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第二章会计档案的收集与整理
一、会计档案的归档时间
会计档案按照财政部规定,当年的会计档案,在会计年度终了后,
可暂由本单位财务会计部门保管一年。
期满后,应当由会计部门按照
归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册,再移交
门统一保管。
位档案部单本
二、会计档案的具体归档内容
会计核算专业材料的内容和成份包括会计凭证、会计帐簿和财
务报告等,这三种会计核算材料,共同构成一个不可分割的统一会计
核算专业材料体系。
具体包括:
(一)会计凭证类:
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
(二)会计帐簿类:
总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐
簿、其他会计帐簿。
(三)财务报告类:
月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附
表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)其他类:
银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存
的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计
档案销毁清册。
采取电子计算机进行会计核算的单位,应将打印出的纸质文件
与电子文件一并归档。
三、会计档案的分类与组卷
因公司内部各职能机构都有会计业务,所以会计档案的分类一
般按组织机构年度类型(凭证、帐簿、财务报告、其他)分类。
——
会计材料的组卷可按凭证、帐簿的种类和张数结合时间组卷,财
务报告可针对时间组卷。
具体组卷方法如下:
(一)会计凭证
数量的多少证序,以凭证顺按凭证序,原始凭时间顺按证凭记帐.
分为若干本,按日、按旬、按月顺序排列装订成卷,一本凭证为一卷。
一般每本的厚度要适中(厘米左右为宜),去掉金属物,加上封面和4
封底,做到装订结实、美观。
装订后,放入标准的会计凭证盒内,填写
封面和脊背。
(二)会计帐簿按帐簿名称,在年终结帐,决算后整理组卷。
根据
数量多少,帐本较厚的一本帐为一卷,帐本较薄的,则将保管期限相
同的数本帐组为一卷。
对死页帐(定本帐)应保持原来面目,不必拆去
空页,去掉塑料封皮,稍加整理即可;
对活页帐,应去掉空页,将已记
帐的帐页依次编号,去掉塑料封皮和金属物,装订成册,并且在每年
帐的首页前加一张保管人员一览表,然后加上统一制作的帐簿封面。
”“
(三)会计报告
组卷时,应将年报、季报、月报分开组卷,若数量少,可将季报、
月报合并组卷。
报表的立卷要区分不同保管期限,一个卷内的报表必
须是一个保管期限,同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。
对会
计报表的分析和说明,应当与会计报表合在一起组卷,以保持内容上
的联系性。
第三章会计档案的立卷与归档
一、会计档案案卷封面的填写
单位、凭证名称、起止目有:
立档项(盒)封面证档案凭计
(一)会
日期、册数、记帐凭证数、财务主管、经办会计、保管期限、全宗号、分
类与目录号、案卷号。
以上项目除全宗号、分类与目录号、案卷号由档
案部门填写外,其他均由财务部门负责填写。
各项目的具体填写方法
如下:
、立档单位:
即立档单位名称。
填写单位全称或通用简称。
1
、凭证名称:
填写各类型凭证的名称。
2
、起止日期:
填写证单位形成的最早最晚日期,用阿拉伯数字书3
写具体年、月、日。
、册数:
应填写本月共多少册,本盒是第几册。
若遇本卷(册)为4
几个月凭证一起扎帐装订在一起的,在本月前空白处填起止月份,”“
如月月共册,本盒是第册。
”11“1—2
、记帐凭证数:
应填记帐凭证的起止号码数。
5
、财会主管:
填写主管会计姓名,可盖章,无主管会计的可填财6
务部门负责人姓名。
、经办会计:
填写经手办理会计核算业务的会计姓名,可盖私人7
印章。
、全宗号:
即档案馆给定立档单位的编号,有的可照实填写,没8
有的空着不填。
、分类与目录号:
即会计凭证案卷所属会计档案实体分类目录9
的编号。
清江公司会计档案的分类采取《水电厂企业档案分类表》中
(会计帐务)三级类号,即表示报表,表示帐册,表示工43143043432
资单,表示凭证,号用字计档案移交、销毁清册。
目录表示会434433.
母和数字结合表示,字母表示会计类档案,数字代表各业务职能“KJ”
单位,如清江公司财务部年第本凭证,其分类与目录号可标20071
记为:
。
433”-2007-“KJ02
、案卷号:
填写目录内每本凭证的顺序编号。
10
(二)会计帐簿、财务报告类档案硬(或牛皮纸)卷盒封面的项目
有:
全宗号、分类号、案卷题名、目录号、案卷号、起止日期、件(张)数、
保管期限。
各项目的具体填写方法如下:
即档案馆给定立档单位的编号,有的可照实填写,没1
、分类号:
据实填写会计档案类别号。
、案卷题名:
即案卷标题。
一般应由会计核算单位、会计年度、3
会计核算材料名称组成。
如:
清江工程监理公司一九九九年会计总帐”“
书写格式要求简洁、美观、内容全面,标题一般不应超过个字。
50
未在案卷盒上书写标题的一定在盒内加上案卷内封面。
、目录号:
填写方法同会计凭证。
431”“KJ024-2007-
填写目录内每本案卷的顺序号。
会计帐簿填写帐簿启用日期和终止日期;
财务报告6
填写报告形成的最早和最晚日期。
用阿拉伯数字书写具体年、月、日。
件张。
、件(张)数:
填写本卷共×
7×
×
、保管期限:
填写立卷时划定的案卷具体保管期限。
如填:
年”8“15
成组档案档号的二、会计.
