绿谷集团公文资料档案管理实施细则完整版Word格式文档下载.docx

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　　5.通知：

颁发规章制度，告知某项事项，传达上级机关指示和会议决定以及同级机关和不相隶属部门之间需要互相知晓的事项。

　　6.通报：

表彰先进，批评错误，传达重要情况。

　　7.报告：

向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议。

　　8.请示：

向上级机关请示指示、答复、审核、批准有关事项。

　　9.批复：

答复隶属部门的请示事项。

　　10.函：

机关之间相互商洽工作，询问，答复问题，向有关主管部门请示、批复等。

　　11.会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的。

　　第二章公文格式

　　第六条公文格式是一般由标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、主送机关、附件、印章、发文时间、抄送机关等部分组成。

　　1.公文标题：

应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位（部门）和公文种类，除批转法规性文件外，一般不加书名号。

　　2.发文字号：

包括公司及部门的代字、年号、顺序号，如”总裁办（97）第12号”发文。

几个部门联合发文，只标明主办部门发文字号。

　　3.公文一律加盖印章，盖印的位置，在文件末尾____年___月___日的中间。

上报上级机关的公文，应注明签发单位。

　　4.秘密公文应分别表明”绝密”、”机密”、”秘密”。

紧急公文应分别标明”特急”、”急”。

　　5.向上级机关请示，只写一个主送机关。

如果需要同时报送另一个上级机关，能够用抄报的形式。

　　6.公文如有附件，应在正文后、本公司或本部门名称之前，注明附件的顺序和标题。

　　7.公文上的时间：

重要公文以签发日期为准;

一般性的公文，也能够以实际盖印的日期为准;

经过会议经过的公文，以经过的日期为准（应在标题之下，正文之前标明会议名称和经过日期）。

　　8.公文纸一般用十六开型，左侧装订，送上级领导审批签发的公文，一律用公司的发文稿纸。

”布告”、”通知”、”通告”用纸大小，根据实际需要确定。

　　第三章行文规则

　　第七条向上级机关请示的公文，一般不得越级请示。

因特殊情况，必须越级行文请示时，应抄报越过的机关。

　　第八条同级机关、部门能够联合行文，但部门之间未对有关问题协商一致时，不得各自下行文。

　　第九条公司各级职能部门在自己职权范围内，能够相互行文，也能够根据公司的授权和有关规定答复有关部门请示的有关业务问题，但无权作指示。

本公司行政部门的公文，不能对党的组织作指示、交任务。

　　第十条请示的公文，一般应一文一事。

除公司领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导干部个人。

　　第四章公文处理程序

　　第十一条 公文处理程序一般包括收文登记、批办、拟办、催办以及拟稿、审核、签发、缮印、用印、立卷、销毁。

　　第十二条 凡需要办理的公文，文书人员应根据文件内容和性质，逐一登记后，先有办公室主任阅答，然后送公司领导指示或交有关职能部门办理，并负责检查催办、防止漏办和压误，对紧急公务提出办理时限。

　　第十三条 凡涉及其它部门的问题，主办部门应主动与有关部门协商、会签。

上报的公文，如有关方面意见不一致，应如实反映不同意见。

　　第十四条 公司各级领导外出开会带回与本公司有关的材料（包括亲自接到的文件和群众来信）。

应先交文书人员办理收文登记后再批办。

如急需批办的自行附上文件”处理单”，写上批办意见，然后再交文书人员，办理登记手续，个人不得私留。

　　第十五条 草拟、校签、印制公文注意事项：

　　1.要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和上级机关的有关规定。

　　2.情况要确实，观点要明确，条例要清楚，层次要分明，文字要简练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

　　3.人名、地名、数字、引文要准确。

公文中的时间应有具体的____年___月___日，不得使用简称。

机关名称，第一次应用全称，以下能够用简称。

　　4.全文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必须用阿拉伯数码外，一律用汉字写，在同一公文中，数字的书写应前后一致。

