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3.2销售退回
指公司已经售出的商品,由于质量、品种、数量等不符合客户要求或由于客户滞销
等原因被客户退回公司的作业活动。
3.3上架
指把货物根据要求放到指定的货位的活动。
4.1湖北事业部采购部
采购员负责制定采购计划;
对送货单、托运单的审批;
负责对入库商品的标价。
4.2湖北事业部质管部
验收员负责对入库商品的抽样检查。
4.3湖北事业部信息中心
数据录入员负责把采购部标价的《药品入库通知单》数据录入系统作上账确认。
4.4湖北事业部财务部
财务部负责将信息中心入账的商品作帐务处理。
4.5仓储部
下货员负责把送来的货物码放到相对应的容器上。
收货员负责对入库商品的清点、验收。
立库复核员负责复核托盘上的货物,检查是否与系统显示一致。
叉车员负责将托盘商品放到输送带上进入立体库。
电梯员负责把收货员验收的货物(拖车上的)拖到电梯送到相应的楼层。
楼层库管负责对入库商品的复核。
楼层搬运负责对楼层库管复核的商品上架。
拆零区组长负责对零货入库的商品的复核上架。
拆零拣货员负责对零货入库的商品上架。
5采购入库程序
5.1商品到达
上游客户送货到达后,收货员查看送货单及货物清单,安排车辆的卸货月台,指挥
车辆停泊,组织好质检员和卸货组清理收货月台,准备卸货。
5.2审核送货凭证
计划采购部要对送货单、托运单等送货单据凭证进行审核,确认后签名。
5.3卸货
收货员确认送货单或采购订单后,指挥下货员开始下货,下货员将商品码放在指定
的存储容器上(A品入立体库的商品码放岛托盘上,B、C品入楼层储备库的商品
码放到拖车上),按照包装标志将货物卸入收货月台。
5.4入库质检
质检员根据GSP要求对到货商品进行质量抽检。
(1)观察商品的外包装是否完好;
(2)打开商品包装,查验每个品规的《药品质量检查报告》;
(3)对商品进行抽样检查:
每50件抽取1件进行开箱质检。
(4)质检员将质检结果告知收货员。
质检结果包括:
合格、拒收、不合格、待验确
定、入库待验五大类型。
5.5清点验收
(1)收货员根据供应商名称及货物清单内容,在LMIS系统入库开票(流水)界
面,录入具体的送货和收货基本信息,包括单位名称、单位编号、部门名称、部门
编号、采购员、收货员、质检员、卸货组、入库类型及到货方式。
(2)在商品名称栏中输入商品名称汉字的第一个拼音后回车,系统自动弹出商品编
码助记界面,在商品编码助记界面中双击该商品,商品编码助记界面消失,同时入
库开票(流水)界面自动弹出该商品相应的商品编码、商品名称、商品规格、生产
厂家、单位、包装数信息。
(3)在该明细行中继续输入该卸货容器上商品的数量、批号、有效期止、库区(非
必填项)、验收评定、件数、零散数量等信息。
录入每个卸货容器上的信息时,要
求整散分开,即整散不能在同一行明细中,只能分两行输入。
(4)商品的卸货容器为托盘时,收货员还需要在库区栏中选择“LTK”,并将光标移
到托盘编号栏中,用扫描枪扫描托盘条码或手工输入托盘编号。
(5)一个卸货容器上的商品信息录入完成后,点击“保存”按钮,进行收货商品信息
保存。
(6)系统自动弹出收货条码打印界面,收货员点击“打印单据”按钮,系统自动弹
出上架单打印界面。
收货员在上架单打印界面中点击“打印未打印单据”选项,打印
机自动打印当前录入的商品上架单。
(7)对于在系统自动弹出收货条码打印界面,由于特殊情况未打上架单或是未打入
库验收单的情况,系统支持重打,在入库打印界面选择入库验收单和入库上架单打
印。
(8)打印上架单后,系统自动恢复到入库开票(流水)界面,并弹出提示信息“是
