工商管理学院学生会第七届优秀部门评选策划书文档格式.docx
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为了进一步加快各部门再创佳绩,强化学生会“服务同学,锻炼自己”的精神,我院学生会办公室举行“优秀部门评选汇报会”活动。
本次活动主要围绕“展部门雄风,促家园建设”这一主题。
二、活动目的及意义:
为促进学生会的工作开展,鼓励先进集体,树立典型,开展优秀部门活动评选的活动,在此活动中回顾本学期各部门的主题活动,可以进一步加深新各部门之间的了解和成员之间的沟通,凝聚学生会力量,促进学生会的文化建设,提升文化内涵。
三、活动名称:
优秀部门评选汇报会
四、活动主题:
展部门雄风,促家园建设
五、活动时间:
2012年5月15号
六、活动地点:
经管十二楼
七、活动的组织单位
(一)组办:
(二)承办:
八、参与人员:
工商管理学院学生会全体成员及评委老师和嘉宾。
九、活动宣传:
(一)在华园大道张贴120*120的海报1张,经管楼前放置120*60的海报。
(二)在XX、微博、人人及腾讯上宣传。
(三)通过短信,飞信向学生会成员宣传。
十、活动细则:
(一)文件材料上交时间:
请各部门在5月8号(包括8号)之前将评比的书面材料上交到经管703,逾期视为放弃。
(二)文字材料内容:
1.活动开展:
各部门根据所承办的活动的具体情况,真实详尽的地提供活动计划、活动总结和相关材料等。
积极完成各项工作任务,成绩尚佳。
举办特色活动和各类校级、院级活动
2.考勤:
部门成员能出席各种有关会议和活动。
3.(3)团队合作:
本部门内成员不仅能较好地配合,积极完成任务,还能积极配和其他部门开展工作。
(三)ppt展示与现场答辩:
请参加优秀部门评选的部门在评比前四天(即5月11号下午5:
30到经管703)进行抽签以此确定各部门的展示顺序,同时将电子材料ppt拷到负责人电脑上(部门可自带电脑备用)。
具体时间地点另行通知。
ppt展示时间为5分钟,内容主要包括部门简介、活动开展、年终总结与展望等。
现场答辩:
现场展示时,评委会针对部门所上交的材料进行提问。
(四)评分细则:
1.文件材料:
指各部门参加评比所整理的文字图片等材料。
总计30分。
要求对活动情况的描述实事求是,不夸大,不隐晦。
资料完整,内容详实,图文资料丰富。
书面整洁、美观。
语言清晰流,概括性强。
2.ppt展示:
指各部门现场用于现场展示的ppt文件以及部门代表现场表现。
总计40分。
要求ppt制作精美,内容充实,图文材料丰富。
部门代表现场发言语言清晰流畅,思路清晰。
现场展示限时5分钟,每超过1分钟则在总分中扣2分。
3.现场答辩:
指现场展示时,评委会针对部门所上交的材料进行提问,并根据部门代表的回答情况决定此项得分。
总计20分。
时间为1分30之内。
4.现场表现:
指各部门人员的会场纪律。
总计10分。
部门人员全部到场加2分,缺席一人加1分,缺席两人以上则不加分。
现场部门人员纪律混乱的将扣1至3分。
十一、前期准备:
1.办公室提前二十天(即4月27日)通知各个部门到703领资料(其中包括汇报会的活动细则及相关活动行程安排)。
2.办公室人员提前两个星期(即4月30日)做好活动人员安排、以及活动流程的确认。
3.办公室提前十二天(即4月27号)申请活动场地及贴海报的展板。
4.提前一个星期(即5月8日)做好活动当天的需要的视频(学生会的趣事),收集各个的部门的豪言并制作成ppt以便现场放映,并准备开场时所需的ppt。
5.提前一个星期(即5月8日)设计并制作宣传海报,包括活动时间,地点,主办、承办单位。
6.提前三天(即5月12日)在指定地点张贴海报及相关宣传。
再一次通知各部门会议的时间地点。
7.提前一个三天(即5月12号)出席此次活动的嘉宾老师及主席
8.主持人提前两天(即5月13日)确定活动当天流程并准备好主持稿。
9.提前一天制作并打印出奖状并盖好章,签到表及评分表。
10.提前一天准备好工作证、水、笔及到场老师、主席及各部长的桌牌。
11.提前一天集中各个部门代表抽签决定汇顺序报,以及会议的具体时间、地点。
12.活动当天提前两个小时布置好会场,确认物品,话筒、多媒体等设备等正常。
十二、活动当天流程:
事件
时间
各部门人员,老师陆续进场,由事先安排的人员将参加人员带到指定区域,并做好签到记录,当人稍微多点开始循环播放视频(各部门的简介及豪言),到预期活动开始的时候。
14:
10~14:
30
(14:
20放视频)
活动开始,主持人致辞,介绍评委团,然后简单介绍下本次活动的主题、目的和规则。
30~14:
35
主持人介绍完后,由姚老师致辞,并宣布比赛开始。
35~14:
40
主持人介绍先上台的部门,并请下一个部门做准备。
40~14:
41
各部门按照之前的抽签顺序,第一大组(六个部门)上台进行PPT展示(展示时间4~6分钟),然后接受现场提问(回答时间90秒左右,特殊情况延迟30秒),由评委老师依据评分细则打分。
