汇报材料如何写文档格式.docx
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汇报环境有针对性。
同样的汇报题目,要针对不同的时间、地点、参加人员等作相应调整。
汇报的时间短,汇报的内容就要适当压缩,在餐桌上汇报,就要把语言搞得风趣幽默些,不能古板、冗长,要同就餐的气氛相协调,不同的利益当事人同时在场,就要特别把握语言分寸,防止厚此薄彼,伤害一方自尊的问题;
在施工现场汇报,就要结合现场情况,作特别简短精炼的汇报,语言应尽量口语化。
二是真实性。
汇报的根本价值就在于它的真实性。
真实与否,关系到汇报人的立场、观点、
作风、道德品质问题。
汇报必须尊重客观事实,以大量具体可靠的可检验的实际材料为基础,真实地反映事物的本来面目。
首先要做到的是应用的事实是真实的,而不是虚假、歪曲、经过人为处理的;
其次,引用的事实必须是准确的,而不能是模糊不清的,含混的。
三是新颖性。
汇报要体现工作的创新精神和创新实际。
汇报的事实材料要新。
要有大量的新的信息,提供新发生的事实情况,不能老生常谈。
汇报的观点要新。
要站在新的角度,用新的视野、新的观念研究新情况、新问题,善于发现苗头性、倾向胜、萌芽性问题,不能老调重谈。
汇报的结论要新。
提出的意见、建议要有创新性,并能用于指导实践。
四是条理性。
逻辑的条理性。
内容合乎逻辑,概念准确,判断正确,推理科学。
所反映的
事实要经得起推敲,经得起实践的检验。
阐述的观点能够自圆其说,绝不能自相矛盾。
人们常常讲一分为二,但不能讲成诡辩论,不能主次不分,是非不分,功过不分。
人们经常看到,有的汇报讲成绩过满、过头、过度,讲问题又过满、过头、过度,结果造成自相矛盾、自我否定的后果。
如有的扶贫汇报,讲成果时说扶贫对象百分之百脱贫,一片盛世太平,莺歌燕舞,讲问题时又说还有若干扶贫
对象仍然缺衣少食,一片孤苦凄凉,苦不堪言。
这在逻辑上无论如何说不通,肯定有造假之嫌。
结构的条理性。
一二三四五,脉络要清楚。
布局谋篇,整齐划一。
大标题、小标题,各个层次的序号,都要合乎常规的写作习’质,让人一目了然。
五是朴实性。
篇幅朴实。
有话则长,无话则短,不能故意把汇报拉得长而又长。
可长可短的篇幅一定要短下来。
一般以不超过3000字为宜。
语言朴实。
朴实简练,准确精当。
语言朴实并不排斥生动活泼、妙趣横生。
在汇报中加人精彩的例证、评论,生动的群众化的语言,同朴实性的要求是一致的。
六是灵活性。
内容有灵活性。
内容根据需要,可多可少,可长可短,可详可略,甚至可有可无。
汇报什么,不汇报什么,多汇报什么,少汇报什么,汇报人是有选择、调整的余地的。
形式有灵活性。
汇报材料可以是比口头汇报的内容详尽的材料,甚至附有若干附件、参考资料;
也可以精炼到几百字、几十字,仅仅是汇报的大小标题而已。
使用有灵活性。
可以用正式公文报给上级机关或职能部门,可以用简报的载体发送给有关方面,可以作为口头汇报的依据或参考,还可以作为口头汇报的补充。
有时,汇报人只讲汇报材料没写的内容。
有时,则是照本宣科。
有时则声明,口头汇报如有同书面汇报不一致的地方,以正式印发的汇报材料为准。
有的汇报材料,如有些企事业单位的汇报,还以套色加图片的书刊画报风格印制,追求特别的宣传效果。
七是时效性。
汇报对时限的要求特别严格。
在一定意义上说,时间就是汇报的质量。
再好的汇报,错过了汇报的最佳时间,也就成了“马后炮”,失去了汇报的意义。
汇报对象只有在第一时间获得有价值的信息,才能及时作出准确的分析判断,制定正确的对策,科学地指导工作。
汇报的作用是:
一是保证汇报人口头发言心中有数,突出,避免重复和遗漏。
二是为听取汇报的人提供文字依据,有所遵循,条理清楚,中心明确,重点利于把握要点,听清楚,看明白,节约时间,提高工作效率。
三是作为听取汇报人处理问题的依据。
