上海工艺美术职业学院采购工作管理办法文档格式.docx
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分为:
学院计划采购、部门采购和紧急采购三种方式。
学院各二级学院、部门所有符合上述范畴的采购行为,均适用本办法。
第四条本办法中的术语定义
“学院计划采购”:
按照学院统一的采购需求,由采购中心执行学院相关物品分类统一采购。
“部门采购”:
学院各二级管理部门提出的特殊采购需求,使用学院统筹资金的采购。
“紧急采购”:
在特殊的情况下进行加急特办的采购。
“政府集中采购”:
政府采购中将集中采购目录内的货物、工程、服务集中进行采购,目录内属于通用的政府采购项目,应当委托集中采购机构代理采购,属于本部门、本系统有特殊要求的项目,应当实行部门集中采购。
“分散采购”:
政府采购中采购人对集中采购目录以外的货物、工程、服务进行的非集中采购,相对于分散的采购。
“供应商信用评估”:
学院对供应商在进入单位的经营活动中的不良行为进行的评估。
“不良行为”:
供应商在进入单位的经营活动中违反有关法律、法规、规章或合同约定的行为。
第二章
组织机构及主要职责
第五条
学院领导班子会议对采购工作的组织、领导、管理、采购经费支出等事项进行审议、协调。
第六条
采购中心是学院采购工作的执行机构,负责执行国家和学院各项采购法规和制度,制订采购管理实施细则,确定采购形式和方式,建设和管理评标专家库,确定每次采购的评标(谈判)专家,审核、组织招标、谈判、询价等采购活动,负责采购合同的拟订,参与监督采购合同的履约情况,收集供应商资料等。
第七条
采购中心的工作职责
(一)管理规划:
1.制定并执行学院关于采购的具体实施办法,制定采购计划;
2.确定、公开学院合格供应商目录;
3.编制、公开学院采购设备目录表;
4.管理和执行政府采购、专项采购与分散采购等一切采购活动;
5.统一组织实施纳入政府采购目录的采购业务,或者委托依法取得政府采购业务代理资格的社会中介机构承办政府采购业务;
6.统一组织实施学院计划内外的一切采购业务;
(二)管理执行:
1.组织讨论并确认学院计划需求,确认学校合格供应商;
2.负责办理具体采购任务,拟定采购模式和采购方法,编写采购方案,提交学院领导审核审批,提交市财政审批并执行;
3.负责采购执行、招投标管理、合同申报、采购报销和供应商管理,组织学院三方部门验收工作,协助学院纪检委监督审核工作;
4.完成学院所有采购的相关流程;
5.提供各类渠道为学院各职能部门和二级学院服务;
6.完成学院采购信息公开平台建设;
7.完成学院采购信息归档。
第八条二级采购管理部门的工作职责
学院二级采购管理部门按照教学科研、行政、后勤、二级学院,文化、专业基础部和信息中心进行划分。
(一)以部门或项目为单位,由部门负责人或指定资产管理员管理,做好预算编制,严格按照学院采购物品库做好各类预算、采购计划、物品领用、验收等工作。
(二)二级采购管理部门的物资采购实行网上填报。
在网上填写“采购单”前,必须详细了解学院采购物品库,结合学院采购物品库做好相应的采购预算。
启动时,完成项目立项请示申请,明确资金渠道,然后向采购中心提交“采购单”并提出相关采购信息、要求。
(三)学院各二级管理部门采购计划或采购物品如有变更,需报上级相关部门批准后方可执行。
(四)由二级管理部门提出学生实训耗材的采购立项请示,财务以统筹资金垫付,采购中心进行物资采购。
采购中心将采购数量、金额等信息反馈至教务实训中心。
学生实训耗材扣款由教务实训中心负责结算工作。
(五)学校医务室药品和学院日常办公消耗品由后勤处相关部门,按照采购流程进行,采购中心将采购数量、金额等信息反馈至相关部门。
后勤处相关部门负责按领用的个人或部门分类统计,报财务处结算。
并做好相关立项申请和资金确认工作。
第九条
学院监察审计室是学院采购活动的监督机构,监督学院集中采购活动,受理采购投诉,确保采购活动的公正、公开和公平。
第三章采购范围和分类
第十条学院各二级管理部门的采购分为学院计划采购,部门采购和紧急采购。
(一)学院计划采购
1.采购中心建立完善学院采购物品库,学院各二级管理部门可根据此采购物品库,提出本部门预算。
2.采购中心对各类(电脑、投影仪、家具、文具、低值易耗品等等)供应商进行选拔和管理,并报院领导班子会议后,确定和公开供应商名录。
