化妆品质量管理制度全套Word下载.docx
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11、化妆品安全追溯管理制度22
12、化妆品质量安全管理员管理制度26
13、化妆品经营过程与控制管理制度29
14、化妆品安全突发事件应急处置方案管理制度32
二、岗位职责
1、质量安全管理员职责34
2、米购职责35
3、销售职责36
4、储运职责37
5、购销员职责38
6、化妆品经营操作流程图39
一、管理制度
一、采购(进货)质量管理制度
文件名称
采购(进货)质量管理制度
文件编码
JW-HZP-ZD-OI-17
编制人
审核人
批准人
编制日期
2017年5月10日审核日期2017年5月15日
批准日期
2017年5月20日
编制依据
《化妆品监管管理条例》
文件版本
2017年版
分发部门
质量管理、采购、销售、储运、财务、综合部
实施日期
2017年6月01日
1、目的:
为加强对化妆品质量的监督管理,把好进货经营第一关,防止假劣化妆品进入本企业,制定本制度。
2、范围:
公司采购的所有商品质量管理。
3、责任:
采购员、采购部、质量管理部
4、内容:
化妆品定义:
是指以涂擦、滇洒或者其他类似方法,施用大人体表面(皮肤、毛发、指甲、口唇等)、口腔黏膜,以清洁、保护、美化、修饰以及保持其处于良好状态为目的的产品。
化妆品的分类:
普通化妆品和特殊化妆品(非特殊用途化妆品)。
4.1.首营企业系指购进化妆品时与本企业首次发生供需关系的化妆品生产或经营企业;
4.2.首营品种是指本企业向某一化妆品生产企业首次购进的化妆品品种。
4.3.首营企业需由采购部索取以下资料进行初审:
4.3.1.加盖企业原印章的《化妆品生产许可证》、《卫生许可证》、《化妆品经营许可证》、《营业执照》证书复印件;
化妆品生产许可和经营许可证明文件;
化妆品注册或备案相关证明文件(含技术要求、产品说明书等)和企业产品质量标准书;
化妆品出厂检验合格报告、进口化妆品检验检疫合格证明书。
4.3.2.加盖企业原印章和企业法人代表印章或签字的委托授权书原件,并注明委托期限、地区(区域)、品种。
4.3.3.业务负责人员身份证复印件。
4.3.4.加盖企业原印章的《税务登记证》、《组织代码证》、《物品编码备案证》。
4.3.5.加盖企业原印章的质量协议或购销合同书。
4.4,首营品种需由采购部索取以下资料进行初审:
4.4.1.加盖企业原印章的产品批准生产的文件(批准文号)复印件;
4.4.2.药监部门的检验报告书、产品生产企业的检验报告书。
4.4.3,产品最小包装、标签和说明书(需加盖供货企业原印章)。
4.5.采购部负责收集相关资料室,交质量管理部对资料进行审核,确认供应商的合法资格和质量保证能力的可靠性、产品的合法性。
若材料不能证明供货单位的合法性和质量可靠性,要求其补充材料重新审核,必要时采购部会同质量管理部进行实地考察。
4.6.对首营企业、首营品种要严格审查。
采购人员按要求填写《首营企业审批表》、《首营品种审批表》,经质量管理部审核,质量经理审核批准后,方可从首营企业购进药品和采购首营品种。
采购(进货)各项记录要真实、准确、归档保存。
4.7.质量管理部对首营企业,首营品种的相关资料存档,保存5年。
4.8.对首营企业、首营品种未经审核即采购销售者,一经查实,对责任人进行严肃处理,并将产品封存和退回原进货单位。
二、收货、查验管理制度
收货、查验管理制度
JW-HZP-ZD-O2-17
为保证入库化妆品数量准确,质量完好,确保化妆品安全有效。
采购入库商品质量管理
收货员、验收员
4.1.收货员对米购商品进行确认,检查到货商品的外包装是否完整、破损、渗漏、污染等,有质量凝问的拒绝收货;