需要时汇报也可作为公文组成部分印发。
汇报前印成文件送给听取汇报的领导.汇报后,根据领导意见,加以修改整理,形成正式文件,发给有关单位参考或执行。
一些比较重大的涉及面较广的工作,比如党和国家的重大方针政策贯彻执行的情况,常常需要写出汇报材料。
这类提纲,实际上也具有工作报告的作用。
某一项重大的调查研究活动,进行到一定阶段时,调查组给上级单位汇报情况前,也常常先准备出汇报材料。
这个汇报常常是调查报告的基础材料。
特别是调查结束前的汇报,往往转化为调查报告的写作提纲。
一些有关制定方针政策或者对某些重大问题统一认识的会议结束后,也需要向主管领导部门作汇报。
这个汇报经过修改后,往往转化为反映该会议的情况报告或者会议纪要。
汇报按照其目的,可以分为以反映社会基本情况和民情民意为主要目的的汇报、以进行政策调整为主要目的的汇报、以反映和支持新生事物、表扬正面典型为主要目的的汇报、以揭露问题为主要目的的汇报、以思想教育为主要目的的汇
报、以理论研究为主要目的的学术性汇报等。
这类汇报主要是通过对理论问题的详细分析,为学术团体、研究机构或者政府决策提供参考,往往在汇报中针对不同的理论观点做出评论,提出有见地的主张。
按照汇报问题涉及的范围,可以分为综合工作汇报和专项工作汇报。
按照汇报内容涵盖时间,可以分为多年期汇报、全年汇报、半年汇报、季度汇报、月汇报、即时汇报等。
按照汇报人,可以分为领导机关汇报提纲、职能部门汇报提纲、基层单位汇报提纲、个人汇报提纲等。
如市委汇报提纲、市委组织部汇报提纲、乡党委汇报提纲、村民委员会汇报提纲、人党思想汇报提纲等。
按照文字详略的不同,可以分为详细汇报材料和简要汇报提纲。
详细汇报是完整的详细的具体的汇报文字材料。
在口头汇报时,可以原文照读,也可以只择其要点口述,其余内容供汇报对象自己查阅。
简要汇报提纲也称标题式汇报提纲。
标题式汇报往往只是提供一个汇报的大体范围,具体内容主要靠汇报人的口
头表达。
汇报人要根据听汇报人的需求,随时调整汇报的详略点、侧重点。
按照汇报对象的不同,可以分为向上级机关的汇报、向上级部门的汇报,向会议的汇报、向领导的汇报等。
按照公开程度的不同,可以分为公开汇报、内部汇报、秘密汇报。
按照办理时限要求的不同,可以分为一般汇报、紧急汇报。
汇报对写作的格式、语言要求比较宽松,并不要求形式的整齐划一。
汇报有时也写作“汇报提纲”。
汇报正文一般由标题、成文时间、摘要、汇报对象,主体、落款等部分组成。
标题一般采用醒目的二号宋体字居中排列。
字数少的单行居中排列,如“人口普查工作汇报”等。
字数多的可两行或两行以上呈正梯形或倒梯形状居中排列。
注意不能排列成长方形状。
不能把一个词分在两行排列。
如果两行的字数完全相同,可以采取调整上下行字数的办法解决。
实在不能调整,则可以采取扩大或缩小其中一行的字间距的办法,造成两行实际长短的不同。
如倒梯形的标题排列:
关于我市发动群众开展秋季爱国卫生运动
并取得阶段性成果的汇报提纲
汇报标题分三种:
第一种是公文式标题,由汇报事由+文种构成。
如“关于税收工作情况的汇报提纲”、“关于新(征管法>
实施情况的汇报,等。
第二种是复式标题,由主标题和副标题两部分组成。
主标题一般是同汇报内容有关的一句话,如“落实中央扶持农业政策,促进农业增产增收”、“落实科学发展观,努力构建和谐社会”、“认真学习党章,立志为共产主义事业奋斗终生”、“实行政务公开,推进依法治县”、“把解决农民工子女上学难的问题作为政府的一件大事来抓”等。
副标题一般是标明汇报的内容、范围、文种等,如“关于党的积极分子队伍建设清况的汇报”、“关于我县推广水稻旱育稀植技术情况的汇报,、“关于我市国有中小企业深化改革情况的汇报”、“关于我市医疗卫生改革试点的汇报提纲”等。
第三种是直接式写法,如“税收征管改革进展情况汇报提纲’、“汇报提纲”等。