3.学院计划采购物品分类为:
设备类,家具类,日常消耗类。
4.采购中心根据学院物资实际需求量,进行数据收集、整理,并进行相应物资的集中采购。
(二)部门采购
对于学院各二级管理部门提出的部门采购需求,采购中心只受理学院统筹资金和有特殊要求的物资,同时,药品采购和代办费采购也纳入部门采购中。
如涵盖学院采购计划采购的物资将不予受理。
(三)紧急采购
学院各二级管理部门须填写紧急申报单至相关部门审批。
采购中心根据实际情况调整相应的采购计划。
第十一条学院采购形式分为政府集中采购和分散采购
学院采购中心严格按照上海市政府采购相关法律法规进行政府集中采购和分散采购。
政府公开采购网址为:
第十二条学院各二级管理部门购买仪器、设备等10万元以上(含10万元)的单件物资或总金额较大的物资,必须由分管院领导审批,并报请院长会议审核。
第十三条学院采购物品库适用于学院采购中心的采购范围。
第四章采购程序
第十四条采购计划实施
(一)采购中心负责学院采购计划与预算的审核与控制工作。
(二)采购中心负责学院采购物品库的建设和管理,做好与市场结合、价格调动机制,确定学院物资需求量。
对于被纳入学院计划采购的物资由采购中心统一采购。
(三)采购中心根据学院要求进行供应商的筛选及管理工作,公布合格供应商名录。
(四)采购中心按照预算管理、减少库存的原则,购置纳入学院计划采购的设备、设备配件、耗材、低值易耗品等。
学院各二级管理部门直接至采购中心按计划领用。
(五)学院各二级管理部门确有特殊物资的采购需求,应尽可能提供使用需求与物品相应的信息。
采购中心将根据具体情况纳入采购物品库。
(六)学院各二级管理部门的所有采购信息,必须通过校园网完成采购项目立项请示、项目名称的确认,并向采购中心提交相关相关请示审批通过的材料。
第十五条采购审批
(一)采购中心执行采购任务时,将实行“三审一检”(即采购计划审核、价格审核、合同及票据审核和质量检测)的控制原则。
(二)由采购中心统一按照采购流程进行物资采购,由所属项目对应的二级部门负责人或者项目负责人审核后,方能领取。
(三)采购中心根据学院采购计划,做好领用登记,学院各二级管理部门根据本部门预算做好相应物资数据对应工作。
(四)采购方式:
采购中心根据国家法律法规规定的采购方式进行采购。
采购行为与采购过程将由校审计监察部门监督。
第十六条采购具体实施
(一)学院采购计划:
采购中心严格按照学院采购物品库,开展计划采购工作,并对计划采购的实施情况进行管理和监控。
(二)采购执行:
采购中心按照询比价,“先考察,再比较,后确定”即比质、比价、比服务的程序进行,对所购物品至少要考察三个以上单位或厂家的同类产品。
从质量、价格、售后服务等方面进行认真比较,充分论证。
(三)采购物资执行“五性”标准(即先进性、实用性、经济性、安全性和维修性)。
(四)采购中心广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息,掌握主要采购物资的信息变化情况,进行比质、比价采购。
同时做好学院采购物品库平台建设。
(五)依物资类别、使用特性,采用“竞争性采购”、“询价采购”、“谈判采购”和“定向采购”等采购方式进行集中报价、询价、比价、议价,进行比较后,选择同等性能,价格较优者,服务较好者进行采购。
竞争性采购、询价采购和谈判采购供应商不得少于三家。
(六)少量特殊急需专用物品,经采购中心同意后,可由使用部门自行购置,并在采购中心办理审核、登记、备案手续。
如果是采购唯一性,必须提供相应支撑证明。
(七)采购项目均由采购中心申报与供货单位签署采购合同。
采购中心与供应商进行充分谈判后,必须以维护学校合法权益为宗旨,通过学院提供的采购合同形式来确定双方的责、权、利关系,并作为资金支付的依据之一。
采购合同由采购中心统一申报。
(八)大宗央财项目、市级项目、常用物品的采购,可由采购中心与物资委托代理供应商采购供货。
要选择同等性能价格较优、服务周到、信誉好的供应商。
(九)采购的监督工作以制度监督、行政监督为主;
财务处负有对采购资金的管理和监督职责;
监察、审计部门对采购工作制度的执行,进行事中和事后监督;
学院各二级管理部门对采购工作进行监督和信息反馈。
第十七条招投标
(一)对需要招标采购的物资,由采购中心编制招标文件和邀标文件,安排成立招标工作组,根据采购物资的特点,临时组建相关专业人员进行评标,评标人员采取不固定的方式进行组合。
