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为了规范公司的合同管理,明确合同管理的职责和权限,防范公司经营风险,维护公司合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规,结合公司的实际情况,特制定本办法。
第二条定义
本办法所称的“合同”是指公司与其他自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议书以及具有设立、变更、终止民事权利义务关系性质的意向书、备忘录等(暂不包括电报、电传、传真,电子数据交换和电子邮件)。
本办法所称的“公司”是指广东广佛现代产业服务园开发建设有限公司。
第三条适用范围
本管理办法适用于广东广佛现代产业服务园开发建设有限公司在经营管理活动中,对外与其他自然人、法人或其他组织之间签订的各类合同。
第二章合同的管理、经办部门
第四条合同的管理、经办部门
法务部是公司合同管理的职能部门。
经办部门是合同的发起部门。
第五条法务部合同管理职责
(一)负责公司合同管理办法的拟订及修订;
(二)组织公司合同范本的拟订及修订;
(三)参与合同会签,参与经办部门组织的重大合同谈判;
(四)对公司合同履行情况进行监督,处理或协助处理合同履行过程中的法律事务;
(五)处理公司有关合同方面的法律诉讼或仲裁;
(六)提供合同签订至履行完毕阶段的法律咨询;
(七)其他应当由法务部履行的合同管理职责。
第六条各经办部门合同管理职责
(一)本部门业务合同的谈判、起草、呈批、签订、履行跟踪;
(二)处理或协助处理本部门业务合同履行时的纠纷处理;
(三)负责每月按时上报本部门业务合同的履行情况;
(四)对合同管理办法、公司合同范本的拟订及修订提供建设性建议。
第三章合同的签订
第一节合同起草
第七条合同起草的原则
经办部门应当在不违反国家法律、法规强制性规定的情况下,以公司的利益为中心,按照公司领导的批示,经与签约对方充分谈判并初步达成一致意见后根据洽谈的实际情况进行合同起草工作。
第八条合同范本的使用
1、因业务需要签订合同的,除本节另有规定外,应优先使用公司下发的合同范本。
确无范本可使用的或对方一定要求使用其标准文本的,由经办部门参照类似的范本格式另行起草或者使用对方标准文本。
2、经办部门使用公司合同范本签订合同,原则上不得对合同范本的内容进行修改、删减,只能在空格处进行填写。
空格处应填写完整(不填写的应在空格处划斜线或填写“空白”二字),如属会签时无法填写的空格,经办部门应在会签表上注明不填写原因;
如确因实际需要需对合同范本的非主要合同条款进行修改,应在需修改的地方划线标明,并在修改处签名确认(非主要合同条款是指除合同标的、数量、质量、价款、结算、履行期限和方式、违约责任等以外的条款)。
3、如属公司合同范本未约定的内容,合同经办部门可在合同范本内“其他约定事项”一栏中如实填写。
4、《认购书》、《商品房买卖合同》的填充条款及附件经会签流程后,作为该项目公司的“填写样本”,使用部门应当严格按照“填写样本”签订合同,原则上不得进行任何修改或删减。
第九条不使用合同范本的例外情形
有下列情形之一的,合同经办部门可以不使用公司合同范本:
(一)法律法规或政府部门规定必须套用国家规范文本;
(二)水、电等垄断行业及银行业要求必须使用其制定的标准版本;
(三)公司合同范本没有该合同种类的范本;
(四)其他特殊情况。
第十条起草非范本合同的注意事项
非范本合同由经办部门按照合同起草的原则先行拟定初稿。
对于重大、复杂的非范本合同以及公司重大招投标项目,经办部门可在起草前召集相关专业部门集中讨论合同条款,根据讨论结果拟定合同初稿。
合同起草时应注意以下事项:
(一)合同主体资格明确合法,对方是否具有法人资格、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。
(二)参考范本合同的类似条款,特别是履行方式、付款方式、结算方式、验收标准、违约责任、解除合同等条款;
(三)合同架构完整,文字表述应当明确、清晰、无歧义,特别是要求对方完成的工作事项、范围、权利义务等内容;
(四)合同与附件对应一致,附件清楚明确,内容与合同条款不矛盾。
第十一条可以不签订书面合同的情形
公司的经济行为应当通过书面合同方式进行,特殊情况下满足下列条件之一的,可以不签订书面合同:
(一)按市场惯例无须以书面合同形式约定双方权利义务并经总部相应业务管线总审批同意的;
(二)可一次性履行完毕且累计总金额在5000元以下并经公司投资及经营管理中心领导审批同意的。
经房认购书》、《商品房买卖合同》、《租赁合同》的填充条款及附件由________________________________________________________________________________________________
第二节合同的会签
第十二条合同会签表的填写
发起合同会签时,经办部门须使用公司下发的《合同会签表》并按合同会签表的要求如实填写。
在填写经办部门意见时,应注意将合同背景、目的以及合同的主要条款描述清楚,以便于会签部门及领导可以及时、有效地判断合同。
对于因报批手续需签订而不实际履行的合同、续签合同、非范本合同、已签订合同的补充协议、因条件变化重新办理会签的合同、分合同、倒签或补签合同(履行中或履行完毕)、标前会签的合同等特殊情形,经办部门须在合同会签表上特别注明。
第十三条合同范本的确定
经办部门应在合同会签表中按照下列原则明确本次会签的合同使用的文本是否为合同范本,以便确定审批流程:
(一)送审合同是合同范本,且未对合同范本中非空格部分的条款作任何增减、修改的,合同经办人在合同会签表上注明为“范本合同”;
(二)送审合同是在合同范本的基础上对非空格部分的非主要合同条款进行增减、修改的,合同经办人在合同会签表上仍注明为“范本合同”,但需在合同上注明修改内容;
(三)送审合同是在合同范本的基础上对合同主要条款(合同主要条款是指合同标的、数量、质量、价款、结算、履行期限和方式、违约责任等条款))进行增减、修改的,合同经办人须在合同会签表上注明为“非范本合同”,并在合同上注明修改内容;
(四)送审合同属于本管理办法第十条情形的,合同经办人必须在合同审批表上注明为“非合同范本”,并作相应说明。
第十四条合同会签的资料要求
合同会签表在合同经办部门第一负责人签名确认后,合同经办人须将合同会签表和会签所需资料作为一套完整的会签文件报送审批。
合同会签所需资料包括:
(一)合同对方的有关资料,包括营业执照、资质证书、授权委托书等,营业执照、资质证书可提供加盖公章的复印件,授权委托书须提供原件,经办部门应核对上述材料原件(限非招标类合同);
(二)立项批复或批示;
(三)属于招(议)标的或审核定价的,要附上招(议)标或审核定价的审批结果;
(四)成本超标或超预算的,应附上有决策权的公司领导最终审批同意的成本超标审批表或同意追加预算的审批表等相关文件;
(五)合同附件,如工程类合同需提供预算部门或招标部门签名确认的中标清单或价格清单或预算书、技术要求及验收标准等,房屋租赁类合同需提供对方的房屋权属证明等,营销类合同需提供价格清单及营销方案等。
(六)续签合同或签订补充协议的,需附上原合同;
(七)其他与合同审批有关的资料。
第十五条合同会签的报送责任
经办部门或经办人在报送合同审批文件之前应对报批资料进行审查,对报批文件的完整性、真实性负责。