4.2.收货员对照采购订单查验产品名称、生产厂家、供货单位、产品数量等,还应审查运输工具、运输时限、发货单位、联系人等。
4.3.收货合格的商品存放在待验收区通知验收员验收。
4.4.验收员要求:
验收人员应具有高中(含)以上文化程度,必须经过专业培训、熟悉保健食品知识、理化性能、掌握各项验收标准内容,有一定独立工作能力,视力在0.9以上(不包括校正后),无色盲、色弱和传染性疾病的人员担任。
4.5.有符合卫生条件的专门验收场所,配备验收设施设备。
4.6,验收员接到收货商品通知后,在待验收区对采购商品进行确认验收。
4.6.1.验收化妆品时,应对产品的外包装、外观质量、标签、说明书以及有关证明或文件进行逐一检查,产品的包装、标签和说明书与批准的内容相符后方可入库。
购进票据应注明生产企业、注册证号/备案凭证号、生产日期、生产批号、有效期(保质期)、数量、单价、金额等内容。
4.6.2,验收整件化妆品应有产品合格证。
4.6.3,化妆品到货后,应在两个工作日内验收完毕。
4.6.4.验收进口化妆品,应凭加盖供货单位原印章的《进口化妆品批准证书》复印件和口岸进口食品药品监督检验机构的检验合格证复印件O其包装的标签应以中文注明化妆品的名称、主要成分以及注册证号,并有中文说明书。
4.6.5,对销后退回的化妆品,验收人员应按进货验收的规定验收。
4.6.6.对生产日期超过六个月和近效期的化妆品,原则上不得验收入库,对确属用户急需,须经采购部经理签字批准,方可验收入库。
4.6.7.经验收的化妆品,验收人员应在计算机系统的入库验收凭证上填写验收结论,打印验收验收入库单,通知仓库保管员凭验收员签章的入库验收凭证,根据验收结论调整化妆品存放位置,办理入库手续。
财会人员凭验收员、保管员签章的凭证入帐。
4.6.8.化妆品验收应在计算机系统中做好验收记录。
内容包括:
供货单位、数量、到货日期、品名、剂型、规格、产品证号、产品批号、生产厂家、有效期(保质期)、质量状况、验收结论和验收人员等项目。
4.6.9.查验记录应保存至超过化妆品有效期一年但不得少于二年。
三、进货查验记录管理制度
进货查验记录管理制度
JW-HZP-ZD-O3-17
加强化妆品质量管理,做好质量风险防范,制定本制度。
经营食品类所有品种。
质量管理人、查验员
4.1.购进的任何化妆品一律进行实地查验。
4.2.购进化妆品时,要查验证明供货方主体资格合法的有效证件,并按批次向供货方完毕取证明化妆品质量符合标准或规定,以及证明化妆品来源的票证,并保存原件或者复印件。
需要查验和索取的具体票证。
从供货商采购化妆品的,还必须检验是否持有合法有效的授权文书,查验企业法人授权销售员委托书,身份证证明,并将文书复印留存归档备查。
4.3.经营包装化妆品的,要对化妆品包装标识进行查验核对,主要查验内容包括:
4.3.1.查验化妆品包装是否有中文标明的商品名称、生产厂家厂名、厂址;
是否在包装上显著位置清晰标明化妆品名称、配料清单、配料定量、将含量和沥干物(固形物)含量。
特殊化妆品是否在显著位置予以清晰标示、使用方法和适宜人群的。
4.3.2.是否标明生产日期、有效期、贮藏说明、产品执行标准、质量等级。
4.3.3.对使用不当,容易造成损害及可能危及人身、财产安全的食品是否标警示标记或中文警示语。
4.3.4.经感官鉴别是否存在已经腐败变质、油脂酸败、霉变、变味、生虫、污秽不洁、混有异物或者有其他感官性状异常,可能对人体健康有害的。
4.3.5.化妆品是否符合产品说明书的质量情况。
4.3.6,是否存在应当检验、检疫而未检验、检疫,或者伪造检验、检疫结果,或者检验、检疫不合格的话;
4.3.7.进口化妆品是否用中文标明的原产国国名或者地区名以及在中国依法登记注册的代理商、进口商或者经销商名称和地址的。
4.4.法律法规规定必须检验或者检疫的,必须查验其有效检验检疫证,未经检验检疫的,不得上市销售。
