物业管理系统需求文档格式.docx
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双击某个色块,将显示该房产得详细资料及相关资料。
二、财务管理(费用管理)
财务管理功能架构
票据管理流程
物业财务总有“应收”、“预收”、“应付”三本帐。
“应收”通过“收款单”收取,押金类应收收取后,自动生成应付,“应付”通过“付款单”付款。
“预收”由“收款单”生成,并通过“转帐单”冲抵“应收”,“应付”通过“转帐单”冲抵“应收”。
1.应收费项设置
设置周期性、临时性、滞纳金类等各种应收费项得各项属性,包括费项得计算方法、计算精度、计费期间等。
费项得计算公式完全由用户自定义,提供几十种参数与函数供用户选择,轻松实现各种分摊得计算。
能对每个房屋得每种周期性收费项目单独设置各种属性。
支持计算单价按时间与用量自动变化。
能对不同房屋得不同费项设置不同得滞纳率。
2.应收管理
可按房产、费项、期间查询应收费用得明细与汇总数据。
A.计算周期性费用
以向导形式带领用户完成周期性费用得计算。
可选择任意费项或区域进行计算。
B.添加临时性费用
能对任何房屋/外协单位添加临时性费用。
C.计算滞纳金
按预先设置得滞纳金比例及收款终止日期成批计算滞纳金。
D.帐单打印
可以单个或成批打印多种样式得付款通知书与催款通知书。
系统提供得单据编、辑器能使用户方便快捷得编辑各种通知书格式。
E.查费/改费
可以查瞧与修改各笔应收费用得各项属性。
3.费表设置
能设置各种独立表、公用表、总表、虚拟表,能为各种非虚拟表设置父表,能按表名、房屋、表间关系查瞧各种费表得安装情况。
4.用户抄表(可设置为客户录入)
录入每次抄表得行度,自动计算用量。
能自动识别费表读数归0得情况,能根据设置,对过大与过小得读数,系统自动变色提醒。
预留与自动抄表系统得接口。
5.收款管理
录入收款信息生成收款单。
系统自动列示出所选房屋或维修单位得未缴清得应收列表,勾选本次收款得应收费用(或输入预收金额与预收费项),选择收款方式、发票编号等信息后系统生成收款单。
本模块提供应收费用得编辑功能,可新增、修改、删除、拆分应收费用,可提交优惠申请,可应用预收款余额冲抵应收(生成转帐单)。
本模块提供各种查询功能,满足收款时得各种查询需求,包括查询房产或业户得信息、相关租赁合同、相关业务单据、抄表记录、历史收费情况等。
本模块提供对收款单得管理功能。
可以对收款单进行复核、审核、作废、冲红等操作。
本模块整合票据管理功能。
打印收款单时,自动按次序核销“机打收据”。
如果输入(可选择)税控发票号码或手工收据号码,可自动核销相应得税控发票或收据。
6.银行划帐管理(网上缴费)
A.划帐管理
系统自动生成供银行划帐得文件。
并提供了划帐文件格式设置与帐号检查得功能。
B.对帐管理
针对银行划帐,系统提供银行对帐向导,一步步指导用户根据银行返回得对帐文件进行对帐,自动生成收款单,同时系统还提供了对帐文件格式设置与对帐数据检查以及分费项对帐等功能。
7.应付费项设置、应付管理与付款管理
A.应付费项设置
设置应付费项。
包括类别、种类、单价等信息。
B.应付管理
提供对应付款得集中浏览、添加、修改、删除等功能。
C.付款管理
提供对付款单得增加与删除功能。
8.转帐管理
用转帐单得形式进行特殊业务得处理,便于对特殊业务得管理。
冲抵预收款:
应用于不定费项与指定费项得预收款冲抵应收。
冲抵赠送款:
应用于不定费项与指定费项得赠送款冲抵应收。
调整应收款:
用生成一笔新得应收(金额为负数或正数)得形式对原费用进行金额调整。
优惠应收款:
用生成一笔新得应收(金额为负数或正数)得形式对原费用进行优惠。
转作坏账:
将某些费用转为坏账,不出现在应收中。
系统还提供取消功能,将坏账转为正常应收。
应付冲抵应收:
用租户得未付得应付费用冲抵该租户得应收费用。
更改应收状态:
将应收费用得正常状态改为其它由用户自定义状态。
变更状态后得费用不再出现在应收帐中。
9.总帐接口
系统得所有应收、应付、实收、实付及转帐数据均能自动生成凭证文件,由总账系统得凭证引入功能引入系统生成凭证。
系统现已完成SAP,金蝶K3、KIS,用友U8、NC,新中大NGPower,金算盘5,灵狐7/8等多家国际国内主流总帐系统得接口。
接口程序主要包含如下功能:
A.接口设置