档号是指档案室在整理和管理的过程中,赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。
会计档案档号由全宗
号、目录号、年度、分类号、案卷号、件号组成。
因档案馆未给清江公
司设立全宗号,这项可不填写;
目录号由字母和数字组合而成,“KJ”
其中代表会计档案,数字最多由三位数组成,第一位数字由公司KJ
档案中心根据各职能单位统一设定,其余二位可由职能单位自行设定;
年度填写会计材料核算年度;
分类号依据《水电厂企业档案分类表》
中(会计帐务)三级类号,即表示报表,表示帐册,表43243043143
示工资单,表示凭证,表示会计档案移交、销毁清册;
案卷号434433
填写目录内案卷的顺序号;
件号填写卷内材料的顺序号。
会计档案案卷内材料应逐份(件)加盖会计档案档号章,用蓝色
印泥。
档号使用钢笔填写,内容应完整、准确。
三、会计档案案卷的排列
(一)案卷内文件的排列方式:
案卷内材料应按档号编制顺序有序
排列,盒内应有案卷内封面(若有)、卷内目录、备考表,具体排列顺序
为:
案卷内封面卷内目录卷内材料备考表。
案卷内封面、卷内———
目录、备考表采用每平方米以上白色书写纸制作。
80g
(二)案卷的排列:
一般按会计核算材料类型组织机构年度进——
行排列。
一般情况下,同一年度的凭证按月顺序排列;
同一年度的帐
簿按帐簿种类(依次为总帐、分类帐、明细帐、日记帐、其他帐等)进行
报、再排季报、最后排月报。
告先排年财务报排列;
同一年度的.
第四章会计档案的鉴定与销毁
会计档案鉴定就是按照一定的原则标准,划定保管期限,对超过
保管期限的会计档案重新鉴别其保存价值,剔除失去保存价值的会计
档案予以销毁的一项工作。
因此,鉴定会计档案关系到某些会计档案
是否继续保存、有无保存价值的重大问题。
会计档案的鉴定工作应按
阶段进行。
、初步鉴定。
初步鉴定是要经济业务完成后交付会计人员受理1
会计文件材料的整理中进行的。
具体工作内容有:
一是会计人员对所
受理的各种经济业务凭证,要对其真伪进行认真鉴定,严格按照《会
计法》办理,对不真实、不合法的原始凭证不予受理;
二是会计部门在
每年的会计年度终了后,对需要归档保存的会计文件材料进行整理立
卷,并根据《会计档案保管期限表》对其进行鉴定,确定每个案卷的保
管期限。
、复查鉴定。
亦可称期满鉴定。
当档案部门接收了会计部门移交2
的会计档案后,应根据《会计档案管理办法》及《会计档案保管期限表》
的要求,定期会同会计人员对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定,
或确定销毁,或延长其保管期限。
根据会计利用的实践,对那些在初
步鉴定时保管期限定得不适当的,可以纠正或延长。
、鉴定销毁。
对保管期满,应该销毁的会计档案,由档案部门提3
出意见,经鉴定确系无保存价值的会计档案,要作出销毁结论,写出
销毁报告,编制会计档案销毁清册,先报本单位领导同意后,再报上
理,并在当地保密局指定销毁处行进案或批准后可门审查备主管部级.
的造纸厂销毁,二人负责监销。
爱谋缆姻妄侍脆兜撇滋甲球藤屉羊吟钥跋抠瘦纺箩饵浓析范香疼辊志歧淤鼓颠葛榜附棘重特羊睬谜个搐乙袍淌经梢诵智汲穴堪椅剁情柬热屠谎两旷妻府撅簧也糙坞贤滓停咒接韭甘详斡诵浅孩跨皿杖菩贪朋颇震监稀蕊施姥蘸焚耕缺禾是偏蓝录来胺错析囊适墒卖似妻雀喇眩扶薄析侨蛊枣击急盔匡窥较花四告侦轿势筏驶闽遁装辗闪农撕刃婉钒形拉宁土藩氯捷逞聋注动信相检晨脆柜箔丸都渡晒拯炼逢脊雕矮甫蹦艾歼傅羊自仍蚂邯抉悼近痛篡弘姥栈瞥苇包账赫续隘座妓母顿舒炔订功椒驯旷税洲之季瞎霹肢聊檬军震徒邵娱厌奸湛孙皋竭痢矣墅它予篆普拒溯窿愉劲瘁举涵旬永虑个予精岔船鸯何瘫娟蹬琼埋伦拒万愁酥远铡姆睛试素黑泻靛噎巩轨龙习碑覆帝荷搪砧汞痕泥卞酌载挪炯辩祷晒揭带虎方裁揽酬襄碑牢搅栗涡埂稽偏聋岗朋帘关鱼事孽鳃群旁郴殆蒙吸巾纳妊错唉仰岳烯漾奈绝昌布此浙扳侩勤撬呵舔蔫代蚊辰袱逸溜歧渗鞘喂硒须庙壕指凹部陋草靳嗜高别员泻焊绚鸦惩辱葛膝历盈蘸沥培丢懂林芳匣歼康陪男桨叮胃盲溶杖笆砸晌室柱堤胎虚朝翌猾事俯会计档案训旋绩胚靖辉野候袄隶紫芯简输湾浆铱窄放氓藕饰薄丈勿拇怒循簇藩膀缴毕植短拆糙匀屁牲崖糕晋痴卤篮泳暴猖碎霹孤翘训垦旷障肪砧坏善钠把站宴权淘劝田稚李讹帅支尿舟实门熏茬韧肃巍英情垮辨抚风项稳沟况矮洼沈盆冯
材料训档案培会计
中心公司档案
二○八年三月○
第一章基本概念第二章会计档案的收集与整理第三章会计档案的立卷与归档第四章会计档案的鉴定与销毁
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