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2.对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同时,承办部门应在法定或约定期限以法定或约定方式向对方提出异议,并及时调查了解,采取有效措施,避免给公司造成经济损失。
相关情况应及时汇报有关部门和领导。
3.经办人员应本着协商解决的原则处理发生履约困难的合同,若协商不成则通过诉讼或仲裁方式解决。
第七条合同变更和解除
1.发生特殊情况而不能全面履行时,应及时与对方协商变更或解除合同。
“补充、变更或合同解除”协议书的审批程序,与合同订立审批程序保持一致。
合同的变更、解除或补充必须采用书面形式,其份数应与原合同份数一致,并尽快送达有关执行、财务等部门。
2.收到合同对方要求变更或解除合同的通知后,应在合同约定的要约答复期做出明确的书面答复。
3.出现下列情形之一时,须提出变更或解除合同:
继续履行合同,将给公司造成更大的经济损失;
由于公司关闭、停产、转产而确实无法履行;
由于不可抗力或合同约定的免责条件发生,使合同无法履行;
由于对方违约,使我方履行已无必要。
4.基于上述理由变更或解除合同,应尽快通知对方。
第八条合同纠纷处理
合同发生纠纷时,应首先采用协商、调解方式解决。
协商或调解能够达成一致时,应依合同签订程序签订书面协议。
协商或调解不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。
第九条合同日常管理
公司综合管理部负责合同的日常管理,合同原件应统一交综合管理部保管,并建立合同管理台账,合同管理人员收到合同文本后,应及时在本公司的合同管理台账上记录。
合同台账应包括以下基本容:
签约日期、合同编号、合同名称、双方名称、到期日期、承办部门、备注。
第十条对分支机构合同管理要求
1.各分支机构应明确合同管理部门,配备合同管理人员(专兼职合同管理员),执行本合同管理制度。
各分支机构应将合同管理人员报公司总部综合管理部备案。
2.各分支机构合同的签署必须遵循权限设置执行审批程序,不得私自签订合同。
若违反本规定私自签署合同,视情节严重性和公司利益受损情况,对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚,并追究相关责任人的经济责任和法律责任。
3.合同发生纠纷时,承办部门应及时通知公司总经理,需要通过诉讼或仲裁方式解决的,应及时向集团公司分管领导汇报,同时应迅速收集合同文本、票据、样品、检测结果、证人、证言等证据,与本公司法律顾问或者集团公司法务人员商定代理人、诉讼方案等。
4.各分支机构应每年进行至少一次部合同管理检查,及时纠错整改,防法律风险。
第十一条监督与奖惩
1.公司总部综合管理部负责对合同管理工作进行监督。
2.公司对在合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。
3.公司对以下情形,视情节严重性和公司利益受损情况,对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚,并追究相关责任人的经济责任和法律责任。
(1)不按本办法规定签订、变更或解除合同的;
(2)使用非法手段签订合同的。
(3)签订有重大缺陷或无效合同的;
(4)丢失合同文本及相关文件的;
(5)提供虚假资料的;
(6)超越授权或滥用授权签约的;
(7)发生纠纷后,隐瞒或不及时汇报或不及时采取措施的;
(8)应当追究对方违约责任而擅自放弃的;
(9)恶意串通或收受贿赂的;
(10)泄漏合同意向、商业秘密或有关的。
第十二条附则
1、本管理办法适用于所有分支机构,总部综合管理部予以督导执行;
2、本办法自下发之日起更新生效,最终解释权属总部综合管理部。
3、附件
附件一:
《客服中心合同管理流程表及审批权限》(表1)(表2)
附件二:
《合同管理相关人员审核容及职责》
附件三:
《一般合同评审及用印申请表》
附件四:
《下属公司重大类合同评审表》
附件五:
《合同编号规则》
市金融联客户服务中心股份
二〇一二年十月十七日
《客服中心合同管理审核流程表》(表1)
序号
流程
工作容
责任者
相关文件
注意事项
1
合同准备
审查对方的主体资格
承办部门
营业执照
审查名称、住所、法定代表人、注册资本、经营围等
调查对方的履约能力和信誉
简介、验资报告、财务报表、资信证明等
调查对方合同保证度,包括资金、原材料、设备、技术、质量、信誉等;
必要时可要求提供验资报告、财务报表、银行资信证明、以及担保等
审查签约代表人资格
法人授权委托书
如果不是法定代表人签约,则应要求对方签约人出具法人授权委托书
