檀宫一期入伙方案 王鑫磊0128文档格式.docx
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入伙区域
备注
1
2015/3/25
60
14#
2
2015/3/26
3
2015/3/27
14#/13#
4
2015/3/28
13#
5
2015/3/29
6
2015/3/30
7
2015/3/31
12#/13#
8
2015/4/1
12#
9
2015/4/2
61
10
2015/4/3
2015年3月10日-2015年3月20日办理集中交付
二、入伙流程图
三、入伙工作分工及责任人
1、入伙领导小组
入伙前1个月成立入伙工作领导小组,明确人员分工及职责。
组长兼入伙工作总负责:
项目公司负责人庞宇、物业公司负责人陈勇
副组长兼入伙现场总协调:
项目公司工程部张康、项目公司营销部李万中、物业公司王鑫磊
组员:
檀宫项目的各部门所用员工等相关人员
●领导小组职责:
1)负责整个入伙工作的领导;
2)负责项目公司、物业公司、总包、监理单位间的协调;
3)负责处理入伙过程中可能发生的重大危机(如客户的集体投诉、上访等);
4)负责外围关系的协调(公安、新闻媒体及政府有关部门等);
5)负责处理业主的特殊需求(如退房、赔偿、减免有关费用等)。
●具体分工职责:
项目公司负责人庞宇、陈勇:
整个入伙过程总指挥。
负责入伙准备及入伙现场的整体控制。
营销部经理:
李万中:
负责入伙现场的总体策划与布置指导;
负责入伙现场的总体策划与布置;
负责对媒体的解答安排;
负责通知业主办理入伙手续;
协助处理业主投诉。
工程经理:
张康:
负责房屋质量问题的解决、工程质量问题咨询投诉、答疑
和施工队返修工作安排。
物业经理:
王鑫磊:
负责整个入伙现场的管理和维护;
业主签约及突发事件处理;
负责整个入伙现场的工程验房指导;
车辆指挥及疏导。
行政经理:
李卫东:
负责入伙过程后勤保障工作。
财务经理:
徐柏林:
负责入伙期间项目公司及物业公司相关收费的业务指导。
规划设计:
XXX:
负责受理规划设计方面的投诉处理。
负责处理业主关于开发、规划的投诉。
物业财务出纳:
秦淑贞:
物业收费中的具体业务工作。
营销部主管:
庞楠:
负责置业顾问与相关客户的对接;
负责入伙场地及导向标识的安排、布置。
2、入伙工作人员安排及职责:
2.1入伙前计划培训组
组长:
庞宇副组长:
王鑫磊、张康、李万中
工作事项
具体内容和要求
计划时限
负责人
对接人
入伙节点安排
确定工作小组
2015-3-10
庞宇
项目公司初步验收
2015-2-2
张康
竣工备案时间
2015-2-5
杨英
项目公司、物业第二次验收
2015-2-6
入伙通知书发放时间
2015-3-5
李万中
首批交房演练时间
2015-3-20
李万中
首批办理集中入伙时间
入伙流程培训
1、入伙规则制定
2、入伙流程演练
2015-3-18
业主入伙通知
1、分楼栋通知。
2、根据资金证明提交时间的先后顺序进行选房排序。
2015-3-19
入伙流程的培训及演练
全体工作人员进行(参考‘现场组’分工)
2015-3-13
安保的落位演练
1、所有岗位编号、定员
2、轮岗制度培训
3、消防及安保落位及演练
2015-3-15
王鑫磊
应急预案演练
1、如何应对情绪激烈业主
2、如何预防群体情绪恶化
2.2入伙工作小组安排及职责
2.2.1迎宾接待组:
王旭格
成员:
营销部置业顾问+专业礼仪小姐
职责:
(1)专业礼仪小姐负责现场迎宾,引导业主办理入伙手续;
(2)工作人员负责核对《入伙通知书》,核对业主身份、确认业主签到、排队取号等候;
(3)引导业主办理入伙流程,非业主至休息区等候;
(4)接送车辆信息提醒(转运车辆);
(5)业主等候心情的安抚及秩序的维护。
2.2.2项目公司营销部审核组:
营销部人员
(1)主要负责与客户进行沟通及与物业公司的协调,并向业主解释房屋实测与销售面积差额的处理办法、公共维修基金的收费标准、各种税费的交纳标准及方式、产权代办等有关事宜;
(2)负责核对业主《入伙通知书》,查验所有满18周岁业主证件,并注意以下事项:
a.单位购房出具单位营业执行、法人印章、单位介绍信、经办人身份证
b.满18周岁购房者不能亲自到现场办理手续的,需提供公证委托书原件两份,未成年的需提供父、母亲关系证明(不限于:
户口簿或户口所在地派出所证明)
(3)负责收取相应费用(不限于:
所欠房款,契税,维修基金,产权相关费用),签订产权申请表;
(4)与业主签定《房屋交接单》;
(5)每一个置业顾问陪同一户业主全程交房;
(6)所有手续办妥后,经办人向业主签发《入伙流程确认单》,引导业主继续下一流程。
2.2.3项目公司财务收费组
组长:
徐柏林
成员:
项目公司财务人员
人数:
2人
职责:
主要负责与客户进行沟通及与物业公司的协调,并向业主解释房屋实测与销售面积差额的处理办法、公共维修基金的收费标准、各种税费的交纳标准及方式、产权代办等有关事宜;
2.2.4物业公司财务收费组:
刘伟林
人员:
物业公司财务人员
(1)负责收取物业服务费、相关费用,并开出相应发票或票据;
(2)当天必须将收费情况进行汇总统计;
(3)相关收费收取后,经办人在《入伙流程确认单》上签名,并引导业主继续下一流程。
2.2.5物业公司签约组:
人数:
5人
白耀华
赵灵丽、刘银叶、姚力瑞、乔应玉
(1)回收《房屋交接单》,确认业主身份;
(2)指导业主填写《业户信息登记表》,复印留存业主有效证件;
(3)与业主签定《前期物业管理服务协议》、《临时管理规约》、《区域防火责任书》;
(4)文件签署完毕后经办人在《入伙流程确认单》上签名,并引导业主继续下一流程。
2.2.6物资发放组:
2人
高阳
王斌
(1)负责发放《业主手册》、《装修手册》;
(2)负责发放钥匙、项目公司赠送礼品;
(3)引导业主填写《物资签收确认表》;
(4)流程完毕,经办人在《入伙流程确认单》上签名,并引导业主继续下一流程。
2.2.7验房组
8人
李莉民
项目公司工程部、物业公司工程部技工
(1)负责陪同业主验房,抄验水电气表读数,并由业主填写《房屋验收表》;
(2)负责对业主提出的房屋质量问题进行登记整理、解释,按要求及时准确地汇总给项目公司工程部,同时跟进处理,并及时将整修结果反馈给业主,及时通知业主及进行复验;
(3)收集整理业主房屋整改资料,按不同施工队汇总分类,每天将汇总情况报项目公司工程部,并跟踪整改结果(小修24小时内解决,大修应在48小时内给与业主答复)。
2.2.8房屋整改组:
组员:
工程部工程师及所有员工
(1)负责协调整改工程质量问题、施工队返修工作安排
(2)督促各不合格项施工负责人及时对整改项进行整改
(3)对现场可以处理的质量问题进行及时处理
(4)及时跟进整改进度、结果,并安排业户进行继续验收
2.2.9危机组:
陈勇
副组长:
李卫东
王鑫磊、李万中、崔福梅、高阳
(1)负责处理现场突发事件;
(2)负责现场媒体采访;
(3)处理签约现场出现的突发事件:
退房纠纷、媒体事件、集体事件等
(4)处理房屋确认现场出现的突发事件:
房屋质量、房屋配套等;
(5)处理签约现场出现的突发事件:
签约纠纷、验房纠纷、物业答疑等
2.2.10后勤组:
3人
组长:
李卫东(行政经理)
行政办公室
(1)负责现场所有工作人员的用餐;
(2)负责现场所需物资的及时调配;
(3)负责现场保洁工作的开展;
(4)负责接送车辆的调配;
(5)负责房屋确认现场临时洗手间的点位;
(6)负责现场所需物资的紧急采购。
2.2.11保洁组:
3人
胡玉环
保洁部员工
(1)负责入伙现场及广场的清洁卫生;
(2)公共如需清洁的部分,应及时提供服务。
2.2.12安全保障组:
史巍
物业公司安保人员。
2.2.12.1签约现场
(1)负责指挥现场来宾、接送车辆安全、有序的停放;
(2)负责引导来宾进入签约现场;
(3)负责维持现场人员、财物的安全;
(4)负责协调现场保洁工作的开展;
(5)其他需要协调事项;
2.2.12.2验房现场
(1)负责指挥现场接送车辆安全、有序的停放;
(2)提示并提供所有房屋确认人员做好现场安全保护措施;
(3)负责等候区业主的接待工作:
提供茶水、提醒车辆接送时间;
(4)负责现场保洁工作的开展;
2.2.13咨询组:
崔福梅及律师
