如何提高时间管理的能力.docx

如何提高时间管理的能力.docx

《如何提高时间管理的能力.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何提高时间管理的能力.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

如何提高时间管理的能力

如何提高时间管理的能力

议如何提高时间管理的能力

张晓旭

议如何提高时间管理的能力

【摘要】:

时间管理的就学会如何面对时间的流动而进行自我的管理，其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力的方向，而好好地把握现在，立刻去运用正确的方法做正确的事。

时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。

时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的学习或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。

时间管理的目的在于提高工作效率、学习效率、时间利用，既要抓紧时间，合理利用，取得工作成果和学习成果。

【关键词】：

时间利用，工作效率，合理利用

第一章时间管理相关理论

时间难管，因为它是由个人支配的。

正如情绪、脑子、注意力、动机一样，时间运用的主导权在个人。

组织无法把它由个人身上取走，集中再分配。

组织可以通过手段强迫一个人的身体，但无法强迫一个人的时间运用。

时间是可度量的，每个人的一小时都是60分钟；每个人的一分钟都是60秒。

所以，要有效地进行时间管理，必先有一套明确的远期、中期、近期目标。

并且根据此目标制定你的长期计划和短期计划，然后细分为年计划、月计划、周计划、日计划。

所以我们不论做何种事情，必先有工作计划、目标，并且配合行动计划，按照指定时限，甚至争取在有限时间内完成有关工作，从而减少时间资源的浪费。

这是我们进行时间管理目的。

一、时间管理概述

（一）时间管理概念

时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。

时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引，简单讲，就是用时间的绝对可度量性作杠杆，管理一切其他的事务。

个人认为“时间管理”就是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。

由于时间所具备的独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自我管理”。

自我管理即是改变个人习惯，以令自己更富绩效，更富效能。

（二）时间管理理论的历史演变

人们从认识时间的重要性开始，到时间管理大致经历四个发展历程：

第一阶段：

利用便条和备忘录管理时间。

一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。

备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录便于随身携带。

如果完成了一天的事情，就可以在备忘录上划掉。

这种管理时间的优点是：

重要的事情变化时的应变力强，是顺应了事实。

同时没有压力或压力较小。

但是这个阶段是没有“优先”的观念。

虽然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。

可能比较随意，往往会漏掉一些事情。

因此，所完成的只是必要而非重要的事。

它是积极的，但却是被动的；它是一种良好的习惯，但未必是科学的方法。

第二阶段：

强调计划与日程表管理时间。

特色是记事薄，特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明日期等等。

反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

这种管理阶段使人的自制力和效率都有所提高，通过制定目标和规划完成的事情比率较高。

能够未雨绸缪，不只是随波逐流。

但是凡是的都要安排的习惯，找不到思考的空间。

同时，对事情仍没有轻重缓急之分。

第三阶段：

规划、制定优先顺序。

操之在我管理时间。

这一阶段强调价值，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。

也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

这一代理论虽然有了很大的进步，讲究价值观与目标，且忽视了自然法则，过分的强调了效率，把时间绷得死死的，反而会产生副作用，使人失去增进感情、满足个人需要以及计划行事，视野不够广阔，纠缠于急务之中，难免因小失大，降低生活品质。

第四阶段：

在于个人管理。

注重提高个人生活和工作的质量。

帮助平衡发展工作和生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。

做到兼收并蓄，推陈出新。

以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；注重生命因素的均衡发展；始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。

二、当代时间管理的三大观念

时间管理有三大观念。

对于三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。

（一）时间观念：

1小时与3年的关系

建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的实践，才能把点点滴滴的实践珍惜起来。

在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，人生70年的岁月中，就可以节省出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。

（二）效率观念

提高速度，在一定的时间内快速完成任务，达到预期目的过程。

（三）效能观念

效能观念不仅要衡量速度的快慢。

而且要考虑其他因素，人们习惯夸奖人做事效率高，很少夸人效能高。

效能代表“多、快、好、省”即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说仅有速度不行，还要有方向，结果良好，效果明显，成本又低。

在时间管理中，时间的效能和人生奋斗方向与企业的终极目标要相吻合。

效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率好比价格，而效能好比性价比，效率是指“快”，效能是指“多、快、好、省”，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。