　　5.引用公文应注明公文的发文时间、机关、文号和标题。

答复的公文一般要引用被答复公文的文号（无文号，引用时间）和标题。

　　6.草拟和核签公文要用钢笔或毛笔，不要用圆珠笔和水彩笔。

书写位置不要超越左侧装订线。

　　7.公文由部门草拟后，由总裁办填写文件报批表送主管领导审阅、签发。

　　8.公文统一由总裁办印制、发放，并负责用印和公文把关。

集团公司行文一般发到直属部门、直属分公司、厂一级。

　　9.公文（资料）复印必须填写”复印单”，以便使公文、资料、档案受控。

合同、财务报表等机密材料原则上不得复印。

　　第十六条 各级领导审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间，批办意见应写在”处理单”的批示栏内，如不敷书写，要另复纸张。

除非特殊原因或特交待，文件审批时间不能超过三天，否则按同意处理。

　　第十七条 上级机关如用口头或电话答复本单位（部门）的请示的公文，应做好记录或在单位（部门）的请示文稿上加以注明（包括）双方对话人的姓名、内容和时间。

　　第十八条 总裁办公室在将公文稿送董事长或总裁等签发之前，应认真做好把关工作。

审核的重点是：

是否需要行文;

公文提出的内容和措施是否明确具体，切实可行;

文字表示、文种使用、格式等是否符合本细则的有关规定。

　　第十九条 文书人员对送发的文稿，如发现有不符合本细则有关规定的，应提请有关人员考虑。

核稿人如作较大的修改，一般要交承办人复阅;

文稿经公司领导签发，她人不得擅自改动。

　　第二十条 上报的公文，如不符合本细则第七条、第十三条和第十五条第一款的规定，受文机关可退回承报单位。

　　第二十一条公文传递必须做到准确、及时、安全，传递机密公文时，必须采取相应的保密措施。

　　第五章公文立卷、销毁

　　第二十二条公文办理完毕后，承办人应根据文书材料立卷归档的要求，将公文底稿，正文和有关材料收集齐全，交文书人员统一保管。

　　第二十三条公文立卷要注意保持文件之间的历史联系，反映本部门的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

　　第二十四条文书部门将立好的案卷，于第二年的上半年向档案室归档，对不符合归档要求的案卷，档案室应退回重新整理。

　　第二十五条任何个人不得私自保存和擅自销毁公文，销毁秘密公文要登记造册，经批准后，方可销毁。

公司人员离职，要彻底交清文件，办理交接手续。

　　第六章各级领导公文处理规则

　　第二十六条为提高公司工作效率，确保文件质量和档案的完整，准确反映本公司主要职能活动和历史真实面貌，以便更好地提供归档材料，望各位领导认真执行以下公文处理规则：

　　1.熟悉了解文书处理办法，关心、支持文书处理工作，带头遵守文书处理工作制度。

　　2.在批办文件和信件时，批示应写在文件传阅处理单的批示栏内或文件右侧，不要写在文件左侧装订线上，如果”处理单”不够批写，须另附纸张。

　　3.外出带回的文件，或下属公司受到的文件要先交总裁办公室办理收文登记后再批办，如急需批办的，可自行附上文件传阅处理单，写上批办意见，然后交文书人员补办收文登记手续。

　　4.文件起草、批示须用毛笔或钢笔，不能用铅笔、彩笔或圆珠笔。

　　5.发文要用统一的拟稿纸，须经审阅签发，登记编号后方可打印、盖章发出。

　　6.批办、签发文件时的签名要签全名，不能只签一个姓，时间要写____年___月___日。

　　7.属于传阅文件、由文书（秘书）人员组织传阅，文件传到后及时阅读，阅后及时归还文书人员，不要在领导之间互相传阅，以免丢失，文件审批时间不能超过三天，否则按同意处理（除特殊情况或特别交待）。

