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4.2.2档案收集范围、提交责任部门和提交时间要求见附件13;
其中,财务类档案资料分类、提交时间按照财务档案相关规定执行;
人事档案分类、提交时间按照人事档案相关规定执行。
4.2.3集团总部、项目公司和集团其他法人单位均须按照附件13中归档范围对档案资料进行收集。
集团总部和集团其他法人单位的档案由档案提交部门负责人向集团总部综合档案管理员提交。
其中,其他法人单位指北京百通宏达能源有限公司、南京百通宏达能源有限公司、曹县百通宏达热力有限公司、江苏百通宏达能源有限公司、黄冈市百通宏达热力有限公司、宿迁宝士腾贸易有限公司,以及今后指定的其他法人单位。
4.2.4项目公司重要的档案资料原件须向集团总部各类档案管理员提交并进行档案管理,项目公司向集团总部提交的重要档案资料如下:
①合同类:
原件一份。
②非合同类:
(若只有一份原件,集团总部档案室保存原件,项目公司档案室保存复印件)
③机密合同类:
4.2.5收集完成后,档案提交责任部门负责人通过OA系统在正文中填写《档案资料移交清单》(附件1)发起档案资料移交流程。
OA系统提交流程如下:
①集团公司
部门档案收集人
档案管理员
档案总账管理员
行政部长
部门负责人审核
项目公司总经理
③项目公司向集团公司提交档案流程
项目公司档案管理员
4.2.6档案提交责任部门负责人核实提交档案资料与《档案资料移交清单》一致后,在《档案资料移交清单》中移交人处签章确认。
4.2.7为了方便档案资料收集,档案提交部门在每个月的20日发起档案提交流程;
如遇节假日顺延。
其中,项目公司向集团公司提交的档案资料在每个月的25日发起档案提交流程,并于当日将提交的档案资料通过快递邮寄到集团公司,如遇节假日顺延。
4.3档案资料整理
4.3.1档案提交责任部门负责人在《档案资料移交清单》中移交人处签章确认后,携带提交档案到对应的档案管理员处,将提交档案交予档案管理员审查。
4.3.2各类档案管理员在收到提交的档案资料后一个工作日内,对档案资料进行如下方面的检查:
①检查档案资料的标题、内容是否与《档案资料移交清单》相符。
②正本及过程资料是否完整。
③是否有多余文档。
④《档案资料移交清单》的移交人签名是否合规。
4.3.3对于不合格的档案,各类档案管理员把不合格的档案退回档案提交部门,并说明不合格原因。
4.3.4档案提交部门根据退回意见进行改正,改正后的档案重新向各类档案管理员提交。
4.3.5对应合格的档案,各类档案管理员核实提交档案资料与《档案资料移交清单》一致后,在OA中《档案资料移交清单》中档案管理员处签章确认。
4.4档案总账管理
4.4.1档案管理员在OA的《档案资料移交清单》中档案管理员处签章确认后两个工作日内,总账管理员须对提交档案进行编码。
4.4.2总账管理员编码时须按照档案编码规则进行编码,编码规则如下:
4.4.2.1档案的一级类目、二级类目和三级类目的划分规则如下:
①一级类目设置
档案的一级类目以集团各法人单位进行设置;
其类号分别为各法人单位的简称,具体如下:
法人单位
类号
集团公司
JT
北京百通宏达能源有限公司
BJBT
百通宏达热力泗洪有限公司
SHBT
南京百通宏达能源有限公司
NJBT
曹县百通宏达热力有限公司
CXBT
百通宏达热力(泗阳)有限公司
SYBT
江苏百通宏达能源有限公司
JSBTHD
赣榆县百通能源有限公司
GYBT
黄冈市百通宏达热力有限公司
HGBT
宿迁宝士腾贸易有限公司
SQBST
②二级类目设置
二级类目设置以下几类,即:
人事类、财务类、行政类、法律类、技术类、生产类、工程类、项目类;
其类号分别为:
HR、CW、XZ、FL、JS、SC、CG、XM。
③三级类目设置
三级类目设置参见表1.1.2.2
4.4.2.2档案编号规则如下:
①人事类档案的编号结构为:
参照人事档案的编码;
②财务档案的编号结构为:
参照财务档案的编码;
③行政类档案编号结构为:
一级类目/XZ/三级类目/年号-盒号-序号;
④法律类档案编号结构为:
一级类目/FL/三级类目/年号-盒号-序号;
⑤技术类档案编号结构为:
一级类目/JS/三级类目/年号-盒号-序号;
⑥生产类档案编号结构为:
一级类目/SC/三级类目/年号-盒号-序号;
⑦工程类档案编号结构为:
一级类目/GC/三级类目/年号-盒号-序号;
⑧项目类档案编号结构为:
一级类目/XM/(项目名称)/三级类目-年号-盒号-序号。
其中法律类合同档案的编号为:
一级类目/FL/HT/(合同种类)/年号-盒号-序号;
合同种类分为:
经营(销售)合同、采购合同、工程合同和财务合同四类,简写为JY、CG、GC、CW。
4.4.2.3档案编号时,首先查明属于该档案所属类目、年号和盒号中最新档案的编号,再按序号顺序对新入档档案进行编号;
如盒号增加,则序号接着上盒档案序号顺序编号;
如年号增加,则盒号从01开始、序号从001开始编号。
4.4.2.4档案编号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编档案编号。
4.4.3编码完成后,总账管理员须在OA中的《档案资料移交清单》中填入提交档案的编码号,同时在《档案总账表》(附件2)中更新档案总账。
4.4.4总账管理员须在OA中的《档案资料移交清单》中填入提交档案的编码号后,在总账管理员处签章确认。
4.4.5集团总部档案总账管理员负责集团公司总账管理工作;
项目公司档案总账管理员负责本公司的档案总账管理工作。
4.4.6集团公司(项目公司)财务档案和人事档案的总账管理由财务部(财务科)和人事部(企管科)负责,集团公司(项目公司)财务档案和人事档案的总账须在每个月倒数第三个工作日通过OA系统传给集团公司(项目公司)总账管理员。
4.4.7项目公司档案总账管理员在每个月倒数第二个工作日汇总本公司的档案总账后须将本公司的档案总账表通过OA传给集团总部总账管理员;
集团总部档案总账管理员在收到项目公司档案总账表后一个工作日内汇总形成集团公司所有档案总账表。
4.5档案入档管理
4.5.1当档案总账管理员给新入档档案编号完成后二个工作日内,档案管理员须对档案进行入档工作。
档案入档前须按照OA中新档案编号在每份档案文件(含单页或多页文件)首页右上方粘贴空白小标签,填写该档案文件的档案编号后归入档案盒。
4.5.2各类档案管理员在对新入档档案编号前须进行如下处理:
①归档文件尺寸限定在297mm×
210mm(A4)以内,如归档文件大于该尺寸,对文件进行折叠控制在A4幅面以内。
②多页文件装订整理的处理:
中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文件则以左方装订为原则;
右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角、理齐钉牢。
③归档文件如有皱折、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
财务和人事档案资料处理按财务和人事规定执行。
4.5.3新入档档案编号完成后,档案管理员须将档案按顺序放入对应档案盒中。
档案放入档案盒中规定如下:
对每个法人单位,档案资料按三级类目设置不同档案盒,并把同一个三级类目的档案资料装于一个档案盒内,如三级类目档案案资料较多,一个档案盒不够使用时,可分为两个以上的档案盒装,并于类别之后增设“档案盒”编号,以便查考。
财务档案的档案盒设置按财务规定执行,人事档案的档案盒设置按人事规定执行。
4.5.4档案盒标识规定:
(人事档案按人事档案规定、财务档案按财务档案规定)
1)档案盒外表规格为320mm×
238mm,厚度为38mm、58mm、78mm;
纯PP原料生产。
其中,档案盒封面卡套均为95mm×
65mm;
档案盒脊背卡套规格分别为180mm×
33mm;
193mm×
53mm;
180mm×
57mm。
参考图如下:
2)档案盒封面填写要求如下:
(LOGO)(法人单位)
档号:
(二级类目+三级类目+年号+盒号)(代码)
案卷题名:
三级类目描述
①档案盒封面内容填写在90mm×
53mm的卡片上,填写完成后插入档案盒封面卡套中。
②档案盒封面内容填写模板见附件11。
3)档案盒脊背填写要求如下:
(LOGO)
(二级类目)
(三级类目)
(文件编号)
年号+盒号
①档案盒脊背内容填写在卡片上,填写完成后插入档案盒脊背卡套中。
②档案案盒中放置项目类档案时,档案盒脊背的三级类目填写须加上项目名称。
如:
×
项目立项类文件。
③各类档案盒脊背内容填写模板见附件12。
4.5.5各法人单位档案盒放置在档案柜中进行保管,项目类档案在档案柜中单独位置存放。
集团总部人事档案和财务档案分别存放在独立的人事档案柜和财务档案柜中;
项目公司人事档案和财务档案分别存放在独立的人事档案柜和财务档案柜中。
