办公小秘诀word和excelWord文档下载推荐.docx
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组合”命令;
10)至此,图章的制作过程就完成了,选中组合后的图像,将它复制至文章的题名位置,为了使效果更接近真实,还可以旋转到必定的角度。
101、为折页添加自动页码:
1)在新建的文档中,单击“格局>
分栏”,在弹出的分栏框中选择三栏,并将“栏宽相等”前的勾往除,分辨输入三栏的列宽尺寸;
2)输入相应的文档后,开端添加每栏的页码;
3)单击“插入>
页码”命令,打开“页码”对话框,在“对齐方法”列表中选择“居中”,选择“首页显示页码”复选框后,单击“断定”按钮;
4)选定插入的页码,此时,可主动切换至“页眉和页脚”视图,同时,屏幕上会自动显示“页眉和页脚”工具栏;
5)坚持当前视图为“页眉和页脚”视图,然后单击“插入>
书签”菜单命令,在“书签”对话框中的“书签名”文本框中输入名称“PAGENUM”,它可是是正当的任意字符,然后单击“添加”命令按钮;
6)返回到“页眉和页脚”视图中,单击“插入>
域”命令;
7)体系将打开“域”对话框,在“域名”列表中选择“=(Formula)”,然后单击右侧的“域属性”区域中的“公式”按钮;
8)接着在打开的“公式”对话框中的“公式”下的文本框中输入公式“=3*PAGENUM-
(3-1)
”,然后单击“确定”按钮,返回文档的“页眉和页脚”视图中,系统将自动盘算所得的成果,值“1”会插入到页脚区域中;
8)键入空格将光标指针移到页面中第二栏内容的下方,再次单击“插入>
域”命令,然后在“域”对话框中单击“公式”按钮,在“公式”对话框中输入公式:
“=3*PAGENUM-
(3-2)”;
9)反复上一步操作进程,为第三栏页码输入“=3*PAGENUM-(3-3)
”;
10)至此,将一个Word页面中的三个折页页码都添加完毕了,这里需要注意的是,Word原来的页码此时也显示在屏幕上,但是尽对不能将其删除,只能将其的色彩设置为白色。
104、Word表格的复制与粘贴:
1)单击选择需要复制的单元格区域;
2)要把复制的对象参加到某一表格内部,可以先将插入点置于插入位置的下一行,单击右键,选择快捷键菜单中的“粘贴行”命令。
如果粘贴的位置正好是被复制行之后,可以选中被复制的内容,直接右键单击,从弹出的菜单中选择“粘贴行”命令;
3)将插入点置于表格下面的一行,单击右键,选择“通过追加表粘贴”命令,复制的表格将以和上表等列宽的方式追加在下面,通常,采取这种方式粘贴的表格框线格式都会丧失;
4)如果仅需要粘贴某个单元格的内容,可以首先选择该单元格,单击“复制”命令,然后再单击选项中目的单元格,右键单击,从弹出的菜单中选择“粘贴单元格”;
5)还有一种粘贴方式,就是在快捷菜单中选择“粘贴为嵌套表格”命令。
109、插图自动编号和交叉引用题注:
在编辑长文档时,经常会碰到插入很多图片的情形。
插入图片后,随之而来的就是插入图片的编号,在Word中,针对图片、表格、公式一类的对象,为它们树立的带有编号的阐明段落,即称之为“题注”。
为插图编号后,还要在正文中设置引用说明,比如正文中会呈现“如图1”等相似的文字。
很显然,引用说明文字和图片是相对应的,我们称这一引用关系为“交叉引用”。
清楚概念后,接下来先容如何让Word自动为插入图编号,以及应用“交叉引用”功效在文档正文中为插图设置引用的解释文字,即“交叉引用题注”。
1)单击菜单栏中的“插入>
图片>
来自文件”命令;
2)接着体系会打开“插入图片”对话框,从“素材图片”文件夹中选择“图1”,然后单击“插入”命令;
3)选定插入的图片,用鼠标右键单击,从弹出的快捷菜单中选择“题注”命令;
4)接着打开“题注”对话框,在对话框中的“题注”标签下的文本框中默认的题注为“图表1”,默认的“标签”为“图表”,可以单击其旁边的下拉箭头,从下拉列表中选择其他的标签样式,如果没有适合的,请单击“新建标签”按钮来新建标签;
5)在“新建标签”对话框中的“标签”文本框中输入“图”,注意不要输入任何的数字,实际编号Word会自动处置,输入完毕后,单击“肯定”按钮返回“题注”对话框;
