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(四)非正常存货储备量挤占了正常的存货储备量3
(五)管理不到位3
(六)各部门的沟通缺乏有效的沟通3
三、圣安娜库存管理的方法4
(一)传统管理4
(二)公司存货管理存在的问题5
四、加强中小企业存货管理的对策5
(一)加强存货采购管理,完善采购计划5
(二)完善存货的验收﹑储存及保管的管理机制5
(三)完善企业存货领用及销售的管理机制6
(四)完善企业存货内部控制制度6
(五)利用先进的管理模式,实现存货资金有效管理7
(六)加强存货风险控制与防范7
(七)有效落实存货管理的相关制度8
参考文献8
中小企业存货管理存在的问题与对策
存货是企业在生产经营过程中为生产或销售而储备的物资,是企业流动资产中所占比重最大的一部分。
企业存货利用程度的好坏对财务状况影响很大,加强存货管理便成为财务管理的一项重要内容。
存货作为企业生产经营的重要组成部分,贯穿于企业运作的各个环节。
当前,随着我国市场经济的逐步深化,企业规模的逐步扩大和现代化企业管理的发展,企业存货管理问题逐步凸显。
通过研究不难发现,我国大部分企业在存货管理方面存在许多不足之处,如何加强企业存货管理,提高资金使用效率,确保企业生产经营的持续、稳定,已成为我国大多数亟待解决的问题。
因此,进一步加强对企业存货管理重要性的认识,并找准我国企业存货管理存在的主要问题,针对这些问题提出合理的对策建议,对于我国企业的生存、发展和壮大有着十分重要的现实意义。
一、存货管理相关理论概述
(一)存货的含义及功能
1.存货的含义
存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。
它作为企业生产经营的重要组成部分,贯穿于企业运作的各个环节。
2.存货的功能
存货的四个主要功能:
第一,地域专业化,存货的第一个功能就是单一的作业单位可以进行地域专业化(GeographicalSpecialization)。
第二,分离:
存货的第二个功能是分离,它通过在生产作业之间储存在制品,在单一的制造工厂内最大程度地提高作业效率。
第三,平衡供求;
存货的第三个功能是平衡(Balancing),它关系到消费和制造之间的时间。
平衡的存货缓解了供给对需求的可得性。
第四,不确定因素的缓冲。
(二)企业存货管理的含义及其重要性
1.企业存货管理的含义
存货管理就是对企业的存货进行管理,主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析管理,最后进行有效控制,达到存货管理的最终目的----提高经济效益。
2.存货管理的重要性
运营正常的企业来说,持有一定数量的存货是十分必要的。
存货既是资产负债表中流动资产的一个重要项目,在流动资产总额中占有较大比例,也是损益表中销售收入和销售成本的来源。
因此,企业必须认识到存货管理的重要性,有效进行存货管理。
存货管理的意义:
(1)有利于满足市场需求,提高企业竞争力。
(2)有利于实现供产销结合,保证生产经营正常进行。
(3)有利于减少存货资金的占用,加速资金周转。
(4)有利于降低平均资金占用水平,提高企业获利能力。
因此,企业若要保持较高的盈利能力,应当十分重视存货的管理。
(三)存货管理的方法
存货管理的方法一般分为三类:
存货经济批量模型、存货储存期控制、存货ABC分类控制。
1.存货经济批量模型(TheEconomicalBatchModelsOfStock-in-trade)。
经济进货批量指能够使一定时期存货的相关总成本达到最低点的进货批量。
2.存货储存期控制。
在货储存期控制包括存货保本储存期控制和保利储存期控制两项内容,其计算公式为:
存货保本储存天数=(毛利-固定储存费-销售税金及附加)/每日变动储存费
存货保利储存天数=(毛利-固定储存费-销售税金及附加-目标利润)/每日变动储存费
3.存货ABC分类管理(ABCClassification)。
存货ABC分类管理就是按照一定的标准,将企业的存货划分为A、B、C三类,分别实行分品种重点管理、分类别一般控制和按总额灵活掌握的存货管理方法。
二、中小企业存货管理的现状
我国财政部近日发布的《2009年1-6月全国国有及国有控股企业经济运行情况》显示,1-6月,国有企业存货同比增长9.5%。
企业的存货上升,不外乎两个因素,一是企业规模扩大,对存货的需求量增加,二是企业销量不好,存货积压。
在金融危机的背景下,后一种可能性或许更大。
