绩表”,输入后按“Enter”键确定,然后顺序输入其它数据。
【提示】
输入学号时,应该输入’08101,然后用鼠标拖动填充柄向下自动填充。
用“Ctrl”+;
可以自动输入当前的日期。
3)数据输入完毕后,将当前工作簿命名为“学生成绩表.xls”并保存在合适的位置。
建好的学生成绩表效果图6-4所示:
图6-4学生成绩表
6.3.3编辑数据
1.数据修改
在Excel中修改数据有两种方法:
一是在编辑栏修改,只需先选中要修改的单元格,然后在编辑栏中进行相应修改,按“√”按钮或“Enter”键确认修改,按“×
”按钮或“ESC”键放弃修改,此种方法适合多内容或者公式的修改。
二是直接在单元格修改,此时须双击单元格,然后进入单元格修改,此种方法是适合内容较少的修改。
2.数据删除
数据删除有两种情况:
数据清除和数据删除。
数据清除:
数据清除针对的对象是数据,单元格本身并不受影响。
在选取单元格或一个区域后,选择“编辑|清除”命令,弹出一个级联菜单,菜单中含有子菜单项:
全部、格式、内容和批注,选择“格式”、“内容”、“批注”将分别只取消单元格的格式、内容或批注。
选择“全部”命令将单元格的格式、内容、批注统统取消,但单元格本身仍留在原来的位置不变。
数据删除:
数据删除针对的对象时单元格,删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。
选取单元格或一个区域后,选择“编辑|删除”命令,出现如图6-5“删除”对话框所示对话框,用户可选择“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”来填充被删除掉的单元格后留下的空缺。
选择“整行”或“整列”将删除选取区域所在的行或列,其下方行或右侧列自动填充空缺。
当选定要删除的区域为若干整行或若干整列时,将直接删除而不出现该对话框。
图6-5“删除”对话框
3.数据复制和移动
移动是指把某个单元格或单元格区域的内容从当前的位置删除并放到另一个位置。
1)数据复制、移动
数据复制可以利用剪贴板,也可以用鼠标拖放操作。
剪贴板复制数据与Word中的操作类似,不同的是在源区域执行复制命令后,区域周围会出现闪烁的虚线。
只要闪烁的虚线不消失,粘贴可以进行多次,一旦虚线消失,粘贴则无法进行。
如果只需粘贴一次,有一种简单的粘贴方法:
在目标区域直接按回车键,选择“视图|工具栏|剪贴板”命令激活“Office剪贴板”,粘贴多达12个复制对象。
如果移动或者复制的源单元格和目标单元格相距较近,直接用鼠标拖放可以更快地实现复制和移动数据。
移动数据方法:
选定要移动的单元格或单元格区域,将鼠标移动到所选定的单元格或单元格区域的边缘,当鼠标变成箭头状时按住移动,到达目标位置后释放鼠标,在数据被移动到新的位置。
复制数据方法相似,在按下鼠标左键的同时按住“Ctrl”键,此时在箭头状的鼠标旁边会出现一个“+”,表示现在进行的是复制而不是移动操作。
在使用鼠标移动或复制数据时如果按住鼠标右键,然后拖动单元格,那么释放鼠标时屏幕将弹出拖放快捷菜单,可以在快捷菜单中选择相应的命令进行移动或复制,如图6-6拖放快捷菜单所示。
例如在目的单元格中含有数据,可以选择让目的单元格中的数据下移或右移当然也可以选择覆盖原有数据。
图6-6拖放快捷菜单
2)选择性粘贴
一个单元格含有多种特性,如内容、格式、批注等,另外它还可能是一个公式,含有有效规则等。
数据复制时往往只需要复制它的部分特性,此外复制数据的同时还可以进行算术运算、行列转置等。
这些都可以通过选择性粘贴来实现。
选择性粘贴操作步骤:
先将数据复制到剪贴板,再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格,选择“编辑|选择性粘贴”命令,出现如图6-7“选择性粘贴”对话框所示对话框。
选择相应选项后,单句“确定”按钮完成选择性粘贴。
各选项含义列于表6-1中。
图6-7“选择性粘贴”对话框
表6-1“选择性粘贴选项说明表”
目的
选项
含义
粘
贴
全部
默认设置,将源单元格所有属性都粘贴到目标区域中
公式
只粘贴单元格公式而不粘贴格式、批注等