若上述资料有遗漏或内容表述不清,导致合同会签依据不充分而无法会签的,会签部门有权拒收或退回。
若经办部门或经办人在报送审批文件过程中弄虚作假或严重失职,按公司规章制度中的奖惩规定给予相关人员处罚。
第十六条合同会签的流程
经办人发起会签----经办部门负责人确认----法务部----经营部/采购部----财务部----管线总----投资及经营管理中心----总经理----董事长
当合同金额在万元以下时,合同不经过总经理和董事长会签。
范本合同无需经过法务部会签。
经办人需跟踪合同会签流程。
第十七条合同会签的职责
会签部门的会签责任人原则上是各项目负责人、各中心负责人,特别需要具体职能人员说明的例外。
各会签部门意见需由部门第一负责人最终签名确认。
第十八条合同会签的意见
合同会签责任人应在合同审批表上加具意见。
签署会签意见要明确,不能只签名不写意见,若只是签名未写意见的,视为同意上一会签部门的意见;
不能只提问题不提解决方案;
如对经办部门的意见和提供资料有异议,应先进行沟通,达成一致后签署意见,不能达成一致的可以将沟通情况在会签意见上注明,请领导审定。
会签责任人应使用签字笔、钢笔等不可涂改的笔签署会签意见及在合同文本上进行修改,不能使用铅笔进行会签,以确保会签意见的完整性。
第十九条合同会签的时限
合同的级别视其缓急程度分为“一般”和“紧急”两种,由合同发起部门负责人确认,并在合同会签表上签字注明,经办人不得擅自越权确认合同级别或随意确认合同级别。
对于“一般”合同,各部门应自收到会签文件后1个工作日内完成会签,对于“紧急”合同,各部门应自收到会签文件后4个工作小时日内完成会签,重大、复杂的合同应在7个工作小时内完成会签。
会签人如出差、请假等,应授权其他人代签或在会签表上注明原因,可先送下一部门会签,下一部门应接收;
对于“紧急”类合同,会签部门经办人应电话征求部门负责人意见并在会签表上代签,部门负责人应事后补签。
第二十条合同审批责任
会签人出具会签意见应勤勉尽责、忠于职守,不得玩忽职守,损害公司利益,应遵守合同会签流程和会签时限的规定,未经批准不得超越、改变合同会签流程,擅自突破合同会签时限规定。
会签人在履行合同会签的职责过程中违反公司规章制度,视情节程度按公司规章制度中的奖惩规定给予相关人员处罚。
第三节合同的修改及复核
第二十一条修改合同
合同会签完毕后,由经办人根据所有会签意见进行修改,并就修改的内容与对方磋商及确认。
若对方对会签意见有异议,经办部门应从公司立场及利益角度尽量解释及沟通,确实无法达成一致的,合同经办部门应在会签表上注明对方无法接受的条款及原因,提出解决方案,并区分该不被接受条款所涉及的业务获得经办部门负责人及管线总签字确认。
如涉及合同价款及合同范围的变更,还应取得投资及经营管理中心领导签字确认。
第二十二条合同复核
会签合同定稿后,经办人需及时准备正式合同并送对方签名盖章后,再将正式合同及附件、合同会签表和会签资料送法务部进行复核。
法务部须指定专人对拟盖章的正式合同及会签内容进行校核,如按合同会签审批权限所有部门是否都已会签,是否所有会签意见都得到落实并修改等。
若审核无误,则签署“已核”并签字确认,否则应退回合同经办部门,合同经办部门应当及时按法务部的要求修改合同,并交法务部重新复核。
对于未经法务部会签的范本合同会签文本,法务部在复核时可对合同文本进行审查,如合同文本存在问题,法务部应要求经办部门进行修改。
法务部日常复核工作原则上应在收到齐备的拟盖章的正式合同及会签资料一个工作日内复核完毕。
第二十三条合同不用复核的情形
对于报建类工程合同、报建类开发合同及因融资需要而签订的合同,完成会签手续后经办人在“经办人汇总”处签名后可直接办理盖章手续。
如经业务管线领导同意,也可以以盖章审批手续代替合同会签手续。
第四节合同的签章