41~15:
(主持半分钟,展示加提问7分半,两分钟缓冲)
第一大组过后,播放一个关于学生会一年来的活动视频播放(给予工作人员统计分数的时间),内容是各部门活动的趣味照片。
15:
30~15:
由评委对第一大组做个简短点评。
35~15:
38
第二大组(五个部门)上台进行PPT展示(展示时间4~6分钟),然后接受现场提问(回答时间90秒左右,特殊情况延迟30秒),由评委老师依据评分细则打分。
38~16:
20
第二大组过后进行一个现场提问环节,问观众在看完前12组的展示后的感想,或者是支持哪个部门(给予工作人员统计分数的时间)。
16:
20~16:
25
由评委对第二大组做个简短点评。
25~16:
28
第三大组(六个部门)上台进行PPT展示(展示时间4~6分钟),然后接受现场提问(回答时间90秒左右,特殊情况延迟30秒),由评委老师依据评分细则打分。
28~17:
主席上台致辞(给予工作人员统计分数的时间)。
17:
20~17:
主持人公布评分结果,开始颁发奖状,由姚老师给各获奖者颁奖,得奖部门发表得奖感言。
25~17:
40
主持人宣布比赛结束,并邀请各部长,主席和老师们一同上台合照留念,并让工作人员维持好离场的秩序。
……
工作人员清理现场。
十三、物资需要及资金预算:
物品
数量
金额
海报(120*120、120*60)
各1
100*1、80*1
桌牌
29
矿泉水
2(箱)
30*2
水笔
10
2*10
奖状
6
2*6
五号电池
2.5*6
纪念品
5
4*5
合计
307
十四、人员安排:
组别
人员
工作范围
总统筹
丁祥
统筹领导全组工作
活动准备
统筹策划组
付兴尧、杭琛
前期策划,整合策划书;
执行时的协调统筹各组;
全组进度的控制,及时解决实际问题,活动彩排。
联络组
叶苾茵、李洪方
张丽月、王云凤
叶敏
时间、地点的协调;
嘉宾、评委的邀请;
各部门的通知与协调(包括时间、地点、资料要求等);
部事务的通知,将外部信息及时反馈;
活动宣传。
材料组
魏亚红、段宝琳
许煌宇、赵薇
各部门资料整合;
办公室ppt制作;
制作宣传视频或海报;
评分表、签到表、奖状等的制作。
采购组
蔡一鸿、潘颖
许桂莹、苏珺
活动所需材料的采购;
物品的租借与管理;
制定活动的财务预算,进行财务的报销。
活动过程
现场统筹组
付兴尧、王云凤
许煌宇、叶苾茵
段宝琳、许桂莹
负责各部门的签到;
评委、嘉宾的欢迎、引导工作;
现场次序的维持;
后台指挥,提醒上场顺序;
突发情况的应对,以及注意事项的执行与监督。
主持人
杭琛
主持(内容及台词)、流程的控制、临场反应。
舞美组
叶苾茵、许煌宇
王云凤、付兴尧
会场的布置,座位的安排;
灯光、音响、话筒的管理;
电脑的操作;
活动记录,拍摄。
统分组
叶敏、潘颖
魏亚红
交接评分、各部门得分的计算、核算,之后交给主持人公布;
终场整理所有部门的得分排序表。
活动后期
后勤组
蔡一鸿、赵薇
张丽月
后勤保障、清洁场地;
整理与保管财物,财务核算,物品归还等,确定最后财物剩余或超额量。
文件处理组
苏珺
此次活动相关文件的整理与归档。
十五、附录小策划:
策划前期
3月29日
703办公室开会,明确大致策划要求。
3月30日
所有小组成员查找有关策划的内容及条款要求,各自明确初步任务。
其中的前期任务见附录。
3月31日
中午在三餐讨论。
4月1日—4月4日
4.1李洪方找有关2012年全校学生会的活动时间、地点安排表,中午传上群共享;
4.2赵薇做人员安排,晚上11点之前上传给李洪方和付兴尧;
4.3大家把各自负责的部分发给兴尧。
4.4交策划。
策划中期
4月5日
策划返回,晚上群里讨论。
4月6日
中午在三餐讨论,每个人从头到尾浏览策划书之后改好各自的那部分,于晚上发给兴尧,组长负责重新整合修改。
4月7日
分组互相检查改正,提交建议。
晚上重出修改后的策划,由赵薇排版。
4月8日
重交策划给祥姐。
4月9日
策划返回,大家明确中期任务。
策划执行前期
4月25日
由当天值班的人通知各部门部长到703领材料(含材料的相关内容及交材料的时间)。
4月27日
早上由当天值班人做好申请书,找姚老师签字,下午向学校(去杨思椿2楼教务处)申请地点(经管12楼)。
策划执行期
5月7日
早上做好申请书,找主席签字,向学院申请经费。
下午做好邀请函,向老师及嘉宾发出邀请函。
5月12日
做好物资采购,做好邀请函,奖状;
借好及电脑,及点好所需凳子数目。
5月14日
检查所需物品与材料数量,保证活动正常进行。
5月15日
活动过程:
下午3:
00—5:
办公室的人在12:
40务必到场做好工作准备。
5月16日
总结反馈:
由苏珺整理与归档此次活动相关文件的内容之后,交给老板。
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- 工商管理 学院 学生会 第七 优秀 部门 评选 策划