汇报的成文时间一般以定稿人定稿的时间为准,多在标题下另起行居中标注,并用不同的字体或加括号的办法体现区别。
时间应写清年月日,不要省略年
份或月份,也不要省略年份的前两位数。
如不能把“xxxx年x月x日”写成"
xx年x月x日”或“x月x日”。
也有的汇报时间同汇报人的署名一起标在汇报材料的最后。
署名多在标题、成文时间的下面另起行居中排列。
署名要署单位或个人的规范名称。
署名是单位的,要同单位的法定正式名称一致,或使用规范的简称。
个人则要写姓名全称,不能省略姓或名字的任何部分。
个人如果要标明职务,一般应先写职务后写姓名全称。
如“xxxx人大常委会办公厅”;
不能写作“省人大办公厅”。
“县长张国梁”不能写成“国梁”、“张县长“、“国梁县长”。
摘要也称内容提要。
篇幅较长,一般5000字以上的汇报,可以写出500字左右的摘要,以方便汇报对象的阅读和处理。
摘要是对汇报内容的简明扼要的陈述,一般位于标题、署名之下,正文之前。
摘要的常见位置有两种,一是单独放在封面的后面,在第一行正中间写上“摘要”二字,再另起一行空两格写摘要的正文。
二是写成独立的段落,放在调研报告的标题之下、正文之上。
也可以将“摘要”二字用方括号括住放在段首,接着写摘要的内容。
撰写摘要,要求作者将汇报的主要内容、提出的主要观点、意见和建议做出准确清楚的交代,让汇报对象通过阅读摘要就可以把握汇报的主要内容,做出自己的判断。
汇报的主送单位或个人在标题、成文时间、署名下面另起行顶格排列,后加冒号。
有时也可以不写汇报对象称呼。
汇报一般有开头。
有些简短的汇报也可以不写开头。
开头也称前言、开场白。
开头主要介绍汇报的目的、原因或概括工作的总体情况、得出的有关结论,介绍汇报的有关背景情况等。
不论何种开头,都要求简洁、明快,开门见山。
切忌海阔天空的套话、假话、阿谈奉承话。
如有的汇报开头:
“在举国上下学习xxxx的热潮中,在全国人民满怀信心地迎接新的一年到来的时候,以xxx为组长、xxx为副组长的检查组代表上级领导来我单位检查指导工作。
这是对我们的极大关怀,极大帮助,同时也把上级机关的好思想、好作风、好传统带给了我们。
我们要乘这个东风,开创工作的新局面。
一年来,在党中央、国务院的亲切关怀下,在省市领导的直接领导下,在我单位党政领导班子的带领下,在有关方面的大力支持下,在关系单位的无私帮助下,经过全体职工的积极努力,我
单位的工作取得了很大成绩。
现将主要经验汇报如下”。
这里面的话多为套话、奉承话,说多少也没大错,但也实在没大用。
说与不说一个样。
这样的汇报开头就给人以虚伪、哆嗦、拖泥带水的印象。
常见的开头方式有;
一是说明汇报的起因、依据。
如“按照全省义务教育工作会议的要求,现将我市贯彻落实这次会议精神的情况汇报如下”。
又如“根据省委x发xxx司xx号文件关于xxxxxxxx的规定,我县开展了xxxxxx工作。
现将情况作一汇报”。
再如,“我市在城建动迁工作中,遇到一些新的有关政策法律问题,特向省政府汇报如下”等。
二是说明汇报的背景材料。
如“xxx,年xx月xx日,我县xx煤矿发生一起瓦斯爆炸的恶性事故,造成人员死亡xx人,重伤xx人,失踪x人。
有关新闻媒体己于当天作了报道。
现将我们调查处理的情况汇报如下”。
三是直接说明汇报的主题。
如“现将我局xxxx年的工作情况汇报如下”;
“现将我乡招商引资的情况汇报如下”等。
四是说明汇报材料形成的过程。
如“自今年x月中旬开始,我们组织三个调查组,对落实xxxxxxxx文件精神的情况开展调查研究。
x月xx一xx日,局党组听取并讨论了三个调查组报送的专题调查报告。
在此基础上,形成了本汇报的草稿。
之后,又征求了局内各处室及直属单位的意见,经局党组会议研究通
过,形成了本汇报”。
五是直接提出汇报的主要观点。
如“我们认为,解决当前城市房价虚高的问题,必须从地方政府做起”。
主体部分的结构分为三种,即纵式结构、横式结构、纵横交错式结构。