编写好的招标文件按照招标方式发送给代理公司或供应商,组织投标和评标和公示中标结果。
(二)采购中心对每次招标文件及投标单位的资料进行整理归档,做好资料保存,凡参与招标人员对招标有关事项严格保密,工作人员不得将投标单位的报价及招标情况私自泄漏。
(三)采购时如遇需委托招投标公司进行公开招标,必须委托由上海市财政指定的甲级资质招投标公司进行招标。
第十八条供应商
(一)采购中心负责供应商评估标准的提报,严把进货渠道关,本着科学有效、公正公开、比质比价、监督制约的原则,寻找优质供应商,在比货、比价、比信誉、比售后服务的基础上实行定点采购。
由学院领导班子会议讨论与确定供应商名录。
(二)采购中心每学期根据学院采购分类,进行供应商选择招标管理。
原则上每类物资应有两家以上(含两家)合格供应商,以供采购时进行竞争询价。
(三)采购中心公开选取合格供应商的标准与要求、学院合格供应商名录及其信息资料。
(四)为了提高采购质量,降低采购成本,采购中心坚持公开、公平、公正的原则,对供应商进行阶段性的评价与考核,规范供应商的信用评级标准,优化信用评估流程,建立不良行为认定标准。
不良行为按照程度不同,分为一般不良行为、较大不良行为和重大不良行为三类,对于不良行为按照等级认定报学院领导班子会议,认定结果及时书面反馈至相关部门,采购中心在5日内以书面通知相关供应商,并客观公正进行调查核实,提出整改要求,对供应商进行限期整改。
供应商信用评估依据不良行为分为A、B、C三个等级:
评估期内无不良行为记录的供应商的信用等级为A级。
有一般不良行为记录供应商的信用等级为B级。
有较大不良行为记录且无重大不良行为记录的供应商的信用等级为C级。
对于重大不良行为记录的供应商不再进行评估。
(五)学院采购分类供应商准入条件:
拥有合法的经营许可证,具有行业内较高的资金实力,按照国家标准建立质量保证体系,且通过质量管理认证。
生产管理水平先进,能进行弹性供货,具有足够的生产能力,能体现满意的售后服务措施,且产品质量符合要求。
(六)对于供应商的具体资格要求:
1.具有独立承担民事责任的能力(提供有效期内的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证)。
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度(提供相关财务资料)。
3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。
4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录(提供上季度交费的财务凭证复印件)。
5.参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录。
6.在本市有固定的生产经营点和维护人员,且能提供良好的长期技术支持(提供房屋租赁合同或产权证复印件)。
7.根据《上海市政府采购供应商登记及诚信管理(暂行)办法》已登记入库的供应商(提供网页打印件以供证明)。
8.产品制造商必须获得产品制造商针对此项目的唯一授权书及售后服务承诺函(原件)。
9.有服务学校的经验,服务学校2年以上(含2年)的供应商择优考虑,要求售后服务在24小时内响应,48小时内解决问题。
第十九条采购报销:
采购中心负责各类采购物资的报销工作,以及与学院财务部门做好各类采购合同的付款与结算工作。
第二十条采购信息:
采购中心负责学院采购网络平台信息公开化建设,将物资价格和合格供应商名录公开。
第二十一条物资管理实施
(一)入库验收:
采购物资入库前,采购中心组织三方部门入库验收,填写入库单。
(二)物资领用:
采购中心采购物资到货后,学院各二级管理部门按“预算”的内容,结合学院采购物品库,核对物资的名称、规格、数量。
验收后,按教学、科研及行政办公设备配件耗材、低值品、易耗品分类登帐入库。
学院各二级管理部门领用物资时,由各部门领导确认后,方可领取。
(三)资产整理与统计:
采购中心对于计划采购物品做好资产整理和统计,并对新的物资要求做好相应的学院物品库管理。
有效做好物资整理,审察,清点工作,作为资产的物资必须标明学院固定资产号。
第二十二条采购审计和内控:
采购中心加强采购行为管理,强化和完善内部审计职能,积极配合校审计监察部门工作。