6)此时在“题注”对话框中,“题注”已自动更改为“图1”。
由于我们盼望每次插入图片后Word都可以自动为插图编号,所以请单击“自动插入题注”命令按钮;
7)在打开的“自动插入题注”对话框中的“插入时添加题注”列表中,勾选“Microsoft
Word图片”复选框,然后在“选项”区域的“使用标签”下接列表中选择“图”。
如果想要对图片的编号样式做出修正,请单击“编号”按钮;
8)接着系统打开“题注编号”对话框,单击格式下拉列表,可以从中选择合适的编号格式,这里保存默认的选项,即阿拉伯数字1、2、3的编号格式;
9)单击“确定”按钮返回“自动插入题注”对话框,单击“选项”区域的“位置”下拉列表,“题注”有两种位置,一种是在“项目下方”,另一种是在“项目上方”,请选择“项目上方”,然后单击“确定”按钮;
10)自动插入到图片的题注,Word将题注作为文本插入,但是将题注的编号作为域插入的;
11)在自动插入的是题注后添加图片的文字标题,然后选择题注行文字,单击“格式”工具栏上的“居中”按钮使其居中排列;
12)把其余的图片都插入到文档中,并添加标题;
13)在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入文字(),为了差别,将该段文字字体设置为“蓝色”,然后将光标置于小括号中;
14)单击“插入>
引用>
交叉引用”命令;
15)接着打开“交叉引用”对话框,在“引用类型”下拉列表中选择“图”;
16)在该对话框的“引用内容”下拉列表中选择“只有标签和编号”;
17)此时,文档中所有题注会自动添加到“交叉引用”对话框中的“引用哪一个题注”列表中,此时,请从该列表中选择“图1”,然后单击“插入”按钮;
18)这里,“交叉引用”对话框并没有关闭,可以移动插入点到引用图2的位置,然后从“引用到哪一个题注”列表中选择“图2……”,单击“插入”按钮。
重复该步骤,为文档中所有的图片添加“交叉引用”题注解释。
插入到文档中的“交叉引用”是以域的方式插入的,如果您的电脑设置了“始终显示”域底纹,您就会很轻易知道这一点的。
注:
使用“交叉引用”和“题注”的一个最大的长处是,如果其中的某幅图片需要删除,只需要选中全部文档,按下键盘上的F9键,Word就可以自动更新域,让后面的题注和引用说明自动更新。
112、设置两种不同的页码样式:
1)我们希看正文部分的奇数页能从“第一章
概述”标题所在的页开始,由于文档中插入的目录页数共5页,该页排在了偶数页,所以在该页之前插入一空白页;
2)将插入点置于新插入的空白页的最后一行,单击“插入>
分隔符”命令,然后在“分隔符”对话框中的“分节符类型”框中选择“连续”选项按包;
3)单击“确定”按钮,插入文档中空白页的分节符;
4)此时,从分节符的位置开始,分节符之前的为第1节,分节符之后的为第2节,切换到页眉页脚视图中可以看到;
5)切换到第1节中的页脚视图中,单击“插入>
页码”命令,在打开的“页码”对话框中单击“格式”命令,在弹出的“页码格式”对话框,在“数字格式”下拉列表中选择“a、b、c,…”格式,在“页码编排”区域中选择“起始页码”选项按钮,并设置起始页码为“a”;
6)第2节中的页码将依照本来设置的格式从第2页开始编号,章标题“第一章
概述”所在页的正分部分的首页,在该页中不会显示页眉和页脚,直到还原到和插入目录前的后果一致为止。
110、利用大纲视图创建纲目结构:
文档的纲目构造是评价一篇文档好坏的主要尺度之一。
同时,若要高效力地完成一篇长文档,文档的纲目结构应当是首先完成的工作,大纲视图是构建文档纲目构造的最佳道路。
在大纲视图中创建文档纲目构造的操作步骤如下:
1)启动Word2003,新建一空白文档“文档1”,单击菜单栏中的“视图>
大纲”视图命令切换到大纲视图;
2)接着,屏幕上将显示大纲的方式,同时,还将打开“大纲”工具栏;
3)在文档开始的插入点输入内容,首先输入一级标题,您会发现输入的文字在“大纲”工作栏中被自动默以为是“1级”,而且所输入的文字被自动应用了内建样式“标题1”。
可以单击“格式>
样式和格式”命令打开“样式和格式”义务窗格,以便更明白地看到当前文字所应用的样式确切是“标题1”。
这是为什么呢?