　　8.属于集体领导活动的会议，如董事会、董事会扩大会议等确定专人做好会议记录，字迹要清楚。

召开公司大会、领导讲话等在党和报刊上刊登的文字清样，也应交文书人员归档统一保管，不要留”小档案”。

　　9.向上级的请求，上级用口头或电话答复的，应作电话记录或各式文件上加以注明。

　　10.调动工作时，应把承办、借阅的文件、资料等加以清理，并办理移交归还手续，或交文书人员处理。

　　第七章部门文书人员文件资料管理制度

　　第二十七条部门文书人员是文件资料、档案管理的基础，具体负责各部门文件资料管理。

因此，应做到以下几点：

　　1.严格执行文书资料的收集、整理、归类等保管工作。

　　2.按照公司有关资料管理（档案）的规定，定期向公司资料（档案）室移交资料（每年11月25日前、7月25日前）。

　　3.做好上级部门下发的各类机要文件、内部资料、期刊、简报收文登记工作。

　　4.做好公司各项工作发文的保管登记工作。

　　5.做好文件材料的保密、核对、清退、借阅等工作。

　　第八章综合资料（档案）管理

　　第二十八条资料（档案）管理必须遵守以下通则：

　　1.负责资料（档案）管理的人员必须严格执行有关资料接收、登记管理和借阅的制度，履行登记、签收手续。

　　2.负责资料（档案）管理的人员必须严格执行和，做好保密工作。

　　3.任何人员未经批准不得私自将资料（档案）带出公司，不得涂改，不得随意复印，私自摘抄。

　　4.负责接收、收集、管理、保管和提出利用分管范围内的档案，力求达到完整、准确。

　　5.资料借阅必须填写借阅申请单，并经主管领导签名同意后方可借阅，且不能将资料带出公司，必要时只能复印。

　　第二十九条文件资料收集归档范围

　　1.董事会记录、会议纪要、决议等  【永久】

　　2.公司大会记录、讲话稿及声像材料：

重要的

　　【长期】

　　一般的

　　【短期】

　　3.上级单位召开的重要会议材料：

重要的  【长期】

　　4.公司董事长人员名单，组织机构建立、合并、撤销、更改名称及改变公文等文件资料

　　【永久】

　　5.上级机关有关公司工作下发的文件、简报。

贯彻执行：

　　参照执行：

　　6.党和国家领导人以及上级机关领导来公司视察、检查。

　　调查工作时题词、讲话和音像资料  【永久】

　　7.本公司工作计划、发展规划、总结、报告、决定、规定。

　　通知、通报、规章制度等【永久】

　　8.本公司对各项工作发文及上级机关批复  重要问题：

　　一般业务问题：

　　9.本公司大事记，公司史及反映公司重大活动的材料（包括照片、声像）

　　10.声像，本公司大型活动形成的材料（包括照片、声像等）

　　10-1 总结、报告、批复

　　10-2 一般函件、安排

　　11.公司新印章的领用、启用的通知及印章销毁

　　12.公司与国内外有关单位签订的合同、协议书等文件材料

　　13.人民来信来访接待及调查处理材料重要的：

　　一般的：

　　14邀请有关为名誉、客座教授、顾问及授予荣誉证书等

　　第三十条 科技档案管理

　　1.科技档案是指新产品开发、科研、技术等科技工作相关资料文件，属于企业无形资产的重要部分，必须严格管理。

　　2.科技档案内容应包括从项目开题报告，立项报告，实验、试验记录到结题签订各环节所有材料。

　　3.科技档案按项目名称分类整理，分为新产品开发、科研、技术改造三大类，每一类都必须严格保密。

　　4.凡已结题的集团公司级项目，其相关资料都必须进集团公司总裁办档案室保存，其它由各单位自行保存。

　　第三十一条购销合同管理

　　1.购销合同协议是市场行为重要的法律依据和经济秘密，必须妥善保管。

　　2.购销合同、协议在执行完后，每年一月二十五前由业务主管部门、分公司转送总裁办档案室保存。

　　3.应转送总裁办档案室保存的购销合同是指：

（1）各部门主办，以集团公司名义签订的产品购销合同、协议。

（2）各部门主办，以集团公司名义签订的生产要素购销合同、协议。

　　（3）包括分公司的所有以上合同、协议。

　　第三十二条人事档案由人事部统一管理（包括总部和厂、分公司所属集团公司管理的干部）。

财务档案由财务部门统一管理。

但都必须接受总裁办档案室的管理监督。

　　第三十三条基建档案管理

　　1.基建档案是指整修建设项目从酝酿、决策到建设投产的全过程中形成的应归档的文件，包括基本建设项目提出的调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