加强廉政建设,严厉打击和制止采购贿赂行为,维护单位和供应商权益。
第五章
采购监督
第二十三条
监察审计室应当加强对采购活动的监督检查,其主要内容为:
(一)采购的法律、法规和政策的执行情况;
(二)采购项目的预算执行情况;
(三)采购方式和采购程序的执行情况;
(四)采购合同的履行情况;
(五)其他应当监督检查的内容。
第二十四条
监察审计室发现正在进行的采购严重违反规定,可能给学院的公共利益造成重大损害或导致采购无效时,应及时报告学院领导班子,责令有关部门停止采购,并及时作出处理。
第二十五条
如发现违规采购行为以及人为规避本办法规定的,监察审计室应通知财务处拒付相应的采购款项。
第二十六条
学院采购工作应当接受上级部门以及社会的监督。
各学院、部门、个人、供应商均可对学院采购活动中的违法违规行为进行投诉。
第二十七条
监察审计室负责受理有关学院采购的投诉,并在30日内将调查情况和处理结果答复投诉人。
第六章
责任与纪律
第二十八条
项目主管部门和使用单位应当严格遵守学院采购管理规定,未经批准擅自采购、化整为零的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,由学院给予行政处分,并承担相应的经济责任。
第二十九条
采购中心与使用单位有下列情形之一的,采购无效,由学院领导班子责令改正,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,由学院给予行政处分,并承担相应的经济责任。
(一)应当采用招标采购方式而未采用的;
(二)擅自提高采购标准的;
(三)与供应商违规串通的;
(四)中标通知书发出后,无正当理由不与中标人签订采购合同的;
(五)其他违反学院采购规定的行为。
第三十条
供应商有下列情形之一的,采购无效,2年之内,不得参与学院的采购活动;
给学院公共利益造成损害的,应当承担赔偿责任。
(一)提供虚假材料,骗取学院采购供应商资格的;
(二)提供虚假投标材料的;
(三)采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;
(四)与学院采购当事人员违规串通的;
(五)中标后无正当理由不与学院签订采购合同的;
(六)向学院采购当事单位和个人行贿或提供不正当利益的;
(七)擅自变更或终止采购合同的;
(八)其他违反学院采购管理规定的行为。
第三十一条
供应商未按合同履约,严重影响学院教学、科研、管理秩序的,除按合同约定处罚外,视情节轻重,1—2年内不得参与学院的采购活动。
第三十二条
采购中心工作人员以及其他与采购有关的工作人员,不履行本办法规定,徇私舞弊、玩忽职守的,视情节轻重,由学院给予相应的行政处分,并承担相应的经济责任。
第三十三条
违反采购法规情节严重,构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。
第九章
附
第三十四条
学院使用国内外组织的捐赠及个人的赠款进行采购,捐赠组织或赠款人有约定的,从其约定。
第三十五条
本办法从公布之日起执行,由采购中心负责解释
附件1:
采购流程图
附件2:
采购中心计划采购分类
大类
项目
产品类别
具体名称
A、设备类
1、数码设备
数码产品及配件
CPU、音响、U盘、电脑保护卡、存储卡、机箱电源、电源线、读卡器、光盘、光驱、机箱、键鼠、路由器、交换机、内存条、无线热点、电脑锁、无线上网卡、网线、显卡、移动电源、硬盘、主板、转接头、话筒、门禁卡、电池、电池充电器、对讲机
电脑
复印一体机
投影机
摄影摄像器材
2、电器设备
电话、碎纸机、点钞机、支票打印机、身份证识别机、洗衣机、空调、微波炉、饮水机、热水器、电吹风、榨汁机、热水壶、电视机、脱水机、电磁炉、电饭煲、吸尘器、洗地机
3、其它设备
网络设备
厨房设备
电梯设备
车辆设备
燃气燃料设备
技防设备
其它
B、家具类
1、课桌椅
2、讲台
3、地台
4、办公桌椅
5、办公柜
6、会议桌椅
7、沙发
8、寝室家具
C、日常消耗类
1、通用消耗品
文体办公用品
劳防清洁用品
五金用品
药品
商务用品
2、杂项
D、其他类
1、电脑软件
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- 上海 工艺美术 职业学院 采购 工作 管理办法