项目部,销售部、物业公司
(1)负责妥善处理入伙现场业主所提出的问题;
(2)负责回答业主关于工程、技术及相关政策法规方面的咨询;
(3)负责处理入伙期间业主投诉与业主咨询房屋装修事宜。
四、准备工作安排
(一)、法律文书的准备(包括但不限于)
1、开发设计部:
项目
完成时间
《房屋面积实测表》
2、工程部:
《竣工验收备案表》
3、营销部:
《入伙通知书》《入伙须知》寄发
《房屋交接单》
2015-2-25
其他有关文件
4、物业公司:
《入伙流程图》
1个(防火材料)
《入伙流程确认单》
650份
《前期物业服务协议》
1300份(每户一式4份)
《临时管理规约》
1300份(每户一式2份)
《区域防火责任书》
700份(每户一式2份)
《业户信息登记表》
700份
《业主手册》《装修手册》
各650份
《物料签收确认单》
《房屋验收表》
《业主钥匙委托单》
500份
11
《装修申请表》
12
《装修管理协议》
13
《装修进场申请及审批表》
14
《动火审批表》
300份
15
《施工许可证》
16
《动火施工申请表》
17
其他收费项目、标准的文件
0个
18
入伙指引展板
2面(防火材料)
19
入伙指引立式展板
20
接待组桌牌
2面(压克力板表写真喷绘)
21
签约组桌牌
22
收费组桌牌
23
物资发放组桌牌
1面(压克力板表写真喷绘)
24
验房组桌牌
25
法律文件展板
1面(防火材料)
26
档案袋
700个
27
《房屋使用说明书》、《房屋质量保证书》
(二)入伙现场的准备、布置(入伙前完成2015-3-7)
1、项目公司营销部:
(1)入伙现场的设计布置
2、工程部:
(1)入伙现场的用电、宽带、电话等布线
3、营销部:
(2015-3-9完成)
(1)入伙现场的美化
(2)入伙现场各类指路牌、功能区标牌的设计、制作
(3)入伙现场所需海报的设计、制作
(4)入伙气氛的营造
(5)入伙庆典活动的策划、实施
4、物业公司:
(1)协助营销部美化入伙现场
(2)安装各类指路牌、功能区标牌
(3)办公现场的布置
(4)与开户银行联络,确定集中入伙期银行现场收费的可能性及方式。
(5)业户停车位的规划,方便业户至入伙现场现场。
(6)入伙演练,模拟整个场景,检验物业公司的实战能力,改进服务质量。
(7)消防/紧急突发情况演习,使员工具备处理突发事件的技能。
(三)、人员的培训
1、项目公司相关员工的培训
2、物业公司员工的培训
五、费用预算(营销部自定)
所花费用包括入伙现场布置、各种文件资料制作印刷、后勤保障组所需物资、交房所需相关设备的配置等。
六、附件
檀宫一期入伙统一说辞
入伙应急预案
七、记录表单
(参考)表单编号
表单名称
保存期限
DDWY-GLC-001
永久
DDWY-GLC-002
DDWY-GLC-003
DDWY-GLC-004
《物资签收确认表》
DDWY-GLC-005
1、我现在不拿钥匙,就可以不交物业管理费吗?
答:
不可以,因为依据《平顶山市物业服务收费管理办法》第10条,物业管理费交纳时间以开发商与业主在房屋买卖合同中约定的交房时间开始,在交楼前开发商亦会再次会发放收楼通知书给您。
我们以统一交房入伙时间为准。
2、已办理入住,但不打算装修,能否只收一半的物管费?
不可以,因为依据现行的《平顶山市物业服务收费管理办法》,即使暂不入住,也要全额缴纳物管费。
3、所收的费用,经过政府主管部门同意吗?
是否有备案?
相关费用已按照相关法律法规要求在政府主管部门进行备案。
4、物业管理费交纳后,服务标准达不到要求怎么办?
请您放心,戴德物业公司注重品牌形象,公司有系统的项目监管流程和经验。
如果工作中出现您不满意的地方,也请您多提宝贵意见,我们会及时跟进处理,希望能与业主建立友好、和谐的服务关系。
5、房屋存在质量问题怎么办?
房屋在交付使用前,需要经过相关政府主管部门的检查验收,符合建筑交付使用标准才可以进行交付使用的。
如果你在交楼验房时发现房屋有存在一些小瑕疵,可以提出意见,我们会将你的意见汇总反馈给开发商进行整改。
6、你们能将政府验收的各项资料提供给我们看吗?
可以,而且现场会公示相关资料。
7、什么时候成立业主委员会?