否新开单据”,收货员点击“否”,继续录入该送货清单上未验收的商品
(9)在同一张入库单中,如果继续验收录入的商品已有保存过的验收信息,则可直
接在开票流水的处点击对应的商品验收明细,系统自动在处弹出该商品明细,收货
员在该商品明细的数量栏中输入卸货容器上的实际数量,点击“保存”按钮,其它操
作不变。
(10)商品验收完毕之后,打印《药品入库通知单》,签字并再红盖章,把红联交
客户、白联存档。
5.6整件立库入库
(1)收货员验收完毕之后,给每个托盘分配相应的货位。
(2)立体库复核员用PDA对清点验收后的托盘上的条码进行扫描,PDA上自动显示
托盘上的货物信息。
(3)立体库复核员核对PDA显示的信息与托盘上的货物信息是否一致,核对内容
包括:
商品名称、规格、产地、批号、生产日期、有效期至、件数。
(4)信息核对一致,立体库复核员则在PDA上点击"
复核"
,PDA显示信息上传成
功后,立库复核员点击"
确认"
,完成复核确认。
(5)叉车工作人员将复核后的托盘依次放入立体仓库入库输送线上。
(6)按托盘上架,上架时首先输入托盘号提取出上架信息,填写上架员,上架确认。
(7)上架时可修改实际货位,对于没有分配货位的上架时必须填写实际货位。
5.7整件非立库入库
(1)收货员验收完毕之后,打印《验收入库上架单》,夹在货物上,货单随行,便
于接货员和楼层复核员审核验收;
(2)电梯接货员把验收完毕,打印上架单的货物小车推入电梯,电梯到达指定的入
库楼层后,电梯工将商品推出电梯;
(3)楼层库管员核对商品实物和上架单上的信息,包括商品名称、品规、规格、件
数、批号、生产日期、有效期至;
(4)楼层整件拣货员按照上架单指示的货位将药品码放到指定货位,如系统分配货
位不能码放,则另选空位进行码放,并在上架单上注明实际货位;
(5)整件拣货员上架完成后,将上架单交给楼层库管员;
(6)楼层库管员在系统上架确认界面中根据上架单单号选中该单据,点击该上架
单,系统显示上架明细,在明细栏中点击该商品明细调出上架明细,按照上架单上
的记录对商品的实际货位和数量确认,然后在该界面“上架员”和“复核员”栏填入整
件拣货员和复核员名字,点击“上架确认”。
5.8拆零入库
(1)收货员验收完毕之后打印验收入库上架单,将上架单夹在商品上,将入拆零区
的商品送到对应的拆零区域;
(2)拆零区组长核对商品实物和上架单上的信息,包括商品名称、品规、规格、件
(3)拆零拣货员按照上架单指示的货位将药品码放到指定货位,如系统分配货位不
能码放,则另选空位进行码放,并在上架单上注明实际货位;
(4)拆零拣货员上架完成后,将上架单交给区域组长或管理员;
(5)区域组长或管理员在系统上架确认界面中根据上架单单据编号,选中、点击该上架单,系统显示上架明细,在明细栏中点击该商品明细调出上架明细,按照上架
单上的记录进行实际货位和数量的确认,然后在该界面上架员和复核员处填入整件
拣货员和自己的名字,点击“上架确认”。
5.9标价入账
收货完毕之后,收货员把《药品入库通知单》各联分开汇总,每天由搬运工把《药
品入库通知单》的白联以及送货单一起送到采购部,采购部相关采购责任人审核
《药品入库通知单》中的购进单位编码、药品编码、数量、批号等相关内容,确认
无误后对入库商品标价并将单据交信息中心。
信息中心对采购部审核标价了的入库
单做上账入库后,最终将单据交财务部做账。
6其它入库
6.1调拨入库
采购部调拨员在时空系统采购计划界面,通过导入或直接手工输入调拨产品的供货
单位、商品名称、规格、包装单位、包装数、生产厂家,价格、购进数量、批准文
号、销售区域信息并保存。