设置各种类型凭证得会计科目,并能设置各种辅助核算项目。
B.凭证生成
应收或应付自动生成应收应付凭证文件。
单张或多张收款单、付款单、转帐单自动生成收、付、转凭证文件。
10.票据管理
提供对物业公司四种票据(机打收据、税控发票、手工收据、定额发票)基于整个流程得完整管理,对每种票据,采用不同得自动核销方法。
对每种票据,均可同时按本与按页进行管理。
A.票据购入
输入所购票据得种类与起止编号,系统自动按本生成票据得“本”记录与“页”记录。
B.票据领用
以单据形式记录票据领用情况,包括领用人、领用时间及领用票据明细。
C.出纳核对
收款员可将自己得收款记录生成并打印“交接单”,出纳可方便核对现金、交接单与对应得收款单就是否相符。
出纳审核“交接单”后,系统中相应得交接单与收款单均呈锁定状态。
D.会计核销
会计进一步核对收款所使用票据就是否与系统中得票据相符。
由于系统就是自动标注票据得使用情况,所以会计只需简单地检查票据使用记录即可。
11.收费状态表
用色块直观地标识费用得收缴情况。
便于非财务部门查瞧业户得收费状态。
三、客户服务
1.投诉管理
记录业户得投诉内容,及其处理情况。
记录得投诉内容还包括投诉类别与方式、被投诉人类型、立项与回访情况,便于对投诉进行分类统计。
能按投诉单得状态与相关房屋对投诉单进行列表查瞧
2.维修管理
记录业户与公共区域得维修情况,由多个部门协同工作。
客服部门接到报修填写报修情况,通过多种途径派工到工程部,工程部门拿到系统打印得维修单进行现场维修,维修完成后,由工程或客服部门录入完成情况。
客服部门进行回访,填写回访情况。
通过维修单,记录完成状态、维修项目、维修时间、客户满意度、维修材料、维修费用等。
能自动生成维修费与材料出仓单。
能按维修单状态与相关房产进行列表查瞧。
3.装修管理
记录业户装修情况。
包括施工单位情况、装修审批情况、提交资料情况、装修内容、应收及应付费用、出入证情况、施工监督情况、验收情况、相关图档等。
对装修产生得应收与应付费用,自动生成应收应付款。
能按装修申请单状态与相关房产进行列表查瞧。
4.钥匙管理
记录业户钥匙得寄存、领用与归还记录。
5.家政服务
记录家政服务得申请/完成情况,并自动生成应收款到财务管理子系统。
6.收楼维修管理
编辑查瞧交接房时得维修情况,可定义维修项目,记录完成情况与跟进记录。
四、工程设备
1.设备资料
可定义设备种类及相应得属性字段。
记录每一个设备得台帐资料。
可按设备种类、类别与放置位置进行列表查瞧。
2.设备保养
可按月制订全年得设备保养任务。
可在月视图中,按日制订月保养任务。
在月任务视图中,可直观地通过色块查瞧设备保养计划及完成情况。
设备保养计划及完成情况,均通过设备保养任务单录入。
3.设备维修
系统通过维修单进行设备维修得管理,维修单会详尽得记录设备得损坏情况、维修内容、维修人、更换零配件等信息。
系统可以根据各种条件对维修记录进行汇总、统计、生成报表。
4.能耗管理
通过汇总、统计当前及历史水电表得读数,分析公共用电得能耗状况,同时生成历史能耗趋势图表,直观地反映出能耗走势,提供领导决策。
所有能耗统计项目,均由费表函数得四则运算公式定义。
五、仓库管理
本模块可使用户对本公司得物流进行有效得动态控制,并可以按任意条件进行查询统计。
1.仓库资料
录入各仓库得基本资料,以实现多仓管理。
2.物品资料
编辑查瞧各物品得类别信息。
编辑查瞧各物品得基本资料。
如编号、名称、规格型号、最低库存、最高库存等。
3.采购管理
编辑查瞧采购申请单。
审批通过后,可自动转为入仓单或出仓单。
采购申请单得审批可通过流程审批或直接录入审批结果。
4.入仓管理
编辑查瞧入仓单。
只有已审批得入仓单才会改变库存。
5.出仓管理
编辑查瞧出仓单。
只有已审批得出仓单才会改变库存。
6.仓库调拨
编辑查瞧调拨单,记录物品在不同仓库间得调拨。
调拨单审批后,自动生成入仓与出仓单。
7.仓库盘点
编辑查瞧盘点单。
盘点单审批后,自动生成入仓或出仓单。
8.库存查询
查询各物品在不同仓库得库存单价、数量或金额
9.库存统计
通过报表得形式,快速查阅本期得期初、本期发生、期末得数量与金额,库存短缺明细表、库存超储明细表、库存预测表,用户可及时掌握仓库得基本情况
六、治安消防
用户可以灵活自定义保安值勤得班次、时段、人员、地段等详情。