4.5.6入档档案放置在对应档案盒后,各类档案管理员填写《卷内资料目录表》(附件3),并将《卷内资料目录表》置于档案盒内首页。
当有新入档档案时,更新《卷内资料目录表》。
4.5.7集团人事档案的日常保管由人事档案管理员负责,集团财务档案的日常保管由财务档案管理员负责,集团4.2.2.1中列示的法人单位的档案由集团综合档案管理员负责日常保管;
项目公司财务档案的日常保管由财务档案管理员负责,项目公司人事档案的日常保管由人事档案管理员负责,项目公司其他档案的日常保管由项目公司综合档案管理员负责。
4.5.8档案管理员严格履行档案的归档、借阅等手续,同时记录档案台账明细帐(附件4),确保档案不丢失。
4.5.9各类档案管理员必须定期检查、清点档案资料。
发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。
4.5.10做好档案室的卫生,经常检查档案室,确保档案室防火、防潮。
4.6档案借阅
4.6.1档案借阅人借阅档案前须在OA系统正文上填写《档案资料借阅申请单》(附件5)发起档案借阅审批流程。
其中审批流程的建立见4.6.3,流程最后知会给相应的档案管理员。
4.6.2档案借阅申请时,不同档案保密级别有不同借阅权限。
档案保密级别分为绝密、机密、秘密三个等级,其对应借阅权限如下:
①绝密级,其借阅人仅限于集团公司总裁办及事件相关负责人;
②机密级,其查阅人仅限于部门部长级(含)以上人员及事件相关负责人;
③秘密级,其查阅人为公司内部所有员工。
公司档案资料的文件密级参见附件13规定。
4.6.3在借阅权限范围内的审批流程如下:
公司类别
文档密级
发起人
审核
审批
绝密
借阅人
相关分管领导
行政分管领导
集团总裁
机密
部门负责人
秘密
项目公司
相关部门负责人
企管科主管
经营副总
4.6.4超出借阅权限范围的审批流程如下:
4.6.5在《档案资料借阅申请单》获批后,档案借阅人到档案管理员处告知档案借阅事宜。
4.6.6各类档案管理员对《档案资料借阅申请单》进行如下方面的检查:
①填写内容是否完整;
②审批签名是否合理;
③借阅时间是否合理:
借阅时间最长为一周,到期必须办理归还手续。
如有特殊情形需长时间借阅,应到期归还后再按借阅审批流程办理借阅手续;
若由于外部原因导致档案借阅到期不能归还的,借阅人须再按借阅审批流程办理借阅手续。
4.6.7对《档案资料借阅申请单》检查不合格的,各类档案管理员告知档案借阅人错误;
《档案资料借阅申请单》检查合格的办理借出手续。
4.6.8档案严禁外单位人员借阅;
如特殊情况,外单位人员需要借阅公司档案,须经集团总裁(项目公司档案须经项目公司总经理)批准后办理借阅,但不能将档案带离档案室。
4.6.9对于合格的《档案资料借阅申请单》,各类档案管理员从档案盒中取出相应的档案给予借阅人。
4.6.10借阅人核实借出档案与《档案资料借阅申请单》中借阅档案的一致性。
不一致时,退回档案并要求各类档案管理员重新查找后再借给借阅人。
4.6.11经借阅人核实无误后,各类档案管理员要求借阅人在《档案资料借阅登记表》(附件6)上正确填写借阅信息,并保存《档案资料借阅登记表》。
4.6.12借阅人正确填写《档案资料借阅登记表》后,开始使用借阅的档案资料。
4.7档案归还
4.7.1档案借阅人须在档案借阅期内将档案资料归还到各类档案管理员处。
若需要延期借阅期限,借阅人应按借阅审批流程办理续借手续。
4.7.2各类档案管理员从以下几个方面检查归还的档案是否合格:
①归还档案是否与借阅档案一致;
②归还档案是否有涂改、抽换、增损。
对于不合格的档案资料要求档案归还人改正后再归还;
对于不能改正的档案资料(如:
严重缺失、严重涂改等),各类档案管理员告知本部门负责人处理。
4.7.3归还的档案资料经检查合格后,各类档案管理员要求档案归还人在《档案资料借阅登记表》上正确填写归还信息。
4.7.4档案归还人正确登记归还信息后,各类档案管理员将归还的档案资料按照编号规则放回档案盒内。
4.8档案销毁
4.8.1发生下列情况,档案资料可进行销毁处理:
①档案资料已到保存期限后一个月内;
②档案资料相关的专业部门认定档案资料没有保存意义一周内。
各类档案管理员通过OA系统在正文中填写《档案资料销毁申请单》(附件7)发起档案销毁申请审批流程,
档案销毁申请审批流程如下:
总裁