数值
只粘贴单元格中显示的内容,而不粘贴其他属性
格式
只粘贴单元格的格式,而不粘贴单元格内的实际内容
批注
只粘贴单元格的批注而不粘贴单元格内实际内容
有效性
只粘贴源区域中的有效数据规则
边框除外
只粘贴单元格的值和格式等,但不粘贴边框
列宽
将某一列的宽度粘贴到另一列中
运
算
无
默认设置,不进行运算,用源单元格数据完全取代目标区域中数据
加
源单元格中加上目标单元格数据再存入目标单元格
减
源单元格中减去目标单元格数据再存入目标单元格
乘
源单元格中乘以目标单元格数据再存入目标单元格
除
源单元格中除以目标单元格数据再存入目标单元格
跳过空单元格转置
避免源区域的空白单元格取代目标区域的数值,即源区域中空白单元格不被粘贴
将源区域的数据行列交换后粘贴到目标区域
4.单元格、行、列的插入和删除
数据输入时难免会出现遗漏,有时遗漏一个数据,有时可能漏掉一行或一列。
这时我们可以通过Excel的“插入”操作来弥补。
1)插入单元格
如果遗漏的是一个数据时,可以用鼠标单击要插入单元格的位置,选择“插入|单元格”命令,用户可在“插入”对话框进行相应操作即可。
2)插入行、列
要插入一行或一列时,先用鼠标单击要插入新行或新列的单元格,选择“插入|行”或“插入|列”命令,即可在此单元格所在的行或列插入空行或空列。
单元格、行、列的删除参见前述的“数据删除”。
5.设置有效性数据
在编制工作表的时候,有时需要对某些单元格中的数据进行限制,例如在学生成绩表中,要求有效的成绩应该是0~100的整数,而不能是汉字、字母或超出该范围的数据等。
对单元格中的数据进行有效性设置,可以避免一些输入错误,也可以提高输入数据的速度。
对学生成绩表中的成绩设置有效性,具体的操作步骤如下:
1)选择E3:
G10单元格区域。
2)单击菜单“数据|有效性”命令,弹出“数据有效性”对话框,如图6-8所示,选择“设置”选项卡,在“允许框”中选择输入“整数”,在“数据框”中选择“介于”,在“最小值”框键入“0”,在“最大值”框中键入“100”。
3)选择“输入信息”选项卡,在“标题”栏中输入“注意”文字,在“输入信息”栏中输入“请输入0~100之间的整数”。
4)选择“出错警告”选项卡,确信选中了“输入数据无效时显示出错警告”选框。
点击样式框中的停止,在“标题框”中输入“错误”,在“错误信息”框中输入“您当前输入的是无效数据,请重新输入”。
图6-8“数据有效性”对话框
设置有效性数据后的学生成绩表如下图6-9所示:
图6-9设置有效性数据后的学生成绩表
6.数据的查找和替换
Excel2003中的数据查找与替换操作和Word2003的基本一致,这里不再赘述。
7.使用记录单
按照习惯的做法,通常是在Excel中逐行逐列地输入相应的数据,如果工作表的数据量巨大,工作表的行和列也非常多,输入数据时要经常移动滚动条来检查操作是否有误,这样给用户带来很多麻烦,而且往往会造成输入数据串行或串列的现象。
为了避免这个问题的出现,可利用Excel的“记录单”选项输入数据。
下面以“学生成绩表”为例介绍“记录单”的使用,步骤如下:
1)用原始方式的工作界面完成数据表的列定义,如图6-10输入数据表的表头所示;
图6-10输入数据表的表头
2)在需要添加记录的第一行中的任意列内输入对应的数据;
3)选择Excel中“数据|记录单”选项,即可创建完成所需的“学生成绩表”,如图6-11使用“记录单”所示;
图6-11使用“记录单”
4)根据“学生成绩表”界面提供的信息,输入、编辑记录单中的数据;
5)用户在每输入完一条完整的信息之后需要单击“新建”按钮来创建下一条新纪录。
如果用户在记录表中的某些字段需要引用函数或计算表达式,应在原始工作表中做好设置,这样在输入数据时,这部分的数据则不需要用户逐一输入。
当用户选择“新建”按钮创建新纪录时,计算机在后台会自动将刚才输入各字段的信息及其对应的计算结果逐一输入到该条记录的各个字段中。
8.窗口的拆分与冻结
如果工作表的行数和列数比较多,在查看对照数据时很不方便,可以使用拆分窗口的功能,对表格进行“横向”或“纵向”分割,这样就可以查看表格的不同部分。
使用冻结窗口的功能可以把一部分窗口冻结,然后在活动的窗口中查看编辑数据。
