文件信息系统管理流程图文档格式.docx
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输入
文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求
输出
文件、表单记录
5、流程绩效指标
活动
编码
活动名称
绩效指标
备注
-
文件信息系统管理
文件受控率
文件记录清单更新
顾客文件及时评审率
顾客文件传送时间管控
记录填写抽查符合率
所有部门执行情况
6、角色与职责
角色名称
职责
总经理、董事长
1)负责手册、程序文件的批准,文件记录的销毁或保留批准。
所有部门
1)负责除手册、程序文件以外的其它文件、表单审批;
2)负责经手的外来文件审批及是否转化部文件;
3)负责日常运行的执行及管理;
4)负责不适合实际情况的文件修改申请提出;
5)负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出。
1)负责手册、程序文件的主导编制及审批;
3)负责日常运行的执行及管理监督检查;
4)负责不适合实际情况的文件修改申请审批;
5)负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出及各部门的提出审批;
6)文件记录的归档。
7、流程图
8、流程说明
活动编码
活动容
角色
输入
输出
01
部文件编制及表单设计更新
体系办组织人员编写《质量手册》、《程序文件》及相关记录表单;
各部门组织人员编制第三层次文件及相关记录表单。
标准、客户要求、法律法规、自身要求
《质量手册》
《程序文件》及表单
三层次文件及表单
02
外来文件接收及顾客要求的记录
外来文件由文件对口管理部门接收并填写《外来文件登记表》。
《外来文件一览表》
03
编号
各部门负责第三层次文件及相关记录表单的编号,手册、程序文件及相关记录表单由经营管理部编号。
经营管理部主导、所有部门参与
文件、表单
编号的文件、表单
04
是否转化
外来文件由分管领导决定是否转化为本公司文件。
各部门负责人、总经理、董事长
外来文件
外来文件或转化的部文件
05
审批
手册、程序文件由经营管理部审核,总经理或董事长批准;
其它文件、表单由分管负责人审批;
外来文件由分管负责人审批及是否转化部文件。
各类文件、表单
06
发放
文件的发放由文控按文件发放围发放,发放围应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。
经营管理部、技术中心
文件发放回收记录表
07
执行日常管理
文件表单的培训、运行、监督。
经营管理部主导、所有相关部门参与
相关记录
08
记录表单保存
记录由各主管部门的管理人员进行收集,按记录的分类进行编目,按产生的顺序整理成册并加封面,封面上注明记录容,如名称代号、日期、保存期限等。
表单记录
记录一览表
09
归档管理
发放接收后,发放接收部门应将受控文件列入记录;
需归档的文件交文件管理员填写《受控文件清单》,并分类编目加以标识归档保存。
光盘或软盘贮存的文件也应进行标识。
所有相关部门
文件名录
《受控文件清单》
10
文件借阅
记录表单查阅、借用
由查阅人向记录管理人员说明理由,查阅人在记录存放点进行查阅。
在合同有要求时,记录可提供给顾客及其代理人查阅。
经文件管理员同意后,方可借用。
文件借阅登记表
11
更改申请
文件需要更改时,由申请人填写《文件更改申请/通知单》。
《文件更改申请/通知单》及需要更改的文件
《文件更改申请/通知单》
12
由原文件批准人/部门审批,若原文件批准人/部门职能转移或撤消,由现在主管该项职能的领导/部门批准。
文件、表单更改申请/通知单
审批同意的更改申请/通知单及修改后的文件
13
实施文件更改
需划改的文件,由文件管理员在原文件上直接进行划改,并注明更改标记。
需要修改的文件、表单
文件更改台账及更改后的文件
14
文件作废与销毁
作废文件由文控按《文件发放回收记录表》的发放围,从现场收回作废文件,并加盖“作废”章以防误用。
过期的文件记录清单
文件制订更改/废除申请通知单
15
每隔三年对文件记录进行一次清理核销,由文件管理员提出过期文件,由原文件审批部门或分管领导审批。
文件/记录销毁(批复)申请单
16
作废销毁
需销毁的作废文件,统一销毁。
文档管控人员
需销毁的作废文件
销毁记录
17
作废保留
需保留的作废文件,应在《文件(记录)作废销毁申请单》注明,由文件管理员加盖“保留”章方可留用。
(或原版留存一年后销毁)
需保留的作废文件
注明的《文件(记录)作废销毁申请单》及保留文件
9、支持文件
序号
文件名称
文件编号
1
文件记录控制程序
10、相关流程及接口
上层流程
前端流程
后端流程
11、记录的保存
记录名称
移交责任人
保存责任人
保存场所
归档时间
保存期限
到期处理方式
文件受控申请表
体系办
档案室
3年
更新
受控文件清单
质量记录一览表
外来文件一览表
文件制订更改/废除申请通知单
文件增补申请单
文件借阅/复制记录