4.8.2保管期限届满但经核定仍有保存参考价值的文档,各类档案管理员在OA系统正文中填写《档案资料延期保存申请单》(附件8),经审批后在档案盒内的《卷内档案资料目录表》中更改档案保存期限,并告知档案总账管理员更改保存期限。
档案延期保存审批流程如下:
4.8.3《档案资料销毁申请单》获批后,各类档案管理员在OA系统正文中填写《档案资料销毁单》(附件9)并签章确认,发起档案销毁流程。
其中集团公司流程建立为档案管理员到监督人(档案管理员所在部门负责人)到集团公司档案总账管理员;
项目公司流程建立为档案管理员到监督人(档案管理员所在部门负责人)到项目公司档案总账管理员和集团公司档案总账管理员。
4.8.4监督人核实《档案资料销毁申请单》和销毁档案一致后,各类档案管理员和监督人一起对档案进行销毁。
4.8.5档案销毁完成后,监督人员在《档案资料销毁单》监督人处签章确认。
4.8.6监督人员在OA系统上确认《档案资料销毁单》后,档案总账管理员获得《档案资料销毁单》信息,档案总账管理员据此更新档案总账目录。
4.8.7各类档案管理员对《档案资料销毁单》和批准的《档案资料销毁申请单》下载打印后进行档案编号,作为档案资料放入对应档案盒中永久保存。
4.9档案盘查
4.9.1每月最后一个工作日,档案总帐管理员发起档案盘查要求。
4.9.2档案总帐管理员会同各类档案管理员和监查人(档案管理员部门负责人)核实总账上登记的档案数量与实际档案室档案数量的准确性。
各类档案管理员在档案盘查中需要提供以下材料:
①《档案资料归档单》
②《档案资料借阅登记表》
③《档案资料销毁单》
4.9.3盘查完成后,档案总账管理员填写《档案盘查表》(附件10)并签字。
4.9.4各类档案管理员、监查人核实后在《档案盘查表》上签字。
4.10档案室管理
4.10.1档案管理采用独立档案室进行存放管理,集团公司档案室设集团公司综合档案室、人事档案室和财务档案室。
项目公司档案档案室设立财务档案室(柜)、人事档案室(柜)和综合档案室(柜)。
各档案室(档案柜)须安装保险锁,分别由各类档案管理员进行保管。
4.10.2保持室(柜)内清洁卫生,严禁在档案室吸烟,严禁存放易燃易爆物品,保持室内畅通无阻,必须配备适用的灭火器;
对室内照明线路要定期检查,发现问题,及时抢修,防止短路引起火灾。
4.10.3在非档案室工作时,档案柜和档案室均须锁闭;
非档案室管理人员,未经批准不得进入档案室或打开档案柜。
4.11处罚措施
4.11.1违反本制度相关规定并未造成不良后果的,给予当事员工100元/次的现金处罚并给予警告处分。
4.11.2违反本制度相关规定并对公司造成经济或名誉损失的,视情节轻重给予当事员工200元及以上,最高扣除全年年终奖金的处罚并给予记过、记大过处分;
情节特别严重的,可对当事员工给予过错性解除劳动合同处理,并有权根据事件的严重程度追究其经济、法律责任。
5.附则
附件1:
《档案资料移交清单》
附件2:
《档案总账表》
附件3:
《卷内档案资料目录表》
附件4:
《档案台帐明细表》
附件5:
《档案资料借阅申请单》
附件6:
《档案资料借阅登记表》
附件7:
《档案资料销毁申请单》
附件8:
《档案资料延期保存申请单》
附件9:
《档案资料销毁单》
附件10:
《档案盘查表》
附件11:
档案盒正面填写模板
附件12:
档案盒脊背填写模板
附件13:
《档案资料归档范围表》
注:
项目公司相关表格参照上述表格制定
6.补充说明
无
附件1《档案资料移交清单》
档案资料移交清单
编号:
JT/XZ/BD/2015-008
(单位)部门:
负责人:
移交时间:
年月日
序号
文件名称
文件类目
页数/份数
备注
档案编号(由总账管理员填写)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
移交人:
档案管理员:
总账管理员:
附件2《档案总账表》
附件3《卷内档案资料目录表》
卷内档案资料目录表
档案盒号:
编号:
JT/XZ/BD/2015-010
档案文件编号
份数/页数
保密级别
保存年限
归档时间
附件4《档案台账明细表》
档案明细台帐
JT/XZ/BD/2015-011
日期
页数
归档/借阅/归还/销毁
经办人
附件5《档案资料借阅申请单》
档案资料借阅申请单
日期:
年月日编号:
JT/XZ/BD/2015-012
借阅(单位)部门
借阅日期
借阅档案编号和名称
利用目的
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- 档案 管理制度