根据《物业管理条例》第十二条规定:
业主大会会议可以采用集体讨论的形式,也可以采用书面征求意见的形式;
应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。
即入住率达到50%以上,就可以筹备成立业主委员会。
8、我的房产证什么时候可以办下来?
交付后三个月内我们会办理初始登记证(即大产证),待大产证办理出来后,在给您办理房产证,大产证办出后您的房产证就办理快了。
9、今后的生活垃圾是自己带下来,还是有专人上门收?
由业主自行袋装化后,投放到小区内指定的位置,物业公司会派专人统一清理。
10、入住后能否装伸缩晒衣架?
如果不行是为什么?
(可内置)
不可以,根据《室内装饰装修管理办法》第二章第六条装修人从事住宅室内装饰装修活动,未经批准,不得有下列行为:
(1)搭建建筑物、构筑物;
(2)改变住宅外立面,在非承重外墙上开门、窗。
11、入住后能否封闭阳台?
原则上是不可以,但考虑到业主实际使用的需求,我们可以考虑,但必须符合小区整体外立面的统一要求。
12、入住后能否安装防盗网?
可以在不影响外立面得情况下安装内置防盗窗。
13、入住后能否安装阳光棚或伸缩篷?
原因:
1、影响房屋整体外立面整体美观,影响物业整体形象,导致物业贬值。
2、不利于消防逃生等安全;
14、业主外出,门窗均好,家中被盗责任由谁承担?
<
委托合同和保管合同>
根据《物业管理条例》的规定,物业管理企业对物业管理区域内的安全防范工作只有协助的义务。
如果业主与物业管理单位之间无特别约定,这种物业管理服务并不包括对业主的财产进行保管。
物业管理公司若尽到了合同范围内约定的物业管理义务,则不应承担赔偿责任。
15、房屋存在质量问题什么时候修好?
是否什么时候修好什么时候开始收物业管理费?
开发商会根据不同的问题安排相关专业人员进行处理,具体处理完成时间要根据问题性质才能确定。
物业管理费的收取依照《平顶山市物业服务收费管理办法》规定执行,但作为物业公司,我们可以代业主向开发商反馈并跟进整改情况,开发商整改完成后,物业公司将会第一时间回复您。
房屋维修不能作为物业费缴纳推迟的根据,依据相关规定,是从交房入伙的时间开始计算物业费的
16、办理装修需要哪些手续?
根据建设部《住宅室内装饰装修管理办法》,装修人在住宅室内装饰装修工程前,应当向物业管理企业申报须并提供以下资料:
房屋产权证明(身份证),装修平面图及效果图、水电走向图等相关资料、施工单位需提交相关的营业执照和资质证明,以及装修押金
17、装修公司一定要是正规的装修公司吗?
能否请熟人装修?
根据《室内装饰装修管理办法》,装修承接企业必须经建设行政主管部门资质审查,取得相应的建筑业企业资质证书才可以进行工程施工。
从业主的装饰质量来考虑,建议选择具有资质的装修公司进行房屋装修工程。
18、装修需交纳哪些相关费用?
《平顶山市物业服务收费管理办法》29条业主装修需要缴纳:
装修押金,装修垃圾清运费,施工人员出入证工本费。
19、为什么收了物业管理费后,还要收装修垃圾清运费?
因为物业管理费不含装修垃圾清运费,所以装饰装修垃圾清运费根据《平顶山市物业服务收费管理办法》
20、建筑垃圾有没有指定的堆放点?
有,小区有固定的装修建筑垃圾堆放点,并有指示、指引,装修工人只需装袋统一堆放即可。
21、楼梯间进入不了装修大件材料怎么办?
按装修的需要,将大件的装修材料合理分解。
确实不能分解的,可以使用吊装上楼,但必须向管理处申报,并由装修单元派专人在吊装范围作安全防护。
22、本小区属哪派出所管辖?
中兴路派出所。
23、要迁移户口怎么办理?
带户口本和房产证或购房合同或居住证明到派出所办理,具体事宜可咨询派出所。
24、物业公司提供哪些特约服务?
特约服务项目很多,我们将在管理处予以公示。
25、小区是否执行24小时封闭管理?
是的。
26、监控室是否有专人24小时值守?
27、忘了带卡,监控中心可以帮助开门吗?
在我们确定业主身份后,可以帮助开门(首层大堂门)。
28、放置空调外机的位置不够怎么办?
能否自己找位置放?
不可以,建议业主在装修前先根据房间功能选择相应的机型。
29、能否自行改煤气管道?
不行,根据《住宅室内装饰装修管理办法》第二章第六条规定执行,修改燃气管道必须有燃气管理单位批准
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