生成调拨采购计划之后,当货物送达后,入库流程同正
常入库流程。
6.2越库商品的入库
越库商品达到后,由收货组组长进行越库商品清点验收,在入库开票(流水)界面
的入库类型中选择“越库”,然后保存,打印越库单,并安排搬运工将越库商品和越
库单移至越库暂存区。
6.3赠品的入库
赠品入库时,如果是可销售的药品,按照正常入库开票界面验收,只是在客户编码
上选择以YGZ开头的编码,其余流程与正常入库验收无异。
6.4首营商品的入库
(1)首营商品或者没有商品资料的商品入库,必须事先通知质管部门,由其给出该
商品的编码及储存要求,然后再按照入库流程正常入库。
(2)对于体积、重量、默认货位信息不齐全的商品入库,可以先进行清点验收入
库,但不能执行收货完成,需由收货员通知质管员将所缺资料填写完整才能确认收
货完成。
6.5销售退回
6.5.1退货办理
首先由客户、配送员或者业务员把需要退回的货物拿到销售退回办公室,退货员针
对退货商品进行审核,办理销售退回开票单,并在时空系统进行入账处理,由客户
或者配送员等到结算组办理结算手续,最后由退货员在lmis系统作入账处理。
6.5.2退货入库
(1)退货员审核退货商品之后,对能入库的商品作入库处理,打印《销售退回上架
单》(附件5)。
(2)上架确认
a.推货员将上架单和货物交给相应的片区的组长或管理员,各片区组长或管理员对
药品进行审核和验收,并安排拣货员上架。
b.拣货员在上架过程中,如果发现系统指定的货位与实际的货位有出入,或系统仅
指定LBK,则需要组长或管理员对其指定货位,组长或管理员在系统中按实际架的
货位进行上架确认。
c.拣货员上架完毕后,通知组长或管理员,组长或管理员进入LMIS系统上架确认
界面,输入复核员和拣货员的姓名(可按空格键+回车键在系统出现的提示框中进
行选择姓名),选中所要上架确认的单据及该单据的明细记录,完成上架确认。
注:
拆零上架时如果出现一个货位放不下,可以通过适当移动隔板,扩大货位来存
放该品规。
7.1商品质检不合格
(1)商品质量不合格或包装破损可以整个拒收,在入库开票(流水)界面的商品明
细处,将该商品的质检状态标识栏选择“拒收”,并注明拒收原因。
(2)为了保证税票的完整性,也可以不做拒收处理,收货员具体操作如下:
a.在入库开票(流水)界面的商品明细处,将该商品的质检状态标识栏选择“不合
格”,并注明不合格原因,并把商品放到月台的角落暂存区,与正常入库商品区分开
来,同时要求客户买破损。
b.客户拿收货员的手写证明到营销部开票,并在结算组结算,然后将买破损的销售
开票单交给收货员后,收货员在上架确认界面中找到该商品明细,并在确认界面的
实际货位栏中输入“U01-010101”,点击“上架确认”,供应商采用购买破损的流程由
将其买走后,收货员通知购进退出员下发该库存整理的订单,
调整库存。
7.2上架单丢失或严重破损
需要重新打印上架单,有两种补打方式:
(1)直接在入库上架单打印界面中提取需要打印的入库上架单;
(2)在预约单查询中单击要重新打印的单据,点击“打印”,打印机自动打印
上架单。
7.3上架单上未指定具体的上架货位
入整件库、一楼储备库的上架单只指示了上架区域,楼层拣货员和搬运工就在
指定区域内查找可以将商品码放的货位,将实物码放到货位上后,然后在上架
单上记录实际上架货位,在系统上架界面中根据上架单上的实际记录进行上架
确认。
7.4指定的上架货位空间不足
指定货位无法将药品完全码放下,或指定货位上原有药品和上架单上药品不一
致(包括名称、规格、批号、生产厂家不同),拣货员则就近寻找空闲货位码
放剩余药品(其中,零货要转放到零货储备区),并在上架单上记录实际上架
