商务文件的写作技巧Word格式.docx
- 文档编号:21221655
- 上传时间:2023-01-28
- 格式:DOCX
- 页数:6
- 大小:19.68KB
商务文件的写作技巧Word格式.docx
《商务文件的写作技巧Word格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《商务文件的写作技巧Word格式.docx(6页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
3.定义发送文档的范围和阅读对象。
比如向上级汇报工作,或者向有关单位宣传介绍经验;
是供领导和相关部门人员阅读,还是传达给所有人员。
4、明确文件的具体要求。
比如是否要求对方了解,或者要求对方答复,是否由接收机关执行,或者参照执行,研究参考,征求意见等。
总之,要明确采用什么方法,主要说明什么问题,达到什么目的。
只有熟悉这些问题,我们才能动笔。
二、收集有关资料,进行调查研究
在明确了帖子的目的和主题后,我们可以收集材料,围绕这个主题进行一些调查研究。
当然这要根据具体情况,不是每一个要写的公文都要进行这一步的工作。
比如写一个简短的通知和公告,一般来说不需要做专门的收集资料和调查研究的工作。
明确了帖子的主旨之后,稍微考虑一下就可以开始写了。
但是问题比较复杂,需要具体分析归纳。
比如起草长文件、工作计划、工作总结、规章制度、工作指令等时。
往往需要收集相关资料,进行进一步的调查研究。
对于要写的公文,如何收集材料,进行调查研究?
首先,收集和阅读相关的书面材料;
二是在实践中收集生活资料。
比如起草部门年度工作计划,需要查阅去年的工作计划和工作总结,参考先进企业的类似工作计划等。
并且还研究了本部门今年面临的形势,以及今年中心任务的要求。
总之,资料的收集和调查研究是一个酝酿的过程,为了掌握全面而大量的资料去了解问题的各个方面,然后经过分析和思考产生理解的飞跃。
三、拟出提纲,安排结构
在收集资料的基础上,拟定写作提纲。
提纲是要写的文件的主要内容,它的主要框架是勾画出来的,这样在正式写作之前,就可以对整篇论文进行全方位的编排,使写作进展顺利,避免倒带
提纲可以根据公文的具体情况、个人习惯、写作水平来细化。
对于一篇短文,可以大致安排一下文档的结构,先写什么问题,再依次写什么问题,主要分为几层意思等。
对于一份又长又重要的文件,往往需要拟定一个详细的提纲,包括文件分为几个部分,每个部分又分为几个问题,每个问题的题目和要点以及用什么具体材料来说明。
大纲不需要很多字,也不需要细看字。
当然,需要集体讨论或送领导审阅的大纲除外。
写提纲是一个非常重要的构思过程,文件的基本思路可以由相关人员集体讨论修改,使提纲日臻完善。
对于两人以上写的文件,更需要一起研究和写提纲,避免重复、脱节或矛盾。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后,要明确陈述,紧扣主题,按照要求所列顺序写正文。
写作要注意两点:
1、要旗帜鲜明,用料得当。
也就是说,要用意见指挥材料,让材料为意见服务。
材料的使用要能说明问题,做到材料和观点的统一。
在写作中,要注意观点清晰,用词不要模棱两可,模棱两可,或者模棱两可。
如果观点不清,那就是混淆。
有些文件,只有意见,没有实际材料,会让人觉得抽象、空洞、缺乏依据、缺乏说服力。
但如果只是罗列材料,没有明确的观点,会让人搞不清应该说明什么问题,也不会明白发帖的意图,尤其是情况报告和工作报告的介绍。
2.简洁明了。
要写的文件既要省字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意问题的澄清。
五、反复检查,认真修改
初稿写完后,要认真修改。
写文章需要努力。
自古以来,好的文章都是反复修改的,书面文件也是如此,特别是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。
1.主题的修订。
看主题是否清晰,主题讨论是否集中,主题挖掘是否深刻。
2.观点的修正。
修改公文要考虑观点是否正确,表述是否有问题。
3.材料的修改。
材料是文件的基础。
如果你有正确的观点,你应该通过适当的材料来展示。
4.结构修改。
修改文档结构,包括对文档整体结构的修改,使全文更加严谨。
5.关于语言精炼。
主要是修饰句子不流畅,用词不规范,标点符号不规范。
修改工作要认真做,一定要有足够的耐心,不断改进。
几种常用的商务公文
请示是下级用来向上级请求决策、指示或批准的批文件。
请示的特点
第一,针对性。
只有在本单位职权范围内不能决定的重大事项,如重要决策、重要决策、人事安排等问题,以及工作中遇到的新问题、新情况或不可克服的困难,才能写成“请示”。
请示上级,决策,回答,批复。
所以,‘请示’针对性很强。
第二,一批。
请示是一种有针对性的向上行文,上级领导必须对上报的请求给予明确的“答复”,不管他们是否同意。
第三,单一性。
一般只需向一位书面领导请示,即使需要同时提交给其他领导,也只能复印。
第四,时效性。
请示是指单位当前工作中的情况和问题,取得上级单位指示和批准的正式文件。
如果能及时下发,问题就能及时解决。
请求的分类
根据不同的内容和性质,请求分为以下三种类型:
1.请求指示。
1.标题。
请求的标题一般有两种写法:
一种是发布机关的名称,原因和语言的构成。
如《***组关于********的请示》;