第二十四条合同盖章
经法务部核对无误并在合同会签表上签字确认“已核”后的合同,行政部可办理我方签名盖章手续。
有关印章使用的具体要求按照公司印章管理的相关规定执行。
合同经办人应在合同办理完会签手续后一个月内准备正式合同并完成对方签字盖章手续送回公司办理复核及签章手续。
若会签后一个月内,仍无法完成合同的最后签订,经办部门应把会签表送回行政部进行涂销登记。
合同注销后如需重新签订的应当重新会签。
为提高工作效率,重新会签应当使用已经会签完毕的合同文本,提交会签时应说明原会签合同未签订原因并附上原会签所需资料供会签部门参考。
第二十五条合同签约代表
合同签约主体为公司的,则签约代表一般为公司法定代表人。
如委托其他人签订的,则公司原则上应提供授权委托书。
合同签约主体是自然人的,则由本人签字、按手指印并留存其身份证复印件,如委托其他人签订的,则应提供经公证的授权委托书。
第五节_______________________________________________________________________________________________________________________________合同的归档、保存
第二十六条合同的归档及保存
合同签章后,按合同约定应送对方留存的合同由经办部门递交对方,属于我方留存的合同应由行政部归档,同时归档的还包括全套会签文本。
各类合同原件均由行政部保管。
行政部应分门别类建立档案,每份均须备份复印件。
有关合同档案管理的具体要求按照公司档案管理相关规定执行。
经办部门留存一份合同复印件作为合同请款或履行的依据。
第六节合同补签
第二十七条合同补签的条件
原则上,公司必须签订合同后才能履行相关业务约定。
需先履行而后再补签合同时,须同时满足如下条件:
(一)工程类合同在10万元以下,其他合同在5万元以下;
(二)合同的主要内容(标的、数量、质量、价款或酬金、履行时间、履行地点、履行方式等)已经确定;
(三)原已有立项并已经管线总及投资及经营管理中心领导审批同意;
(四)情况紧迫,不先予履行将严重影响工作进程或对公司利益造成重大影响。
第二十八条补签合同的注意事项
补签合同仍须依据会签流程办理合同会签。
合同经办部门在合同送审时须先书面说明补签的原因及履行现状,并附上管线总及投资及经营管理中心领导审批同意先履行再补签合同的意见。
出现上述情况涉及须向合同对方支付款项时,经办人应将合同中的正常付款条款改为我司实际能够履行的付款条件或时间,避免签订后我司即违约的情形。
第四章合同的履行跟踪
第一节合同履行跟踪部门及跟踪人
第二十九条合同履行跟踪部门及跟踪人
合同履行跟踪部门原则上应为“谁经办谁跟踪”,合同履行跟踪部门应优先由合同经办部门担当。
合同履行跟踪人由合同履行跟踪部门在本部门内指定。
第三十条合同履行跟踪人变更
合同履行跟踪人变更时,合同履行跟踪部门应责成该跟踪人与新跟踪人办理完毕书面移交手续后方可允许其离职或调换工作。
第二节合同履行跟踪及跟踪资料
第三十一条合同履行跟踪要求
合同履行跟踪人应勤勉尽责地跟踪合同履行情况,在合同履行过程中,出现我方严重违约、对方违约或其他异常情况时,跟踪人必须及时收集、保存相关资料原件,如无法取得原件,应当取得复印件并尽可能加盖对方或有关单位公章或取得有关人员的签字,确认与原件一致,并及时报告合同跟踪部门予以处理。
合同跟踪部门认为必要时,可要求法务部及其他相关部门参与共同研讨处理方法。
第三十二条跟踪资料的建档
合同履行跟踪人应根据合同类型分别建立合同履行跟踪档案,合同履行跟踪档案中应当包括以下文件:
文件目录、合同请款文件、请示、中标通知书、议标审批、验收单、签证单、供货单、双方来往函件、会议记要、付款记录以及有关合同履行过程中产生的其他文件。