报告还显示1-6月,存货周转率为2.2次,比去年同期减慢0.4次。
应收账款周转率为4.9次,比去年同期减慢1.0次。
存货周转速度减慢,表明产品的销售不如从前,企业整体的效率在下降。
而应收账款周转速度减慢,意味着企业之间清偿债务的能力下降,表明现金流可能会出现问题,企业的存货管理会出现问题。
我国中小企业普遍存在以下几点问题:
(一)缺乏有效的统计方法
存货管理的技术手段落后,造成存货的信息不能及时传递到公司相关部门及其上、下游公司。
公司内部仅仅建立了以统计核算为目的的小型数据库系统,严重时甚至会误导公司的采购与生产活动,造成存货的脱销或者积压。
材料领用记录生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多,尤其在工程项目核算上更显现其弊端。
(二)公司内部控制制度不健全
内部控制制度的不健全使得存货的监管效率低下。
公司内部没有制定关于存货管理的规章制度,即使制定了也因为缺乏严格的考核和监督,使之不能有效地运行。
造成内部资源的浪费。
在材料采购、产品销售环节往往由同一个人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程,使采购销售工作无章可依,还会提供暗箱操作的机会,增加了营私舞弊的可能性。
(三)储存不合理,资金量过大
因库存量大,导致流动资金占用额高,一般情况下中小企业存货资金平均占用为流动资产总额的40%-50%,也可因行业的不同而有所不同。
企业往往从最初忽略存货的管理,不在乎库存占用资金的多少,发展到企业存货积压,流动资金严重紧缺,无形中积压了大量资金,造成资金周转速度明显减缓,在一定程度上影响了正常的生产经营活动,控制存货成本困难,这是普遍存在的问题,也是长期困扰企业发展的难点。
(四)非正常存货储备量挤占了正常的存货储备量
为控制流动资金占用额,在日常存货管理中尽量降低库存占用量,减少进货量,从而影响了正常生产经营所需要的合理存货储备量。
(五)管理不到位
管理人员专业素质的缺乏使得公司难以确定科学的库存量。
管理人员知识结构不合理,致使其在对库存进行管理的过程中,习惯于单纯凭借主观经验,而不是运用科学的管理方法对存货进行定性与定量控制。
毁损待报废、超储积压存货储备在每年一次的清产核资中都要作为重点问题进行上报,但每年都是只上报,没有上级主管部门的批示,没有处理结果,致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球一样越滚越大,没有从根本上解决问题。
(六)各部门的沟通缺乏有效的沟通
公司各职能部门之间缺乏有效的沟通致使公司的库存不能满足市场的需求。
公司供、产、销各部门往往片面追求各自部门的利益,彼此之间缺少有效的信息沟通,导致要么公司的存货储备量低于市场需求使之失去市场机会,要么造成库存积压,增加其储存成本。
三、圣安娜库存管理的方法
(一)传统管理
美食林圣安娜所使用的是传统的管理制度,美食林圣安娜要先与发货单位和承运商单位取得联系,订取所需要的货物,然后在制定接货计划办理接货手续,等货物运送到后再派相关人员进行货物处理与验收等工作,货物处理与验收工作完成后再与接货单位以及用货单位取得联系,联系完成后在对货物制定保管计划,保管计划要实行六防管理:
防鼠、防尘、防潮、防盗、防火、防虫,最后在办理入库和出库手续,对货物要实行分区管理,区域划分且表示清楚。
1软件管理
美食林圣安娜使用的是用友U8软件对存货进行控制,节省了人力,时间,方便了管理,能更好更快的将信息提供给会计和总部进行处理。
(三)公司存货管理存在的问题
1内部控制制度不健全,库房管理制度执行力度不够
在材料采购,产品销售环节往往由一个人完成采购销售,付款收款,入库出库等全过程,使采购销售工作无章可依,还会提供暗箱操作的温床,增加了私营舞弊的可能性,圣安娜物管在买水果时自己联系供应商,寻好物价,并付款入库,并无其他人跟踪监督,很容易营私舞弊。
圣安娜库房有管理制度张贴,但过于简单,库房管理人员也是敷衍了事,根本不符合一周一次的检查标准,就以最简单的卫生为例,圣安娜并没有做到无肉眼可见的油污等标准,只是简单的打扫了表面卫生。
2物品一物一标签,货物摆放也存在问题
而圣安娜库房物品有的没有贴标签或者贴了标签但位置不对致使收银员有时还得找到标签才能知道是什么物品,大大降低了收银速度,货物应该摆放整齐,放至方向应该一致,尽量把生产日期朝外,笨重物品应放在离门近的地方。
圣安娜在这方面存在的问题是货物摆放虽然分区但是不符合标准不节省劳动力,有时候货物外包装是正面朝上,实际里面的商品却和外包装标签不一致,由于库管人员疏忽导致商品出现倒放现象。