货位(可以将一种商品拆分到两个或两个以上的货位)及在各货位上码放的商
品数量。
7.5入库收货错误修改
(1)如发现保存的清点验收信息有误,并且此时没有进行“上架确认”和“收
货完成”操作,收货员可进入收货错误修改界面进行修改。
(2)收货错误修改界面界面中允许直接修改的内容为:
托盘编号、库房编号、
验收评定、件数、零货数量、批号、生产日期、有效期至、批准文号,并在上架单上记录修改后的信息。
(3)如果发现商品名称、生产厂家、药品规格错误则在收货错误界面中把件
数和零货数量修改为“0”,重新清点验收,打印新的上架单。
(4)如果供应单位错误,则进入供应商修改界面,点击[增加]后,选择业务
类型购进为入库,填写单据号为开票单号回车,显示原来单位信息,直接在新
单位编号处填写正确的单位编号回车,将会带出新单位名称,点击确认。
7.6楼层、库区拣货员发现实际商品信息和上架单上的信息不一致(包括商品
名称、商品规格、商品批号、商品数量不一致)
(1)商品数量不一致时:
a.拣货员在上架单上记录实际商品数量,并按照指定货位上架,然后将上架单
交给楼层库管员或库区管理员;
b.楼层库管员或库区管理员在上架确认界面中点击、选中该上架明细,按F3
键进入货位拆分界面,在数量栏中填入实际上架数量
(2)商品名称、商品规格、商品批号错误时
a拣货员发现上架商品不对,通知库管员,楼层库管员或库区管理员核实后将
实际商品信息记录在上架单上;
b楼层库管员或库区管理员在上架确认界面中选中该上架明细,按F3键进入货
位拆分界面,在数量栏中填入“0”,并调查差异原因,通知对应的收货员对该
商品进行重新清点验收入库。
7.7入库差异审核
当上架确认的信息与收货验收信息不一致时,入库差异审核界面中自动记录两
者差异信息。
(1)收货组组长在系统入库差异处理界面中,选中入库单据,再选中入库差异明细,调查差异产生原因。
(2)差异原因查清后,收货组组长再在系统入库差异处理界面中提取差异明
细,修改上架数量和转移数量,差异数量(有正负)=开票数量-实际上架数量
(3)收货组组长修改完毕后,在收货审核员栏中填写自己的名字,然后点击
“差异审核”。
7.8入库商品错误处理
(1)当入库商品入帐完成,发现存在收货错误,采购员在入库单上注明收货
差错,信息中心仍然按照差错单据进行处理,同时根据收货单上差错及时通知
并督促收货组组长处理差异。
(2)收货组组长接到入库差错后,进入LMIS系统的入库商品差错处理界面填
入相应的真实信息,找到需要修改的单据,按照“错误商品负数调整,正确商
品正数调整”的原则提取修改的明细进行修改。
修改时需要填入的内容包括:
单位名称、单位编号、商品编号、库别、货位地址、收货差异数量、托盘条码、
批号、批准文号、生产日期、有效期至等等。
修改完成后,点击“保存”,按
照提示打印药品入库错误处理通知单。
(3)收货员对入库差错进行处理之后,把药品入库错误处理通知单交给采购
部再重新作标价,再传至信息中心作调帐处理。
7.9设备异常处理作业
(1)在入库开票流水中,对A类入直接指定库别为LTK,填写托盘条码(可以
直接用托盘扫描枪扫描输入,不需要人工输入)。
(2)对入立库商品信息的复核。
立库入库复核人员使用PDA扫描托盘条码,
检索到对应托盘上商品信息,直接进行复核(核对此托盘商品品规,批号,件
数是否正确),如果PDA故障,可以通过系统中设备管理—入库复核扫描,人工的输入托盘条码进行检索复核。
(3)输送线入库口托盘扫描(一号固定条码扫描),此时系统会判断托盘的
合法性,判断是否经过复核,还将判断该品种是否是A类,如果是非A类商品,