　　2.本公司形成的基建档案，应由经办部门按照归档要求，负责整理立卷，经办部门档案人员应参加竣工验收。

　　3.基建档案的归档范围：

（1）项目申请报告及批准文件【永久】

（2）可行性研究报告及批准文件【本人】

　　（3）计划任务书（即设计任务书）及批准文件【永久】

　　（4）择址报告及批准文件【永久】

　　（5）资源调查报告【永久】

　　方案设计及批准文件【本人】

　　（6）初步设计及批准文件【永久】

　　（7）技术设计及批准文件【永久】

　　（8）施工图设计【短期】

　　（9）设计基础材料【永久】

　　（10）设计基础材料【长期】

　　（11）设计计算书【长期】

　　（12）征地文件【永久】

　　（13）工程承包合同（及施工合同、协议）

【永久】

　　（14）施工图会审会议记录、纪要（即技术交流）

【短期】

　　（15）施工图组织设计【长期】

　　（16）开题报告、许可施工文件【永久】

　　施工图预算【短期】

　　各种施工记录【长期】

　　各种原材料检验记录【长期】

　　各种设备调试记录和管道容器试压记录【永久】

　　各种施工质量检验记录【长期】

　　隐蔽工程验收记录【永久】

　　建筑、构筑沉降、移位、变形等观察记录【永久】

　　（17）更改设计通知单【长期】

　　（18）工程照片、影片录音、录像【永久】

　　（19）工程质量事故处理文件【长期】

　　（20）施工技术小结或总结【长期】

　　（21）竣工图【永久】

　　（22）各种实验记录和报告【长期】

　　（23）工程决算【永久】

　　（24）竣工验收文件【永久】

　　4.基建档案的整理方法

（1）分类：

一般应按基建方面的内容分类。

（2）组卷：

应按基建活动顺序排列，将属于同一类材料整理、排列，然后装订成册，并填写封面和备注。

　　（3）拟写案卷标题;

一般由工程项目名称（工程代号）+

　　内容特征+文种。

　　（4）归档时间：

基建项目完成后进行立卷，档案交总裁办档案室统一保管。

　　（5）基建项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。

项目建设过程中，本公司经办部门要主动与工程承包单位、工程建设现场指挥机构、勘测设计单位、施工单位联系，搞好基建项目文件材料的形成、积累、整理和保管工作，按时整理，移交档案室。

　　第九章附则

　　第三十四条本细则自下发之日起执行，由集团公司总裁办负责监督贯彻。

　　第三十五条 本细则解释权归集团公司总裁办。

　　篇2：

中医药大学会计档案管理制度

　　中医药大学会计档案管理制度

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。

为了加强会计档案的科学管理，规范会计档案管理办法，保证会计档案更好地为学校教学、科研和各项管理工作服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，结合目前本校实际，对原《会计档案管理办法》进行了修订，制度如下。

　　一、本制度适用我校一级财务以及基建、校医院、工会、后勤服务总公司、国际交流服务中心、科技成果转化中心等所有二级财务。

　　二、我校会计档案实行统一集中管理制度。

各会计核算单位负责会计档案的形成、积累、立卷、归档工作，档案馆负责会计档案的保管、监督、指导、检查和提供利用，财务处负责对会计档案的形成及保管进行业务指导及使用监管。

　　三、会计档案归档范围

（一）各级各类经费计划

（二）会计凭证类：

原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

　　（三）会计账簿类：

总账，明细账，日记账，现金日记账,银行存款日记账，国库帐户明细帐，国库指标明细帐等。

　　（四）财务报告类：

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表及文字说明，其它财务报告。

　　（五）其他类：

国库指标及计划查询表，国库指标查询表，国库计划查询表，国库预算及结余情况表，国库计划结余表，国库支出明细表，国库退款查询表，国库对帐单，银行存款余额调节表，银行对帐单，在职职工及退休职工工资册，会计档案移交清册，其他应归档的会计核算专业资料。