为什么会Word会自动应用样式“标题1”呢?
这正是大纲视图的特色,它节俭了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时光;
4)接着输入完所有的一级标题;
5)持续向文档中添加二级标题,但Word仍然把它当作一级标题,单击“大纲”工具栏中的“大纲级别”框中显示为“2级”,该段落前的段落掌握符向右移动一位,表现该标题降了一级,先前输入的内容所应用的样式也自动更改为“标题2”,按下键盘上的Tab键,也可以起到下降级别的作用;
6)输入所有的节标题,并将它们设置为“二级”,公司章程的纲目结构制造完成了。
100、电脑节促销宣扬海报:
1)执行菜单栏上的“插入>
文本框”命令,或者单击“绘图”工具栏上的“文本框”命令按钮,利用文本框创建海报框架;
2)单击“格式>
背景>
填充效果”命令,在接着打开的“填充效果”对话框中单击“纹理”选项卡标签,从“纹理”列表框中选择“蓝色面巾纸”,最后,单击“确定”按钮;
3)单击“绘图”工具栏上的“自选图形>
基础外形>
圆角矩形”命令,在文档的上方绘制一圆角矩形,然后设置该圆角矩形填充色为“酸橙色”,线条为“浅橙色”,线型为3磅;
4)单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”命令按钮,打开“艺术字库”对话框,在“请选择一种‘艺术字’样式”列表中选择第三排最后一个的样式后,单击“确定”按钮;
5)接着,系统弹出“编辑‘艺术字’文字”对话框,在“文字”文本框中输入“到‘三味书屋’配电脑了!
”,输入完毕后,单击“确定”按钮;
6)此时,需要注意的是,如果自选图形的版式设置不准确的话,很难调整它们之间的位置,所以请右键单击圆角矩形,从弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令,在“设置自选图形格式”对话框中单击“版式”选项卡标签,选择“衬于文字下方”围绕方式;
7)拖动艺术字到自选图形的上方,艺术字的四周会出现小方块的控点,同时屏幕上还将显示“艺术字”工具栏,如果您此时对艺术字的样式或者颜色等不满足,还可以通过该工具栏上的相应命令对其进行调整;
8)单击“插入>
文本框>
横排”命令,在标题的右侧下插入一个横式文本框,然后在其中添加文字,也就是本次电脑促销节促销运动的具体内容,并且将文本框设置为无填充色;
9)单击“绘图”工具栏上的“自选图形>
星与旗号>
爆炸形1”命令;
10)拖曳鼠标在屏幕上的恰当位置绘制出选定的图形,并将图形填充为“黄色”,在该图形中添加文字“促销”,设置字体魄式为“华文琥珀”、字号“小一”;
11)单击选中插入的星形,单击“绘图”工具栏上的“暗影样式”按钮,打开下拉菜单,并在其中选择“暗影样式16”;
12)单击“绘图”工具栏上的“矩形”按钮,绘制矩形,并将该矩形的填充颜色设置为“浅橙色”,这框颜色设置为“玄色”;
然后为该矩形添加文字,矩形中的文字格式为“华文行楷”、“一号”;
13)单击“插入>
横排”命令,在文档的空白处插入相干文字,同样也将文本框设置为透明效果;
14)单击选中该文本框,单击“常用”工具栏上的“更改文字方向”按钮,将文本框中的文本方向设置为竖式;
15)用同样的方法,在文档中插入文本框的图片,同样主要的一点是,在图文并茂的编排方式中,为了机动调整移位对象,请不要将对象的围绕方向设置为“嵌入型”;
16)该文档终极效果如下。
72、巧用“单色打印”
如果将运用了彩色格式的Excel工作表通过黑白打印机打印,会发现效果欠佳。
本来,在黑白打印机上,Excel是以不同的灰度来打印彩色效果。
那么怎样用黑白打印机打印彩色格式的工作表呢?