1)拆分窗口
拆分工作表窗口是把工作表当前的活动窗口分成若干窗格,并且在每个被拆分的窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的每一个部分。
拆分窗口的方法有使用菜单命令拆分窗口和使用拆分框拆分两种。
在垂直滚动条的顶端有个水平拆分框
,在水平滚动条右端有个垂直拆分框
,把鼠标移至拆分框上,按下鼠标左键,拖动鼠标到工作表中要进行拆分的位置,释放鼠标,即可将窗口拆分为不同的部分,如图6-12 使用拆分框拆分窗口所示,在第7、第8行间将窗口拆分为两部分,我们可以拖动相应的滚动条浏览这两部分的内容。
图6-12 使用拆分框拆分窗口
在使用菜单命令拆分工作表时首先在工作表中选中一个单元格,然后选择“窗口|拆分”命令,系统将把选中的单元格的左上角当作交点,将窗口分割成四个窗口,如图6-19 使用菜单命令拆分窗口所示。
图6-19 使用菜单命令拆分窗口
取消拆分窗口可以单击“窗口”菜单,在弹出菜单中选择“撤销拆分窗口”命令或者在分割条的交点处双击左键;
如果要删除一条分割条,在该分割条上双击左键即可。
2)冻结单元格
冻结单元格实质上也是将当前工作表活动窗口拆分成窗格,不过在冻结工作表窗口时,活动工作表的上窗格、左窗格被冻结,通常是冻结行标题和列标题,被冻结的区域保持不动,然后通过滚动条来查看工作表的内容。
冻结窗口操作如下:
先在工作表中选中任一单元格;
执行“窗口|冻结窗口”命令,系统将以选中单元格左上角为分界线,将窗口分割成四个窗格,如图6-13所示,分割线为细实线。
图6-13冻结窗口
此时水平向右移动工作表中的水平滚动条,可以将发现竖直分割线的左边窗格不动,右端数据向左移动。
垂直向下移动工作表中的垂直滚动条,水平分割线上边窗格不动。
如果撤销窗口冻结,可在“窗口”菜单中选择“撤销窗口冻结”命令即可。
6.3.4格式化工作表
1.利用“格式”工具栏格式化单元格
在Excel中,可利用“格式”工具栏方便地对表格中的数据进行各种各样的格式化设置。
1)格式化字体、字号
首先选中需要定义字体的数据,然后在“格式”工具栏(如图6-14所示)中单击字体格式的下拉列表框,在弹出的下拉菜单中选择字体和字号即可,如图6-15所示,图中选中的是隶书16号。
图6-14“格式”工具栏
图6-15定义数据的字体和字号
2)设置单元格数据对齐方式
对齐方式是指单元格的内容相对于单元格的显示位置而言。
默认情况下,单元格中的文本左对齐、数字右对齐、逻辑和错误居中对齐。
我们也可以为单元格的内容设置其他的对齐方式,如单元格数据对齐方式有居左、居中、居右等。
首先选中需要定义对齐方式的单元格,然后在“格式”工具栏中单击相应的按钮即可。
3)合并居中
在Excel表格中可以将多个单元格合并为一个单元格,以便输入数据(如输入表格的标题),其方法是:
首先选中几个需要合并的单元格,然后在“格式”工具栏中单击合并居中按钮,这样就可以将几个单元格合并为一个单元格,并将其中的数据居中,如图6-16所示,将第一行的D、E、F三列合并,并把文字居中显示。
图6-16合并居中设置
4)格式化数字样式
在Excel中,数字的样式分别有货币样式、百分比样式、增加小数位数、减少小数位数等。
有需要时可利用“格式”工具栏定义数字样式,方法是:
首先选中需要定义样式的数字。
然后在“格式”工具栏中单击相应的按钮即可。
5)添加边框
默认情况下,工作表显示的表格是灰色的,这些灰色的表格线是打印不出来的,如果要打印表格线,就要给工作表添加边框。
在Excel中可利用“格式”工具栏中的对应按钮来设置添加边框,单击添加边框按钮右边的
,在弹出的下拉列表中选择合适的边框线,即可为表格添加相应的边框,如图6-17所示,添加了边框的单元格区域是A2:
G10。
如果在边框按钮的下拉列表中选择
,则会弹出“边框”工具栏,在其中单击
按钮,则可以在表格中按住鼠标的左键拖动,绘制出需要的表格边框。
图6-17 设置边框
6)添加底纹
为了使单元格中的数据更加清晰醒目
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