办公用品申请采购流程文档格式.docx
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4、估算金额在5000元以上(大宗采购),由董事长加批。
第四章采购流程
、A类物品采购流程
1、A类物品由行政部门人员张娇娇负责采购。
2、采购流程:
1)、申请信息初步汇总:
各部门每月第一个工作日之前汇总部门所需A类物品信息,填写采购申请单1(见附件一),提交给采购人员
2)、申请信息最终汇总:
采购人员汇总全公司A类物品需求信息,填写采购申请单2(见附件二),按照预估价格逐级审批。
3)、采购:
采购人员按审批通过的采购申请单采购。
4)、入库:
物品采购回来后,采购人员与行政主管核实物品品种及数量,行政主管在采购申请单上确认签字。
采购人员凭采购申请单办理采购物品入库,领取入库单。
5)、报销:
采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。
6)、出库:
采购人员按需发放A类物品,登记记录。
每月28号(如遇节假日,顺延至假期结束的第一个工作日)汇总出库信息,提交财务部门,按部门出库。
3、流程图:
二、B类物品采购流程
1、B类物品由行政部门人员武曼负责采购。
1)、申请审批:
采购人员按需汇总全公司B类物品需求信息,填写采购申请单2(见附件二),按照预估价格逐级审批。
2)、采购:
采购人员按采购申请单采购。
3)、入库:
采购人员凭采购采购申请单办理采购物品入库,领取入库单。
4)、报销:
5)、出库:
采购人员按需发放B类物品,登记记录。
每月28日汇总出库信息,提交财务部门,按部门出库
3、采购流程图
出库:
采购人员按需发放物品,每
月28日汇信息,提交财务部,按
三、C类物部品门采出库购流程
1、C类物品由总经办人员刘净丽负责采购
1)、申请:
公司任何人员需求采购C类物品,务必先填写采购申请单3(见附件三),预估价格(价格的预估可由申请人自行完成,也可由采购人员协助完成)。
2)、审批:
申请人员按照预估价格逐级审批。
审批完成后,采购申请单留存于采购员处。
审批完成后即可采购,采购方式分以下两种,申请人根据采购物品内容自行选择。
采购方式一:
采购物品部门化(只有申请人员可以清楚确定所申
请物品的规格性能),申请人须选择自行选购、采购人员代付款
的方式采购。
申请人自行选购物品,务必与卖家沟通发票事宜,无发票不予付款。
采购方式二:
采购物品大众化(物品内容无特殊要求)。
可以选择采购人员自行选购付款的方式采购。
物品采购回来后,申请人先到采购员处调取采购申请单,与采购员核对物品品种数量,采购员在采购申请单上确认签字。
申请人凭确认签字的采购申请单到财务部办理系统入库,领取入库单。
办理入库后,务必将采购申请单及入库单归档于采购员。
采购员凭采购申请单、入库单、收据、发票到财务部按流程报销。
申请人员按需出库。
3、流程图
申请:
申请人员填写采购申请单3,预估物品价格。
申请人员按需出库
4、特殊情况应急处理
1)特殊情况一:
情况紧急,申请人员需要采购人员协助采购物品(采购人员选购付款)。
申请人员务必提交今目标申请(选择今目标自由审批流程即可),通过部门经理审批,抄送给采购员方可采购。
申请人员务必在5个工作日内补办书面采购申请单及采购物品的入库出库流程。
2)特殊情况二:
情况紧急,申请人员需要自行采购物品(采购人员自行选购自行付款),申请人员无需申请即可采购,但务必补签采购申请单,办理入库出库手续。
无采购申请单、入库单不可报销。
第五章注意事项
1、除特殊情况外,公司任何采购都必须经书面申请审批流程。
如遇特殊紧急情况,务必在5个工作日内补办书面审批流程。
2、公司任何采购物品都必须在财务部办理入库手续。
3、采购报销时务必凭采购申请单、入库单、收据、发票方可报销缺
一不可。
附件
采购申请单一(部门申请填写)
申请人:
申请部门:
申请时间:
编号
申请物品名称
用途
单位
数量
规格或特殊要求
1
2
3
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
部门负责人
(意见、签字)
采购申请单二
申请物品名称
数量
规格或特殊要求
单价
合计
合计金额:
元合计金额大写:
部门经理
(意见、签字)
日期:
年月日
总经理
董事长
行政主管确认签字
附件三:
采购申请单三
申请日期:
年月日申请人:
序号
货品名称
规格
备注
4
人民币大写:
所属项目名称及编号:
采购方式:
方式一:
申请人自行选购采购人员代付()选购平台:
方式二:
采购人员选购付款()
方式三:
申请人自行选购自行付款()
分管经理:
总经理:
董事长:
采购人员确认签字:
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