3货物处理和发货问题
各类材料应放在包装箱内,严禁裸放,没有外包装的应用箱套袋装起来防尘,每箱物品在没发完最后一个不能丢外包装箱,直至最后才能丢该纸箱,而圣安娜库房有些货物由于裸放现象导致货物不能使用,向领导反应后只能报废当垃圾倒掉,圣安娜蛋糕店每天的蛋糕卖不完后,只能扔掉,后来向领导反应情况后得到领导批准每天的8点后员工买可半价销售。
美食林圣安娜进货表:
名称
数量
单价
总价
面粉
10吨
90元
36000元
奶油
50箱
120元
6000元
果酱
100箱
30元
3000元
巧克力
30箱
180元
5400元
鸡蛋
2000千克
4.8元
9600元
圣安娜物管在发货时先把货物搬出来再去整货物出库单,这样只能对应一次货,出错率很高。
4货物验收以及订货也存在弊端
一般货物验收包括5点(A:
质量验收B:
验收的频率C:
验收时使用的工D:
验收时抽样的比率每百箱6%E:
验收不合格处理)
我发现圣安娜在货物验收时抽样比率不符合标准,在验收鸡蛋时需要经理或会计和物管以及烘焙师一起验收,而圣安娜找经理或会计和物管验收,这样会导致鸡蛋验收个别不符合标准,不合格的鸡蛋处理不好会影响产品的质量。
5流动资金占用额高
圣安娜库房大,有时为了节省人力,物管就超过1.5倍原则订货,而这些货在短时间内不能用完导致库存量较大,流动资金占用额高,给企业流动资金周转带来很大困难。
四、加强中小企业存货管理的对策
针对上述中小企业存货管理普遍存在的问题,结合近年A公司所属部分企业经营管理实际情况,实施了以下企业存货管理的相应策略:
(一)加强存货采购管理,完善采购计划
首先,计划员要有较高的业务素质,对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解,掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况,进而做出科学合理的存货采购计划。
其次,要规范采购行为,增加采购的透明度。
本着节约的原则,采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控;
收集各种信息,同类产品货比多家,以求价格最低、质量最优;
同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购,杜绝暗箱操作,杜绝采购黑洞。
这样,既确保了生产的正常进行,又有效地控制了采购成本,加速了资金周转、提高了资金的使用效率。
(二)完善存货的验收﹑储存及保管的管理机制
1.完善存货验收管理
压缩验收天数,以便及时发现所购原材料是否存在质量等问题,及时解决问题,避免发生不必要的损失。
2.完善存货的储存管理
在存货量为企业安全库存的前提下,存货存储管理主要做好以下两个方面的工作:
储存已验收的存货。
将已验收的存货的保管与采购的其他职权相分离,可减少XX的采购风险,存放商品的仓储区应相对独立,限制无关人员接近。
存货盘点及处理。
为保证存货账实相符,仓库保管员应定期盘点库存存货,编制存货盘点表,并提出处理意见;
财会人员年底应抽查存货盘点表,对于生产中已无转让价值及其他足以证明已无使用价值和转让价值的存货,根据主管领导和相关部门批准的处理意见,同仓库保管员共同调整存货账务,以确保账实相符。
3.完善存货保管管理
存货的保管方法有很多种,但必须以合理存放和科学保养为前提,以保证在合理摆放的前提下,原材料的质量不会因为自然环境的变化,如温度、湿度、空气等而使原材料变质。
(三)完善企业存货领用及销售的管理机制
1.完善存货领用管理
存货领取应制定规范的领取制度,为了分清发出存货的用途与明确经济责任,除了要正确计算存货发出的实际成本外,还要建立规范的出库制度,做到只要存货发出,就要严格填制存货出库凭证。
在生产部门领用所需存货时,必须按原计划量领取,不得超出定额领取,严禁各生产部门或车间用少领多、私下处理、谋取局部利益、损害企业利益。
在需要时进行不定期的盘点,以保证账实相符,并根据盘点的结果,认真登记存货盘存单,对于盘盈、盘亏等项目按规定进行处理,同时对盘点结果进行分析,总结出存大于销的原因,并结合市场调查,为下一阶段的生产计划做好准备。
2.完善存货销售管理
企业销售发出存货应由销售部门根据商品销售计划填制提货单,经部门负责人批准后实施,应确保发出存货时有手续齐备的提货单,同时企业销售各类商品或其他存货,一般应与购货单位签订合同,以加强双方责任,保证按期供货,及时收回货款。