项目公司合同履行跟踪人应当在合同履行完毕后15天内将合同履行跟踪过程中的所有书面资料移交行政部门存档。
合同履行跟踪过程中的重要书面资料原件(如会议纪要、双方往来函件等)应当在收到(或发出)资料五个工作日内送交行政部门归档。
第三十三条几种重要资料收集和保存要求
(一)通知(即要求对方履行一定行为或者告诉对方其履行行为不符合合同约定等,包括:
供货通知、开工通知、工作联系函、工程指令、异议函等)
1、通知应当采用书面形式,通知事项必须明确、具体,文字表达要清楚、准确,落款应有合同约定的授权代表人或单位领导签字及公司盖章,有通知的具体时间。
2、如按公司有关制度规定发出通知前须经审批的,通知须在完成审批手续且按审批意见修改后方可发出。
3、通知送达对方时应尽量由对方有权代表直接签收,在复印件上签署“已收原件”字样并签注时间、签名等。
4、对方确实无法直接签收或者拒绝签收的,应采用特快专递等方式送达(在特快专递邮件详情单概括注明通知的名称、主要内容等),并将该通知的复印件以及邮件回执或收据原件一并保存到合同履行档案中,并在合同履行档案目录中记录。
5、通知的送达方式应当符合双方签订的合同中约定的方式。
(二)会议纪要
1、与合同对方开会商议重要事宜,应在会前发出书面会议通知,说明开会的时间、地点、会议内容、参会人员等。
2、商议会议议题前,应制作《会议签到表》,并请参会人员签字确认。
3、每次开会均应由专人做会议记录,并当场请参会人员签字确认会议决定的内容。
不能当场签字确认的,应在开会后二天内整理出会议记录并请参会人员补签字。
4、开会通知及会议纪要原件,应在与会人员签字后五个工作日内交行政部门统一保管,并在合同档案目录中记录。
(三)工程签证、验收资料
1、工程签证及验收应当按照合同的约定进行,其内容、数量、计量标准等应当清楚明确。
2、合同对方提供的签证要求或验收存在部分不合格的,或对其中部分有疑义的,应对不合格或疑义的部分一并表述在签证、验收文件中,禁止只对合格部分发表意见。
3、签证、验收资料的原件在签证、验收完毕后五个工作日内交行政部门统一保管,并在合同履行档案目录中记录。
第三节合同的变更、提前终止和解除
第三十四条合同变更
因合同履行情况发生变化,对方提出或合同履行跟踪人认为我方需对合同进行变更的,合同履行跟踪人应及时向合同履行跟踪部门报告。
合同履行跟踪部门应于一个工作日内组织相关部门人员研讨合同变更的风险和处理的方法,必要时可通知法务部及其他相关部门共同参加,并将情况报请有关领导决定。
如我方拒绝合同对方的变更要求,对方仍然变更合同履行的,应按合同约定的违约责任处理。
若合同双方就合同变更达成一致意见的,应及时与对方签订相应补充合同,并按原合同的会签程序履行会签手续。
第三十五条提前终止或解除合同
按照合同约定因合同对方违约我方有权单方提前终止或解除合同,或因我方的违约致使合同对方单方提出提前终止或解除合同的请求时,合同履行跟踪人应当立即向合同履行跟踪部门报告。
合同履行跟踪部门应当在收到合同履行跟踪人的报告后一个工作日内组织法务部及相关部门研讨提前终止或解除合同是否有充分的法律依据和合同依据、合同提前终止或解除的风险、合同提前终止或解除的善后措施,将处理建议上报审批,并按最终审批的结果处理。
因合同履行情况发生变化,合同双方就提前终止或解除合同达成一致意见的,合同经办部门应及时按原合同的会签程序履行会签手续,并及时与对方签订提前终止或解除合同的协议。
第三十六条合同变更、提前终止或解除的其他要求
变更、提前终止或解除合同,应当符合法律规定及合同约定,并采用书面形式签署相应的变更、提前终止或解除合同。
因合同履行情况发生变化,经办部门首先应当尽一切努力克服困难,尽力保障继续履行合同。
确需变更、提前终止或解除合同的,应从维护公司合法利益出发处理相关事宜。