点选“文件/页面设置/工作表”,勾选“单色打印”复选框。
73、奇妙计算公式中的部分值
在使用Excel计算数据的过程中,经常会使用一些比拟复杂的公式,比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”,如果需要计算公式中的部分结果,可以单击公式所在的单元格,然后在编辑栏中,选中公式中的某个部分,比如“D9/E9*E10”,按下“F9”键即可显示部分公式计算结果“2733”,需要退出时,按下“Ctrl+Z”键即可回到本来的公式状况。
74、快速选定“空白”和“数据”单元格
打开Excel,选择“编辑/定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮,选择“定位条件”中的“空值”,是理选择“常量”,这样就可以将所有的空白或者含有数据的单元格选定了。
75、让字符站起来
在Word文档中,如果有竖排文字,其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“躺”着的,如何让它们站起来呢?
选中字符,然后打开“格式/中文版式”,单击“纵横混排”,选中“适应行宽”,单击“确定”按钮,现在,选中的字符就站起来了。
76、只给文字加下划线
在Word文档中,有一段带着空格键的文本,现在你只想给该段文本中的文字加高低划线,而疏忽其中的空格,此时,请选中该段文本,然后按下“Ctrl+Shift+W”键就OK了。
77、Excel中打消0值
在Excel中当单元格计算成果为0时,默认会显示0,这看起来显示有点碍眼。
如果你也和我一样盼望单元格为0时显示为空白,那么你可以试试下面的办法。
打开“工具/选项/视图”,撤消“0值”复选项前的√,确定后,当前工作表中的值为0的单元格将全部是空白。
78、快速输入间隔号
在Word中输入国外人名时,经常需要输入人名间隔号“·
”,只要按下“Shift+@”
即可。
79、巧用特别符号绘制分隔线
持续输入3个以上的“*”、“=”、“~”、“_”、“#”、“-”等回车就会呈现不同式样的分隔线,你试试!
80、用“Alt+Enter”快速重输
在用Word编辑文稿时,常会碰到刚输入的文字或图画内容接着又要反复输入。
此时用复制方法当然可行,但不够快捷,实在,此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键,那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍,若再按会再重复。
81、文字旋转轻松做
在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向,但我发现如果要将文字逆时针旋转90度的话,还可以用下面简捷的方法来做。
选中要设置的文字内容,只要把字体设置成“@字体”或“@黑体”就可使这些文字逆时针旋转90度了。
82、用分节符设置混杂版面
有一个Word文档,只想对其中的一页文本竖排设置,其余则坚持原有格式,如果先选择这部分文字再执行“格式”菜单下的“文字方向”命令,结果是全部文档都被竖排了。
这时我们可以应用参加“分节符”来到达目标。
将光标移到这页文字的开头,执行“插入”菜单下的“分隔符”命令,在弹出窗口中选“分节符类型”下的“下一页”或“持续”,用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符,最后选择这页文字(结尾的分节符不能选入)改为竖排即可。
83、Excel中插入持续空白行
假如想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动自此行开端选择相应的行数,然后单击右键,选择插入,如果在每一行上面均插入一空缺行,按住Ctrl键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插进即可。
84、Excel快速输入大写中文数字
将光标移至需要输入大写数字的单元格中。
利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如123.45)。
右击该单元格,点击“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡,再从“分类”列表框中选择“中文大写数字”选项。
最后单击“确定”按钮,这时用户输入的123.45就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。
85、多个工作表的页眉和页脚同时设置
我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚,分辨对一张张工作表往设置感到很烦琐,假如用下面的措施就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好。
具体做法是:
把鼠标移到工作表的名称处,然后点击右键,在弹出的菜单中选择“选择全体工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设置是针对全部工作表了。
86、断定成就等级和统计各分数段人数
在H5:
H24中输入从50至100的不同数字,单击I5单元格,输入公式=IF(H5>
=85,"
优"
IF(H5<
60,"
不合格"
