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二是结尾用语。
为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。
三是过渡用语。
如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。
四是经办用语。
经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
五是称谓用语。
有第一人称:
我、本;
第二人称:
你、贵;
第三人称:
该。
等等。
国家行政公文有12类13种,即命令(令);
议案;
决定;
指示;
公告、通告;
通知;
通报;
报告;
请示;
批复;
函;
会议纪要。
公文主文结构,是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。
这一部分的写作,是公文写作的难点。
(二)收集有关资料,进行调查研究
发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。
但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;
如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?
一是收集和阅读有关的文字材料;
2
二是到实际当中搜集活材料。
例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
(三)、拟出提纲,安排结构
在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。
篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。
当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。
由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
(四)落笔起草、拟写正文
结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。
写作中注意两点:
1、要观点鲜明,用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。
运用材料要能说明问题,做到材料与观点统一。
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。
如果观点不明,令人不知所云。
有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。
而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练,交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
(五)、反复检查,认真修改
初稿写出后,要认真进行修改。
写文章,需要下功夫。
自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。
3
1、关于主题的修改。
看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题。
3、关于材料的修改。
材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。
修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。
第二章几种常用的商务公文写作
第一节请示写作
一、概念。
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
二、请示的特点
1、针对性。
只有本单位权限范围内无法决定的重大事项,如重要决定、重要决策、人事安排等问题,以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难,才可用请示行文。
请示上级给予指示、决断或答复、批准。
因而请示具有很强的针对性。
2、呈批性。
请示是有针对性的上行文,上级领导对于呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的批复回文。
3、单一性。
请示应一文一事,一般只写一个受文领导,即使需要同时呈送其他领导,也只能用抄送形式。
4、时效性。
请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,求得上级单位指示、批准的公文,如能及时发出,就会使问题得以及时解决。
三、请示的分类
根据内容、性质的不同,请示分为以下三种:
1、请求指示性请示。
2、请求批准性请示。
3、请求批转性请示。
4
四、请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法如下:
(一)、首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
1、标题。
请示的标题一般有两种书写方式:
一种是有发文机关名称、事由和文种构成。
如《***组关于********的请示》;
另一种是由事和文种构成,如《关于*******的请示》
2、受文领导。
每份请示只能写一个受文领导,不能多头请示。
(二)、正文,其结构一般由开头、主体、结语构成。
1、开头。
主要交代请示的理由。
2、主题。
主要说明请示事项,它是向上级机关提出的具体请求,这部分内容要单一,只宜请求一件事。
3、结语。
另起一段,其习惯用语有当否,请批示、妥否、请批复、以上请示,请予审批、以上请示,呈请核准或以上请示如无不妥,请批转各部门予以执行。
(三)、尾部,其主要结构为落款与成文时间两部分。
五、请示应注意的问题
1、一文一事的原则。
2、材料真实,不要为得到领导批准而虚构情况。
3、理由充分,请示事项明确。
4、语气平实、恳切,以引起上级的重视。
一、怎样写请示
1、请示的含义及特点
请示:
是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。
请示具有以下特点:
①请示事项一般时间性较强。
请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。
②应一事一请示。
③一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。
④应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。
2、请示的分类
根据请示的不同内容和写作意图分为三类:
①请求指示的请示。
此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级5
机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
②请求批准的请示。
此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
③请求批转的请示。
下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。
3、请示的写作要求
请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。
请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。
请示的注意事项除其特点中所述之外,还应注意请示与报告的区别,切忌用报告代请示行文;
请求的内容若涉及其它部门或地区时,在正常情况下应事先进行协商,必要时还可联合行文,如有关方面意见不一致,应如实在请示中反映出来;
另外请求拨款的应附预算表;
请求批准规章制度的,应附规章制度的内容;