文件更改台账
联络函
质量记录表单样册
12、补充与说明
13、附件
13.1文件编码规则:
13.1.1公文分类:
ZD:
规章制度简称;
CW:
呈文简称;
JY:
会议纪要简称;
BW:
部门文件简称;
RM:
任命书。
如:
MY-RM-08001-2017任命书为:
鸣洋任命书2017年8月份001号。
13.1.2公司代码:
MY:
公司简称;
CQMY:
鸣洋;
DZMY:
定州鸣洋;
NJMC:
鸣创;
涿州鸣洋ZZMY。
13.1.3公司部门代码:
大部门
子部门
代码
英文全称
董事长
CHD
Chairman
20
生产基础
注塑车间
IMW
Injectionmoldingworkshop
2
审计监察部
ASD
Auditandsupervision
21
三角牌车间
TWD
Triangleworkshop
3
总经理
GMD
Generalmanager
22
总装车间
AWD
Assemblyworkshop
4
常务副总
DMD
Deputymanagingdirector
23
生产基地
NJMY
NanjingMY
5
MAD
MarketingDepartment
24
生产设备科
NJMY-PED
Productionequipmentdepartment
6
EMC
Enterprisemanagementcenter
25
技术质量科
NJMY-TQD
Technicalqualitydivision
7
PLD
Planninglogisticsdepartment
26
销售物流科
NJMY-SLD
Saleslogisticsdivision
8
PUD
Purchasingdepartment
27
综合科
NJMY-GDD
Generaldepartment
9
OSD
Operatingsystemdepartment
28
定州生产基地
DZMY
DingzhouMY
HAD
Humanadministrativedepartment
29
DZMY-PED
TCD
Technologycenter
30
DZMY-TQD
PDD
Projectdepartment
31
DZMY-SLD
R&
D
Researchanddevelopment
32
DZMY-GDD
PED
Processengineering
33
涿州生产基地
ZZMY
ZhuozhouMY
QAC
Qualityassurancecenter
34
ZZMY-PED
QCD
Qualitycontroldepartment
35
ZZMY-TQD
QAD
Qualityassurancedepartment
36
ZZMY-SLD
18
FID
Financedept
37
ZZMY-GDD
19
CQMY
ChongqingMY
13.1.4体系文件的编码规则:
体系文件的编码说明
编号格式
说明
管理手册
MY-QM-01
表示鸣洋,QM:
表示管理手册;
本公司管理手册整合了,质量、环境等管理一体化手册
流程程序文件
MY-QP-001
流程程序文件编号:
公司简称-QPXX-流水号
QP01:
一级流程;
QP02:
二级流程;
QP03:
三级流程;
指导性文件
MY-WI-001
MY-ZD-001
指导类文件分为:
ZD:
WI:
管理办法或规定;
管理制度参照公文编号分类;
技术类参考第5项要求
记录表格
MY-QP-01-F1A0
记录表格的格式编号由生成文件应记录的原文件编号后加加“-”加“F序号”及版本号组成。
如文件“MY-QP-01”产生的第1个记录表格编号为“MY-QP-01-F1A0”
技术/规类文件的分类与编写规则
文件编码方式
工程图纸
产品图
零件/模具号为编号
BOM
零件号为编号
装配图
标准
工程/技术标准
MY-TS-XXX
质量标准
MY-QS-XXX
成型工艺参数
XXX(项目)-模号-机台号-XXX
CP控制计划
XXX(项目)-CP-XXX
过程流程图
XXX(项目)--FC-XXX
D/FMEA(失效模式分析)
XXX(项目)-DFMEA-XXX
XXX(项目)-PFMEA-XXX
作业指导书
生产操作
XXX(项目)-WI-XXX
检验操作
XXX(项目)--QC-XXX
包装方案
XXX(项目)--PA-XXX
仪器设备
WI-WP-XXX
机械操作
WI-WM-XXX
设备保养
WI-PM-XXX
岗位职务说明书
部门代号-PS-XXX
组织架构图
OF-公司代码或部门代码
13.1.5文件审批权:
文件类别或名称
编制/拟定
质量/环境管理体系手册
经管部/体系办
程序/流程文件
程序流程归口部门
质量记录/表单
程序运行归口部门
经管部长
部门管理类文件
部门管理人员
部门负责人
公司行政管理类文件
企管中心负责人
技术类文件
技术中心工程师
技术中心负责人
质量标准/规类文件
质保中心工程师
质保中心负责人
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- 文件 信息 系统管理 流程图