法律、法规没有明确规定的,应经有关产品质量检测机构或市场设立的检测点检测合格才能上市销售。
4.5.加强检查化妆品的外观质量,对包装不严实或不符合卫生要求的,要及时予以处理,对过期、腐烂变质的化妆品,不得进入库,并立即停止销售,并进行无害化处理。
4.6.审查化妆品是否与其广告宣传相一致,是否存在有虚假和误导宣传的内容。
4.7.在进货时,对查验不合格和无合法来源的化妆品,要拒绝进货。
发现有假冒伪劣化妆品时,要及时报告当地工商行政管理部门。
4.8.实行统一配送经营方式的化妆品经营企业,可以由企业总部统一查验供货者的许可证、营业执照和化妆品合格的证明文件,进行化妆品进货查验记录。
企业总部向所属经者提供进货查验的证明。
统一配送之外自行采购的化妆品,建立进货查验记录制度。
4.9.化妆品到货后由验收组组织进货、查验,并记录,记录保存有5年。
四、贮存、养护质量管理制度
贮存、养护管理制度
JW-HZP-ZD-O4-17
为加强化妆品的保管,保证在库食品质量,防止食化妆品过期、变质失效。
商品储存、养护质量管理
保管员、养护员
4.1.储运部保管员应根据化妆品的储存要求,合理储存化妆品,冷藏储存温度为2-10°
C,阴凉、凉暗储存指避光,温度不高于20oC,常温储存温度为0-30°
C,相对湿度应保持在35-75%之间,按产品外包装贮存要求合理存放商品。
4.2.化妆品应离地、隔墙放置,各堆垛间应留有一定的距离。
搬运和堆垛应严格遵守化妆品外包装图示标志的要求规范操作,化妆品堆垛必须牢固、整齐,不得倒置;
对包装易变形或较重的化妆品,应适当控制堆放高度,并根据情况定期检查、翻垛。
4.3.严格按照法律法规和化妆品安全标准要求储存化妆品,经营场地和经营场所的设施符合要求。
4.4.按照保证化妆品安全的要求贮存化妆品,定期检查库存化妆品,及时清理变质或者超过保质期及其他不符合化妆品安全标准的的化妆品。
4.5.贮存化妆品,在贮存位置标明化妆品的名称、生产日期、保质期、生产者名称及联系方式等内容。
4.6.应保持库区、货架和出库化妆品的清洁卫生,定期进行清扫,做好防火、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠和防污染等工作。
4.7.应定期检查化妆品的储存条件,做好仓库的防晒、温湿度检测和管理,如温湿度超出范围、应及时采取调控措施。
4.8.因根据化妆品的流转情况,定期检查化妆品的质量情况,发现质量问题应立即停售和处理。
4.9.按养护计划做好贮存化妆品养护工作,并记录相关养护数据。
五、出库复核管理制度
JW-HZP-ZD-O5-17
为保证出库化妆品质量合格,数量准确,保证人民食用安全有效。
商品出入库、复核质量管理
保管员(发货员)、复核员
4.1.化妆品出库应贯彻“先产先出”、“近期先出"
“拆零先出”和“按批号发货”的原则。
4.2.化妆品必须经复核后方可出库,出库复核员须按发货凭证逐批次、逐品种对实物进行质量检查和核对。
4.2.1.复核的主要内容有:
品名、规格、剂型、数量、批号、效期、生产厂家、质量状况等。
4.2.2.如发现以下问题应停止发货,挂“暂停发货〃牌,并在计算机系统中将该商品锁定,通知质量管理部检验,填写“质量问题确认通知单"
报质量管理部复检确认,经确认的化妆品整货不合格品挂红色标示牌,放不合格品区,在计算机系统中将该商品锁定,停止销售,经检查后为合格商品解除限制,在货架商品上撒消“暂停发货"
牌,方可出库正常销售。
4.2.2.1,化妆品包装内有异常响动和液体渗漏的;
4.2.2.1.化妆品包装出现破损、捆扎不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象;
4.2.2.2.包装模糊不清或脱落的;