IF(H5>
=70,"
良"
70,"
合格"
))))”,这个公式中用到IF()函数的嵌套功能,第一层IF()函数将大于85分的学生定义为“优”;
第二层IF()函数将小于60分的学生定义为“不及格”;
第三层IF()函数中写的是大于等于70分的学生定义为“良”,但是要注意到这是一个嵌套函数,前面已经将小于85定义过,因此这层函数的意思为将大于即是70分小于85分定义为“良”,同样的道理,第四层IF()函数定义的是合格的范畴。
在C28单元格中输进“测验人数”文字,然后单击D28单元格,输入公式“=count(D5:
D24)”,按Enter键,统计测验人数。
选中D28单元格,拖曳填充柄到F28单元格。
在I29单元格中输入公式“=countif(I5:
I24,“优”)”,统计总评为优的学天生绩;
在C29单元格中输入公式“=countif(I5:
I24,“>
=85”)”,统计大于85分的学生人数;
在D29单元格中输入公式“=countif(I5:
=70”)-D29”,这个公式是将大于70分的学生人数统计出来,减往大于即是85分的学生,从而得到成就在70到85之间的人数。
87、快速拜访经常使用的文档
在Word中最近用过的文档会出现在“文件”菜单中,不过它只保留在最后的四个,其实我们可以使用“工作”来为所欲为地定制需要经常打开的文档。
首先,须要将“工作”菜单添加到菜单栏或工具栏中:
在“工具”菜单中,点击“自定义”,然后点击“命令”选项卡,在“种别”方框中,点击“内置菜单”,点击“命令”方框中的“工作”,把它拖动到菜单栏或工具栏中。
以后,如果要将当前的文档添加到“工作”菜单中,只要点击“工作”菜单,选择“添加到‘工作’菜单”命令即可,如果要在“工作”菜单中删除一个文档,可以按CTRL+ALT+-(破折号键),此时指针将变成为粗体下划线,在“工作”菜单中,点击愿望删除的文档就可以了。
88、打造整洁的Word公式
使用Word的公式编辑器创建公式后,你如果觉得其中的公式不整洁(特殊是矩阵情势的公式),那么你可以通过下列方式进行微调:
双击该公式使之进入编辑状况,再选中需要调整的项;
按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调,重复上述步骤,直到将公式位置调整到满足为止。
89、快速准确调剂表格宽度
在一篇Word文档中,绘制一表格,为了调整单元格宽度,可将鼠标移至单元格缝隙处按左键,当双向光标出现时则可调节单元格宽度,但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对齐,这时可同时按下右键,则可方便的进行精确的调整啦!
(记住位置对好后,应先松鼠标左键,再松右键);
当然也可按下Alt+鼠标左键进行精确调整,不过也应先松鼠标左键,再松Alt键。
90、改变文本框的外形
可以插入一个自选图形,右键单击选择“添加文字”,则此时这个自选图形就像一个文本框一样,不仅可以输入文字,还可以和其它文本框衔接。
91、制止Word中图形随段落移动
选中文档中需要制止移动的图片,用鼠标右键单击它打开快捷菜单,选择“设置图片格式”命令,再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮,打开“高等版式”对话框中的“图片位置”选项卡。
将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。
单击“确定”即可。
92、三种好学有用的Excel函数应用
1)随机编排考号:
学校在组织考试时,常需要将学号(报名号)次序打乱,并随机编排考号,使用随机函数(RAND)即可实现。
方法:
先在B列和C列输入学号及考生姓名,然后再在D2单元格内输入公式“=rand()”并向下填充,这样在D列的每个单元格就发生了一个0~1之间的随机数;
然后将光标放入D列,点击工具栏上的“升序排列”按钮或“降序排列”按钮,都将重新随机排列一次;
最后在A2单元格输入第一个考号,并按序列向下填充,再将D列删除或数据清空即可。
2)打消计算误差
在用Excel为学校编制工资表时,在E3单元格中输入公式“=(C3+D3)*3%”并向下填充,则在E7中的合计结果“125.04”却与实际结果“125.05”不符,究其原因,原来是单元格中的显示值与寄存值不一致造成的,例如E4单元格显示的值是“32.06”,而实际寄存的值是“32.55”,计算时采用的是寄存值而非显示值,所以造成计算误差。
要解决上面的问题,只要利用四舍五入函数(ROUND)将E3单元格中的公式改成“=round(C3+D3)*3%,2)”并向下填充即可。
3)为测验成就排名
在统计学生成绩时,一般要对总分进行排名,只要利用排序函数(RANK)在G2单元格输入公式“=rank(F2,$F$2:
$F$6,0)即可。
93、接收公式标记,简化公式输入
常见的公式都是“C2=A2+B2”等等模式,一般人看了不能立即懂得,能否把公式写成“合计=工资+资金”?
把表格的第一行设置成字段名称,然后在“工具/选项/重新计算”中选定“接收公式标记”,输入上述公式即可。
94、字体大小任我调
在Word中有几种方式可以任意改变文字的大小。
逐渐缩放:
选中要调剂的文字后,按下“Ctrl+]”可逐渐放大文字,而按下“Ct
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