用户可以按任意时段输入保安值班安排,实现系统自动排班。
用户可以登记辖区范围内发生得治安事件及其处理情况,系统自动保存并进行多条件组合查询。
可记录各警械得资料及领用情况。
能记录各消防设施资料,以及消防演习与培训记录。
七、绿化保洁
保洁安排
用户可以自定义保洁项目、人员、时段、地点及说明,对每个保洁项目可定义计划完成时间,便于定量管理。
保洁检查
用户可针对每个保洁项目,录入实际完成时间。
绿化资料
用户可以录入绿化所使用得各种植被得信息,包括名称、种类、科目、生长习性、养护技术、土壤环境、生长周期、养护周期等内容。
绿化安排
用户可以录入绿化得各种信息,包括植物名称、养护人、养护时间、内容等,生成绿化安排记录,并进行绿化日期得提醒。
绿化检查
用户可以将绿化带资料进行登记,包括绿化带名称、植物品名、棵数、时间、面积等信息,同时进行绿化带得管理日期提醒。
绿化工程
记录绿化工程得工程名称、施工单位、施工时间、竣工时间、施工单位资料、面积、地理位置、工程周期、三包期内情况等。
八、人事管理
1.人事资料
编辑查瞧组织与员工得基本信息与自定义信息,可定义任意基本得组织资料。
可录入查瞧员工得家庭成员资料、培训记录、职位变更记录、奖惩记录、工作教育记录、担保情况、证件资料、调动记录、薪水变更记录、保险记录、假期记录等。
2.人事提醒与分析
系统根据所录入得数据,自动对如下业务进行提醒:
本月及本日签订合同人数及明细,本月及本日合同到期得人数及明细、本月及本日过生日得人数及明细,本月及本日入职得人数及明细,本月及本日离职得人数及明细,本月及本日开始试用得人数及明细,本月及本日试用到期得人数及明细。
通过表格与图形得方式对人员构成、培训与奖惩数量进行统计分析。
3.工资管理
定义工资项目,设定工资项目得计算公式。
录入并计算当月工资得金额。
记录工资得发放情况。
以工资条、报表等方式输出工资数据。
4.排班考勤
记录员工排班情况。
可将员工考勤记录(Excel格式)导入系统,由系统自动比对。
九、资产物品
集中管理公司得固定资产、工具及钥匙。
一十、图档知识
用户可以对本管理公司得ISO9000文档、收文、发文、会议纪要、合同、图纸等文件进行登记与保存,并按任意条件进行查询。
如登记市场/物业公司汇同发展商收楼时得各种信息资料,业主委员会得各类管理制度等。
一十一、合同管理
集中录入查瞧各类合同。
每份合同可同时设置所属用户类别、用户种类与系统类别。
用户类别可由用户定义为任意级别,每种用户种类可绑定不同得合同条款,系统默认有业户、外协单位、员工三种系统类别。
针对业户与外协单位合同,可添加应收与应付费用。
一十二、管理驾驶舱
系统用图表分析、经营指标、综合报表等形式,对经营状况进行综合统计分析。
一十三、系统基础功能平台
1.业务提醒
系统启动时,自动搜索系统数据,提醒相关信息与工作内容。
业务提醒:
包括如下内容:
欠费租户、近期退住租户、应计费租户、空置单元、新入住租户、合同到期租户、设备保养计划、逾期维修单、逾期投诉单、保安排班、逾期未验收装修单、新出租车位、车位到期租户、车位续租租户、合同失效清单、合同有效清单、IC卡余额清单、物品库存提醒、员工试用到期提醒。
可对不同用户设置不同提醒内容。
公共待办事务:
列示未完成得各种业务单据,包括未完成得维修单、装修单或投诉处理单等
公共信息:
列示公共信息。
公共通知:
列示公共通知
我得审批:
显示用户所有待批事务列表。
我得日历:
显示用户得个人工作日历
2.信息发送
系统能对指定或欠费租户,通过手机短信、电子邮件、语音短信(需电信运营商支持)等方式发送信息。
信息内容可通过模板定制,可包括信息通知、节日祝贺、欠费提醒等。
3.系统设置
用户管理:
设置用户组,用户得权限。
角色管理:
设置系统得使用角色。
流程设置:
设置系统得审批流程,包括流程得各环节,每个环节得参与角色,每个环节得通过条件(一票否定、设定通过比例等),已经该流程得适用单据。
操作日志:
记录用户得操作情况。
界面管理:
可设置主界面所显示得子系统、模块以及报表。
新建帐套:
新建帐套,通过它用户可以管理多帐套。
数据结转:
当数据量过大时可清理历史数据。
数据备份:
定期对数据库备份。
使用单位信息:
保存用户得使用单位信息。
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