则判断是否打开准入开关,只有打开了准入开关,非A类商品才能通过。
对能
通过的托盘按可用设备情况及该商品立库存放规则分配入库货位,记预分配
帐,设置设备相关状态标志。
正确扫描通过的条码在固定条码界面将有提示。
(4)监控系统获取该托盘状态标志,发送信息给输送线,托盘通过一号检测,
监控信息可以通过设备管理—WMS与监控信息交互查询到详细状态信息;
通过“设备管理—正在作业命令”,可以找到扫描托盘的相关信息。
(5)当托盘到了二号固定条码扫描器处,此时系统再次判断已经分配货位的
合法性,如果原分配巷道的设备不能正常运行,则调整货位,系统将会冲前次
的预分配库存,重新分配货位,分配库存,同时下达作业命令。
正确扫描通过
的条码在固定条码界面将有提示。
(6)监控下达相关命令,指挥输送设备和堆垛机设备完成该托盘上架,并进
行上架确认,完成入库。
如果在上架时堆垛机发生故障,不能完成上架确认,
则要求人工在系统上架确认,通过系统中“设备管理—入库堆跺机作业完成”,
通过输入托盘条码,进行收货完成。
(7)完成了上架确认后,这个托盘的作业就完成了,可以在“设备管理—作
业完成表查询”中通过输入托盘条码查询到给托盘的作业命令完成的信息。
(8)设备的巷道的是否正常起用的状态,也可以通过系统“设备管理—堆垛
机作业状态”查询和修改,要改变巷道状态,先选中巷道,点击“冻结”或者
“恢复”按钮,冻结的巷道所有货位都不会被分配利用。
8.1收货员在收货之前要确认有采购订单或采购员签字的送货单,才能收货;
收货员
在验收过程中要对商品的厂家、规格、批号、数量、生产日期等等都要检查核对,
同时也要检查外包装的完好程度。
8.2下货员在下货过程要要根据药品性质,轻拿轻放;
一个规格的商品尽量放在一个
容器上。
8.3验收员在验收时,采取随机抽样检查的形式。
验收时要据实对商品作相应的质检
结果。
8.4楼层做入库上架时,也要对商品作再次的复核确认,确保商品入库的准确。
8.5采购员发现收货差错时,要在入库单上注明相应的差错,交信息中心处理,信息
中心对有错误的入库单仍然做上账处理,同时要及时同时收货员作相应的调整。
8.6收货员接到收货差错时,要及时地更正,把入库错误处理单交采购部重新标价,
再由信息中心上账处理。
8.7销售退回对以下商品不办理退货手续:
销售超过一星期的药品、促销品、贵重药
品、生物冷藏品、精神药品、包装破损污染(客户自身原因造成的)、不是我公司
出售的商品等等。
本办法将产生一下纪录《药品入库通知单》、《验收入库上架单》、《销售退回申
请单》、《销售退回开票单》、《销售退回上架通知单》,其中《验收入库通知
单》、《销售退回开票单》的红联交客户,《验收入库上架单》交楼层保管员复
核,调货员根据《验收入库上架单》、《销售退回上架通知单》上架,《药品入库
通知单》白联交采购部采购员确认标价后由信息中心录入上账。
10发放范围
湖北九州通物流有限公司副部长人员。
11附则
11.1本办法报湖北九州通物流有限公司总经理批准,自签发之日起实施,以往制度
如与本办法相抵触的,以本办法为准。
11.2本办法执行部门为湖北九州通物流有限公司仓储部,湖北事业部财务部、信息
中心、计划采购部、质管部等。
11.3本办法解释权属湖北九州通物流有限公司综合管理部。
12附件
12.1《药品入库通知单》(附件1)
12.2《验收入库上架单》(附件2)
12.3《销售退回申请单》(附件3)
12.4《销售退回开票单》(附件4)
12.5《销售退回上架通知单》(附件5)
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- 入库 管理办法