4.2.2.3,化妆品已超过有效期的;
4.2.2.4,化妆品霉烂、变质、虫蛀、鼠咬;
4.2.2.5.有退货通知或食品监督部门通知暂停销售的;
4.2.2.6,怀疑质量有问题,未经质量管理部复检的;
4.3.化妆品复核完毕,发货人与复核人均应在销售随货同行(出库复核)单凭证上签字并在计算机系统中确认。
4.4.认真做好质量跟踪的基础资料,做好销售随货同行(出库复核)记录,记录内容包括:
购货单位、联系人、品名、剂型、规格、批号、生产厂家、有效期、单位、数量、单价、金额、销售日期、质量状况和复核人员,记录应完整真实,保存至超过商品有效期一年,但不得少于二年。
六、化妆品凭证和质量记录管理制度
化妆品凭证和质量i己录管理制度
JW-HZP-ZD-O6-17
为提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据,保证质量管理工作的真实性、规范性、可追溯性,有效控制质量记录(此制度中所指的“质量记录”系纸质记录及相关的档案、凭证在内)。
所经营商品企业、品种的各种证明文件、凭证、记录资料等
质量管理部、采购部、销售部、财务部、储运部、财务部
4.1、管理:
4.1.1、质量管理部为质量记录的管理部门。
4.1.2,负责对各部门质量记录的使用和管理进行指导、监督、检查。
4.1.3,负责公司质量管理体系策划、验证、审查、完善等记录、报告的管理工作。
4.2,设计、审核:
4.2,K质量管理部负责编制公司的质量记录管理标准,并根据要求设计质量记录格式。
4.2.2,质量管理部组织有关部门的人员对质量记录格式的规范性、适宜性、可操作性和有效性进行审核。
4.2.3,质量管理部根据审核结果修订质量记录格式。
按公司《质量管理体系文件管理制度》中规定的保存期限备案,并通知有关部门可以使用。
4.2.4,质量管理部汇编公司《质量记录清单》,并汇集空白记录表格样本,报质量管理负责人确认。
4.2.5,各执行部门必须负责保证质量记录填写内容的符合性、全面性、真实性和有效性。
4.3、形式:
4.3.1、质量记录可以是表格、图样、文字等形式。
4.3.2、质量记录可采用纸张、磁盘、光盘、备份等媒体形式,应分类归档,便于检索。
4.4、填写:
4.4.1、质量记录填写要及时、真实、内容完整(不空格、不漏项)、字迹清晰,不能随意涂抹,没有发生的项目划,内容与前项相同时,应重复填写,不得有“・・・・・・»
或“同上〃、
“同前"
来代替。
各相关责任人签名不允许空白,要签全名。
4.4.2、如果发生错误需更改,不得使用涂改液涂改,应在原内容上划横线,写上更改后的内容,并在更改处由更改人签名(章)及注明日期,签名(章)要全名,更改原内容应清晰可辩,日期填写要清晰,年、月、日,不得竖写和用“、〃代替“年、月、日”。
4.4.3、质量记录使用墨水笔填写,以便于保存。
多层复写的例外。
4.5、处置:
4.5.1、各部门每月整理工作现场的质量记录,所有记录保存5年。
4.5.2、质量记录、档案及凭证由各部门指定专人统一妥善保管,防止损坏、变质、蛀蚀、发霉、遗失。
5、公司的质量管理所有记录和凭证按规定保存5年。
记录、凭证由各岗位人员负责填写,由各部门主管人员每年整理,并按规定归档与妥善保管。
5.1,记录要求:
5.2,本制度中所指的记录是指质量管理体系运行中涉及的各种质量记录。
5.3,质量记录应符合以下要求:
5.3.1,质量记录表格由质量管理部统一编写;
5.3.2.质量记录由各岗位人员填写;
5.3.3、质量记录字迹清楚,正确、完整,不得用铅笔填写,不得撕毁或任意涂改,需要更改时应划线后在旁边填写,并在划线处盖本人图章,具有真实性、规范性和可追溯性;
5.3.4.质量记录应按规定妥善保管,防止损坏、变质、丢失。
5.4,凭证要求:
5.4.1.本制度中的票据主要指购进票据和销售票据。
5.4.2.购进食品和销售化妆品要有合法票据,并按规定建立购销记录,做到账、票、货相符。
5.4.3.购进票据和销售票据应按规定妥善保管。
6、质量管理部、采购部、销售部、财务部按照各自的职责,分别负责记录和票据使用的日常检查和监督指导;
对不符合要求的提出改进意见。
七、化妆品销售记录、售后服务管理制度
化妆品销售记录、售后服务管理制度
JW-HZP-ZD-O7-17
为保证化妆品销售品种质量安全,做好售后服务,制定管理制度。
本规定适用于化妆品销售和售后服务质量管理。
质量管理部、销售部对本制度实施负责。
1、对其办事机构或者销售人员以本企业名义从事的食品购销行为承担法律责任。
销售人员销售化妆品类品种,提供加盖本企业公章的授权书。
授权书载明授权销售的品种、地域、期限,注明销售人员的身份证号码。
所有销售人员必须经卫生知识和产品知识培训后方能上U-4
冈。
2、销售服务对象为合法的购货单位,销售前应当对购货单位的证明文件、经营范围进行核实,建立购货单位档案,保证化妆品销售流向真实、合法。
2.1.在化妆品销售过程中,要经常注意有效期限,销售时要严格执行先产先出、近期先出、按照批号发货原则问题,防止过期失效。
2.2.公司规定,距离有效期差6个月的化妆品定为近效期,对近效期化妆品销售部每月应填写化妆品近效期催销报表,通知相关部门尽快处理。
3、化妆品类销售记录包括:
3.1.化妆品的名称、规格、剂型、注册证号或备案凭证号、数量、单价、金额;
3.2.化妆品的生产批号、有效期(失效期)、销售日期;
3.3.生产企业和生产企业批准证号或备案凭证号。
3.4.购货单位的名称、化妆品经营许可证号、经营地址、联系方式。
4、销售员学习并熟悉《化妆品管理条例》等法律、法规中有关销售质量管理的条款,规范销售行为;
应严格按照要求正确介绍化妆品的作用、适宜人群、使用方法、储存方法和注意事项等内容,不得夸大宣传作用,严禁宣传疗效或利用封建迷信进行化妆品的宣传。
销售过程中怀疑保健化妆品有质量问题的,应先停止销售、立即报告质管员或质量管理员。
5、严格审核购货单位的合法资格和购货人员的合法身份,并索取其合法证照,化妆品类品种不得销售给无合法证照的经营单位和无执业许可证的医疗单位。
销售化妆品应订立合同或质量保证协议书,明确质量条款。
6、掌握库存化妆品动态,对效期较近、库存时间较长的合格要积极组织销售,避免造成损失,促销品种要有相关1己录;
7、正确介绍化妆品适应症,不得虚假夸大和误导用户;
按食品标签、说明书正确宣传;
8、注意收集由本公司售出化妆品的不良反应情况,对化妆品销售中出现的质量问题应及时报告质量管理部负责人,及时追回有质量问题的医疗器械;
9、按规定做好销售记录,记录保存应超过化妆品有效期年,但不得少于2年。
10、售后服务人员质量管理:
10.1.认真贯彻执行国家有关法律法规和公司的规章,加强报务质量意识;
10.2.自觉学习化妆品业务知识,熟悉产品;
11、坚持质量第一、客户第一的经营思想;
严禁以任何形式销售假劣化妆品,凡质量不合格、过期失效、或变质的化妆品,一律不得销售。
13、公司建立顾客访问制度,采取不定期上门访问、书面征求意见或利用各种机会等方式广泛征求顾客对本公司商品质量、服务质量的意见和要求,同时做好记录。
对顾客反映的意见应及时反馈到有关部门负责人,提出改进措施,并组织实施。
14、对顾客来信、来电、来访提出的问题,销售部门应认真做好接待处理工作,做到态度热情虚心,处理及时公正。
不管顾客提出的意见正确与否,都应虚心听取,沟通和加强与顾客之间的联系,并做好相关记录。
15、公司建立客户档案,认真处理客户来信、来访。
每件
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