请示处理问题的,本单位应先明确表态;
正式印发请示送上级机关时,应在文头注明签发人姓名。
请示模式
请示是向直接上级请求指示、批准的公文。
必须事前行文,一事一文。
上级应在一定的时限内批复。
【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。
如:
《×
×
学校关于创办<校园文学>报的请示》。
可以省去发文机关。
【主送机关】接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起。
只写一个,如需同时送其它机关,应用抄报(在文末左下角写明)形式。
【正文】1.请求缘由。
一写情况依据(往往用“目前”开头),二写目的说明(用“为...”开头)。
2.请求事项。
分层分项写清具体要求,并说透理由,提出充足的事实和理论根据。
同时,依据实际情况,提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考。
3.结尾。
只是一句祈使性的话:
“当否,请批复”或“以上如无不当,请批准”。
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【附件】可有可无。
是随同请求的有关材料、图表或其它文件。
在正文之后(隔一行)注明附件名称和顺序。
第二节报告写作
一、概念
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
尠报告是陈述性文体。
写作时要以真实材料为主要内容,以概括叙述为主要的表达方式尮报告是行政公文中的上行文种,撰写报告的目的就是为了让上级掌握本单位的情况,了解本单位的工作状况及要求,使上级领导能及时给予支持,为上级机关处理问题,布置工作或作出某一决策提供依据。
下情上达是制发报告的目的。
所以报告的内容要求以摆事实为主,要客观的反映具体情况,不要过多的采用议论和说明,表达方式以概括为主,语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
二、报告的特点:
1、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等,它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题,所以不带请示事项,这是它与请示的重要区别之一。
2、报告中一般不提建议或意见。
如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见,可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行,报告一经批准,便作为批转文件的附件下发,其权威性依赖或附属于批转机关。
3、报告在内容上不像请示那样有一文一事的要求,它可在一件公文中综合报告几件事情,层次结构比较复杂。
4、报告广泛使用于下级向上级反馈信息,是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。
向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议,也是下级机关必须履行的一项工作制度。
三、报告的种类
报告从种类与内容上分主要有:
汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。
四、写法
报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成,下面介绍几种报告的写法
(一)汇报性报告
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汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告,一般分为两类:
1、综合报告。
这种报告是本单位工作到一定的阶段,就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。
其内容大体包括工作进展情况,成绩或问题,经验或教训以及对今后工作的意见或建议。
这种报告的特点全面、概括、精练。
2、专题报告。
这种报告是针对某项工作中的某个问题,向上级所写的汇报性报告。
(二)答复性报告
这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。
这种报告要求问什么答什么,不涉及询问以外的问题或情况。
(三)呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。
一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
(四)例行工作报告
例行工作报告是下级向上级,因工作需要定期向上级所写的报告。
如,财务报告、费用支出报告等。
报告模式
报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。
一般事后、事中行文。
不要求上级批复,行文较长。
报告和总结、调查报告的写法大同小异。
常见单位部门的总结同时用于会议,成为报告。
【标题】一般是:
“事由+报告”。
【主送机关】与请示相同。
【正文】种类繁多,正文内容有差异。
为学习方便,把报告大致分为二种:
一是综合性报告正文,或称总结性报告。
政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。
1.情况简述:
工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。
这种开头称为概述式。
此外还有结论式(议论判断)、说明式(用“为了…”)等。
百字上下。
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2.成绩做法:
这是主体。
可以简要叙述一下工作过程。
成绩常常通过数字、比较、事实来表现。
安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。
3.经验教训:
要有观点、看法和规律,又要有具体的典型事例以及理论分析。
常常占五分之一篇幅。
4.今后计划。
往往写成今后的工作计划。
常常占三分之一篇幅。
各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。
二是专题性报告正文。
着重汇报某项工作或某个问题,特点是专项、特殊,一事一报。
1.概述情况。
讲清工作开展情况,或问题发生的原委,事项的起因和经过。
2.说明理由、做法和反映。
或取得的成绩和经验,或分析存在的问题及原因,或说明工作做法,或写出群众反映。
3.提出意见。
写基本看法,解决问题的建议和办法。
报告要用事实说话,以叙述为主,叙议结合。
【结尾】一般用“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等习惯用语,有的不写。
如有附件,与请求相同写法。
最后写发文机关或个人,盖章,写发文时间。
第三节、总结的写作
总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价,从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
(一)总结的种类
从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结,从内容分主要有综合总结和专题总结两种。
综合总结又称全面总结,它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查,进而总结经验与教训。
专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结,尤以总结推广成功经验为多见。
总结也有各种别称,如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。
(二)总结的写法
1、标题
