照片归档.ppt
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照片档案整理方法1照片档案整理流程照片档案整理流程收集收集挑选照片挑选照片排列排列编号编号拟拟写说明写说明填写目录填写目录2第一步、收集照片的归档范围照片的归档范围:
是以本单位形成的并反映本是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片的重点。
单位工作活动的照片的重点。
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
照片。
2、记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目、记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片;等的照片;3、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片;公务活动的照片;4、本单位组织或参加的重要外事活动;、本单位组织或参加的重要外事活动;3第一步、收集5、记录本单位重大事件、重大事故及其他异常、记录本单位重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片情况和现象的照片。
6、反映本单位劳动模范、先进个人的先进事迹及、反映本单位劳动模范、先进个人的先进事迹及其典型活动的照片;其典型活动的照片;7、本单位历届领导班子成员的照片、本单位历届领导班子成员的照片;8、本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物,如奖、本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物,如奖状、锦旗、证书、礼品等照片状、锦旗、证书、礼品等照片;99、其他具有保存价值的照片。
、其他具有保存价值的照片。
、其他具有保存价值的照片。
、其他具有保存价值的照片。
4第一步、收集收集要求:
收集要求:
传统照片不仅有照片,还必须同时有底片和传统照片不仅有照片,还必须同时有底片和文字说明;文字说明;数码照片实行双套制归档,即数码照片与其数码照片实行双套制归档,即数码照片与其冲印出的照片同时归档,一一对应;冲印出的照片同时归档,一一对应;归档的数码照片应刻录成光盘,一式三套保归档的数码照片应刻录成光盘,一式三套保存(封存保管、供查阅利用、异地保存)。
存(封存保管、供查阅利用、异地保存)。
5第一步、收集时间要求时间要求:
对具有归档价值的照片,其摄影者应及时对具有归档价值的照片,其摄影者应及时整理,向档案室归档(整理,向档案室归档(般在般在3个月内,并个月内,并尽量不跨年度)尽量不跨年度)。
6第一步、收集
(一)摄影者的职责
(一)摄影者的职责摄影者应负责拍摄和积累照片,对应摄影者应负责拍摄和积累照片,对应归档的照片进行鉴定、筛选与初步整理,归档的照片进行鉴定、筛选与初步整理,按规定要求编写文字说明,并定期向本单按规定要求编写文字说明,并定期向本单位档案部门进行移交位档案部门进行移交。
7第一步、收集由摄影者编写文字说明的原因由摄影者编写文字说明的原因摄影者是形成的当事人,他们了解所拍摄图像摄影者是形成的当事人,他们了解所拍摄图像的事由、时间、地点、人物、背景等信息,所以,的事由、时间、地点、人物、背景等信息,所以,由照片的形成者对所拍摄的每组照片和组内的每由照片的形成者对所拍摄的每组照片和组内的每张照片编写文字说明,能够保证照片文字说明的张照片编写文字说明,能够保证照片文字说明的准确性和完整性。
准确性和完整性。
8第一步、收集
(二)档案室的职责
(二)档案室的职责档案室负责建立健全照片归档制档案室负责建立健全照片归档制度,对本机关形成的照片档案的分类、度,对本机关形成的照片档案的分类、排列和编号等工作。
排列和编号等工作。
9第二步、挑选照片对反映同一内容的若干张照片,对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。
主要照片应选择其主要照片归档。
主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