纵式结构是指按照事物发展的内在逻辑或时间顺序来安排观点和材料。
用这种结构叙述事实,阐明观点,有头有尾,过程清晰,便于作者把握历史和逻辑的统一,使读者可以清晰地了解事物发展的整个过程。
横式结构是指将掌握的材料和形成的观点按照其性质或者类别,并列放置,分别叙述,从不同的方面综合说明汇报的主题。
这种写法的优势是可以从多角度全方位地展示汇报的中心问题,收到议题集中、观点突出、条理清晰、说服力强的效果。
如关于农民工问题的汇报,从基本情况、队伍心态、意见或建议这三个方面写起,可以较为全面地说明社会经济关系新变化中的农民工的现状。
纵横交错式结构,就是纵式结构和横式结构的结合使用。
一是以纵为主,纵中有横的结构。
二是以横为主,横中有纵的结构。
需要说明的是,纵横交错的结构方式并不是等距离交错的,也有某些部分不交错的情况。
汇报的结尾一般是一个简要的小结,用以对汇报的总体内容做一个纲要式的总结。
这一部分可以省略,也可以简明扼要地表述,点到为止。
二:
在实际工作中,下级公务人员向上级领导汇报工作是常有的事情,而且汇报的场合、方式多种多样,因此,汇报材料也就有多种类型。
本文所说的汇报材料,主要指一个地区、部门、单位负责人在会议上或其他比较正规的场合,向上级领导或本级职工代表大会所作综合性较强的工作汇报的文稿。
向领导汇报工作,看似很平常,实际很重要。
汇报得好不好,一是体现着汇报人的素质,二是关系到能否真实地反映汇报主体的实际工作水平,三是有时关系到能否赢得上级领导的支持,四是关系到汇报人的形象和声誉。
所以,任何有工作经验的人,都会十分重视这件事。
而要汇报得好,首先要把汇报材料写好。
尽管汇报时未必要照本宣科,但写好汇报材料却是汇报好的一个基础。
那么,怎样写好汇报材料呢?
主要有七点。
(1)要投其所好
意思是说,在实事求是的基础上,上级领导想听什么、喜欢听什么,就汇报什么。
具体有四层意思:
第一,汇报内容要紧扣上级领导听汇报的意图。
一般来说,上级领导听汇报都有一定的目的性。
特别在比较正规的场合听汇报,往往会事先告知汇报主体。
在这种情况下,就一定要按领导的要求推备汇报材料。
这里要防止三种情况:
一要防止走题,千万不能答非所问。
二要防止随意增加与上级要求无关的汇报内容。
有的基层领导,较少有向上级领导当而汇报的机会,一旦有了这种机会,就想“抓住机遇”,尽可能多汇报一些,让领导多了解一些本单位的工作情况和成绩,并借此在领导头脑中“挂上号”。
这种心情是可以理解的,但既然上级有明确要求,最好还是按要求谁备汇报材料,其他内容可以摘附件,用书面形式报给领导,不要轻易打乱领导的安排。
三要防止随意减掉上级要求汇报的内容。
有的基层领导不善于言谈,或者担心“言多语失”,所以就想尽量少说一些,快点汇报完了事,以致把一些上级要求汇报的内容也给“省略”掉了。
这很不妥当。
因为向上级汇报工作是弥的职责,丑媳妇总要见公婆,再不愿汇报也得按要求进行汇报。
第二,汇报内容要紧扣听汇报者的心理。
起草汇报材料之前,首先要研究听汇报的人员关心什么、最重视什么、当前正在研究什么问题,选这样的问题做重点汇报,一般容易引起领导的兴趣。
如果再汇报得很清楚、很透彻,汇报出一些思想和经验末,使领导从中受到一些启发,那就会取得更加理想的效果*这样的汇报,即使内容窄一些,也往往能。
以一当十”。
第三,汇报内容要紧扣听汇报者的职责。
公务行为的一个特点是职责的规定性,汇报的内容也要体现这种规定性,同听汇报者分管的工作相对应。
如果所汇报的内容都是听汇报考不分管的事情,那听者肯定不感兴趣,汇报也就不可能取得好效果。
第四,汇报的思路和语言要尽量适应听汇报考的思维特点和语言风格。
这一点做起来可能难一些,因为汇报工作都是基层对上级而言的,汇报的人也好,起草汇报材料的人也好,对上级领导的特点和口味未必研究得那么多、把握得那么准。
怎么办呢?
