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部门主管、科室主管、各业务归口专员对所辖工作负领导责任。
3、管理团队:
(1)行政部设主管一名,是行政部目标与经营管理第一责任人。
(2)核心管理团队:
安保科主管、行政科主管、车辆主管、食堂主管,作为管理团队抓行政部工作。
(3)核心业务团队:
安保科主管、行政科主管、车辆主管、食堂主管、各业务归口专员,作为业务团队开展行政部工作。
◆部门主管在管理上抓到四个分管口主管,设立了固定的管理模式,通过各科室主管向基层传递部门管理思想;
在业务上抓到各业务归口专员,掌握部门业务开展的进度、质量,各科室主管对部门管理思想的执行情况,各业务归口专员的工作状态,同时通过对业务团队的互动来验证部门管理模式的有效性。
◆组织架构图:
见附件一。
五、主要职责及工作流程
◆行政部工作职责及工作流程,详见附件二。
六、行政部工作模式
以工作计划统筹,以考评推动实施,通过总结分析评估,通过会议沟通,过程动态调整,体现PDCA(计划、实施、检查、调整)的管理循环。
(一)、会议管理模式
1、月总结会
(1)会议召开时间:
每月1次(暂定每月25日,根据工作需要由行政部主管决定)。
(2)参加人员:
安保部主管,行政科主管,车管科主管,总务科主管和各业务归口专员。
(3)会议议题:
Ø
各岗位对本月目标实现情况进行分析、通报;
各岗位对本月工作完成情况总结及得失情况分析;
各岗位对下月工作计划进行说明;
落实公司管理要求;
其它重大事宜等。
2、周例会
每周1次(暂定每周五下午,根据工作需要由行政部主管决定)。
安保部部主管,行政科主管,车管科主管,总务科主管和各业务归口专员。
汇报本周工作进展情况,分析、解决本周工作中出现的问题;
提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题;
职能科室主管对本周各岗位工作进行讲评,提出下周工作要点,进行布置和安排;
3、专题会议
(1)会议议题及召开时间:
根据实际工作需要由行政部主管或职能科室主管决定,可以包含目标、管理、人事等方面的专项工作。
由会议主持人决定。
◆对于临时组织的会议,所涉及的科室及相关人员应给予积极响应。
(二)、工作计划管理模式
主要包括月度、周度和专项工作计划模式,通过工作计划管理可以锻炼员工的统筹能力,同时让部门工作的开展处于受控的状态。
1、部门月度计划与总结
负责人:
部门主管
内容:
总结上月部门工作,开展督促分析,发现并解决工作中存在的问题,提出困难与需求,为下月工作打好基础。
形式:
书面形式
审批:
分管领导
2、周工作计划与总结
职能科室主管
结合部门月度工作目标,以周为单位分解工作任务,总结上周各自工作得失及完成情况,发现并解决工作中存在的问题,提出困难与需求,为下周工作打好基础。
3、专项工作总结
负责人:
专项工作归口主管
内容:
根据实际工作而定
形式:
审批:
◆详见附件三《行政部日常工作考评表》
(三)、内部督查管理模式
检查模式主要包括日常工作检查、工作计划检查、制度检查,由行政部主管、职能科室主管、食堂主管、各业务归口专员对所辖工作进行跟踪和落实,用“跨层级”管理模式定期进行检查。
1、日常工作检查:
(1)食堂:
各岗位关键工作质量(根据食堂各岗位关键工作质量考评表);
(2)保卫:
保卫安全检查记录、辖区卫生、制度执行;
(3)宿舍:
宿舍安全检查记录、宿舍卫生、资产管理、制度执行;
(4)车辆:
车辆安全检查记录、车辆卫生、车辆保养;
(5)行政:
相关费用月报,台帐;
(6)网络通讯:
验证报修平台信息的真实性;
特殊检查:
每月不低于两次夜间抽查保卫、宿舍、食堂(部门主管或职能科室主管)。
2、职能科室主管、各业务归口专员的周度、月度工作计划检查,通过周例会的平台,检查各块归口业务的计划完成情况。
3、制度执行情况检查:
根据公司各部门制度执行计划开展检查。
4、临时性工作检查。
(四)、内部总结、分析管理模式
主要包括3方面的分析管理模式,通过部门总结形式实现。
1、目标分析,以行政统计为基础,分析行政目标完成情况。
2、工作计划评审,验证工作计划执行差异或效果不佳的原因。
对工作的方向性和有效性进行评估,适时调整工作方向。
3、非计划性工作考评,对于一些临时性的行政工作,要做好分析和总结。
七、部门培训机制管理模式
◆建立完善的部门人力资源管理机制,按照“招人有标准,育人有方向,留人有方法,用人有艺术”的核心思想开展部门的人力资源建设。
选拔新员工方面要严格要求,建立完善的岗位标准,入职的素质考核要有针对性和差异性,对每个岗位、每个人要有系统的长远的职业发展规划,重点抓好几个培训:
1、新员工培训。
2、部门内部培训。
根据人力资源部目标培训计划执行。
◆详见附件七《行政部人力资源管理办法》
八、部门行为规范
◆礼仪规范:
男员工不得留过肩长发,不得穿背心、短裤和拖鞋上班,更不得在工作场所打赤膊。
女员工衣着不得过于暴露,不得化浓妆上班。
乘公司班车上下班的员工,应做到文明乘车,服从车辆卫生管理,严禁向车窗外抛洒任何物品或垃圾。
员工开会或参加培训时,应自觉将通讯工具调整至震动或静音状态。
办公电话铃响三遍之内,应主动接听。
接听时使用“您好,行政部”的标准用语。
工作场所内除正常工作对话外,应尽量保持安静,以免打扰他人工作。
工作期间,如需他人帮助,应礼貌询问。
鼓励员工在工作交流时尽量使用普通话。
◆工作期间,严禁下列行为:
擅离岗位,串岗聊天,做与工作无关的事情。
在办公室内吸烟。
工作互相推诿,推卸责任,或妨碍他人工作,影响公司工作效率。
从事与公司利益相冲突的任何活动,或在工作期间兼任本公司以外的工作。
从事危害公司生产、经营及公共安全的活动。
擅取公司任何财物及文件资料,或利用公司公共财产办理私人事务。
拒绝保卫人员合理、合法的要求或检查。
造谣生事,消极怠工,煽动他人怠工、罢工。
擅自更改操作流程,或未经允许擅自操作其它岗位的生产设备或办公设备。
泄露公司商业秘密和技术资料。
参与赌博、打架斗殴或进入淫秽、不健康场所。
与任何外部人员私下勾结,做任何有损公司利益的事。
以任何形式接受任何单位或个人的礼金、回扣等。
九、部门奖惩制度
不遵守开会秩序。
(减发奖金5—50元)
与上级无理争吵。
(减发奖金20—200元)
不服从管理。
(减发奖金50—300元,直至管理否决)
受到严重投诉。
(减发奖金50元,直至管理否决)
工作中出现重大失误。
其他重大违规行为者。
附件一:
行政部组织架构图
附件二:
行政部工作职责及工作流程表
附件三:
行政部日常工作考评表
附件四:
华清公司2012年行政部定岗定编表
附件五:
行政部重点提报表单
附件六:
行政管理类制度目录
附件七:
《行政部人力资源管理办法》
附件八:
《行政部食堂管理模式》
附件九:
《行政部宿舍管理模式》
附件十:
《行政部保卫管理模式》
附件十一:
《行政部车辆管理模式》
二〇一二年三月十九日
行政部组织架构图
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