完整、未加修饰剪裁等特点。
10l主题不鲜主题不鲜明,可不明,可不归档归档。
*工作会议工作会议工作会议工作会议11*工作会议工作会议工作会议工作会议l构图重复,构图重复,可选其一。
可选其一。
12*工作会议工作会议工作会议工作会议l影像不清影像不清晰,不要晰,不要归档。
归档。
13第三、第四步排列与编号一、底片档案一、底片档案1、底片排列、底片排列底片应按时间的顺序排列底片应按时间的顺序排列首先按照底片形成的不同年度区分开排列首先按照底片形成的不同年度区分开排列然后在同一年度内按照底片的形成时间顺序依次然后在同一年度内按照底片的形成时间顺序依次排列。
排列。
14分两种情况:
分两种情况:
(1)底片数量多的,可将一年形成的)底片数量多的,可将一年形成的底片排列在数本底册中;底片排列在数本底册中;
(2)底片数量少的,也可将数年形成)底片数量少的,也可将数年形成的底片排列在一本底片册中的底片排列在一本底片册中。
152、底片编号、底片编号底片编号采用两段式编号方法,即底片底片编号采用两段式编号方法,即底片号由底片册号和张号组成号由底片册号和张号组成其格式如下:
其格式如下:
底片册号底片册号张号张号底片册号是底片册号的流水号;底片册号是底片册号的流水号;张号,即一个底片册内底片从张号,即一个底片册内底片从“1”开始排开始排列的顺序号列的顺序号16例如:
115,表示第1本底片册中的第15张底片底片号标注在两个地方:
底片号标注在两个地方:
一是标注在底片袋的右上方;二是标注在底片册内的“底片编号”栏中。
17二、照片档案二、照片档案1、排列按“年度问题”进行分类,在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。
(1)、按形成时间排列。
)、按形成时间排列。
即将本单位的所有照片收集后,先排最早的年度,然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的照片。
18将照片按不同的年度分开。
将照片按不同的年度分开。
如如果每个年度的照片不多,在年度内果每个年度的照片不多,在年度内可以不分问题,直接按照片形成时可以不分问题,直接按照片形成时间排列归档。
间排列归档。
照片照片照片照片19991999年年年年20002000年年年年20012001年年年年20022002年年年年19如果每个年度的照片较多,对如果每个年度的照片较多,对同一年度的照片按问题分开。
同一年度的照片按问题分开。
照片照片照片照片19991999年年年年20002000年年年年20012001年年年年20022002年年年年会议类会议类业务类业务类基建类基建类外事类外事类荣誉与实荣誉与实物类物类党团活动党团活动类类2019991999年年年年20002000年年年年20012001年年年年第第1册册第第2册册第第3册册第第4册册第第5册册第第6册册第第7册册如果照片数量较多,可以一个年度组如果照片数量较多,可以一个年度组成数册。
比如,成数册。
比如,1999年的照片,共组成年的照片,共组成3卷。
卷。
2000年的照片,组成年的照片,组成2册。
册。
2001年的年的照片,组成照片,组成2册。
册。
2119991999年年年年20002000年年年年20012001年年年年第第1册册第第2册册如果照片数量不多,可以一个年度组成如果照片数量不多,可以一个年度组成1册,或者几个年度的照片组成册,或者几个年度的照片组成1册。
册。
222、照片编号。
、照片编号。
全宗号全宗号保管期限代码保管期限代码照片册号照片册号张号张号保管期限代码用字母保管期限代码用字母Y、C、D分别表示分别表示永久、长期、短期;永久、长期、短期;232、照片编号按按“全宗号全宗号保管期限代码保管期限代码照片册号照片册号张号张号”的模式的模式4-Y-14-23张号(第二十三张)张号(第二十三张)册号(第十四册照片档案)册号(第十四册照片档案)保管期限(永久)保管期限(永久)全宗号(巴州档案局全宗号)全宗号(巴州档案局全宗号)24一般情况下,基层单位的照片档一般情况下,基层单位的照片档案可用后两段号码表示,案可用后两段号码表示,即照片即照片册号册号张号张号例如:
例如:
1423,表示第,表示第14本照片册本照片册中的第中的第23张照片张照片25照片号的格式照片号的格式14131413张号:
第张号:
第张号:
第张号:
第1313张张张张册号:
第册号:
第册号:
第册号:
第1414册册册册照片册号是指册的流水编号;照片册号是指册的流水编号;张号是指照片在册内排列时从张号是指照片在册内排列时从“1”开始的顺序编号开始的顺序编号26照片编号要标注在两个地方:
照片编号要标注在两个地方:
一是照片的背面;一是照片的背面;二是照片册内说明栏目中的照片二是照片册内说明栏目中的照片号位置上。
号位置上。
27三、数码照片档案按照双套制要求,应将归档的数码照片冲印出的按照双套制要求,应将归档的数码照片冲印出的照片或转换为底片,进行异质备份。
照片或转换为底片,进行异质备份。
所备份照片或胶片的整理要求和方法,与所备份照片或胶片的整理要求和方法,与“照片照片档案整理档案整理”和和“底片档案整理底片档案整理”一致。
一致。
只需将卷内目录中的只需将卷内目录中的“照片号照片号”或或“底片号底片号”改改为为“数码照片号数码照片号”28三、数码照片档案1、数码照片分类排列与编号、数码照片分类排列与编号
(1)数码照片的分类采用数码照片的分类采用保管期限保管期限年度年度组组的分类方法。
的分类方法。
首先将数码照片按保管期限进行划分,首先将数码照片按保管期限进行划分,其次在同一保管期限内,按照片的形成年度其次在同一保管期限内,按照片的形成年度进行划分,进行划分,29三、数码照片档案然后再在同一年度内按组进行分类。
然后再在同一年度内按组进行分类。
“组组”是有密切联系的若干张数码照片的是有密切联系的若干张数码照片的集合集合如一次会议、一项活动、一个工程项目如一次会议、一项活动、一个工程项目等反映同一问题或事由而形成的若干张数等反映同一问题或事由而形成的若干张数码照片为一组。
码照片为一组。
30三、数码照片档案分类方法是通过在计算机中建立层级文件分类方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的夹实现的首先在计算机硬盘的非系统分区根目录首先在计算机硬盘的非系统分区根目录下建立下建立“数码照片档案数码照片档案”文件夹;文件夹;(除(除C区以外的区以外的D、E、F区根目录下都可以区根目录下都可以建立建立“数码照片档案数码照片档案”文件夹)文件夹)31三、数码照片档案其次其次“数码照片档案数码照片档案”文件夹内按不同保管期限文件夹内按不同保管期限建立不同的子文件夹;建立不同的子文件夹;再在每个子文件夹中分别建立再在每个子文件夹中分别建立“年度文件夹年度文件夹”,并以年度号命名各文件夹名称;并以年度号命名各文件夹名称;然后再在此文件夹内按不同组分别建立然后再在此文件夹内按不同组分别建立“组文件组文件夹夹”,以顺序号和主要内容或事由命名组文件夹,以顺序号和主要内容或事由命名组文件夹名称。
名称。
322005-1巴州档案巴州档案工作会工作会2005年年C2005-2自治区档案局自治区档案局2005-2-12006年年检查巴州档案工作检查巴州档案工作D永久永久。
2005-2-2E数码照片档案数码照片档案2007年年。
F长期长期。
每组内的照片,以张为单位,按图像所反映的重要程度为图像每组内的照片,以张为单位,按图像所反映的重要程度为图像电子文件重新排列组内照片顺序。
电子文件重新排列组内照片顺序。
33三、数码照片档案
(2)、数码照片编号、数码照片编号数码照片的编号采取“年度组号顺序号”三段式的编号方式。
例如:
2005年第2组的第一张照片,其在拍摄中自然形成的号码为“DSCN0001.JPG”编号后改为:
2005-2-1.JPG34数码照片号的格式数码照片号的格式200522005211张号:
第张号:
第张号:
第张号:
第11张张张张年度:
年度:
年度:
年度:
20052005年年年年组号组号,是指同一年度内是指同一年度内,组文件夹的流水号;组文件夹的流水号;张号,是指组内的照片的流水号;张号,是指组内的照片的流水号;在编制张号时,使用阿拉伯数字从在编制张号时,使用阿拉伯数字从“1”开始重新编号,开始重新编号,“组文件夹组文件夹”内的每一张数码照片按其排列顺序进行编号。
内的每一张数码照片按其排列顺序进行
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