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文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。
例:
局19×
年度拥军拥属工作总结》。
文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点,不出现总结字样,但对总结内容有提示作用。
例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。
双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题,正标题揭示观点或概括内容,副标题点明单位、时限、性质和总结种类。
《知名教授上讲台教书育人放异彩——×
大学德育工作总结》。
2、正文
前言一般介绍工作背景、基本概况等,也可交待总结主旨并作出基本评价。
开头力求简洁,开宗明义。
主体
应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。
这些内容是总结的核心部分,可按纵式或横式结构形式撰写。
所谓纵式结构,即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。
所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分,
标序加题,逐一写来。
结尾作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结,要求简短精练。
3一般在正文右下方署名署时。
如是报刊杂志或简报刊用的交流
经验的专题总结,应在标题下方居中署名
单位工作计划的写法
1计划标题一般由四个部分组成:
计划的制订单位名称、适
用时间、内容性质及计划名称。
视
计划文本的成熟程度,有可能出现第五个部分,即在标题尾部加括号注明:
草案、初稿、征
求意见稿、送审稿等。
如《×
市19×
年再就业工程实施方案(讨论稿)》。
2计划通常有一个“前言”段落,主要点明制订计划的指导
思想和对基本情况的说明分析。
前
言文字力求简明,以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要,应力戒套话、空话。
3如果说引言回答了“为什么做”的问题,那么主体要回答
“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。
目标与任务首先要明确指出总目标和基本任务,随后应根据实际内容进一步详细、具体地
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写出任务的数量、质量指标。
必要时再将各项指标定质、定量分解,以求让总目标、总任务具体化、明确化。
办法与措施以什么方法,用什么措施确保完成任务实现目标,这是有关计划可操作性的关
键一环。
所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困
难,采取哪些手段,通过哪些途径等心中有数。
这既需要熟悉实际工作,又需要有预见性,
而关键在于有实事求是的精神。
唯有这般,制订的措施、办法才是具体的,切实可行的。
时限与步骤工作有先后、主次、缓急之分,进程又有一定的阶段性,为此在计划中针对具
体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。
这样才能职责明确、操作有序,执行无误。
计划类公文包括:
规划、设想、计划、要点、方案、安排等
。
工作计划
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。
机关、团体、企事业单位的各级机构,对一定时期的工作预先作出安排和打算时,都要制定工作计划,用到“工作计划”这种公文。
工作计划实际上有许多不同种类,它们不仅有时间长短之分,而且有范围大小之别。
从计划的具体分类来讲,比较长远、宏大的为“规划”,比较切近、具体的为“安排”,比较繁杂、全面的为“方案”,比较简明、概括的为“要点”,比较深入、细致的为“计划”,比较粗略、雏形的为“设想”,无论如何都是计划文种的范畴。
不管其如何分类,计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
(一)各种工作计划特征和写作特点
1、规划
规划是计划中最宏大的一种:
从时间上说,一般都要在三五年以上;
从范围上说,大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目;
从内容和写法上说,往往是粗线条的,比较概括,如《×
省经济和社会发展十年规11
划》,《×
省工业结构调整规划》等。
规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署,以便明确方向,激发干劲,鼓舞斗志;
相对其它计划类公文而言,规划带有方向性、战略性、指导性,因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。
这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算,在掌握大量可靠资料的基础上,根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标,然后充分吸收有关意见,以科学的态度,反复经过多种方案的比较、研究和选择,确定各项指标和措施。
规划的具体写法:
规划因具有严肃性,所以一般都是通过“指示性通知”来转发的,其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成,一般不必再落款,也不用写成文时间。
规划的标题是“四要素”写法:
单位名称+时间期限+内容范围+“规划”二字。
省“八五”期间经济发展规划》。
规划的正文一般都比较长,大致有以下几方面内容:
(1)前言,即有关的背景材料,也就是制定规划的起因和缘由。
这是制定规划的依据,因此不能简单地罗列事实,而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析,找出其有得因素和不得因素。
这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据,有可靠性。
(2)指导方针和目标要求。
这是规划的纲领和原则,是在前言的基础上提出的,因此既要写得鼓舞人心,又要写得坚定有力,要用精炼的语言,概要地阐述出来。
(3)主要任务和政策、措施。
这是规划的主体和核心,是解决“做什么”和“怎样做”的问题,因此任务要提得明确,措施要提得概括有力。
这部分写作通常有两种结构:
对于全面规划或任务项目较多的规划,因其各项任务比较独立,没有多少共同的完成措施,一般采用以任务为主线的“并列式结构”(措施都在各自的任务之后分别提出);
对于专题规划或任务较单一的规划,因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大,一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。
(4)结尾,即远景展望和号召。
这部分要写得简短、有力、富有号召力。
2、设想
设想是计划中最粗略的一种:
在内容上是初步的,多是不太成熟的想法;
在写法上是概括地、粗线条地勾勒。
但时间不一定都是远的,范围也不一定都是宏大的。
一般说来,时间长远些的称“设想”;
范围较广泛的称为“构想”;
时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。
设想是为制定某些规划、计划作出准备的,是一些初步想法。
设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些,因为它是为正式12
的规划或计划作准备,不是给各级
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