另一种由事件和语言组成,如《关于*******的请示》
2.由文领导。
每个请求只能写一个领导,不能多次请求。
二、正文,其结构一般由开头、主体和结语组成。
1,开始。
主要说明请示的理由。
2.主题。
主要说明请示,是向上级机关提出的具体要求。
这部分内容要单一,只要求一件事。
3.结论。
在另一段中,它的习惯用法包括‘如果没有,请给予指示’,‘如果没有,请答复’,‘上述请求批准’,‘上述请求批准,请求批准’或‘如果上述请求没有问题,请转发给各部门执行’。
三、尾部,其主要结构是签名和书写时间。
请示中需要注意的问题
一、一文一物的原则。
二、材料属实,不要把情况编给领导审批。
三、理由充分,请示事项明确。
第四,语气平实认真,以引起上级的重视。
报告是下属向上级汇报工作,反映情况,提出意见或建议,回答询问的一种宣示性的向上公文。
“报告”是一种陈述性文体。
写作时要以真实材料为主要内容,以概括性叙述为主要表现形式。
“报告”是行政公文中向上的语言。
写“报告”的目的是让上级掌握本单位的情况,了解本单位的工作情况和要求,使上级领导能够及时给予支持,从而为上级处理问题、安排工作或做出一定决定提供依据。
发布报告的目的是“充分利用局势”。
因此,报告的内容应注重陈述事实,客观反映具体情况,不要使用过多的讨论和解释,以笼统的方式表达,并使用委婉、谦虚和不带有强制性的语言。
报告的特点:
一、汇报的目的是汇报工作、情况、建议、回答等。
向上级报告,这是不直的
上级机关接到请求后,正面回答了报告中的问题,所以没有请示,这是它与请示的重要区别之一。
二、报告一般不提及建议或意见。
对某一领域或某些部门报告中提出的建议或意见,如果确实需要落实,建议上级部门批准,交有关部门执行。
报告一经批准,将作为批准文件的附件发布,其权限取决于或附属于批准机关。
第三,报告内容不具备“请示”那样的“一文一物”的要求。
它可以在一个公文中综合报道几件事,层次结构比较复杂。
四、报告广泛用于下级向上级反馈信息,是上下级沟通的重要形式。
也是下级机关及时向上级机关报告工作、反映问题、提出建议必须履行的工作制度。
报告的类型和内容主要包括:
报告报告、答复报告、报告报告和日常工作报告。
报告的结构一般由标题、正文领导、主体、签名和撰写时间组成。
这里有一些写报告的方法
汇报报告主要是指下级向上级汇报工作、反映情况的报告,一般分为两类:
1.综合报道。
这种报告是单位工作到一定阶段,就工作的总体情况写给上级的可报告的报告。
其内容一般包括工作进展、成绩或问题、经验或教训、对今后工作的意见或建议。
本报告的特点是全面、概括和简明。
2.特别报道。
这种报告是针对某个专业人员写给上级的报告
日常工作报告是根据工作需要,由下级向上级编写的报告。
例如财务报告、费用报告等。
公告是用来公告企业内外重要事项的文件。
公告的撰写
公告是一份严肃庄重的公文,内容简单,篇幅短小,表达直白,语言简练。
一、标题。
公告标题有三种:
一种是完整的标题,包括发布机关、主题和语言;
二是发证机关及以上两种语言多为政府机关使用;
有些语言只有标题下的《公告》等,有时可以根据公告单独编号。
主体一般由一个主题和一个描述组成。
主要思路分为单独的几段,这个公告的主要内容用一句话概括。
说明公告的依据和事项。
一般以‘特此公告’作为结尾的结论。
三.存款和日期
公告日期可标记在标题下或公告末尾。
重要公告张贴地点除注明发布单位外,还应注明发布地点。
会议纪要是记录和传达会议情况和约定事项的文件性文件。
用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记录会议的基本情况、会议结果和议定事项,全面反映会议精神,使与会人员有统一的认识,传达会后组织全面、如实开展工作的依据。
同时,“会议纪要”可以多方位书写,具有报告、发布、与同级单位沟通等功能。
会议记录的书写
会议纪要一般由头、身、尾三部分组成。
各部分的写作要求如下:
第一,表头。
这一部分的主要内容是标题。
有些会议记录还包括开始时的书面时间和其他事项。
会议纪要的标题通常由会议名称和语言组成。
比如《*****公司******会议纪要》。
二、正文。
会议纪要的正文结构由前言和正文组成。
1.序言。
首先,对会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、与会者、会议形式和主要结果进行总结。
它是保密会议的核心内容,主要记录会议情况和会议结果。
写作时,要注意围绕中心问题,准确清晰地表达会议的基本精神,特别是会议形成的决定和决议。
会议上有争议的问题和不同意见必须如实反映。
第三,尾巴。
包括签名和书写时间。
随着网络的发展,传统的办公模式正在发生革命性的变化,这主要是因为通过电子邮件进行文档标记。
但是国内缺乏实现在线文档阅卷的软件,文档容易被复制篡改,企业的办公模式无法真正实现无纸化。
电子正式文件的编写
电子公文主要由主题、事项或附件组成。
一、收件人/人员
二、抄送单位/人
第三,主题。
相当于公文的标题,比如《关于***请示》,《关于****报告》。
四.重要。
公文的主要内容,包括目的和事项(与日常公文协作方式一致),如提供相关文件或报告,可作为附件发送(注明)。
五、签名。
签名和书写时间
建议将程序提交给直接领导。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 商务 文件 写作 技巧