五、时间管理的原则

（一）20比80定律

20%的工作占整个工作80%的价值；集中的精力要做20%的工作；投入20%精力做另外80%的工作。

80/20原理对我们的一个重要启示便是：

避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。

所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。

掌握重点可以让你的计划不致偏差。

一旦一项计划成为危机时，犯错的几率就会增加。

我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

（二）明确目标原则

人的一生要做的事情很多，应该分清必须做的事；应该做的事；不值得做事。

这就必须去确定自己的发展目标，在有限的时间里把必须做的事；应该做的事做好。

因此，首先，确定自己追求的目标，坚决付之行动；其次，仔细分析哪些行为有助于目标的实现，哪些行为对实现目标无用；再次，要坚持方向正确，如果方向错误，要及时改正。

（三）优先顺序原则

优化时间的的管理，就是要体现时间的价值。

一个人在同一时间处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难，因此应把时间花在重要的、必须做的任务上，而不是那些并非必须要做的事情之上。

第一类是工作的紧急程度是不同的。

对于紧急的工作要先做，对于不太紧急的工作后做。

第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。

如果以“轻—重”为横坐标，“缓—急”为纵坐标，我们可以建立一个时且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。

我们通常会把紧急的事情放在第一位，这不是管理时间的有效办法。

在最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”，转而去做那些“紧急不重要”的事情了。

这样一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。

将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。

优先矩阵分类分析表

紧急

不紧急

重

要

危机、紧迫的问题、有期限压力的计划（A）

防患于未然、建立人际关系、规划、休闲、增进自己的能力（B）

不

重

要

不速之客、某些电话、某些信件和报告、必要而不是重要的问题（C）

繁琐的工作、浪费时间的事情、有趣的活动、电话（D）

A类又紧急和又重要的事情：

这一类一般属于突发事件，当在工作中出现突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地被称为救火行动。

例如119消防队接到警报，就要马上去处理现场。

当处理完又紧急和又重要的事情后，接下来应该处理C类紧急但不重要的工作，还有B类重要但不紧急的工作，最好按照时间的紧急程度先做B类。

当然要对这两类事情进行分析。

如果B类重要但不紧急的工作，如果不去做，这类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定极限，变成A类的工作。

所以B类重要但不紧急的工作一旦拖延下去，就会变成突发事件。

C类紧急但不重要的工作长时间拖延，超过一定极限也会变成紧急，由此会承担一定的损失或责任。

所以要透彻第比较两类工作，可以清楚地看到两种选择的差别。

第二章时间管理方法和途径

一、确立目标——有的放矢

要有明确的目标和良好的习惯。

如果你没有明确的目标，那你的时间是无法管理的；要有好的习惯，如：

不乱放东西、要勤奋、办事不拖拉等，这是高效利用时间必备的行为。

目标必须符合SMART的原则：

S（specific）是明确具体目标的意思；M（measurable）可衡量的意思；

A（attainable）可到达的，是行动导向，与大目标一致

R（relevant）相关的，是务实可行的，目标的高低比较合适

T（time-based）是有时间期限的意思

1、具体的

有人说：

“我将来要做一个伟大的人”。

这就是一个不具体的目标。

目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：

每天一定要背十个单词、一篇文章。

2、可衡量的

任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。

比如对自己将来的职业，你会考虑与专业相关程度、企业的地点、发展前景、具体岗位等一系列目标。

3、可达到的

不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。

一般是不断地设定具挑战性但做得到的目标。

4、相关的

目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。

5、基于时间的

任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定。

总之，把主要的时间和精力放在自己最重要的事情上，适当兼顾他人的要求，要让自己周围的环境更加和谐些，同时也是让自己处在与自己价值观相同或相近的人群之中，这样能保持个人较好的情绪，做起事来效率会高一些。

二、制定计划——运筹时间

要有一个明确的计划，这是根据目标来的。

详细的计划将有助于提高你的工作效率。

制定计划做到：

要防止拖拉和冒进的现象。

应该马上行动的，却踌躇不决者，易败；应该不慌不忙的，却快速前行者，则不达；对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限，计划越具体，任务就会越实际，处理起来就会越有条理。

目标确定之后，要开始把目标转化为行动，就需要制定计划，单目标与计划之间经常有两个极端：

第一是拖拖拉拉，不慌不忙；第二是贸然进行，马上行动。

而正确的做法是要制定计划。

目标不要轻易变更，目标要清晰，指导你的行动。

时间管理是从计划开始的，好的时间运筹方法，需要对过去的学习和工作进行科学合理的记录，发现时间浪费的所在，然后找到改进的措施，修正时间管理的方案，并严格按照这种啊那排执行，一周时间运筹法，即是这种时间管理方法的代表。