检查合同基本要素
合同文本
合同应具备以下基本条款:
名称或者、地址、标的、数量、质量、价款、支付方式、履行期限、履行方式、违约责任、解决争议方法等
2
合同评审
审查合同必要性和合理性
《合同评审及用印申请表》
承办人员全程跟踪合同评审和审批过程。
审查合同合法性
法务人员
重大合同
审查金额合理性及税务等
财务部门
合同中有涉及款项和付款条款的,必须有财务部参与评审。
综合评判
分管副总/总经理/董事长
重大合同需董事长审批
3
合同签定
在合同上签字
授权代表
若签约代表人不是法定代表人,则应出具法人授权委托书
检查权签是否完备
综合管理部印章管理人
4
合同履行
组织合同履行
检查收付款情况
处理纠纷
法律顾问、财务部门、律师等提供协助
5
合同保管
合同编号、保管、查询
综合管理部合同保管人员
合同及相关文件交接表
合同管理专员保留本公司所有合同的一份正本,其余正本由业务部门或财务部保管。
注意合同。
6
监督与奖惩
检查合同管理规性
公司总部综合管理部
检查报告和整改意见
合同管理工作,纳入其绩效考核中。
根据检查意见,及时整改。
对合同管理工作进行奖惩
总经理
表彰状/惩罚意见
《客服中心合同管理审核流程表》(表2)
一般合同
类别
发起部门
发起部门责任人
财务审核
总经办分管领导
董事长
集团
业务/项目合同
营销规划中心
部门经理、市场总监
财务经理、财务总监
--------------
审批
---------
行政合同
综合管理部
部门经理
-------------
--------
人力资源合同
人力资源部
--------
财务合同
财务部
技术合同
信息技术部
【说明】1、实线箭头“”为必签部门和岗位,虚线“--
”视合同具体情况而定。
2、以上类别合同如果涉及交易金额及结算,或影响财务处理事项的,须经财务部审核;
3、各类别合同达到集团重大合同要求的,审批流程延伸。
1.承办部门职责
Ø
审查对方的主体资格
调查对方的履约能力和资信情况
审查签约代表人资格
检查合同基本要素
审查合同的必要性和合理性
组织合同履行,向上级通报履约问题
参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作
2.财务部门职责
审查合同涉及的财务金额的合理性及相关税务问题
积极配合与监督合同履行
3.法律顾问职责
审查合同的合法性
监督检查合同管理工作
4.综合管理部职责
审核合同审批是否完备
在合同评审手续完备的情况下,加盖公司印章
安排人员保管公司合同原件及建立合同档案
✓保管所有合同壹份正本
✓保管《合同评审及用印申请表》
✓为本公司所有合同统档
✓合同编号(参考附件编号规则:
附件三)
登记合同查阅(注意)
6.权签人(分管领导、总经理、董事长)职责
审核合同必要性、合理性、金额等重大方面
审批合同
监督、指导合同的履行与合同纠纷处理
审核审批合同变更与解除
7.法定代表人
审核签署合同必要性、合理性、金额、评审和审批是否完备等重大方面
签署或授权签署合同(补充合同、变更合同或解除合同等)
一般合同评审及用印申请表
申请人
申请时间
年月日
合同名称
合同签约双方
甲方:
乙方:
合同主要容
标的:
金额:
支付方式:
合同执行时间
生效时间:
终止时间:
负责人
意见
日期:
日期:
分管领导意见
总经理审批
用印种类
□公章□合同专用章□业务章
印章管理人签字
●常用合同应请本公司法律顾问编制格式合同,此类合同的条款如无变更,则不必提交法律顾问审核。
●此表由合同管理专员保管。
集团《下属公司重大合同评审表》
公司重大类合同评审表
编号:
申请人
申请日期
主要容
填写合同标的、金额、支付方式等
生效时间
签约双方
公司承办部门意见
签字:
公司财务部门意见
公司主管副总经理意见
公司财务总监意见
签字:
公司总经理意见
公司董事长意见
日期
集团公司相关部门意见
集团公司法务人员意见
集团公司主管副总裁意见
集团公司主管财务副总裁意见
集团公司总裁意见
集团公司董事长意见
合同编号规则
1、编号规则:
公司代码-部门(分支机构)-年份-月份-全年累计序列号
2、公司代码:
五位,公司字号等拼音开头字母
eg:
金融联客服中心股份(jrlkf)
3、部门或机构代码(大写):
部门
代码
移动事业部
YD
银保事业部
YB
ZHGL
HR
XXJS
YXGH
CW
分公司
BJ
DG
子公司
JX
4、示例:
(1)移动事业部今年十月签定的第30份合同号:
jrlkf-YD-2012-10-030
(2)今年十月签订第10份合同号:
jrlkf-BJ-2012-10-010
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- 合同 管理办法