第三十七条已签订但未履行的合同
合同已签订尚未开始履行,但由于签订合同的基础发生变化,需重新签订合同确定双方的权利义务时,经办部门应当视实际情况采取以下方式之一处理:
(一)在新合同签订之前签署解除协议将原先签订的合同解除;
(二)在新合同中明确约定解除原先签订的合同。
第四节合同纠纷处理
第三十八条纠纷解决原则
合同履行过程中出现合同纠纷,合同履行跟踪部门应当按照以下原则予以处理:
(一)协商解决为先。
合同纠纷发生后,应及时与合同对方协商,在维护公司合法权益的基础上,有理有节,互谅互让,达成书面协议,解决纠纷。
(二)因对方的原因引起的纠纷,应当坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;
因我方的原因引起的纠纷,应尽量采取补救措施,减少我方损失;
因双方的原因引起的纠纷,应实事求是、分清主次、合情合理解决。
(三)对经协商仍无法解决或认为有必要通过诉讼或仲裁解决的合同纠纷,按审批流程经最终审批同意后,由法务部按照法律的规定和合同约定处理;
如对方先于我方提出诉讼或仲裁的,由法务部负责应诉。
(四)处理纠纷时,各部门间应加强联系、及时沟通、相互配合,积极主动地做好应做的工作,并应统一意见、统一行动。
第三十九条合同纠纷处理完毕
合同纠纷处理或执行完毕后,合同履行跟踪部门或法务部应及时将有关资料汇总、归档,以备查考。
第五节合同终止
第四十条合同终止
合同双方按照合同及相关补充协议的约定,履行完毕双方的权利义务的,合同正常终止。
合同因双方达成一致意见而终止或依据法院判决、裁定或者仲裁机构裁决书而终止,合同及相关补充协议所约定的义务未履行或未全部履行的,合同非正常终止。
合同终止后,合同履行跟踪人应当在合同履行跟踪档案的封面上注明“正常终止”或“非正常终止”。
第五章合同范本
第四十一条合同范本的界定
本管理规定所称的合同范本是仅指以公司名义下发的合同版本。
第四十二条合同范本拟定流程
合同范本应当按照以下流程拟定:
(一)法务部下发修订范本通知;
(二)各部门按照各类合同的使用频率及重要性等因素认为应当制作合同范本的,可向法务部提需求并提供合同范本的初稿及其他相关的基础资料;
(三)法务部拟定范本初稿或修改完善需求部门提供的初稿后向各部门征求意见;
(四)法务部按照所收集的意见与修改部门沟通后进行修改,按照合同审批流程发起会签;
(五)法务部按照公司最终审批意见对合同范本进行修改后发布执行。
自发布之日起,新签合同应当使用最新合同范本,旧合同范本不再使用。
第四十三条合同范本的修订
法务部组织每年一次对合同范本进行修订。
合同范本的使用单位应当定期或不定期总结合同范本使用过程中的有关问题,并向法务部提供建设性的修订意见。
公司法务部应当在汇集合同修订意见的基础上,组织相关业务部门进行修订。
出现以下情形之一,继续使用合同范本将不利于公司的利益时,合同范本的使用单位应当及时提出修订草稿并提交法务部,法务部应当及时组织相关业务部门进行临时修订:
(一)合同范本制定的业务市场环境将发生或已经发生重大变化时;
(二)合同范本涉及的国家政策、法律法规将发生或已经发生重大变化时;
(三)公司领导指示修订合同范本或合同范本涉及的业务制度、业务流程发生重大变化时。
章程________________________________________________________________________第六章附则
第四十四条冲突适用
本管理办法的条款与相关法律、法规存在冲突的,适从相关法律、法规的规定。
第四十五条解释权
本管理办法由公司法
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