如图：

一周时间运筹法

时间

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

星期六

星期天

早晨

上午

中午

下午

晚上

备注

总结

在使用“一周时间运筹法”时，以星期时间为横坐标，标记周一、二、三直到周日。

以小时时间为纵坐标，标记早晨、上午、中午、下午、晚上以及备注和总结，然后在接下来一周里，进行记录，每天进行总结。

以此类推，我们要有工作的计划，可能是一天的、一个星期的、一个月的、一个季度的、半年的、一年的、三年的、五年的、甚至于一生的，也就是说我们必须知道自己要做什么，采用这种分类方法可以使人们在计划的基础上明晰自己的工作目标；然后，逐一的完成工作。

这是一种很好的把握自己的时间，成为高效的时间管理者的使用方法。

当然，最重要的是要积极工作的心态和在第一时间行动的态度。

三、轻重有别——分辨清楚

一般认为是按照事情的紧急程度来判断。

假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低，则依循上面的判断规则。

可是在多数情况下，愈是重要的事偏偏不紧迫。

如果我们按事情的“缓急程度”办事的话，不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且经常使自己处于危机或紧急状态之下，最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。

因此，我们认为：

处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。

所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。

提请注意：

虽然有以上的理由，我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。

对事情不能让简单的、容易的、喜欢的、花时间少的工作占据日程安排，只有聚焦于有价值的事件，处理好各类事件，时间观才能节奏和谐，工作才能得心应手。

四、专心致志——不能多头并举 

每天给自己一个不被干扰的时间，减少干扰做到不随叫随到。

专心做自己的事，想想自己该做的事情，这个时间应该是质量最好的时间，一般以早上起床后的时间为最好，因为这时头脑是最清醒、最清静的时候，容易把事情想好、办好、想全、办全，这样时间安排是比较合理的。

五、办事果断——不能拖拉

办事拖拉是明显的浪费时间的现象任何事情，争取一开始就要把它做对、做好；能一次做完的事情一定要一次做完，绝不拖拉，重复和反复做同一件事情是很浪费时间的，也就是说二个小时的事情，一次用二个小时做完和分二次各做一个小时是不一样的，要有时间成本的概念。

还必须控制你的电话时间、上网时间，这是不经意中，最容易浪费时间的。

1、改变“拖延时间”习惯的三步曲：

（1）承认自己有问题，“我是一个爱拖延时间的人”。

（2）想象不改最坏的结果和改变后的好处。

不改的结果：

误大事。

失去朋友，被解雇，（3）提出行动方案并执行

①制定一个具体的完成任务时间表并坚持它

②迫使我自己现在就工作，严禁我自己把时间耗在看电视或电话聊天上

③把在规定的最后期限内完成工作看成是一种非生即死的处境

④去掉我生活中一些不必要的活动

⑤要记住拖延时间会限制我成功的机会，并影响我与朋友的关系

2、养成良好学习和做事的习惯

习惯是条件反射长期积累并强化一种动力的解雇，习惯一旦形成，具有使动力自动化的作用，习惯会影响以至决定人的行为，培根在“论习惯”一文中指出：

人们的思考取决于动机，语言取决于学问与知识，而他们的行动则多半取决于习惯。

习惯是一种无形的发展。

（1）做事有计划——明白自己将要做什么。

（2）真正把时间看得很宝贵——时间是财富。

（3）懂得处理事情的轻重缓急——懂得做先做的事。

（4）凡事不能拖拉——今天能做的事今天做。

（5）重点的事重点对待——懂得关门做事。

（6）不要贪大求全和拘泥形式——做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。

（7）不要去处理重复出现的事情——这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。

（8）善于利用零星时间——利用这些时间来整理思路或看书等。

六、向知名人士学习——珍惜时间

学会向知名人士学习，向专业内的顶尖人士学习，向师长、学长学习，拷贝他们成功的经验和失败的教训，保存自己值得学习的地方，删除不适合自己的方面，这也是一种学习方法，是一种节省时间的学习方法.

综上所述，每个人都要做自己时间的管理者。

要懂得：

“挽留”时间无术，“购买”时间无门。

只知惜时而不懂时也不行，唯一的办法就是：

管理时间，驾驭时间，做时间的主人，把自己人生的各个阶段，进行全面规划，统筹安排。

参考文献：

[1]黄希庭，张志杰.论个人的时间管理倾向[J].心理科学，24（5）

[2]刘子仲.这样管理时间最有效[M].九州出版社，2009