(四)完善企业存货内部控制制度
企业应该划分存货的采购权、验收权和保管权,分别授权于不同部门,明确界定各部门的职责,形成各部门之间权限的相互制约,同时在存货管理中应该注重做好以下的三方面工作:
1.建立并加强内部审计控制
企业应设置内部审计机构并进一步完善内部审计控制制度。
内部审计机构应直接对企业最高领导层负责,保持相对独立性。
2.合理制定适合于本企业成本核算程序和方法
每个企业应根据自身的规模和行业的要求等实际情况制定合理的成本费用的结算程序和方法。
采用恰当的成本核算流程和账务处理程序,登记有关账目。
3.健全财务会计核算水平
企业财务职位上应配备与岗位相适应的财会人员,以提高存货与生产成本的财务核算水平,进一步健全企业存货会计核算。
财务会计人员包括仓库保管员需经过专业培训的财务专业人员担任,并不断提高存货核算管理人员技术水平,以提高生产成本的财务核算水平,提高企业资产损益的真实性,规范企业的存货管理。
(五)利用先进的管理模式,实现存货资金有效管理
在如今经济全球化的大浪潮中,企业要想保持强大的竞争力,就必须要从源头抓起,改进管理模式,实现企业存货资金的有效管理。
这就要求企业尽快采用先进的管理模式,如ERP系统。
企业资源规划(EnterpriseResourcePlanning,简称ERP)系统是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。
利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低库存,既提高了资金利用率,也全面提高了企业资金收益率,使存货管理更上一个新台阶。
(六)加强存货风险控制与防范
加强我国企业的存货风险管理,首先要建立健全企业的组织机构,按照现代企业制度的要求,建立产权清晰、职能明确、分工协作、结构合理的组织机构,使企业由一人管理的企业转变为管理团队运行的企业,从而增强企业存货风险管理的前瞻性、系统性和科学性,从而提高企业的抗风险能力和水平。
其次,要注重提高全体员工的风险管理意识,建立切实有效的风险管理机制,并采取合适的措施在企业中施行风险管理:
1.确定合适的安全库存量
安全库存量是在充分考虑存货采购所需时间以及企业正常生产经营耗费的基础上确定的存货数量,当企业存货数量降至安全库存数量时,企业应及时进行存货的采购。
企业在确定安全库存量时应综合考虑企业的风险控制战略目标。
安全库存量的大小要与公司风险水平的目标相适应,选择最佳的安全库存量。
2.实施库存集中控制
建立物流中心或配送中心,把不同地方的需求集中起来,实行库存集中控制,可以实现风险分担,降低安全库存。
在一个集中型的生产或销售系统中,物流中心可以通过不同客户间的产品供给分配的协调,以降低需求的不确定性,从而降低安全库存水平,减少库存风险。
(七)有效落实存货管理的相关制度
建立了完善的存货管理制度而得不到有效执行,那一切都是白费心思。
企业的领导应充分认识到加强存货管理的重要性,定期深入到存货管理部门检查各项制度的落实情况。
在采购制度的落实方面,应重点检查有无未经批准的采购,有无质次价高、吃回扣的现象。
在材料库存管理制度落实方面,重点检查入库的验收手续、存货是否实行ABC分类管理;
有无积压、霉烂及不安全的情况,账物是否相符;
出库是否有严格的批准手续等。
在产品管理制度落实方面,重点检查是否存在积压、有无流失隐患、废品边角余料是否回收利用等。
成品库管理重点检查入库手续是否严格,账物是否相符;
滞销品是否及时处理等。
应注重强化对内部控制制度实施情况的检查与考核,并建立有效的激励机制,对执行制度好的要给予奖励,执行制度不好的给予批评,并限期整改。
总之,存货作为企业资产的重要组成部分,降低成本的潜力较大,在企业管理的其他环节成本降低力不大的情况下,降低存货成本上下功夫是成本管理和企业的最终所向。
实施正确的存货管理方法,降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,可最终提高企业的经济效益。
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6
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8.
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年月日
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