　　四、会计档案归档时间

　　当年形成的会计档案,应在会计年度终了后一年内，由会计档案形成部门造册移交学校档案馆。

因工作需要仍需暂存在本部门使用的，应在造册后并征得档案馆同意，且明确暂存时间及保管责任人，方可留存。

留存时间一般不超过两年。

留存时应先将留存会计档案的清单交档案馆，以便正式交接时查验。

　　五、会计档案归档要求

　　归档的会计档案必须反映学校或财务管理、会计活动的全过程，并保证完整、准确、系统。

应归档的会计档案由会计档案形成部门负责整理立卷，装订成册。

装订时，会计凭证单独成册，报表和文字资料分类立卷，其他资料按时间顺序汇编成册。

　　六、会计档案的移交

　　移交会计档案时，移交人填写移交清单，报部门财务主管审核签字，与档案馆接收人逐份清点无误后，履行签字手续。

移交的会计档案应在每卷的封面及册背上注明凭证名称、卷号、册数、起止年度和档案编号。

会计档案暂存在部门期间，由档案馆统一指导编号，以便与正式移交时衔接。

　　七、会计档案的保管

（一）会计档案形成及部门暂存期间，财务处及各二级财务部门应设会计档案保管专柜，按编号顺序入柜，在柜面标明会计档案种类、编号，以便保管与调阅。

（二）校档案馆接收保管的校与二级财务会计档案，应统一编号，且原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的应当会同经办部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　（三）对归档保存的会计档案，在整理立卷的基础上，要分类编造清册，在清册中要做到能集中体现出会计档案的类别、卷次、起止时间、卷内张数、全年共计册数及保存年限等档案管理内容。

　　（四）存放在档案馆或部门的会计档案均要妥善保管，确保安全，严防损坏和丢失，并做好防火、防盗、防潮、防虫、、防鼠、防光、防高温工作。

　　七、保管期限

　　1、会计档案的保管期限分永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年，共五类。

具体和保管年限详见附表。

　　2、会计档案保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算。

　　八、档案的借阅

　　档案馆应建立会计档案借阅登记制度。

本校财务部门人员因工作需要借阅本部门会计档案时，档案馆应及时提供，并做好借阅登记。

本校其他部门借阅会计档案时，会计档案在部门暂存的，需经财务负责人批准。

会计档案在档案馆的，需经档案馆馆长和财务处处长共同批准方能查阅。

学校财务及学校二级财务的会计档案皆不得借出。

如有特殊需要，一律须经档案馆馆长和财务处处长共同批准，且借期一般不得超过半天。

需复印的，经档案馆馆长和财务处处长共同批准后，可以在财务处或档案馆复印，并办理登记手续。

严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　九、会计档案的销毁

　　会计档案保管期满，需要销毁时，由校档案馆提出销毁意见，会同财务处共同审查、鉴定，编制会计档案销毁清册，报分管档案及财务工作的校领导批准。

销毁会计档案时，应由校档案馆、财务处和审计处共同派人参加监销。

监销人在监销会计档案以前，应当认真进行清点核对，监销后，在销毁清册上签名。

销毁清册由档案馆保管。

　　对应销毁的会计档案中如有未结清的债权债务或未结案的原始凭证不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

　　对应销毁的会计档案中，仍具有保存价值的重要档案，应将其抽出，另行整理立卷，单独长期保存。

单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　十、本制度自公布之日起执行，由档案馆及财务处共同解释。

　　附件一：

　　会计档案保管期限表

　　档案名称保管期限

　　1.会计凭证类

（1）原始凭证、记账凭证15年

（2）银行存款余额调节表3年

　　2.会计帐簿类

（1）日记账15年

　　其中：

现金和银行存款日记账25年

（2）明细账、总账、辅助账15年

　　（3）涉及外来和对私改造的会计帐簿永久

　　3.会计报告类：

（1）主要财务指标表3年

（2）月、季度财务报表3年

　　包括文字分

　　（3）年度会计报表（决算）永久

　　包括文字分析

　　4.其他类：

（1）会计档案保管清册及销毁清册永久

（2）银行对帐单5年

　　（3）工资册50年

　　附件二、

　　会计档案分类方案