就要尽可能地通过多种渠道做尽可能多的了解,力求汇报舶思路和语言与其更贴近一些。
这样,领导听着比较顺耳,汇报也就容易取得好效果。
(2)要突出特点
无论一个地区、部门,还是一个单位的工作,总有自己的特点。
特点就是优势。
既然有优势,汇报时就要抓住这个优势,突出这个优势。
这样可以取得多方面的好处:
其一,这是实事求是的表现。
因为特点是客观存在的,把客观存在的东西反映出来,这就是实事求是。
其二,容易汇报出深度和厚度,不至于像“摊大饼”流水账”。
其三,容易引起领导的兴趣。
因为既然是你的特点,就说明别人在这一点上比不过你,领导一般希望在这一点上从你这里多了解一些情况,多受到一些启发。
其四,在诸多汇报中不至于陷于末流,面容易出类拨萃。
一般来说,领导听汇报,不仅要了解情况,更要研究问题。
所以,一般并不喜欢那种而面俱到面又什么也说不清、说不远,不能使他受到启发的汇报。
如果在诸多汇报中,有的汇报特点很突出,在这一点上汇报得很深透,对领导研究工作确有启发,那即使其他方而薄弱一些,也会给领导留下较好的印象。
那么,怎样才能既抓住特点,又能把它突出出来呢?
要注意三点;
一要把最有特点的内容放到最前边,使领导一听就能感到你的特色,以求先声夺人的效果。
二要浓墨重笔,写请、写纲,给人以完整清晰的印象。
在这上面多说几句,一般领导是不嫌哆唆的,因为这是他最爱听的地方。
三要写深、写透,充分挖掘、展现其工作内涵、理论内涵、思想内涵,力求给人以启迪甚至震镕。
(3)要突出重点
抓主要矛盾是马克思主义哲学的一个基本观点。
写汇报材料也要抓主要矛盾,就是突出重点。
有些汇报材料,事无巨细,面面俱到,而且平均用墨,结果成了“流水账”,哪一点也写不深透,使人听了受不到什么启发,g不下什么印象。
这样的汇报显然是不成功的。
要克服这种毛病,就一定要突出重点。
什么是应该突出的重点呢?
大体有这么几个方而☆是最适合领导心理的内容。
因为这是领导最关心、最想听、最爱听的内容,不把它重点汇报好,其他方面汇报得再好,也难以取得好效果。
二是最能体现汇报主体特点的内容。
因为这是汇报主体在工作上最鲜亮、最吸引人的地方,要在诸多汇报中打得响,主要靠把这方面的内容汇报好。
三是内涵最丰富、最深厚的内容。
也就是说,要把有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容作为汇报的重点。
重点确定以后,就要把它故在显眼的位置上,集中智慧、集中笔墨把它写好,使它切实成为全篇的重头戏,成为全篇最精彩、最体现水平的地方。
如果重点写不出“重”来,也就不成其为重点了。
(4)要写出思想
写汇报材料不仅是一个搜集资料、积累情况的过程,面且是一个研究工作、升华理论、提高认识的过程。
因此,汇报材料不能只是罗列情况,更重要的是要写出思想。
当然,这种思想一般不是直接写在字面上的,而是富于汇报的情况和角度之中的。
具体说可以通过五个方面来体现尸是通过对特定问题所选取的汇报角度和站位的高度来体现;
二是通过汇报工作思路来体现;
三是通过对工作措施的理性格括来体现;
四是通过对经验、体会的理性升华来体现;
五是通过对问题的深刻挖掘来体现。
总之,汇报虽然不是在讲理论,但汇报的各个方而都应组合着深刻的思想。
只有这样的汇报,才有深度、有味道、给人启迪、耐人寻味,才能给领导留下深刻的印象。
也只有这样的汇报,才有助于展示汇报人的素质、能力和水平。
起草汇报材料的人既要考虑如何把工作汇报好,又要考虑如何把汇报人的素质展示好,并要不露痕迹地把二者结合起来、统一起来。
三:
一是概括全文,进一步深化主题。
概括地说明汇报的主要观点,进一步深化主题,加强报告的说服力和感染力。
二是总结经验,形成结论性意见。
根据汇报的情况,总结工作经验,形成基本结论。
三是指出问题,提出解决问题的建议。
指出当前存在的问题和不足,提出改进工作的具体意见和建议。
四是说明危害,引起汇报对象的重视。
重申某一现象的严重性、危害性,以引起有关部门的注意和重视。
五是展望未来,说明汇报提出的决策建议的意义。
汇报单位或个人的名称可写在标题下面,也可以放在文末,与成文时间并行。
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